相手に自分の要望を聞いてもらいたい時のお願いメールは、分かりやすく簡潔な内容を心がけることが大切です。しかし、お願いメールを送る際に、毎回どのような表現を使えば良いのか悩んでしまうという方もいるのではないでしょうか。今回は、お願いメールを送る際のポイントや使いやすいフレーズ、具体的な例文などについて紹介します。

お願いメールを送る際のポイント

お願いメールを送る際は、次の5つのポイントに注意することが大切です。分かりやすく簡潔に、丁寧なメールの内容を心がけましょう。

分かりやすい件名を設定する

メールの件名は「分かりやすさ」を意識することが大切です。日付や自分の名前、どのような用件なのかを簡潔に記載することで、受信側は件名を見ただけで速やかに用件を把握することができます。

社内でのメールのやり取りであれば名前を入れる必要はありませんが、社外の取引先などにメールを送るのであれば名前が入っていると丁寧な印象になります。

他にも【至急】を件名の最初に入れたり、【～に関する依頼】などを付けたりするのも視覚的に目立たせやすいのでおすすめです。

本文も簡潔に用件を伝える

件名と同じように、本文も簡潔に用件を伝える内容にしましょう。遠回しな表現を使うと意図が伝わりにくく、相手に時間を使わせてしまうので、「丁寧かつ簡潔に」を意識します。

ただし、簡潔に書こうとしすぎて必要な情報が抜けていると二度手間になってしまうので、伝えたい内容が網羅されているかどうかは送信前に十分に確認しましょう。「用件」「お願いする理由」「返答期限」などが必須事項として挙げられます。

他にも打ち合わせの日程調整などであれば場所や時間の提案も必要になります。あらかじめ複数の候補を提案しておくと、スムーズなやり取りがしやすくなります。

なぜお願いしたいのかを伝える

「なぜその内容をお願いしたいのか」をはっきりと記載することが大切です。なぜ依頼されているのかが分からなければ相手は困惑するだけでなく、失礼な印象を抱きます。お願いする以上は理由も忘れずに明記しましょう。

できるだけ熱意を示すような内容に仕上げると、やる気が伝わって良い返事をもらいやすくなる傾向にあります。

返答期限を設ける

相手からの返答次第で次のアクションが変わってくるケースもあるので、通常は送信するお願いメールに返答期限を設けておくのが一般的です。「いつまでに返答してほしいのか」を明確に記入することで、相手にとっても「重要度の高いメール」という認識を持ってもらいやすくなります。

とはいえ、あまりにも短すぎる期間を設定したり、無理なお願いに対して返答を強要したりするメールを送るのはマナー違反です。

感謝の気持ちを添える

相手にお願いメールを送る際は、相手の立場に立った内容を心がけましょう。「依頼に応えてもらえると嬉しい」という気持ちを一つひとつ丁寧な言葉で綴り、相手に対する感謝や敬意が読んでいて伝わるような文面に仕上げることが大切です。

「恐縮ですが」「何卒よろしくお願い申し上げます」など、貴重な時間を割いてもらっていることへの謝意を示す表現も効果的です。

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お願いメールに使いやすい表現

ここでは、お願いメールに使いやすい表現をいくつかご紹介します。

お願いメールの頻出フレーズ

お願いメールの本文内では、「～頂けると幸いです」「～頂けると幸甚です」のような表現がよく使われます。また、「お願い申し上げます」や「～頂ければと存じます」「恐れ入りますが」も頻出フレーズです。

相手へのねぎらいを込めて「お手数をおかけいたしますが」「大変勝手なお願いとは存じますが」「ご多用の中、恐縮ではございますが」といった相手をおもんばかる表現を使うのも有効です。

メールの締めに使えるフレーズ

メールの締めに悩んだ場合は、「ご連絡いただけますと幸いです」「引き続きどうぞよろしくお願いいたします」などの表現がおすすめです。

また、「ご連絡くださいますようお願いいたします」「ご協力いただけますと幸いです」「ご検討下さいますようお願い申し上げます」などもよく使われるフレーズです。特に急いでほしい用件なら「早急にご返答いただけますようお願い申し上げます」などの表現も使いやすいでしょう。

こんな表現はNG

相手にお願いするメールにおいて、「お願いします」「依頼します」などの表現はNGです。「お願いいたします」「ご依頼申し上げます」などの表現に言い換えましょう。

「ご確認ください」は「ご確認いただけますと幸いです」、「～してください」は「～して頂けますと幸いです」などに言い換えられます。また、「締切厳守でお願いします」などの強い表現は使わずに、「〇〇日までにご対応頂けますと幸甚です」などの柔らかい表現を使うと良いでしょう。

さらに一歩進んだお願いメール

取引先などの相手にお願いしにくいシチュエーションで使える、さらに一歩進んだお願いメールのフレーズもいくつかあります。例えば相手から意見をもらいたい時に「ご相談させて頂ければと存じます」「ご教示願えますと幸いです」などの表現が使えます。

また、相手の意見を聞きたい時は「〇〇様のご意見をお聞かせいただけますと幸いです」「〇〇様のお知恵を拝借できますと幸甚です」など、相手の名前を呼びかける表現を使うことで好感を持ってもらいやすいメールに仕上げられます。

お願いメールの例文

最後に、お願いメールにすぐ使える3つの具体的な例文をご紹介します。

書類送付依頼

講演依頼

客先への訪問依頼

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プログラムの修正依頼

セミナーキャンセルに伴う返金口座の確認依頼

領収書の再送依頼

まとめ

相手に具体的なアクションを促すためのお願いのメールは、ひと目で用件が分かるような簡潔で的確な文面を意識して作成しましょう。相手への感謝の気持ちも忘れずに、心遣いが伝わるような表現を織り交ぜることも重要です。

相手に好印象を持ってもらえるメールを作成できれば、依頼を受けてくれる可能性も高まります。今回ご紹介した文例も参考にしながら、相手に良い印象を与えられるようなメール作成にぜひ取り組んでみてください。