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初めての相手に送る挨拶メールの書き方|開封&返信されるコツや例文も紹介

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初めての相手に送る挨拶メールの書き方|開封&返信されるコツや例文も紹介

仕事上、初めての相手にメールを送るシーンは多いでしょう。
初めての相手だからこそ、印象を損ねないメールを作成することが大切です。
本記事では、初めての相手にメールを送る際のポイントや、シチュエーション別の例文をご紹介します。

目次

    関連記事はこちら新人社員は要チェック!ビジネスメールのマナーと注意点

    初めての相手にメールを送るときのポイント

    初めての相手にメールを送る際、作成時のポイントや注意点をご紹介します。

    件名は簡潔でわかりやすい内容に

    メールで最初に目にする「件名」は、開封や返信率に大きく影響します。メールの件名を一目見た際に、どのような内容なのか伝わらない、特に目を引く文言が記されていない件名だと見逃されたり、後回しにされることもあります。例えば、会議に関するメールの場合、「明日の会議について」という記載だけで送信したとしましょう。これでは、明日は何月何日なのか、何の会議なのか、そもそも会議の何を伝えるためのメールなのかが全く伝わりません。

    相手が一目見て大まかな内容を確認できるよう、簡潔でわかりやすい件名を設定しましょう。

    また、メールの件名を見たときに、すぐに判別がつくように件名に会社名(+自分の名前)、要件を含めるのもいいでしょう。

    ▼内容がわかりやすい件名の例
    「第3回○○セミナー開催と詳細につきまして」
    「○○交流会のご案内と参加可否について 期日○/○」
    「9月25日の○○会議の詳細資料(営業部○○)」
    「○○案件打ち合わせのお礼(営業部○○)」
    「【お知らせ】会議室利用申請の変更について」
    「【○○様】ご質問いただいた件へのご回答です(担当○○)」

    【ご挨拶】株式会社△△の〇〇(名前)です

    担当者変更のお知らせ【株式会社△△ 〇〇〇〇(名前)】

    自分が何者か名乗る

    どのようなメールでも大切なことですが、初めてのメールでは必ず自分の名前を名乗りましょう。名前を名乗らずに初めてのメールを送ってしまうと、相手はメールの送り主が何者なのかわからないため、不信感を抱かせる原因になります。
    名前だけでなく、企業名や所属部門などの所属先をはっきりさせることで相手に安心してメールを読んでもらえるようになります。

    用件を簡潔に伝える

    簡潔にすべきは件名だけではありません。

    メールの文面も、要点を押さえた読みやすい内容を心がけましょう。送られてきたメールが読みにくいと、相手が内容をうまく汲み取れなかったり最後まで読むことを苦痛に感じたりする可能性があります。

    簡潔といっても、ただ短くすれば良いわけではありません。メールを送った経緯や目的など、相手にメールの内容を理解してもらう上で必要な情報を端的にまとめるようにしましょう。

    一方的に自分が伝えたいことを並べるのではなく、一度立ち止まって「この文面で言いたいことが相手に伝わるだろうか?」と振り返ってから送信することが大切です。

    5W2Hを意識する

    メールを送った経緯や目的を一文程度で記載して、本題を伝えていきましょう。

    ・××日に開催する〇〇のご案内をお送りいたします。

    ・前任者の〇〇に代わり、後任として私〇〇が担当させていただくことになりました。
    本文を記載するときは5W(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ)、2H(どのように、いくら)を意識すると読み手も要点をすばやく抑えることができます。

    件名と内容に相違がないか注意する

    複数の人に対してのメール作成を同時に行う場合、テンプレートや本文の引用を行うと効率よく作成することができます。しかし、不注意によって件名と本文の内容にズレが生じてしまうことがあります。

    特に、前に送信したメールや返信メールを引用すると、本文は変更したのに件名は変えずにそのまま送信してしまうケースもありますので、注意しましょう。

    誤字・脱字や言葉遣いに注意する

    完成したメールはすぐに送信せず、誤字・脱字がないかどうかをチェックしてから送信しましょう。

    最初に「この人は誤字や脱字をチェックしないだらしのない人だ」と思われてしまうと、相手が自分にマイナスの印象を抱いた状態から関係性がスタートしてしまいます。加えて、失礼な言葉遣いになっていないかどうかも併せて確認しておきましょう。

    使用するキーワードに注意

    受信したメールの中には、【重要】や【緊急】のワードが件名の冒頭に含まれているものを目にすることがあります。これはメール確認の優先度が高く、相手に早く開封・返信を促す際に用いられます。

    ただ、実際にメール本文の内容を確認したとき、さほど重要性や緊急性が感じられないこともあります。そのような場合、相手に不快感を与え、信頼性を下げかねません。

    期日が迫っていて、すぐに確認してほしい用件でない限りは、使用を控えましょう。

    機種依存文字は使用しない

    意外と気がつかずに使用してしまう機種依存文字ですが、PCの環境によっては正しく表示されず、文字化けし、判読できない文字に変換されることがありますので注意しましょう。

    関連記事はこちら環境依存文字(機種依存文字)の一覧と文字化け防止方法

    最後は締め・結びのあいさつを入れる

    本文の終わりには、メールの内容に合わせて締めや結びのあいさつを入れましょう。例えば、何かをお願い・依頼する内容の場合は、

    ・お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
    ・ご検討のほどよろしくお願いいたします。

    といった表現を加えると、より丁寧な印象になります。

    初めての相手だからこそ、ファーストインプレッションが大切です。特にメールでは、テキストが印象を左右するため、最初と最後のあいさつには注意しましょう。

    署名を設定する

    メールの最後には、自動で署名が入るように設定しておきましょう。

    署名には、会社名や部署名、自分の名前、電話番号、自分のメールアドレスなどの記載が一般的です。こちらの情報をきちんと明記しておくことで、相手が折り返す際にスムーズな連絡ができるようになります。

    関連記事はこちらメールの署名デザインテンプレート15選!作成から設定方法も詳しく紹介

    初めてのメールの挨拶は「初めまして」で良い?

    一般的に、初めてメールを送る相手への本文の書き出しは「お世話になっております」という表現を使用しません。そのため、初めてのメールの挨拶は「初めまして」で良いのだろうかと悩む方も多いでしょう。

    メールの挨拶に「初めまして」を使えるかどうかは、相手との関係性や宛先によって異なります。取引先に初めてのメールを送る場合は、「初めてご連絡させていただきます」や「突然のメールでのご連絡失礼いたします」などの書き出しを使うことをおすすめします。面識のない相手からの突然のメールであることを詫びる表現を入れると親切です。

    ただし、社内宛てのメールの場合、他の社員から業務を引き継いだ際などには初めての相手へのメールであっても「お世話になっております」と使うことがあります。そのほかに、取引先に対して担当者変更の連絡や新入社員が社員に入社の挨拶メールを送るような場合には「初めまして」という挨拶を使っても問題ありません。

    シチュエーション別初めての相手へのメール例文

    ここからは、シチュエーション別に初めての相手にメールを送るときに使える例文をご紹介します。

    挨拶メール

    作成のポイント

    挨拶メールにおいても、件名と本文は簡潔にまとめるよう心がけましょう。長々と書かれたメールの開封は後回しにされてしまう場合もありますし、相手の手間を取らせないためにもわかりやすくまとめることが大切です。

    また、敬語や「てにをは」の使い方に間違いがないか、送信前に再度確認することも大事です。せっかく内容がまとまっていても誤字や誤用によって、相手に不快感を与えてしまうかもしれません。

    できれば自分の目線からの確認だけで終わらせるのではなく、同僚や先輩などに客観的な目線で確認してもらってから送信することをおすすめします。

    例文
    突然のご連絡で失礼致します。
    この度、○○株式会社の △△様よりご紹介いただきメールさせていただきました。
    □□株式会社 ××部にて営業を担当しております、〇〇と申します。

    △△様より、弊社で取り扱っておりますサービスにつきまして
    貴社がご興味を持っていただいているとお伺いしました。
    つきましては、貴社のご状況をお聞きしながら、
    弊社のサービスの詳細や導入におけるメリット・費用などをご説明させていただきたいのですが、いかかでしょうか。
    貴社に直接お伺いしたいと思っておりますので、早速ではございますが、下記の日程の中でご都合はいかがでしょうか?
    ご検討のほどよろしくお願い致します。

    お礼メール

    作成のポイント

    件名に書いた内容を中心に、あまり長くなりすぎないように感謝の言葉をまとめましょう。送るタイミングはなるべく早いほうが丁寧な印象を与えます。

    しかしスピードを優先するあまりテンプレートのような表現にすると、効果が半減してしまいます。訪問や打ち合わせの中で出た話題などを簡潔に織り交ぜると、「自分のために時間を割いて書いてくれたメールなのだ」と受け取ってもらえるためおすすめです。

    なお、スピード感は重視するがゆえに「取り急ぎ」というフレーズを使用するケースがありますが、「とりあえず送ったのか」という意味に受け取られる場合もあるので基本的には避けるようにしましょう。

    例文
    お世話になっております。
    □□株式会社の〇〇です。
    本日はご多用の中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
    △△様より伺いましたご要望を取り入れながら、
    あらためて今後のスケジュールをご提案させていただきます。
    もし、ご不明な点や変更点などがございましたら、
    私まで遠慮なくご連絡いただければ幸いです。
    今後とも何卒、よろしくお願いいたします。

    お詫びメール

    作成のポイント

    何の件でお詫びをするのか、見てすぐにわかる件名の作成を心がけましょう。前提として自分のミスで相手の貴重な時間をいただくことを念頭におき、できる限り早急に送信することが大切です。

    例文
    お世話になっております。
    □□株式会社の〇〇です。
    先日注文を頂いた受注番号「xx-xxxx」の件ですが、
    弊社にて確認漏れがあり、発送手続きが行われておりませんでした。
    つきましては、〇月〇日に発送を完了し、納品日が〇日頃となる見込みです。
    この度はご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
    今後はこのような事態が起きないように、再発防止に取り組んでまいります。
    何卒、よろしくお願いいたします。

    質問・問い合わせメール

    作成のポイント

    具体的に「何を問い合わせたいのか」を記載した、わかりやすい件名を設定します。具体的には、「〇〇の件でお伺い」「【お問い合わせ】〇〇の件」「〇〇について教えてください」などと記載すると良いでしょう。クレームの場合でも、怒り口調ではなく柔らかい表現を心がけることが大切です。

    例文
    突然のご連絡失礼いたします。
    ◯◯株式会社の△△と申します。
    弊社では現在、〇〇という課題を抱えており、解決できるソリューションを探しております。
    そこで、貴社の製品に関して質問したいことがございます。
    1.xxxx~
    2.xxxx~
    以上です。
    お忙しい中お手数ではございますが、ご回答頂けますと幸いです。
    よろしくお願い致します。

    担当者変更のメール

    作成のポイント

    担当者変更が決定した場合には、前任者が担当者変更メールを送った後に、後任者から挨拶のメールを送ると良いでしょう。その際には後任担当者の基本情報などもきちんと伝えることを意識します。どのような事情であれ、相手に安心感を与えるような引継ぎのメール文面になっているかを確認してください。

    例文
    株式会社◯◯
    □□部 部長
    ●●様

    初めてご連絡いたします。
    株式会社△△ ■■部の ▲▲と申します。

    この度、前任の◆◆に代わって貴社の担当として着任いたしましたため、
    ご挨拶をさせていただきたくご連絡いたしました。

    一日も早く貴社のお役に立てるよう、誠心誠意努めてまいりますので、
    ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

    取り急ぎ、メールにて失礼いたします。
    近日中にご挨拶に伺います。

    どうぞよろしくお願いいたします。

    アポイントメール

    作成のポイント

    事前に顧客理解を深め、簡潔に本文を書くことが重要です。なぜメール送付にいたったのか、お客様にとってのメリットは何か、数字や箇条書きを用いて、視覚性と具体性を高めると有効です。

    例文
    件名:▲▲(商品名、ツール名)のご案内【株式会社□□ ○○(名前)】
    本文:
    株式会社■■
    ××部 ○○様
    突然のご連絡失礼いたします。

    私、株式会社□□ ××部(所属先の部署名)の○○(自分の名前)と申します。
    弊社は××の事業者様に向けて、▲▲というサービスを展開しております。

    突然のご連絡で恐縮ではございますが、貴社のホームページを拝見し、弊社サービスをご活用いただけるのではないかと考えております。
    弊社サービスの〇〇により品質の向上、改善が〇%達成されている事例もあり、貴社の~にも必ずお役立ていただけるものと確信いたしております。
    つきましては、ぜひとも一度貴社へ直接ご説明させていただければと思います。

    ご多忙のところ誠に恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
    (署名)

    関連記事はこちら【例文あり】商談が獲得できるアポメールの書き方とコツ

    作成のポイントを押さえて開封率&返信率アップにつなげよう

    初めての相手にメールを送る際のポイントとシチュエーション別の例文をご紹介しました。
    メールから良い信頼関係を築くためにも、丁寧な対応が大切です。
    挨拶や表現に気を付けるだけでなく、内容がわかりやすい件名、簡潔な本文を心掛けてメールを作成することで、開封や返信率アップも期待できます。

    本記事で紹介したポイントを抑えて、メールを送ってみてください。

    関連記事はこちらビジネスメールの書き方まとめ | 書き出しのコツや定型文も紹介

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    記事執筆者 大塚 陽生紹介
    大塚 陽生著者大塚 陽生のtwitterへのリンク
    株式会社ラクス 配配メール事業部 企画課
    オンラインマーケティングチーム

    広告代理店の営業&ウェブ広告の運用担当として6年間従事し、2019年4月ラクス入社。オンラインマーケティングチームに所属し広告運用や営業メールの運用を担当。メルラボでは、主に自身のメール配信実績をもとにした記事を作成。

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