ビジネスで相手からメールの返事が返ってこないときは、催促メールを送る必要があります。催促メールを送る際には、相手に不快感を与えないように、丁寧な言葉遣いやタイミングに注意が必要です。本記事では、催促メールの送るタイミングや例文をご紹介します。
相手からメールの返事が返ってこないときに、催促メールを送らなければならないシチュエーションはよくあります。しかし、どのタイミングで送れば良いのか悩むことも少なくないでしょう。
そこで今回は、催促メールを送るタイミングや実際に使える例文などをご紹介します。

催促メールを送る前の確認事項

相手に返事を催促する前に、本当に返事が届いていないのかどうかを今一度確かめてください。受信ボックスを検索するだけではなく、場合によっては迷惑メールフォルダに割り振られてしまい見落としてしまっていないか確認しましょう。催促メールを送ったにもかかわらず、実は返信を受け取っていて自分が気付いていなかった、という状況になると、相手を非常に不快な気持ちにさせてしまいます。「日頃からきちんとメールを管理していない人なのだな」と思われ、信頼を低下させてしまう可能性もあるでしょう。

催促する際は「相手にお願いしたことが約束の期日までに対応されていない」ことが条件になりますので、間違いなく対応されていないままの状態なのかどうかを確認することが大切です。

荷物の未着などの場合は、他の社員が受け取っている可能性も考えられます。まずは社内に到着していないかどうかを慎重に調べて、それでも到着していない場合に初めて催促メールの作成に移るようにしましょう。

催促メールを送るのに適したタイミング

催促メールを送るのに適したタイミングは、主に次の3つです。返信の催促や書類送付の遅延、未入金の確認はよくある催促メールなので、内容を確認しておくと良いでしょう。

メールの返信が来ないとき

一般的には、ビジネスメールへの返信はできれば当日中、遅くとも1日（24時間）以内に返信するのが望ましいとされています。

とはいえ、24時間経過してすぐに催促メールを送信するのは焦りすぎといえるでしょう。相手にすぐに返信できない都合がある可能性も考えて、「丸2日経過したら」「丸3日返信がなかったら」など、基準を決めておいて、その期限を過ぎたら催促メールを送信することをおすすめします。

例外として、すぐに対応してもらわないと今後のスケジュールに影響が出るときは至急返信を催促することも起こり得ます。

納品や書類の送付が遅れているとき

納品期日が決まっている商品や送付期限が決まっている書類が期日になっても届いていないケースでは、すぐに相手に連絡をして構いません。配送などでトラブルが起こっている可能性もあるので、相手が現在の状況を把握する時間を確保するためにもなるべく早めに連絡すると親切です。

ただし、期日が明確に決められていないものは急いで連絡を入れると負担に思わせてしまう可能性があります。催促メールではなく、「お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までに送付いただけますと幸いです」などのように柔らかい表現を使うと良いでしょう。

入金確認ができていないとき

指定した期日までに相手からの入金が確認できていない場合の対応は、相手が企業なのか個人なのかで異なります。相手が企業であり、売掛金が未回収のままになっているのであれば、相手側のトラブルや自社の請求忘れの可能性が考えられるため、できる限り早めに連絡するのが望ましいといえます。

個人が相手であれば、入金を忘れている可能性が高いといえます。入金を急いでいるのでなければ2～3日様子を見て、それでもアクションがないようであれば連絡してみましょう。

催促メールを書く際のポイント

催促メールを書く際は、「最初の依頼はいつか」「どのような用件を依頼したのか」「相手にどのような対応を求めているか」「その対応をいつまでに完了してほしいのか」「相手への配慮の言葉」の5つのポイントに注意して本文を作成しましょう。

メールを送ったものの返信がなかったり、商品を注文したにもかかわらず納期までに届かなかったりする場合は、注文手続きをした日付と内容を明確に伝えることが大切です。

催促の内容だけを書き並べてしまうと冷たい印象を与えてしまうので、「恐縮ですが」「恐れ入りますが」などの表現を使ってできるだけマイルドな表現になるように意識しましょう。以上を踏まえて、催促メールを書く際の5つのポイントを詳しくご紹介します。

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内容がひと目でわかる件名にする

催促メールを送る際は、内容をひと目で把握できる件名にすることが大切です。
「【〇〇納期確認の件】至急ご確認ください」「〇〇の進捗状況について教えてください」など、何についてのメールなのかをすぐに把握できれば、メールの受信者に催促メールを最優先で対応してもらえる可能性が高まります。

前回の連絡日時と用件を明示する

催促メールの本文には、前回の連絡日時と要件を明示しましょう。
催促メールを送るということは、既に一度同じ要件で約束や依頼をしている状況にあるということです。そのため「いつどのような内容で依頼を受けていたのか」をわかりやすく伝えることで、相手がどのような件でメールを送られているのか把握しやすくなり、スムーズな解決につながります。

いつまでに何をしてほしいのかを伝える

催促メールの本文には、「いつまでに対応してほしいのか」をあらわす「期限」と、「何をしてほしいのか」をあらわす「要望」を明確に伝えるように意識しましょう。
期限がわからないとメールの受信者がどのくらいの速度で対応すれば良いかわからなくなってしまい、対応を後回しにされてしまうおそれがあります。加えて、要望がはっきりしていないと何をしてほしいのかを確認するためにさらにメールが往復することになるので、対応が完了するまでに余計な時間がかかります。

行き違いになったときのための文章を併記する

催促メールを送ったタイミングで、既に相手が対応を完了しているケースはしばしばあります。そのため、「既にご対応いただいている場合は申し訳ございません」「行き違いとなっておりましたらご容赦ください」など、行き違いになってしまったときのためのフォローの文章を併記しましょう。
一言付け加えておくことで相手からの印象悪化を防止し、お互いに気持ちの良いやり取りができます。

冷静かつ丁寧に対応する

依頼がいつまでも対応されないままだと、つい怒りが相手に向いてしまいがちです。しかし、催促メールの送信はあくまでも冷静かつ丁寧に行うことが大切です。
対応が完了しない背景にはやむを得ない事情がある場合も少なくないため、催促メールで相手を責めるような内容を送信するのは避けましょう。

催促メールの注意点

上述にてポイントをお伝えしましたが、ここで催促メールを書く上で、押さえておくべき3つの注意点をご紹介します。

相手が不快に思う表現は避ける

依頼している内容が達成できていないからといって、当たり前ですが、催促メールにて命令口調や上から目線といった相手を怒らせるような表現は避けましょう。

また、これらのあからさまな表現でなくても、
「先日お問い合わせを差し上げた件、回答をいただいていないようです。早急に回答していただけますか。」
「商品がこちらに届いていないのですが。早めの発送をお願いします。」
などの表現は冷たい印象を与えてしまうので避けましょう。さらに
「○○の件について、昨日から何度もメールしています。回答はいつですか？」
といった、一方的に要件を投げかけるようなメールも好ましいとはいえません。相手の落ち度である可能性もありますが、なんらかの行き違いになっていることも考えられますので避けましょう。

相手の状況を理解して、丁寧にお願いする

上述した不快に思う表現を避けるために、相手の状況を理解して、丁寧にお願いしましょう。返信がない理由として、相手が忙しいのはもちろん、単純な返信漏れやシステム上の送信不備などかもしれません。こういった状況を理解したうえで、丁寧にお願いすることで、相手も納得して対応してくれるでしょう。

相手の返信を待つ

催促メールを送っただけでは、相手が必ずしも対応してくれるとは限りませんが、いたずらに催促メールを送るのもNGです。相手が忙しいなどで対応できていないケースもあるので、催促メールを送った後は相手の返信を待ちましょう。そして、期限までに返信がない場合に再度催促メールを送るといった対応をとりましょう。

催促メールの例文

催促メールを送る際に使える具体的な例文を6つご紹介します。

メールの返信が来ないときの例文

納品や書類の送付遅延の際の例文

入金が確認できないときの例文

見積催促の例文

セミナー申し込みの催促の例文

上司に対する催促の例文

催促メールを再送する場合

催促メールを出しても返信がない場合、2回目の催促メールを送らなくてはなりません。再送のタイミングは、3日後を目安にするのがいいでしょう。件名の冒頭に「【再送】」「【至急】」などの表現を入れることで、緊急性が伝わりやすくなります。対応の遅れが契約違反など重大な問題につながる場合は、その旨と対処について記載します。また、メールだけでなく電話連絡も検討しましょう。

再送時は1回目よりも強めに催促して問題ありませんが、印象を和らげたい場合は「ご連絡がいただけなくて心配しております」といった、配慮を感じさせる表現を用いるのもよいでしょう。

2回目の催促メールの例文

まとめ

相手から返信がないままだったり、所定の納品物が届いていなかったりする際は、自分から催促メールを送らなければなりません。あまり早すぎても相手を焦らせてしまうので、許容できる範囲である程度間を置くことも大切です。

催促メールを送信する際は、目的や相手にアクションを起こしてほしい日付などを詳しく記載しましょう。クッション言葉を利用して、冷たい印象にならない文面に仕上げるよう意識すると丁寧な内容に仕上がります。