相手からメールの返事が返ってこないときに、催促メールを送らなければならないシチュエーションはよくあります。しかし、どのタイミングで送れば良いのか悩むことも少なくないでしょう。

そこで今回は、催促メールを送るタイミングや実際に使える例文などをご紹介します。

催促メールを送る前の確認事項

相手に返事を催促する前に、本当に返事が届いていないのかどうかを今一度確かめてください。催促メールを送ったにもかかわらず、実は返信を受け取っていて自分が気付いていなかった、という状況になると、相手を非常に不快な気持ちにさせてしまいます。「日頃からきちんとメールを管理していない人なのだな」と思われ、信頼を低下させてしまう可能性もあるでしょう。

催促する際は「相手にお願いしたことが約束の期日までに対応されていない」ことが条件になりますので、間違いなく対応されていないままの状態なのかどうかを確認することが大切です。

荷物の未着などの場合は、他の社員が受け取っている可能性も考えられます。まずは社内に到着していないかどうかを慎重に調べて、それでも到着していない場合に初めて催促メールの作成に移るようにしましょう。

催促メールを送るのに適したタイミング

催促メールを送るのに適したタイミングは、主に次の3つです。返信の催促や書類送付の遅延、未入金の確認はよくある催促メールなので、内容を確認しておくと良いでしょう。

メールの返信が来ないとき

一般的には、ビジネスメールへの返信はできれば当日中、遅くとも1日（24時間）以内に返信するのが望ましいとされています。

とはいえ、24時間経過してすぐに催促メールを送信するのは焦りすぎといえるでしょう。相手にすぐに返信できない都合がある可能性も考えて、「丸2日経過したら」「丸3日返信がなかったら」など、基準を決めておいて、その期限を過ぎたら催促メールを送信することをおすすめします。

例外として、すぐに対応してもらわないと今後のスケジュールに影響が出るときは至急返信を催促することも起こり得ます。

納品や書類の送付が遅れているとき

納品期日が決まっている商品や送付期限が決まっている書類が期日になっても届いていないケースでは、すぐに相手に連絡をして構いません。配送などでトラブルが起こっている可能性もあるので、相手が現在の状況を把握する時間を確保するためにもなるべく早めに連絡すると親切です。

ただし、期日が明確に決められていないものは急いで連絡を入れると負担に思わせてしまう可能性があります。催促メールではなく、「お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までに送付いただけますと幸いです」などのように柔らかい表現を使うと良いでしょう。

入金確認ができていないとき

指定した期日までに相手からの入金が確認できていない場合の対応は、相手が企業なのか個人なのかで異なります。相手が企業であり、売掛金が未回収のままになっているのであれば、相手側のトラブルや自社の請求忘れの可能性が考えられるため、できる限り早めに連絡するのが望ましいといえます。

個人が相手であれば、入金を忘れている可能性が高いといえます。入金を急いでいるのでなければ2～3日様子を見て、それでもアクションがないようであれば連絡してみましょう。

催促メールを書く際のポイント

催促メールを書く際は、「最初の依頼はいつか」「どのような用件を依頼したのか」「相手にどのような対応を求めているか」「その対応をいつまでに完了してほしいのか」「相手への配慮の言葉」の5つのポイントに注意して本文を作成しましょう。

メールを送ったものの返信がなかったり、商品を注文したにもかかわらず納期までに届かなかったりする場合は、注文手続きをした日付と内容を明確に伝えることが大切です。

催促の内容だけを書き並べてしまうと冷たい印象を与えてしまうので、「恐縮ですが」「恐れ入りますが」などの表現を使ってできるだけマイルドな表現になるように意識しましょう。以上を踏まえて、催促メールを書く際の5つのポイントを詳しくご紹介します。

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内容がひと目でわかる件名にする

催促メールを送る際は、内容をひと目で把握できる件名にすることが大切です。
「【〇〇納期確認の件】至急ご確認ください」「〇〇の進捗状況について教えてください」など、何についてのメールなのかをすぐに把握できれば、メールの受信者に催促メールを最優先で対応してもらえる可能性が高まります。

前回の連絡日時と用件を明示する

催促メールの本文には、前回の連絡日時と要件を明示しましょう。
催促メールを送るということは、既に一度同じ要件で約束や依頼をしている状況にあるということです。そのため「いつどのような内容で依頼を受けていたのか」をわかりやすく伝えることで、相手がどのような件でメールを送られているのか把握しやすくなり、スムーズな解決につながります。

いつまでに何をしてほしいのかを伝える

催促メールの本文には、「いつまでに対応してほしいのか」をあらわす「期限」と、「何をしてほしいのか」をあらわす「要望」を明確に伝えるように意識しましょう。
期限がわからないとメールの受信者がどのくらいの速度で対応すれば良いかわからなくなってしまい、対応を後回しにされてしまうおそれがあります。加えて、要望がはっきりしていないと何をしてほしいのかを確認するためにさらにメールが往復することになるので、対応が完了するまでに余計な時間がかかります。

行き違いになったときのための文章を併記する

催促メールを送ったタイミングで、既に相手が対応を完了しているケースはしばしばあります。そのため、「既にご対応いただいている場合は申し訳ございません」「行き違いとなっておりましたらご容赦ください」など、行き違いになってしまったときのためのフォローの文章を併記しましょう。
一言付け加えておくことで相手からの印象悪化を防止し、お互いに気持ちの良いやり取りができます。

冷静かつ丁寧に対応する

依頼がいつまでも対応されないままだと、つい怒りが相手に向いてしまいがちです。しかし、催促メールの送信はあくまでも冷静かつ丁寧に行うことが大切です。
対応が完了しない背景にはやむを得ない事情がある場合も少なくないため、催促メールで相手を責めるような内容を送信するのは避けましょう。

こんな催促メールはNG！

相手の依頼が達成されていないからといって、一方的に苛立った感情をあらわにしたメールを送るのは望ましくありません。
「先日お問い合わせを差し上げた件、回答をいただいていないようです。早急に回答していただけますか。」「商品がこちらに届いていないのですが。早めの発送をお願いします。」などの催促メールは冷たい印象を与えてしまうでしょう。

さらに「○○の件について、昨日から何度もメールしています。回答はいつですか？」など、一方的に要件を投げかけるようなメールも好ましいとはいえません。相手の落ち度である可能性もありますが、なんらかの行き違いになっていることも考えられます。

あらゆるシチュエーションを想定して、催促メールはできるだけ柔らかい表現で作成しましょう。

催促メールの例文

最後に、催促メールを送る際に使える具体的な例文を4つご紹介します。

メールの返信が来ないときの例文

件名：見積書を再送いたします

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の鈴木です。

◯月△日に、弊社の××という製品についての見積書をメールでお送りいたしましたが、
ご覧いただけておりますでしょうか。
念のため再送いたしますので、恐れ入りますが今一度ご確認ください。

なお、お忙しいところ大変恐縮ですが、
○月△日までにお返事をいただけますと幸いです。

内容に疑問等がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

納品や書類の送付遅延の際の例文

件名：〇月〇日注文の△△ご納品の件

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△　鈴木です。

〇月〇日に弊社より注文いたしました△△ですが、
3月14日納期とお伺いしていたところ、3月15日現在商品の到着が確認できておりません。

恐れ入りますが、状況をお確かめの上、
本日中に〇〇までご納品期日をお知らせくださいますようお願い申し上げます。

なお、既に本メールと行き違いでお手続きを行っていただいていた場合は、何卒ご容赦ください。

お手数ではございますが、よろしくお願いいたします。

入金が確認できないときの例文

件名：入金のご確認

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△　鈴木です。

2月末日に、2月ご利用分の請求書をお送りしておりますが、ご確認頂けましたでしょうか。
3月末がご入金期限となっておりましたが、本日17時現在、入金が確認できておりません。

お忙しい中恐れ入りますが、状況をお確かめの上、
本日中に〇〇までお知らせくださいますようお願い申し上げます。

なお、既に本メールと行き違いでお手続きを行っていただいていた場合は、何卒ご容赦ください。

お手数ではございますが、よろしくお願いいたします。

見積催促の例文

件名：貴社製品〇〇のお見積りの件

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△　鈴木です。

〇月〇日に貴社の問い合わせフォームよりお見積りをお願いしておりましたが、
2月3日現在、メールの到着が確認できておりません。

お忙しいところ恐れ入りますが、状況をお確かめの上、
2月5日までに〇〇までご連絡を頂きますようお願い申し上げます。

なお、既に本メールと行き違いでお手続きを行っていただいていた場合は、何卒ご容赦ください。

お手数ではございますが、よろしくお願いいたします。

セミナー申し込みの催促の例文

件名：セミナーのお申込みにつきまして【株式会社〇〇】

〇〇株式会社
△△様

平素は大変お世話になっております。
〇〇株式会社の■■です。

先日、貴社の▲▲セミナーに申し込みをいたしました。
当日の資料を3日前までにメールでいただけるとお伺いしておりましたが、
既にお送りいただいておりますでしょうか。

本日時点で受信できていないため、
お手数をおかけいたしますがご確認いただけますと幸いです。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

上司に対する催促の例文

件名：4月度の出張精算について

営業部
〇〇部長

お疲れ様です。
経理部の〇〇です。

表題の件ですが、4月分の出張精算を
〇月〇日16時までの締切でお願いしておりました。

お忙しいところ恐縮ですが、本日中に申請いただけますよう
ご協力いただけると助かります。

現在ご対応いただいている最中でしたらご容赦ください。
何卒よろしくお願いいたします。

まとめ

相手から返信がないままだったり、所定の納品物が届いていなかったりする際は、自分から催促メールを送らなければなりません。あまり早すぎても相手を焦らせてしまうので、許容できる範囲である程度間を置くことも大切です。

催促メールを送信する際は、目的や相手にアクションを起こしてほしい日付などを詳しく記載しましょう。クッション言葉を利用して、冷たい印象にならない文面に仕上げるよう意識すると丁寧な内容に仕上がります。

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