ビジネスメールにおける「夜分遅くに失礼します」の使い方とマナー【例文あり】

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ビジネスメールにおける「夜分遅くに失礼します」の使い方とマナー【例文あり】

「夜分遅くに失礼します」というのは、ビジネスシーンなどで営業時間外の遅い時間にメールを送る際に使うお詫びの表現です。
基本的に営業時間外のメールはマナー違反ですが、送らなければいけない状況もあるでしょう。
本記事では、夜分遅くにメールをする際のマナーや、「夜分遅くに失礼します」の正しい使い方を紹介します。

目次

    「夜分遅くに失礼します」とは

    「夜分遅くに失礼します」とは、「夜分遅くに連絡してすみません」という意味合いの表現の1つです。

    主にビジネスシーンで、営業時間外の夜遅い時間に相手に連絡する際に謝罪や配慮を示す言葉として使われています。

    夜分とは何時を指すのか?

    何時を指すのかわかりにくい「夜分」ですが、辞書上では「午後10時~午前2時くらいまで」とされており、真夜中の時間帯を指す場合が多いようです。しかし、最近では夜分の解釈が広くなっており、午後9~10時を過ぎた時間帯から夜分と呼ぶケースもあります。

    知ってた?遅い時間にビジネスメールを送るのはNG

    遅い時間にメールを送るのは、相手のプライベートな時間を奪うだけでなく、負担や迷惑をかけてしまいます。そのため、基本的には営業時間内にメールを送り、それ以降の連絡は翌日に行うのが望ましいです。

    「パソコンへのメールなら、電話と違い翌営業日に確認できるので問題ない」という考え方があります。しかし、メールの転送設定をしている方も中にはいますし、気を使って「すぐに返信しなければ」と考える可能性もあります。

    ある企業では22時頃に取引先にメールを送ったことが原因で、先方の役員から「御社はどのような働き方をしているのですか?」と労働環境について問われたそうです。それがきっかけとなり、その企業では社内外ともにメールを夜19時以降に送ることは原則禁止となりました。

    勤務時間外のメール送信は、相手の負担になるだけでなく、自社の印象を悪くしたりトラブルに発展したりするリスクもあるため、緊急の連絡でない限りは翌日に連絡しましょう。

    ビジネスメールは休日に送るのもNG

    休日にメールを送る行為も、相手のプライベートの時間を奪ってしまうので控えることが大切です。どうしても休日にしか送れない場合は、遅い時間に送る場合と同様に、文面にお詫びの言葉や理由を添えるようにしましょう。

    また、金曜日の午後にメールを送る場合にも注意が必要です。土日が休みの企業の場合、金曜日の午後にメールを送信することで、休みに入る前に仕事を終わらせようとしている相手の負担を重くしてしまう可能性があるからです。さらに、相手が週末の対応に追われていて忙しい場合、返信を忘れられたり、対応を先送りにされたりと、自社に負担がかかることもあります。そのため、もし金曜日にメールを送信する必要が出てきたら、なるべく午前中には送るようにしましょう。

    要チェック!遅い時間にメールを送る際のマナーとポイント

    どうしても遅い時間にメールを送らなければならない時に、意識すべきマナーや書き方のポイントを解説します。

    遅い時間にメールを送る理由を書く

    遅い時間にメールを送る際は、要件だけでなくその理由も添えると相手に失礼のない文面に仕上がります。

    【理由を書いていない悪い例】
    「お世話になっております。見積書を再度、メールの添付にてお送りさせていただきます。」

    この文面が遅い時間に送られてきたら、相手はどう思うでしょうか。「こんな夜遅くに失礼な方だ」と思うかもしれませんし、「なぜこの時間に見積書を送るのだろうか?」と疑問を抱くかもしれません。この文面だと今後の取引にも影響を及ぼす可能性があるので、見直す必要があります。

    【理由を書いている良い例】
    「お世話になっております。夜分遅く失礼します。ご依頼いただいておりました見積もりが先ほど出揃いました。急ぎご報告させていただきたく、添付にてお送りさせていただきます。」

    「夜分遅く失礼します」と遅い時間にメールを送ることに対するお詫びだけでなく、「急ぎご報告させていただきたく」と遅い時間に送った理由を添えているので、誠意が伝わる文面に仕上がっています。

    用件は簡潔に記す

    メールは全般的に要件を簡潔に記すことが大切ですが、遅い時間に送信する場合には特に簡潔な文章を意識する必要があります。
    一般的にはメールの冒頭に相手と自分の関係に合わせた挨拶を記すものですが、遅い時間のメールは「拝啓」のような書き出しを省略し、用件を簡潔に伝えましょう。とはいえ、謝罪メールのように丁寧さが重視される場面など、夜分であっても挨拶を省略しない方が良いケースもあるため注意が必要です。

    日付を明記する

    日付をまたぐほど遅い時間にメールを送る場合、「今日」「明日」と書くといつを指しているのかわかりづらくなるため、必ず日付を明記しましょう。

    【日付を書いていない悪い例】
    「夜分遅くに失礼いたします。前回ご依頼を受けました見本の件ですが、明日にはお送りしますので、ご確認お願いいたします。」

    このメールが0時~2時頃の遅い時間に届いた場合、日付が変わって今日届くのか、それとも明日届くのかわからず相手が混乱してしまう可能性があります。

    【日付を書いている良い例】
    「夜分遅くに失礼いたします。前回ご依頼を受けました見本の件ですが、明日(10月13日)にはお送りしますので、ご確認お願いします。」

    このように日付を明記していれば、相手を混乱させずに済む他、誤解から起きるトラブルの発生を防ぐこともできます。

    日付を明記する

    遅い時間に連絡する際に、相手にすぐ返信してほしいとお願いするのが非常に失礼です。また、相手によっては「すぐに返信しなければ」と考える人もいるため、本文に返信は翌日以降で問題ない旨、記載しておくと良いでしょう。

    ただ、用件によってはすぐに返信が必要な時もあるでしょう。
    その場合は、なぜ急ぎで返信が必要なのかの理由を添えた上で丁重にお願いしましょう。

    緊急・重要な用件ではない限り連絡は避ける

    緊急の連絡や重要な用件の場合はしょうがないですが、「明日連絡するのを忘れそうだから」「明日は出張でメールを送る時間がないから」といった個人の都合で急ぎでも重要でもないメールを遅くに送るのは控えましょう。

    人によっては不要不急の連絡を夜遅くにされることを不快に思うこともあります。どうしても連絡した場合は、メール時間指定機能を活用して送信予約をしておくことをおすすめします。

    メール時間指定機能の活用方法は「急用じゃないなら活用すべし!メール時間指定機能のススメ」で紹介していますので、ご参考ください。

    休日の連絡は極力避ける

    緊急の連絡や重要な用件で夜遅くに連絡する際、相手が休日である場合はできるだけ翌日に連絡をするのが望ましいです。

    遅い時間にメールをする時点でマナー違反であるのに、さらに休みの日に連絡をしてくるということで相手からの印象が悪くなるだけでなく、ビジネスパーソンとしての信頼・信用度も低下し、取引に影響が出る場合もあります。

    会社の経営や相手の利益にも影響する重要な案件の場合を除いて、休日の連絡は控えましょう。

    夜分遅くに~の3つの表現と例文

    「夜分遅くに~」から始まる表現として代表的な、3つの例をご紹介します。それぞれ少しずつニュアンスが異なるため、送る相手によって使い分けると良いでしょう。

    夜分遅くに申し訳ございません

    「夜分遅くに申し訳ございません」は、「夜分遅くに~」という表現の中でもっとも使われる頻度が高いといえます。「すみません」よりも丁寧な印象を与えることができ、取引先や目上の人にも使いやすい表現です。

    【例文】
    夜分遅くのご連絡、申し訳ございません。明日(〇/〇)のプレゼンでお見せする企画書が完成いたしましたので、事前にお送りさせていただきます。

    夜分遅くにすみません

    「夜分遅くにすみません」は、日頃から親交の深い上司や取引先に対して用いられます。
    「夜分遅くに申し訳ありません」や「夜分遅くに失礼します」に比べると親しげで軽い印象を与えるため、十分に関係が構築できている相手に対して使い、目上の人やそれほど親交がない相手には使わないようにしましょう。

    【例文】
    夜分遅くにすみません。明日の会議に関して、最終調整が必要なためご連絡いたしました。

    夜分遅くに失礼します

    3つの中でもっとも形式的な表現が「夜分遅くに失礼します」です。夜遅くにメールを送って申し訳ない、という気持ちを丁重に表現できるため、どのような場でも失礼になりにくい文面です。 要件を記した後で、文末に「重ね重ねになりますが、夜分遅くに申し訳ありません」などの表現を加えて締めると、さらに丁寧な表現になります。

    【例文】
    夜分遅くに失礼します。明日の朝に予定している打ち合わせのアジェンダを共有させていただきます。

    急用じゃないなら活用すべし!メール時間指定機能のススメ

    「朝一でメールを送信したいけど、忘れちゃいそう」「明日は忙しいから、今のうちにメールを送っておこう」などの理由から、特に急ぎではない要件をわざわざ遅い時間にメールで送った経験がある方は多いでしょう。もしこういう状況が多々あるのであれば、ぜひメール時間指定機能を活用してみてください。

    Outlook

    1. メールを作成して、「オプション」タブにある「配信タイミング」をクリック
    2. 「指定日時以降に配信」にチェックを入れて、メールを送りたい日付と時間を指定
    3. 「送信」をクリック

    サーバー用ソフトウェア「Exchange Sever」を使用していない場合は、Outlookをあらかじめ起動しておかなければメールの自動送信が行われないので、注意が必要です。

    Gmail 

    1. Gmailでメールを作成して、左下にある「送信」の横にある「▼(下矢印)」のアイコンをクリック
    2. 「送信日時を設定」をクリックし、メールを送りたい日付と時間を指定

    相手の気持ちを考えてビジネスメールを送ろう!

    営業時間外の遅い時間や休日にビジネスメールを送る行為は、相手のプライベートな時間を奪ってしまうだけでなく、負担や迷惑をかけてしまうため原則NGです。しかし、重要度の高い連絡や急ぎの要件の場合は、どうしても遅い時間にメールを送らなければならないこともあります。そのときは、遅い時間にメールを送ったことに対するお詫びと、今送らなければならなかった理由を文面に明記することが大切です。そうすれば、相手に対する配慮が感じられるビジネスメールに仕上がります。

    この他、メール時間指定機能を活用するのもひとつの方法です。遅い時間にビジネスメールを送る際は、今回ご紹介したポイントを押さえて、相手に失礼のないようにしましょう。

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    記事執筆者 大塚 陽生紹介
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    株式会社ラクス ラクスクラウド企画部 オンラインプロモーション課

    広告代理店の営業&ウェブ広告の運用担当として6年間従事し、2019年4月ラクス入社。オンラインマーケティングチームに所属し広告運用や営業メールの運用を担当。メルラボでは、主に自身のメール配信実績をもとにした記事を作成。

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