ビジネスメールを作成する際に、毎回、どのように文章を作成すればいいか悩んでしまう方は多いでしょう。そこで今回は、シチュエーション別で確認ができるビジネスメールの定型文とメール作成時の基本的なマナーや書き方と、便利なテンプレート化について紹介します。

ビジネスメールの基本

ビジネスメールはビジネスシーンにおいて重要な連絡手段です。そこで、ビジネスパーソンとしておさえておきたいビジネスメールの基本についていくつかご紹介します。

ビジネスメールの基本の形

ビジネスメールの基本の形は「あいさつ・名乗り・本文・結び」の構成になります。ビジネスメールは相手に伝わりやすく書く必要があり、シンプルな内容にするように心がけなければいけません。また、誰から送られてきたメールかわるようにするために、本文に入る前には必ずあいさつと名乗りを入れておきます。

あいさつの例文

上記は、ビジネスメールのあいさつによく使われる基本的なフレーズですが、メールをやり取りしている状況に応じて工夫する必要があります。例えば、初めて連絡をする相手には、「初めてご連絡いたします」というあいさつを入れたり、メールの返信をいただいた場合は「ご連絡ありがとうございます」と入れたりして、状況に応じたあいさつの言葉を使うことが大切です。

名乗りの例文

誰からきたメールなのかをひと目で把握できるようにするために、名乗りの例文には会社名、部署名、名前をきちんと入れておきましょう。

結びの例文

結びの文章にもいくつか種類があります。基本的に使われるフレーズは決まっていますが、さまざまな言い回しを覚えておけば、ビジネスメールを書く際に文面のバリエーションに困ることはなくなります。

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TO・CC・BCCの基本的な使用方法

ビジネスメールの基本的な構成についてご紹介しましたが、メールを送る際に必ず目にする「TO（宛先）・CC・BCC」についてもどのような違いがあるのか、見てみましょう。

TO（宛先）の使用場面

メインでメールを送りたい方のメールアドレスを入れましょう。メールに記載している内容の処理や作業をして欲しい、返信が欲しいという方に「あなたに送っています」という意思表示をすることができます。

CCの使用場面

メールを共有したい方のメールアドレスを入れます。TO（宛先）の方とは別にメールの内容を共有したい方のメールアドレスをCCに入力しますが、「CC」に入っている方は送信者全員に開示されます。

BCCの使用場面

BCCは送信者に伏せてメールを共有したい相手がいる場合に使います。BCCの受信者は他の受信者に表示されないため、お互いに面識がない方々に一斉送信する場合にも用いられます。

ビジネスメールのマナー

ビジネスメールは取引先とのやり取りや、営業を行う際に便利なのでよく活用されます。しかし、全ての場面でメールが適しているわけではなく、中には電話を使った方がスムーズに話が進むこともあります。メールを作成する前に、まずはメールでのやり取りが適している場面なのか、また、ビジネスメールを送る際のマナーも考えて、失礼のないメールの送り方を身に付けましょう。

ビジネスメールの活用場面を考える

・送信したメールをすぐに読んでくれるとは限らないので、急ぎの要件にメールは使わない
・重要な内容は見落とされないように、電話確認も併せて行う必要がある
・長文のメールや、内容が複雑なものは電話で補足を入れながら説明をする
・誤った内容を送信してしまった場合は電話で謝罪を入れて再度正しい内容のメールを送る

ビジネスメールを送る際のマナー

・どのような内容のメールなのか件名で伝わる内容を書く
・メールの書式は読みやすいものにする
・メールの重要度機能は社外の方には使わないようにする

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ビジネスメールを送る際の注意点

ここでは、ビジネスメールを送る際に注意したいポイントをご紹介します。

打ち合わせ・訪問などの後は必ずお礼メールを送る

取引先との打ち合わせや訪問の後は、お礼メールを忘れずに送りましょう。アフターフォローを欠かさずに行うことで、相手に誠実な印象を与えられます。また、今後の方向性やスケジュールを確認できるというメリットもあります。
一般的には、翌日中を目途に送信するのが望ましいです。時間を取ってもらったことへの感謝と、今後の対応などをまとめて記載しましょう。

受け取ったメールは、必ず1営業日以内に返信する

メールを受信した際は、原則として1営業日以内に返信しましょう。レスポンスが遅くなると、相手に不安を抱かせてしまう原因になります。中にはすぐに結論を出すのが難しい連絡もありますが、その場合はメールに目を通していること、いつまでに具体的な返答が可能かを伝えるメールを送信するのが望ましいです。

依頼メールは内容を明確に記載する

依頼メールを送信する際は、なるべく丁寧かつ明確な内容を送信するように心がけることが大切です。お願いする立場で配慮を欠いたメールを送ると、失礼な印象を与える可能性があるためです。「なぜ依頼したいのか」「どのような内容を、いつまでに対応して欲しいのか」を明示しましょう。

急用にメールを使わない

すぐに対応が必要な用件が発生した時は、メールではなく電話などの方法で連絡を取ることを検討しましょう。メールは急用には向かないツールであり、返信を急がせるのはマナー違反です。

添付ファイルのサイズに注意する

送受信できる添付ファイルの容量が決められている会社もあるため、データサイズが大きすぎるファイルを送ると相手が受信できない可能性もあります。業務上必要な場合は、圧縮してサイズを小さくするか、オンラインストレージサービスなどの利用がおすすめです。

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ビジネスメールの基本的な書き方

ビジネスメールを送る際のマナーをおさえたら、次は、ビジネスメールの基本の書き方と注意点を見ていきましょう。

メールの基本的な書き方

メールの構成

一般的なメールの構成と流れは、宛名→あいさつ→自己紹介→本文→締めの文章→署名となります。構成を守ることを意識して作成しましょう。

件名の書き方

メールの内容を確認してもらうためには、内容を簡潔にして分かりやすい件名にするのがポイントです。「お世話になっております」や「先日はありがとうございました」のみでは、他のメールに埋もれてしまい見てもらえない可能性があります。重要度やメールの内容が分かりやくなるように、【】などの記号を活用しましょう。

宛名の書き方

宛名に最低限必要な情報は、「会社（団体）名 、部署名、役職名、名前、敬称」です。これらの情報は記入時に間違えてしまうと失礼にあたるので、送信前に間違いがないか入念にチェックしておきましょう。

個人宛のメール

相手の名前が分からない場合は、「ご担当者様」と記載するのが一般的です。「係長様」のように役職に敬称を付けないように注意しましょう。

組織や団体宛のメール

組織や団体宛の場合、「様」ではなく「御中」と表記します。複数名に一切送信する場合は、「関係者各位」など、「各位」の表現を使います。CCを利用している場合は、宛名の下に1行改行を入れて、（CC：佐藤様）と記載しましょう。

署名の書き方

署名とはメール文の最後に付ける、発信者の氏名やメールアドレスなどの情報のことです。メール上での名刺のようなものなので、こちらも宛名と同様に情報を間違えて記載しないように注意しましょう。また、名前、メールアドレス、電話番号などの基本的な情報を記載していれば形式は自由なので、見やすい形を作ってテンプレートとして保存しておくのも良いでしょう。

シチュエーション別・4つのメールの定型文

ここまで、ビジネスメールを作成する際の注意点や、基本的なルールなどをご紹介しましたが、ビジネスメールはシチュエーションによってメールの形が大きく変わることがあります。そこで、代表的4つのシチュエーションをピックアップして、メールの定型文をご紹介します。

1. お礼のビジネスメールの定型文

関連記事はこちらビジネスの現場で恥をかかない「お礼メール」の例文まとめ！社外・上司などケース別解説

2. 依頼のビジネスメールの定型文

3. お詫びのビジネスメールの定型文

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4. 催促のビジネスメールの定型文

ビジネスメールのテンプレート化

ビジネスメールの基本が理解できたら、定型文を元にテンプレートを作成しておきましょう。日々仕事でメールを作成していると、上記のような定型文を使用することが多く、似たような文面のメールをその都度打ちこまなければならなくなります。ある程度手間のかかる分量のメールやフォーマルな文面のメールを作成する場合は、なるべく余計な時間や労力を省いていきましょう。

ここでは、事前にひな形を作成するテンプレート化の方法について、GmailとOutlookに分けてそれぞれご紹介します。

Gmailでのテンプレート作成方法

Gmailでテンプレートを作成する時には、「返信定型文」という機能を使用します。
まず、Gmailの設定ボタン(歯車のマーク)をクリックして［設定］をクリックします。［設定］画面が表示されたら上部メニュー内の［Labs］をクリックしてください。
［Labs］の画面が表示されたらスクロールをして、［返信定型文］の欄の［有効にする］をチェックします。その後、［変更を保存］をクリックしてください。
保存ができたら新規メール作成画面を表示し、テンプレート化したい文章を入力します。宛先や件名の入力は必要ないので、本文のみを作成しましょう。
入力後、画面右下の［その他のオプション］の▼ボタン→［返信定型文］→［返信定型文を作成］の順にクリックしていきます。
返信定型文の名前を付ける画面が表示されるので、分かりやすい名前を付けましょう。ここで付けた名前は作成したテンプレートを呼び出した時、件名に使われます。

Outlookでのテンプレート作成方法

次に、Outlookでのテンプレート化の方法をご紹介します。
まず、新規メール作成の画面を開き、テンプレート化したい本文を入力していきます。
入力が完了したらメッセージウィンドウの［ファイル］をクリック、名前を付けて保存します。その時、［名前を付けて保存］のダイアログボックスで［ファイルの種類］の一覧の［Outlook テンプレート］をクリックしてください。
［ファイル名］ボックスが表示されたらテンプレートの名前を決めて入力し、［保存］をクリックして完成です。
Gmail、Outlookのどちらも1度設定してしまえば簡単に呼び出すことができるので、大幅な時間短縮になります。
ビジネスメールを多用する人は前述の定型文を参考にテンプレートを作成してみてください。

ビジネスメールの書き出しに使えるフレーズ

ビジネスメールの書き出しは、状況に応じて使い分けることが大切です。ここでは、ビジネスメールの書き出しに使えるフレーズをシチュエーション別にご紹介します。

初めて連絡する相手へのメール

初めて連絡する相手へのメールには、基本的に「お世話になっております」を使うことはありません。「初めてご連絡させていただきます」「〇〇様から連絡先を伺い、ご連絡いたしました」「突然のご連絡恐れ入ります」など、初めての連絡であることを文頭で伝えるようにしましょう。

見知らぬ相手からのメールは不信感を抱かせやすいため、なぜメールを送ることになったのかを説明すると安心してもらえます。

久しぶりに連絡する相手へのメール

久しぶりに連絡する相手へのメールは、相手との関係性によって書き出しが少し変わります。

比較的親交の深い相手に対して久しぶりにメールを送る場合は、「お久しぶりです。お変わりございませんか」などの表現で問題ないでしょう。しかし、それほど深い関係性ではなかったり目上の人だったりする場合は、「ご無沙汰しております。その後いかがお過ごしでしょうか」のように「ご無沙汰しております」という表現を使うと丁寧な印象を与えられます。

やり取りが連続する時のメール

同じ相手に対して返信がない状態で自分から2回以上連続でメールを送る場合、「何度も失礼いたします」「度々申し訳ございません」「重ねてのご連絡恐れ入ります」など、連絡が続いていることを詫びる内容を書き添えると親切です。
「いつもお世話になっております」の代わりにこれらの書き出しから始めると良いでしょう。

謝罪やお詫びをする時のメール

謝罪のメールは、弁明の前にまず謝罪の意思をはっきりと伝えることが大切です。
理由や経緯から書き始めると言い訳をしているように捉えられる可能性があるため、「この度は私の不手際でご迷惑をお掛けしてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます」「この度の納期遅延について、多大なるご迷惑をお掛けし猛省しております」など、まずは反省している気持ちを示しましょう。

メール配信ツールを活用して業務を効率化しよう

文字だけでやり取りを行うメールは、予期せぬ誤解やトラブルを招かないように、ルールやマナーを守って相手に伝わりやすいメール作成を心がけることが大切です。しかし、シチュエーションによって大きく書き方や文章が変わるビジネスメールを、毎回最初から作成するのはとても手間がかかります。業務中にメールでのやり取りが多い方は、顧客情報の整理やよく使う文面をテンプレートとして登録することができるメール管理のシステムを利用するのも方法のひとつです。特に、複数の顧客へ一斉に同内容のメールを配信する場合には、テンプレートはもちろん、誤配信防止の機能が付いた一斉配信に適したメール配信サービス・システムもありますので、ぜひ積極的に活用しましょう。