メール営業に取り組む企業では、メールでアポ打診をするも中々成果が出ないとお悩みの方も多いでしょう。
アポイントメントメールを効果的に送るためには、相手別・状況別で文章を書き分けることが大切です。
本記事では、効果的・効率的にアポが取れるメールの書き方とコツをご紹介します。

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アポとは

アポとは「アポイントメント」の略称です。
ビジネスにおいては顧客との面会や、商談などの約束を指します。

アポ獲得ができるメールの書き方

メールでアポを獲得するためには、ポイントを押さえてメールを作成することで成功率を高めることができます。

1.件名は短文でわかりやすく

件名はできるだけ短く、一目で内容がわかるよう記載します。相手は日々大量のメールを受信しており、基本的にその中で「メールを開封するか否か」は、件名の内容で判断します。よって不明瞭な件名は相手に不親切であるほか、メールを開封してもらえない恐れもあります。メールの目的を簡単に示した上で、社名（自社）あるいは氏名は必ず記載しましょう。

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2.本文は要点から書き出す

メール本文は要点から書き出し、次に詳細をまとめます。「どのような目的のメールなのか？」を冒頭の一行で伝えることが大切です。詳細は日時、所要時間、持ち物の有無などを具体的に記載します。その際、日時はこちら側から提示してください。「都合の良い日時をお教えください」というフレーズでは、日程調整におけるメールのやりとりが増えてしまいます。内容に不備、不明点があるほど、相手は日程調整を手間に感じるものです。結果的にアポを取りにくくなるため、本文の書き方には気を配りましょう。

3. 宛名と挨拶文は省略せずに記載する

ビジネスパーソンは一日に何通ものメールを受け取るため、メール本文は内容が簡潔にわかるように要点から書くことを推奨していますが、だからといって宛名やあいさつ文は省いてはいけません。

一度やり取りをしたことがある会社の場合は、

過去にやり取りがなく初めてメールを送る場合は、

といったような宛名とあいさつ文を入れるようにしましょう。

4.メールを送った経緯を書く

メールでアポを取る場合、初めての取引先だったり、相手とさほど親しくなかったりするケースが殆どです。「誰から自社のことを聞いたのか？」「なぜメールを送ったのか？」という経緯を書かなければ、相手に失礼なイメージを与えかねません。営業メールにおけるマナーとして、メールを送った経緯は必ず書きましょう。

5.顧客のメリットを記載する

どのような内容であってもアポイントを依頼するということは、相手の時間をいただく行為に変わりありません。
これを前提に、メール本文にはアポイントの時間を割いていただくことで、相手にとってはどのようなメリットがあるのかをしっかりと記載するようにしましょう。相手にとってのメリットが記載されておらず、「お時間ください」では返信をいただくことも難しいでしょう。

6. 複数の日程を提示する

アポイントの日程候補を送る場合は、相手の都合を考慮し、最低でも3つ以上の日程候補を送るようにしましょう。
また、候補日程はメールを送ってから数日後を起点にいくつか提示するのが良いでしょう。

7. 正しい敬語を使用する

誤った敬語の使い方や言葉遣いは、ビジネスパーソンとしての印象を悪くしかねません。メールであっても、敬語や言葉遣いには細心の注意を払いましょう。

8. 返信の期限を設定する

返信期限を設けることで、相手に返信を急かしているようで印象が悪いのではと思われることがあるかもしれません。
しかし、実は返信期限を明記しておくことで、メールを受け取った相手としては急いで対応が必要な内容なのか、それとも少し優先度を落としても良いのかの判断がつきやすくなります。また、期限を設けることでお断りの内容であったとしても、何かしらの返信をもらいやすくなります。

アポ獲得を目的としたメール例文

アポ獲得を目的としたメールといっても、誰に送るのかによって書くべき内容が変わりますし、送り先に合わせてメールの長さもかき分ける必要があります。いくつかのパターンにおけるメール例文をご紹介します。

新規のお客さま

初めて連絡をする新規のお客さまにメールを送る場合、警戒心を解く目的で「自分が何者なのか」「何のために連絡したのか」を冒頭で伝えましょう。また、文章表現にも細心の注意を払う必要があります。過剰すぎる敬語や接続詞、失礼な物言いがないか、送信前によく確認してください。

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過去に取引があるお客さま

過去に取引がある場合、お互いをある程度知っていることから、商談までの流れは比較的スムーズです。失礼にあたる言葉使いをしていないか、誤字脱字などをしていないか確認した上で連絡しましょう。

メール営業時の例文/短文編

短文メールは、文章量の少なさから読みやすく、読み手のスクロール回数も大きく減るのがメリットです。商品やサービスの詳細説明ができないため、商談時にお客さまとの認識のズレが生じやすくなります。短文メールは、比較的見込み確度の低い相手に対して、ご挨拶ときっかけ作りを目的に送るのがおすすめです。

• 短文メールのメリット：文章量が少ないので読みやすい
• 短文メールのデメリット：商品・サービスの詳細説明ができない

メール営業時の例文/長文編

長文メールは、初期段階で認識の擦り合わせができることから、相手から返信があればそのままアポにつながりやすいのがメリットです。ただし、文章量が多いため、しっかりと読んでもらえないこともあります。長文メールは、見込み確度の高いお客さまに対し、“ここぞ”というタイミングで送るのがおすすめです。

• 長文メールのメリット：返信がアポにつながりやすい
• 長文メールのデメリット：文章量・情報量が多いため読んでもらえない可能性がある

アポイント獲得後に送るメール例文

無事にアポを取ることに成功した後はお礼メールを送るようにしましょう。感謝の気持ちを伝えることで、会社同士の信頼関係を築くことができます。また、お礼だけではなく、日程を再調整しなければいけないことや、商談前日のリマインドなど他にもメールを送るシーンはさまざまあります。
以下に状況別のお礼メールの例文を用意したので、ぜひ参考にしてみてください。

アポイント獲得のお礼

【ポイント】
オンライン商談の場合は、本文にZOOMなどの会議URLも記載するようにしましょう。

日程変更を依頼する際のメール例文

打ち合わせ前日のリマインドメール例文

【ポイント】
オンライン商談の場合は、本文にZOOMなどの会議URLも記載するようにしましょう。

アポイント後のお礼メール【シーン別例文あり】

無事にアポイントが終わったあとは、当日のうちにお礼メールを送りましょう。
丁寧なフォローを行うことで、会社同士の信頼関係を築けるだけではなく、成約率にも影響します。

以下に状況別のお礼メールの例文を用意したので、ぜひ参考にしてみてください。

どのようなシーンでも使える基本形の例文

【ポイント】
商談時に、見積書や発注書の作成を依頼された場合は、一緒に添付して送る、もしくはいつまでに送付予定かのスケジュールを共有するようにしましょう。

事前告知なしで訪問営業に応じてくれたときに使える例文

営業時に課題をいただいたときに使える例文

メールを送る際に注意したいポイント

ここでは、メールを送る際に注意したいポイントをご紹介します。

メールの送付タイミングを考慮する

アポ取りのメールは、業務時間内に送付するのがマナーです。その中でも、メールをチェックしやすい時間帯、例えば始業のタイミングや昼休み前後などに送ると、メールの内容をしっかりと見てもらいやすくなります。

諸事情から夜間の送付になる場合、必ず「夜分遅くに失礼します」というフレーズを沿えてください。

またアポ取りの日程調整は、年末年始といった長期休暇の前後に挟まないようにします。休暇明けは大量のメールが受信ボックスに溜まり、平時よりもメールチェックの負担が増えるためです。もし長期休暇前にアポを取得した場合、休暇明けにリマインドメールを送ってフォローします。

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返信はできる限り早く行う

返信が来た場合は速やかに対応するようにしましょう。 過去にやり取りがある場合はまだしも、初めてメールを送る相手であれば、基本的に返信をもらえる確率が1％未満と言われています。
そのような中で返信があったということは、自社サービスへの関心が高いといえます。そのため、最優先で返信を行うようにしましょう。

また、メール1通１通のやり取りが今後の印象にも影響します。お断りのメールだとしても、速やかに返信をするようにしましょう。

アポ取りのメールを送った後のフォロー

アポ取りのメールを送った後にも、フォローのアクションを起こしておくと安心です。日時などの勘違いを防ぐことができ、丁寧な営業姿勢を印象づけることもできます。

プロジェクトの進捗メールやメールマガジンなど、ビジネスマンは日々膨大なメールを受信しています。せっかく送ったアポ取りのメールもその中に埋もれて、見落とされてしまうことがあります。アポ取りのメールを送った後はそのまま放置せず、電話でも送信した旨を伝えておくと丁寧です。

【フォロー電話で確認する例】
「本日、アポの日程のご相談のメールをお送りいたしました。ご確認のほどよろしくお願いいたします」

このフォロー電話ではメールを送信したことのみ伝えましょう。電話でアポの日時の確約を取り付けようとすると、押しかけるような印象を与えてしまいます。

電話をした際に相手が不在だった場合も、伝言だけにとどめておきましょう。折り返しの電話ではなくメールの返信をお願いしておくと、相手に負担をかけません。

効率的なアポ獲得にはメール×電話がおすすめ

効率的にアポイントを獲得していきたいという方には、アポイントメールを送るだけではなく、メールと電話をかけ合わせて行うのがおすすめです。
メール配信サービスを活用すると、メールを開封したかどうかといった顧客の反応がわかるので、こうした反応をきっかけに電話でのアプローチを行うのも良いでしょう。やみくもなテレアポよりも反応のあった顧客にアプローチする方が成果にもつながりやすくなります。

また、自社サイトURLや特定のページのURLを記載しておけば、クリックした人やページに来訪した人も抽出できるので、より温度感の高い顧客にアプローチすることも可能です。

メールを使った効率的な営業活動に興味のある方は以下のページをご参考ください。

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効果的なメール営業でお客さまとの“きっかけ作り”を

メール営業では、「一度話をしてみたい」と思ってもらえるよう、相手や状況に合わせた工夫をすることが大切です。今回ご紹介したメールの書き分け方や例文を参考に、魅力的に感じる文章を考えてみてください。
なお、メール営業の業務を効率化するためには、よく使う文をテンプレートとして登録するなど便利な機能がそろったメール配信ツールを使うのもおすすめです。