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ビジネスメールへの基本的な返信マナーや注意点を解説

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ビジネスメールへの基本的な返信マナーや注意点を解説

ビジネスメールを受け取ったらどのように返信すれば良いのか、正しいマナーが分からないという方も多いでしょう。返信の際はタイミングも重視しながら決まった形式を守るなど、いくつかの注意点を意識することが大切です。

取引先や上司、お客様など、誰に返信するかによっても返信の内容は変わってきます。そこで今回は、ビジネスメールへの基本的なマナーや注意点について解説します。

目次

    ビジネスメールの返信マナー

    ビジネスメールの返信マナー

    ビジネスメールには、ビジネスマンとして欠かせない返信マナーがあります。まずは押さえておきたい次の5つのポイントを確認しておきましょう。

    受け取ったメールには必ず返信する

    取引先から受け取ったメール以外に、社内の上司や同僚などから受信したメールにも必ず返信しましょう。「重要な内容ではなさそうだから放っておこう」と自己判断するのではなく、メールが間違いなく自分のもとに届いており、内容を把握した旨を伝えることが重要です。

    詳細に返信する必要がなさそうなメールであっても、時間を割いてメールを送信してくれたことへの感謝を伝える姿勢を忘れないことが大切になります。

    ただし、後述するように「CC」に含まれているケースなど、返信の必要がないメールも一部あります。送り主に負担をかけないように、返信しなければならないメールにのみ返事を出すように意識しましょう。

    関連記事はこちら新人社員は要チェック!ビジネスメールのマナーと注意点

    1日以内の返信を心がける

    ビジネスメールの返信は、基本的には当日中に返すのが理想です。しかし、外出や休暇などの関係で難しい場合もあるので、遅くとも1日以内の返信を心がけましょう。

    どうしても返信の時間が取れそうになくレスポンスに時間を要するのであれば、返信が遅くなりそうな旨をメールで送信しておきましょう。その際、「なぜ返信が遅れるのか」「具体的な返信はいつ頃の予定か」を書き添えておくと丁寧です。

    「Re:」は残したままにする

    送られてきたメールに返信すると「Re:」という表記がタイトルに付加されますが、消さずにそのままの状態で返信しましょう。

    「Re:」が残っていると相手が受け取ったときに返信メールであることがひと目で分かると同時に、それまでのやり取りをスムーズに把握できるというメリットがあります。途中でメールの議題が変わった場合を除いて、同じ話題が続く限りはそのままの件名でやり取りを続けることが大切です。

    必要に応じて自動返信メールを設定する

    カスタマーサポートなどで顧客にメールで返信する際は、「自動返信メール」を準備しておくとスムーズかつ簡単に返信できます。自動返信メールはあらかじめ決めておいた文章を自動的に送信してくれる機能で、問い合わせフォームから連絡があったときや新規会員登録の申請があったときなどに利用可能です。

    素早いレスポンスがあると企業に良いイメージを抱く顧客は多いので、まずは一報を入れる意味で自動返信メールを設定しておくと良いでしょう。詳しい回答が必要であれば「後日、改めて連絡します」と一言添えておくと親切です。

    関連記事はこちら自動返信メール(自動応答)の例文テンプレート | 不在時や出張時など

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    CCのときは返信しない

    「TO」に自分が設定されている場合は自分がメインに指定されており、「あなたに読んでもらいたいメールです」という意思表示をされていることになります。

    しかし、「CC」に自分のメールアドレスが表示されているなら基本的には「目を通してもらいたい内容なので同時に送信している」という意味合いであり、返信の必要はありません。ただし、自分が返信しなければならない内容の場合は返信した方が良いケースもあります。

    ビジネスメールに返信する際の注意点

    ビジネスメールに返信する際の注意点

    ビジネスメールに返信する際は、次の5つのポイントに注意しましょう。

    「Re:」が続くときは1つ残して削除する

    何度もやり取りが続いて「Re:」が重なってしまうと、元の件名が分からなくなりひと目でやり取りの内容を把握できなくなってしまいます。やり取りが続いて「Re:」が多くなった場合、1つだけ残して他のRe:は削除しましょう。

    再返信するか迷ったときは?

    再返信した方が良いか迷ったときは、「相手からのメールの内容がお礼かどうか」で判断する方法があります。自分が送ったメールに対して相手から内容の返信があったときは自分から回答へのお礼メールを送信して終了し、相手から送られてきたメールに対して自分が返信した際にお礼メールが返ってきていれば、それ以上返信しなくても構わないケースが多いでしょう。

    返信不要でも返信した方が丁寧な場合もある

    「返信不要です」とメールの本文に書かれている場合がありますが、上司や取引先が相手のメールであれば返信しておいた方が丁寧な印象を持たれます。「返信は必要ありません」という意思表示ではありますが、「返信するのはマナー違反」というわけではないので、必要に応じて判断しましょう。

    提案を断るときの返答は慎重に

    相手からの提案を断る際は、特に慎重になる必要があります。「できません」「無理です」などのネガティブなイメージを与える内容ではなく、「恐れ入りますが」「せっかくですが」などの柔らかい表現を用いて全体の印象を和らげたやり取りを心がけましょう。

    返信を急いでほしいときのポイント

    急いで返信してほしい場合は、「相手にメールをきちんと送信しているか」「返信を見逃していないか」を事前に確認しておくことが大切です。メールを送ったつもりで未送信のままになっていたり、返信が迷惑メールとして処理されていたりするケースがあるからです。

    返信を催促する際は、「いつメールを送信したのか」「どの用件についてなのか」を本文に明記します。当日中に返信してもらえるように、午前中に送信するのがおすすめです。

    ビジネスメールへ返信するときの書き方

    ビジネスメールに返信するときは、次の3つの書き方に注意しましょう。

    共通の形を守る

    ビジネス上やり取りするメールにはある程度決まった「テンプレート」が存在します。共通の形を守って送ることで、相手に読みやすいメールを送ることができます。

    関連記事はこちらビジネスメールの注意点とは?すぐに使えるテンプレートを活用しよう

    関連記事はこちら【保存版】ビジネスメールの書き方まとめ | 書き出しのコツや定型文も紹介

    引用を積極的に活用する

    メールを返信する際は相手から送られてきたメールの本文を引用して返答することで、会話の内容が分かりやすくなります。「>」記号を文頭に入力することで引用表示ができるので、積極的に活用しましょう。

    ビジネスにふさわしくない表現は避ける

    絵文字や顔文字などの砕けた表現はビジネスメールにおいては基本的にNGです。また、敬称や敬語の使い方などにも十分注意しましょう。ただし仲の良い同僚とのやり取りや、気さくなやり取りを売りにしている企業ではあえて砕けた表現を用いて対応するケースもあります。

    ビジネスメールへ返信する際の例文

    最後に、ビジネスメールへ返信する際に使える3つの例文をご紹介します。

    取引先への返信

    Re:〇〇導入に関するミーティングの打ち合わせ

    〇〇株式会社
    企画部 ◯◯様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社△△の鈴木です。

    表題の件、日程調整にご尽力いただき誠にありがとうございます。

    「◯月◯日(×曜日)10時〜」

    以上の日程でしたら、貴社へお伺いできます。

    上司への返信

    件名:Re:〇〇様へのアポイントの件

    〇〇課長

    お疲れ様です。
    アポイントの件、承知いたしました。

    当日、資料を準備して13時には応接室へ向かいます。

    ご連絡を頂戴しありがとうございました。

    お客様への返信

    件名:【資料請求】問い合わせ受付のお知らせ

    ※このメールは自動送信です。直接返信することはできません。

    この度は、当社へ資料請求のお問い合わせをいただき誠にありがとうございます。
    後日、担当者より改めてご連絡を差し上げます。

    -----お問い合わせ内容-----
    お名前:鈴木 二郎 様
    日時:○○年○月○日 ○○時○○分
    内容:○○の資料 2部

    まとめ

    ビジネスメールに返信する際は、基本的なマナーを守って定型文に沿った形で返信しましょう。催促やお願いなどの相手への行動を促すメールは特に慎重な姿勢で、できるだけ柔らかい表現を心がけることが大切です。

    メールを送る相手や用件に応じて内容を上手く使い分けて、シチュエーションに合った文面の作成ができるように、一般的なビジネスメールの形を押さえておくことをおすすめします。

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    記事執筆者紹介

    記事執筆者 大塚 陽生紹介
    大塚 陽生著者大塚 陽生のtwitterへのリンク
    株式会社ラクス 配配メール事業部 企画課
    オンラインマーケティングチーム

    広告代理店の営業&ウェブ広告の運用担当として6年間従事し、2019年4月ラクス入社。オンラインマーケティングチームに所属し広告運用や営業メールの運用を担当。メルラボでは、主に自身のメール配信実績をもとにした記事を作成。

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