営業メールを活用すると、社内にいながらお互いの時間や場所を調整することなくアプローチできます。
とはいえ送信したメールの開封率が低かったり、なかなかアポにつながらないとお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、営業メールで商談を獲得するためのポイントや営業メールに使える例文・テンプレート、営業効率アップが期待できるメール配信ツールの紹介をいたします。

営業メールの特徴

営業メールとは、メールで営業活動を行う手法のことです。

営業メールでの新規開拓や商談獲得は、工夫次第で効率的に成果を得ることができると言われていますが、対面の営業とは違ったメリットやデメリットが発生します。 効率よく営業メールを活用して効果をアップさせる３つのポイントやメリット・デメリットをおさえておきましょう。

メリット

営業メールのメリットは、お互いの時間や場所を調整する必要がなくこちらのタイミングでアクションを行えることです。また、受け取る側も自身のタイミングでメールを開いて確認するので、相手の時間を確保する必要がありません。そのため、通常の営業活動よりも比較的動きやすいところも魅力的です。

その他にもいくつかのメリットがありますのでピックアップしてご紹介します。

テキストに残る

メールはテキストという形で送った内容が双方に残るため、あとで内容を再確認することができます。メールの内容が双方の意思の証明にもなるので、トラブルが発生した場合にはメールの内容をもとに対処できます。
電話と比較すると少し手間がかかるというイメージがあるかもしれませんが、コミュニケーションと記録に残すという作業を同時に行っていると考えれば、効率が良いと言えます。

直接アプローチできる確率が高い

前述の通り、メールは受け取る側も自分のタイミングで確認できるため、十分に内容を吟味した上で検討してもらえる可能性が高くなります。つまり直接アプローチできる確率が高くなると言えます。
インターネットが普及した今日ではウェブ広告などターゲットへのさまざまなアプローチの方法がありますが、メールであれば個別に確実なアプローチができます。これもメールによる営業の大きなメリットのひとつです。

デメリット

営業メールには、メリットだけではなくデメリットも存在します。いくつかのポイントに分けて具体的にご紹介しましょう。

開封率が低い

営業メールの一番のデメリットは「メールが必ず読まれるわけではない」というところです。誰もが毎日多くのメールを受け取っています。そのため、優先度が低いと判断されたメールは後回しにされ、そもそも開封されないこともあります。これらの対策としてタイトルを工夫するなど、開封率を上げるための工夫が必要不可欠になります。

送付しすぎは信用問題になりかねない

メールは配信すればするほど効果が出るとは言い切れません。反対に、送付しすぎることにより信用を失う可能性もあります。特に相手が必要としていないコンテンツや広告メールなどを大量に配信すると、相手から悪い印象を受ける原因になります。
メールを使って営業を行う際には相手の求めている情報やコンテンツを的確に分析した上で、適切な配信を行うことが求められます。

営業メールはメール作成時に工夫したり配信ツールを活用したりすると、デメリットを解消できます。効果を高めて効率よく営業活動を行えるように、これから紹介する「営業メールを作成する際のポイント」はおさえておきましょう。

営業メールで新規開拓する前にKPIを設定する

やみくもに新規営業を続けても、期待通りの成果が上がっているかどうかは可視化しにくいものです。営業メールで新規開拓を開始する前にはKPIを設定し、指標を把握しておくことが大切です。

営業メールで設定されるKPIの指標には、ユーザーが商品の購入や会員登録などの具体的なアクションを起こした数を計測する「CV（コンバージョン数）」やメールが実際に開封された数を表す「開封数」、本文中のURLがクリックされた数を表す「クリック数」などが設定されます。加えてメールの配信数や、総配信数に対してどの程度のユーザーに届いたのかを計測する「到達数」も用いられやすい指標のひとつです。

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営業メールの効果をあげる作成と送信のポイント

営業メールの効果を上げるためには、「5つのポイント」を知っておく必要があります。メールを作成する際にポイントを意識したメールを作成して送ることができれば、営業メールの効果がアップして、さまざまなビジネスチャンスにつながることが期待できます。

1.開封率を上げるタイトルを意識

営業メールは、開封をしてもらい中身に目を通してもらって初めて効果を発揮します。しかし、営業メールを送る相手のビジネスマンは、毎日大量のメールを受信箱に溜めている方も多いのではないでしょうか。
このメールの山から自身が送ったメールに興味を示してもらうためには「タイトル」の工夫は必須です。タイトルには読み手が求めている情報を含めて、すぐに理解できる長さに収めることを意識してみてください。
開封率を上げるためにはタイトルの工夫以外にも、フォローアップを忘れずに行うことによってメールを開封してくれる確率は各段に上がります。

件名のインパクトも開封率に大きく影響します。商品広告などをみて「インパクトあるキャッチコピーに惹かれて、思わずクリックしてしまった」という経験をお持ちの方も多いでしょう。メールの件名・タイトルも同様です。メールタイトルは短くまとめる必要がありますが、その中にインパクトの強い単語が含まれているだけでも興味を惹くことができます。
インパクトを持たせる単語の位置も重要です。メールは絶対に開かなければならないものというわけではありませんので、開封するかどうかの判断にはそれほど時間はかけられません。場合によっては最初の数文字だけで読むかどうかを判断されるケースもありますので、できるだけタイトルの前半にインパクトある単語を入れるようにしましょう。

もちろん、インパクトだけを意識しすぎるとメールの本来の目的が薄れてしまいますのでやりすぎは禁物です。あくまでメールを読む側の目線に立って、開きたくなる言葉選びを意識してみましょう。それだけでメールの開封率をアップすることができます。

2.素早く内容を理解させる本文作成

次は、開封後にメールを読んでもらうためのポイントを紹介します。先ほど、営業メールは実際に顔を合わせてやり取りをするわけではないので、相手の時間を確保しなくても良いとお伝えしました。
しかし、正確にはメールを読む時間は最低限いただかなくてはいけません。相手は数多くのメールを受け取るため、冒頭が回りくどい文章で分かりにくく書いてあると、その時点で読むことをやめてしまう可能性があります。伝えたい内容はできるだけ分かりやすく簡潔にまとめることを意識しながら作成しましょう。
また、「メールの目的」や「読んだあとにどのようなアクションを起こしてほしいか」などを明確に記し、メールを受け取った側が次の行動を取りやすくなるような工夫も必要です。

3.印象を良くする対応姿勢を持とう

次に、電話でのやり取りや直接顔を合わせたやり取りにつなげるために、営業メールで良い印象を抱いてもらうポイントを紹介します。

営業メールで良い印象を得るために大切なことは「親しみやすい文章」と「こまめな返信」です。文章を作成する際は、フォーマルな書き方で失礼ないように書くというイメージを持っている人が多いのですが、フォーマルになりすぎると相手から固くなりぎこちないという印象を持たれる可能性があります。少しだけカジュアルさも混ぜて親しみやすさを演出してみるといいでしょう。

また、「話を聞いてもいいかも」「この企業なら大丈夫そうだ」と思われるためには、いただいたメールの返信には必ず24時間以内に行うように心がけてください。返信が早いと、相手は丁寧に対応してくれるところという印象を抱くため次のステップに進みやすくなります。

4.お客様が必要なタイミングで送付

ここまで作成に関してのポイントを解説いたしましたが、送信のタイミングも重要なポイントです。いくら魅力的な件名や本文にて営業メールを作成していてもお客様が必要としていなければ求める反応が起こることはありません。
新規開拓が目的の場合、相手の情報が不足していることがほとんどですので、調査して得られる情報をもとに興味関心が高まるタイミングを捉えていきます。例えば会社サイトに掲載されている決算月は参考になる情報のひとつです。
既存顧客へ営業メールを送る場合は事前のアプローチで検討を開始する時期や現ツールの契約更新月をヒアリングしておくのがよいでしょう。

5.適切な頻度で送る

営業メールは使い方によっては一斉配信にて効率よくアプローチすることができるため、反応があるまで何度も送ってしまうこともあります。これは相手にとっては非常に迷惑です。最悪の場合、配信停止が増加してしまう恐れがあるため、短くても3ヶ月程度は間隔を空けて送信しましょう。

営業メールで気を付けるべき5つの注意点

営業メールの効果をアップさせる5つのポイントを紹介いたしましたが、ポイントと併せてメール作成時に気をつけなければいけない注意点も把握しておきましょう。

自社ドメインを取得して営業メールを送る

フリーメールを使うよりも自社ドメインのメールの方が会社の信頼性が増します。また、会社名が相手の目に触れる機会も多くなるため、印象に残しやすいというメリットがあります。営業メールに力をいれていく場合は、早めに自社ドメインを取得するのがおすすめです。

誤字脱字・文字化けに気をつけよう

メールの中で文字化けを起こしていると、受け取った相手は読む気をなくしてしまいます。また、文字化けをしているメールはなんとなく内容が分かっても不確かな情報になるので、相手からの返信がもらえる確率は下がります。
機種依存文字や特殊な記号、普段の生活で使うことがない漢字はなるべく使わないように意識しましょう。

資料を添付する場合は圧縮ファイルなどにしてデータを軽くする

資料を添付する際に、容量が大きなデータをのせると相手が受信できない場合があり、そもそもメールが届かないというトラブルが発生することがあります。容量が大きなデータはそのまま添付するのではなく、予め圧縮ファイルにしたりデータ転送サービスを活用したりするようにしましょう。

機種依存文字と特殊記号は使わない

営業メールを送る際は、機種依存文字と特殊記号を避けることが大切です。機種依存・特殊文字は文字化けを引き起こしてしまうリスクがあり、せっかく送ったメールを相手に読んでもらえない可能性が高まるためです。

文字化けによってメールを読んでもらえないと機会損失につながるだけでなく、自社に対する信頼性の低下を招くおそれもあるため、「読んでもらえるメール」を送ることを心がけましょう。

候補日は複数提案する

商談を申し入れる際は、必ず複数の候補日を提案することが大切です。例えば「下記の3つの候補日でしたらどの日程がご都合よろしいでしょうか」などと尋ねることで、選択肢が増えて商談を受け入れてもらいやすくなります。

営業メール送信後の商談に結びつけるためのポイント

営業メールを実際に商談に結びつけるためには、次の3つのポイントを意識して送信後の対応を行いましょう。

返信が来たらすぐに対応

メールの内容を充実させることは大切ですが、内容にこだわるあまり返信が遅くなりすぎないように注意する必要があります。返信がないと「届いていないのかもしれない」「対応が遅い」と感じさせて不安やストレスを与える原因になるため、可能な限り短時間で相手の求める情報を届けることを意識しましょう。すぐに回答するのが難しい内容であれば「現在確認中です」などと状況を伝えるメールを送信しておくことで、相手に無用な不安を抱かせずに済みます。

効果分析

営業メールの効果が出ているかどうかを定期的に確認して改善に繋げる「効果分析」も重要です。開封率やコンバージョン率などの具体的な指標を参考にして、期待通りの成果が出ているかを十分に検証しましょう。
タイトルの付け方ひとつで大幅に開封率がアップする事例も少なくなく、トライ＆エラーを繰り返すことで理想の営業メールに近づきます。

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商談までに現状のヒアリングをする

商談までに相手がどのような課題を抱えているのかについてのヒアリングを行い、ニーズに合った提案ができる状態を整えておきましょう。万全の準備が整っていれば、スムーズに成約につながる可能性も高まります。

営業メールのテンプレート

ここまで、営業メールを送る際のポイントや注意点をお伝えしてきました。これらを踏まえて、困った時に使える営業メールのテンプレートをいくつかご紹介します。読みやすく簡潔な件名と、印象の良い文章を心がけてメールを書きましょう。

営業アポメールの例

新規アポメールの例

営業商品提案メールの例文

営業に関するお礼メールの例文

セミナー開催お知らせメールの例文

リマインドメールの例文

営業メールの成功事例

弊社の配配メール事業部において営業メールの送付によってアポが効率的に獲得できた事例を紹介します。

時候の挨拶

年末年始や暑中見舞い、年度の変わり目などに時候の挨拶としてメールにて連絡することがあるかと思います。配配メール事業部ももれなく送付していたのですが、この時候の挨拶メールに少し営業要素を加えたことにより、お客様に電話する機会が生まれ、結果的にアポイントにつながりました。

実際に送ったメール文

更新した情報の共有をメインとしたアポイント打診

商材にもよりますが、だいたい3ヶ月～半年経過すれば商材に関する情報が更新されるケースが少なからずあります。その更新された情報の共有をメインとしてアポイントを打診することで相手のアポイントへのハードルが下がり、効率的なアポイント獲得につながりました。

実際に送ったメール文

営業メールの効率をアップさせるメール配信サービス

ここまで、営業メールの効果をアップさせるためのポイントや注意点について説明、テンプレートのご紹介もいたしましたが、メール配信ツールを活用することで効率をアップさせることもできます。そこで、メールを送る際に便利なメール配信ツールの機能をいくつか紹介します。

顧客管理機能

顧客リストを作成することができるため、データの管理が楽になります。また、既に保管している顧客のメールアドレスもCSVファイルを使用すると一括で登録することが可能なサービスもあるため、一から登録をする必要もありません。

テンプレート登録機能

営業メールを作成する際に、冒頭の書き出し部分や署名部分の文章を固定にしている方も多いでしょう。メール配信ツールの機能には、繰り返しよく使う文面をテンプレートとして登録することができるので、作成スピードを上げることができます。

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メールを開封した顧客を確認する機能

メールを開封した相手と開封していない相手をそれぞれ抽出することができる機能です。開封しているかどうかで、送るフォローメールの内容を変えた施策を取る時に役立ちます。

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フォローメールの自動化

返信が来ない相手にもフォローメールを送ることは大切です。しかし、複数の人にメールを送っている場合、誰に何回目のフォローメールを送ったか把握するのはとても大変です。そこでステップメールなどの機能を活用してフォローメールを自動化する取り組みを行えば、営業メールの効率は大きくアップするでしょう。

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営業の効果と効率を高めるポイントとメールツールをおさえよう

営業メールはメールの内容を工夫し適切なメール配信ツールを使用すれば、手間を抑えながら高い効果を得ることができます。
メールでの営業の効果・効率を上げたいと考えている人は、今回紹介した「効果をアップさせるポイント」と「効率をアップさせるメール配信ツールの活用」を試してみてはいかがでしょうか。

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