ビジネスメールの「署名」は会社名や住所などの情報を知らせるだけではなく、アピールしたい情報を宣伝したり、相手にいい印象を与えたりする役割も持っています。今回は署名作成時に役に立つ「署名テンプレート集」や「署名の設定方法」をご紹介します。

署名と記名の違い

契約を取り交わしたり領収書を発行したりする際は、契約者や発行責任者の氏名が記載されるのが一般的です。手書きで記されているタイプ、プリンターで印刷されているタイプ、朱肉で印鑑が押されているタイプ、印鑑はなく名前のみ記載されているタイプなど、形式は様々です。基本となるのは署名と記名で、言葉の意味が少しずつ異なります。

「署名」は「当事者自ら氏名を手書きで記すこと」で、サインとも呼ばれます。「記名」は「第三者の代筆や印字、シャチハタなど、署名ではない方法で氏名を記すこと」です。
どちらの場合も印鑑を押す場合と押さない場合がありますが、署名に印鑑を押すのは「捺印」、記名なら「押印」と呼ばれるケースが多いです。

署名は意思決定の当事者が自ら行うため、筆跡鑑定などから本人のものであることを立証できます。そのため、信頼性は記名に比べて高いと言えます。記名は第三者が本人の許可なく記入できる可能性が残されるので、単体では効力を発揮しません。記名と押印が揃って初めて署名と同じ信頼性を得られます。
とはいえ、実際には日本では印鑑を多用する文化が色濃く残っており、署名でも捺印を要求されるケースがほとんどです。結果的に、自署と印鑑の組み合わせが一番高い効力をもつのが現状です。

ここまでの内容を信頼性が高い順に並べると次のようになります。

1.署名＆捺印
2.署名のみ
3.記名＆押印
4.記名のみ
※2と3は法律上においては同様の効力を持ちますが、署名のほうが信頼されやすい傾向にあります。4の記名には法的な効力が認められません。

海外では基本的に本人によるサインのみで意思確認が成立し、印鑑を併用することはあまり多くありません。しかし、日本においては「印鑑を押す＝間違いなく内容を確認しました」という意思を示すとみなされる伝統的な慣習があります。そのため、押印や捺印が重要な立ち位置を占めています。

契約内容の有効・無効を争う法廷闘争などが起きた場合に、契約書が法的効力を持つ証拠となるかどうかは「本人の意思で作られた書類なのか」といった観点からも判断されます。「サインのみで印鑑はないので、本人の意思で署名したとは認められない」と判決が下る可能性もないとは言えません。そのため、現状では署名と捺印を組み合わせたほうが安全性は高まります。

メールに署名が必要な理由

現代では、署名はメールを活用する上でビジネスマナーのひとつとして当たり前のものになっています。しかし、メールの末尾の署名がなぜ必要なのか、考えたことがある方はそれほど多くないかもしれません。

署名には、送信者の情報を記載します。
内容は様々ですが、氏名や所属している会社・部署名、直通の電話番号、メールアドレスなどは最低限の情報として記述する場合が多いでしょう。付加情報としてホームページのURLや自社のキャッチコピー、販売している商品やサービスのセールスポイントなどを簡潔に書き加えるなど、オリジナリティを押し出している場合もあります。
いずれにしても、署名は「送信者が何者か」を知らせるために付記されています。

顔の見えない相手にとっては、署名が紙の名刺と同様の役割も担います。見ず知らずの相手に要件のみを記載したメールを送信しても、身分がはっきりしないため読まずに削除されたり、ブロックされたりする可能性があるかもしれません。そのため、署名で自身の情報を明らかにしておくことは重要です。
営業メールなどを送った際、相手が興味をもって連絡しようと考えたときに連絡先がひと目で分かるというメリットもあります。わずか数行の記述ではありますが、署名はビジネスをスムーズに進める上で大きな役割を果たしているのです。

メールの署名を作成する際の注意点

メールの署名を作成する際は、「相手に自分の情報が伝わりやすい内容になっているかどうか」が重要になります。次の4つのポイントを押さえて内容を考慮することをおすすめします。

どのように表示されるか確認する

自分のパソコンから作成した署名が正しく表示されていたとしても、相手の環境でメールを受信すると署名の表示が崩れてしまっている可能性があります。メールの署名には記号などを使用することも多いため、社内のメンバーに送信するなどの方法で表示内容を確認しておくと良いでしょう。
表示が崩れると必要な情報を十分に把握できず、かえって相手に不便をかけてしまう恐れがあります。

過剰な装飾は避ける

署名はメールアドレスや住所などの必要な情報を端的に伝えて、ひと目で自分が何者であるかを伝えるためのものです。したがって、過剰な装飾を施すのではなくシンプルな署名を作成するように心がけましょう。
ビジネスの場で過剰な装飾を施した署名を作成すると、相手から不審に思われてしまったり信頼を損ねてしまったりするリスクがあるため注意が必要です。

環境によって文字化けする可能性がある点に注意する

機種依存文字と呼ばれる文字を使用すると、環境によっては文字化けしてしまう可能性があるため、できるだけ機種依存文字の使用は避けましょう。例えば、数字を「〇」で囲んだ記号や絵文字などは機種依存文字であり、受信環境によっては正しく表示されません。 必要な情報が伝わる署名になっているかどうかを事前にチェックすることが重要です。

定期的に更新する

署名の内容は定期的に更新して、常に最新の状態を維持しましょう。例えば部署異動したにもかかわらず異動前の部署を記載していたり、オフィスが移転しているのに旧住所から変更していなかったりなどがよくある例です。 正しい情報が相手に伝わらないと思わぬトラブルが起こる可能性があるので注意が必要です。

署名の構成

ビジネスでメールのやり取りをする際に、受け取る側に自身が何者なのかを伝える役割を持っている署名。ビジネスの場では署名がないとマナー違反と判断されるため、ビジネスメールには必須の情報です。そこでこちらでは、ビジネスメールの署名に必要な項目をご紹介します。送る相手や働いている会社によっては不要な項目もありますが、ビジネスメールを作成する際の基礎知識として押さえておきましょう。

【署名の基本的な構成】

• 会社名
• 住所
• 所属部署や課
• 役職
• 氏名
• 固定電話番号
• FAX番号
• メールアドレス
• 携帯電話番号
• （ある場合）webサイトのURL
• 必要な場合はお知らせ

メール署名のテンプレート例

署名に必要な項目を確認したので、次は署名を作成する際に参考になるメール署名のテンプレートをいくつかご紹介します。メールの送り主の情報を記載する署名ですが、ただ情報を書くだけではなく、装飾を入れるなど印象に残る書き方を意識しましょう。

シンプルな署名

装飾のない、よく見かけるシンプルなデザインの署名です。使いやすく、様々な場面で送るメールに活用できます。

インパクトがある個性的な署名

装飾に工夫を加えてインパクトがある個性的な署名は、印象に残りやすく覚えてもらえる確率が高くなります。また、インパクトを演出する場合は、特に印象に残したい会社名がアピールできるようなデザインを考えていきましょう。

おしゃれな署名

ビジネスメールの署名は送る相手に応じて、装飾でおしゃれに飾ると好印象を与える場合もあります。例えばデザイン関係の顧客や女性に向けて送るメールは、少し凝ったおしゃれな装飾を署名に使用してもいいでしょう。

かわいい署名

親しい女性同士のやりとりや社内の友人に向けた回覧などではかわいい署名を使用してもいいでしょう。ラインをタイトル枠として使ったり、デザインに凝った装飾を入れたりと、見た目の印象が大きく変わります。

かっこいい署名

クールな印象を持たせるためにはライン選びにこだわるのがポイントです。スタイリッシュな署名を作成することで、誠実でセンスのある人物像を想像させられるかもしれません。ビジネスでの使用でも、カジュアルな関係性での使用でも、どちらにも対応可能なのも良いでしょう。下記のテンプレートを参考にしてみてください。

ビジネスに適した署名

シンプルなものでは物足りないけれど、ビジネスで使用するから個性を出し過ぎるのも憚られるという方におすすめの署名が以下のようなスタイルです。少しの工夫で違いを演出しましょう。下記のテンプレートを参考にしてみてください。

お知らせ入りの署名

アピールのために、署名に商品情報やセミナーの案内を入れる場合もあります。読んでもらいたい文章に装飾をつけて、目を引くようにします。セミナー情報や休業情報など大切なお知らせを署名に組み込みたい場合は、下記のテンプレートを参考にしてください。

英語の署名

ビジネスの場では、英語でメールを送る場面が訪れることも少なくはないでしょう。英語の署名の書き方も併せて覚えておきましょう。

テンプレートについてさらに知りたい方はこちらの関連記事もご覧ください。

関連記事はこちらビジネスメールの書き方まとめ | 書き出しのコツや定型文も紹介

署名を作成する際の注意点

署名のテンプレートを見てみると、署名には様々な書き方があることが分かります。しかし、自由に書いていい訳ではありません。こちらでは署名を作る際に注意するべき点を3つご紹介します。自分用の署名のテンプレートを作成する際は、注意して作るようにしましょう。

作成したら自分宛てに送ってチェック

完成した署名は一度自分宛てにメールを送って、誤情報やリンク切れがないかなど確認するようにしましょう。誤った情報のままメールを送ってしまうと、思わぬトラブルとなる恐れもあります。

情報が変わったらすぐに更新する

署名は相手が自分に連絡するときの重要な情報源です。所属する部署名や連絡先となる電話番号などが変わった場合は、相手に間違った情報を教えてしまわないよう、すぐに更新しましょう。

署名を書くときのポイント

署名を書くときは、受け取った側がコピー＆ペーストしてデータとして保存しやすいように適宜改行しておきましょう。改行を入れていない悪い例と適宜改行を入れた良い例をご紹介するので、見比べてみてください。

悪い例の場合、相手側がコピー＆ペーストした後に改行を入れる必要があるのに加え、一つひとつ分けてコピーする必要があるので手間がかかります。

良い例のように改行を入れると、コピー＆ペーストしてそのままデータとして保存できるため、相手にとって使い勝手が良く親切な署名になります。さらに、電話番号やメールアドレスはクリックですぐに開けるようにしておくと良いでしょう。

Outlookでの署名の設定方法

署名の「構成、テンプレート例、注意点」をご紹介いたしましたが、ここでは「Outlook」で署名を作成して設定する方法や、署名の挿入方法、編集方法を併せてご説明します。

署名の作成方法

1. 「挿入」タブを開き、タブ内にある「署名」をクリックする
2. 署名タブをクリックすると「署名とひな形」というダイアログボックスが開かれるので、「新規作成」をクリック
3. 署名に登録したい名前を入力して「OK」をクリック
4. 「署名の編集」の下のボックス部分に登録したい内容を入力し、「OK」をクリックしたら署名が設定される

署名の作成ができる署名の編集ボックスでは、フォントの種類・サイズ・色の選択、画像の挿入などができます。署名の中で強調したい文字の大きさや太さを変えたり、ロゴなどを入れたりできるので活用していきましょう。

署名をメッセージに挿入する方法

1. 「挿入」タブを開き、「署名」をクリックする
2. 自分の作った名前の署名が表示されるので選択してクリックする

一度作った署名を編集する方法

1. 「ファイル」タブを開き、「オプション」、「メール」、「署名」の順にクリックをする
2. 編集したい署名を選択して、下記の「署名の編集」のボックス内に表示される内容を変更する
3. 編集が完了したら「保存」して「OK」を選択すると編集は完了

Gmailでの署名の設定方法

「Gmail」で署名を設定する方法は以下のとおりです。

署名の作成方法

1. Gmailを開く
2. 画面右上の歯車マーク）をクリックし「設定」を選択する
3. 「全般」をクリックする
4. 「署名」の項目で、入力ボックス側のラジオボタンにチェックを入れる
5. 編集ボックスにお好みで署名を記入する
6. 記入が完了したら画面最下部までスクロールして「変更を保存」をクリックする

Outlook同様、Gmailでも編集ボックスにてフォントの種類・サイズ・色の選択、画像の挿入などが行えます。
例えば画像を挿入する場合は、編集ボックスの上にあるメニューバーの中から「画像」のアイコンをクリックすれば、署名に挿入したい画像を選択することが可能です。

なお、Gmailでは署名をひとつしか設定できません。2つ以上の署名を使い分けたい場合は、ひとつを署名として登録し、もうひとつは「返信定型文」として登録しておくことをおすすめします。

署名をメッセージに挿入する方法

Gmailでは署名を作成し設定すると、メールを新規作成するだけで自動的にメッセージに挿入されます。そのため、別途作業は必要ありません。

一度作った署名を編集する方法

署名の編集方法は、上記でご紹介した作成方法と同じです。オフィスの住所や所属部署、連絡先などが変更になった場合は、作成方法と同様の手順で署名を編集しましょう。

Thunderbirdでの署名の設定方法

次に「Thunderbird」で署名を設定する方法は以下のとおりです。

署名の作成方法

1. Thunderbirdを開く
2. 署名を設定したメールアカウントへカーソルを合わせて右クリック
3. 「全般」をクリックする
4. 表示されるメニューから「設定」をクリック
5. 署名編集のボックスに任意の署名を記入し、OKをクリック
6. 該当のアカウントでメールを新規作成する署名が挿入される

Thunderbirdでは上記の方法の他にもHTMLでの署名設定が可能です。4.署名編集のタイミングで、横にあるHTMLのチェックボックスにチェックを入れることでHTML形式も使用可能になるのでリンク設定やより細かい調整を行いたい方は試してみてはいかがでしょうか。

署名をメッセージに挿入する方法

Thunderbirdでは署名を作成し設定すると、メールを新規作成するだけで自動的にメッセージに挿入されます。別のアカウントを設定する際には同じ手順を繰り返してください。

一度作った署名を編集する方法

署名の編集方法は、上記でご紹介した作成方法と同じです。変更があった際には忘れずに同様の手順で署名を編集しましょう。

配配メールのメール作成機能で効率的に署名を作成

配配メールには、テンプレートや差し込み機能など署名の作成に便利なメール作成機能があります。

テンプレートは、メールの署名や書式などよく使う文面や設定を、テンプレートとして登録できる機能です。一度テンプレートとして登録すれば、次回から署名の構成やデザインを考える必要がなくなります。

差し込み機能は、お客様の名前や会社名などの顧客データベースの情報を本文や件名に差し込める機能です。この機能を使えば、お客様の名前や会社名を一社ごとに手打ちで入力せずに済むため、署名作成の時間を短縮できます。

配配メールのメール作成機能はこちらメール作成機能紹介ページ

ビジネスメールは署名まで気を配って作成しよう！

ビジネスメールを送る際に、しっかりと署名に気を配ることができていない方もいるでしょう。しかし、たくさんのメールが飛び交う現代において、ビジネスメールにしっかりとした署名を入れることは最低限のマナーです。受け取る側の重要な情報である署名は、メール上では名刺と同じ役割を果たします。また、署名を上手く活用すれば、新商品やセミナー情報などの自社のお知らせも効果的に届けることができます。ビジネスメールを送る際に、署名で自社をアピールしたり宣伝活動をしたりしたいと考えている方は、ぜひ、今回ご紹介した署名のテンプレートや注意点を参考にしてください。

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