近年、ビジネス上のコミュニケーションにおいて、メールの重要性が増してきています。特に、取引先やビジネスパートナーに対して依頼やお願いを含むメールを送る際は、適切な書き方とビジネスマナーが必要です。しかし、お願いメールを送る際に、毎回どのような表現を使えば良いのか悩んでしまうという方もいるのではないでしょうか。今回は、お願いメールを送る際のポイントや使いやすいフレーズ、具体的な例文などについて紹介します。

お願いメールを送る際のポイント

お願いメールを送る際は、件名、挨拶、本文、結びの部分から構成されています。重要な要素として、明確で具体的な依頼やお願いの表現、相手の立場を考慮した丁寧な言葉遣い、適切な敬意表現を盛り込むことが挙げられます。また、段落を適切に区切り、分かりやすい文体を心掛けることも重要です。

分かりやすい件名を設定する

メールの件名は「分かりやすさ」を意識することが大切です。日付や自分の名前、どのような用件なのかを簡潔に記載することで、受信側は件名を見ただけで速やかに用件を把握することができます。

社内でのメールのやり取りであれば名前を入れる必要はありませんが、社外の取引先などにメールを送るのであれば名前が入っていると丁寧な印象になります。

他にも【至急】を件名の最初に入れたり、【～に関する依頼】などを付けたりするのも視覚的に目立たせやすいのでおすすめです。

本文も簡潔に用件を伝える

件名と同じように、本文も簡潔に用件を伝える内容にしましょう。遠回しな表現を使うと意図が伝わりにくく、相手に時間を使わせてしまうので、「丁寧かつ簡潔に」を意識します。

ただし、簡潔に書こうとしすぎて必要な情報が抜けていると二度手間になってしまうので、伝えたい内容が網羅されているかどうかは送信前に十分に確認しましょう。「用件」「お願いする理由」「返答期限」などが必須事項として挙げられます。

他にも打ち合わせの日程調整などであれば場所や時間の提案も必要になります。あらかじめ複数の候補を提案しておくと、スムーズなやり取りがしやすくなります。

なぜお願いしたいのかを伝える

「なぜその内容をお願いしたいのか」をはっきりと記載することが大切です。なぜ依頼されているのかが分からなければ相手は困惑するだけでなく、失礼な印象を抱きます。お願いする以上は理由も忘れずに明記しましょう。

できるだけ熱意を示すような内容に仕上げると、やる気が伝わって良い返事をもらいやすくなる傾向にあります。

返答期限を設ける

相手からの返答次第で次のアクションが変わってくるケースもあるので、通常は送信するお願いメールに返答期限を設けておくのが一般的です。「いつまでに返答してほしいのか」を明確に記入することで、相手にとっても「重要度の高いメール」という認識を持ってもらいやすくなります。

とはいえ、あまりにも短すぎる期間を設定したり、無理なお願いに対して返答を強要したりするメールを送るのはマナー違反です。

感謝の気持ちを添える

相手にお願いメールを送る際は、相手の立場に立った内容を心がけましょう。「依頼に応えてもらえると嬉しい」という気持ちを一つひとつ丁寧な言葉で綴り、相手に対する感謝や敬意が読んでいて伝わるような文面に仕上げることが大切です。

「恐縮ですが」「何卒よろしくお願い申し上げます」など、貴重な時間を割いてもらっていることへの謝意を示す表現も効果的です。

関連記事はこちら【例文付】ビジネスメールの返信マナーや書き方を解説

お願いメールに使いやすい表現

ここでは、お願いメールに使いやすい表現をご紹介します。

お願いをする際に使えるフレーズ8選

・〜いただけると幸いです。
・〜いただけると幸甚です。
・お願い申し上げます。
・〜いただければと存じます。
・恐れ入りますが～
・お手数をおかけしますが～
・大変勝手なお願いとは存じますが～
・ご多用の中、恐縮ではございますが～

メールの締めに使えるフレーズ6選

・ご連絡いただけますと幸いです。
・引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
・ご連絡くださいますようお願いいたします。
・ご協力いただけますと幸いです。
・ご検討下さいますようお願い申し上げます。
・早急にご返答いただけますようお願い申し上げます。

お願いしにくい相手に使えるフレーズ

取引先など相手にお願いしにくいシチュエーションで使える、さらに一歩進んだお願いメールのフレーズもいくつかあります。例えば相手から意見をもらいたい時に「ご相談させて頂ければと存じます」「ご教示願えますと幸いです」などの表現が使えます。

また、相手の意見を聞きたい時は「〇〇様のご意見をお聞かせいただけますと幸いです」「〇〇様のお知恵を拝借できますと幸甚です」など、相手の名前を呼びかける表現を使うことで好感を持ってもらいやすいメールに仕上げられます。

こんな表現はNG

相手にお願いするメールにおいて、「お願いします」「依頼します」などの表現はNGです。「お願いいたします」「ご依頼申し上げます」などの表現に言い換えましょう。

「ご確認ください」は「ご確認いただけますと幸いです」、「～してください」は「～して頂けますと幸いです」などに言い換えられます。

また、「締切厳守でお願いします」などの強い表現は使わずに、「〇〇日までにご対応頂けますと幸甚です」などの柔らかい表現を使うと良いでしょう。

お願いメールをする際の注意点

依頼やお願いメールを送るメリットとして、迅速な対応が期待できる点や、記録として残ることが挙げられます。

一方で、誤解を招く表現や相手に不快感を与える可能性があるデメリットも存在します。正確な表現と適切なマナーを心掛けることで、メリットを最大限に活用し、デメリットを最小限に抑えることが重要です。

お願いメールの例文

最後に、お願いメールにすぐ使える6つの具体的な例文をご紹介します。

請求書送付をする際の例文

講演依頼をする際の例文

アポイント依頼をする際の例文

関連記事はこちら【例文あり】商談が獲得できるアポメールの書き方とコツ

プログラムの修正依頼をする際の例文

セミナーキャンセルに伴う返金口座の確認依頼をする際の例文

領収書の再送依頼をする際の例文

まとめ

相手に具体的なアクションを促すためのお願いのメールは、ひと目で用件が分かるような簡潔で的確な文面を意識して作成しましょう。相手への感謝の気持ちも忘れずに、心遣いが伝わるような表現を織り交ぜることも重要です。

相手に好印象を持ってもらえるメールを作成できれば、依頼を受けてくれる可能性も高まります。今回ご紹介した文例も参考にしながら、相手に良い印象を与えられるようなメール作成にぜひ取り組んでみてください。