メール・メルマガ配信サービスの【配配メール】ホーム > メール・メルマガ配信コラム > メールを誤送信してしまった!?正しいお詫びの伝え方と対処法

メールを誤送信してしまった!?正しいお詫びの伝え方と対処法

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

会社では重要なやりとりをメールで行うことが多くあります。しかし、メールは人の手によって送信するため、間違えた内容で送信してしまう可能性があります。そのため、誤送信をした際の対処法やお詫びのメール作成は、しっかりと身につけておきましょう。

誤送信が発覚した場合は迅速な対処が必須!

メールは送信ボタンを押すと、すぐに相手に届く便利なツールです。しかし、その便利さゆえに少しの操作ミスが誤送信へと発展する可能性もあります。会社でもメールを利用して、重要なやりとりを行っている人は多いと思いますが、誤った内容のメールを送ってしまった際の対処法もしっかりと身につけておきましょう。

誤送信は電話でお詫びをする

仕事中にメールの誤送信をしてしまった際は、迅速に「電話」で報告と謝罪をすることがマナーです。再度修正のメールを送るのも大切ですが、メールの誤送信は情報管理の観点からみても致命的なミスです。送ってしまった内容が機密情報だったり、他の顧客の個人情報だったりする場合は、情報漏えいにあたります。事の重大さをみても、謝罪をメールで済ませるのではなく、しっかりと電話をして謝罪とメールの削除を依頼しましょう。

電話がつながらない場合

送信先との連絡がつかない場合は、電話で報告をする前に誤送信したメールが開封されてしまう恐れがあります。そのため、先に「【重要】メール内容誤記のお詫び」などのタイトルで、謝罪と併せてメールを開封せずに削除してほしい旨を伝えておくようにしましょう。

ミスの内容ごとで謝罪メールのパターンは変わる

メールを送信する際に、間違えないようにしっかりと確認しなければいけない点は「宛先・内容・添付ファイル」の3つあります。誤送信をした際は、この3つの中でどのポイントを間違えたかで、お詫びメールの内容が変わってきます。そのため、パターンごとの例文を紹介するので参考にしてください。

1.【宛先をミスした場合】

送る相手を間違えてメールを送信してしまった場合は、顧客との機密情報が他に知られてしまう問題があります。そのため、誤送信したメールを開封せずに、削除してほしい旨をしっかりと伝えて謝罪をしなければいけません。

件名
【緊急】誤送信のお詫び
本文
株式会社〇〇 営業担当〇〇様

いつもお世話になっております。△△会社の●●と申します。先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、宛先の入力ミスで〇〇様にお送りしてしまいました。
確認不足により、誤ってメールを送信してしまいましたこと、お詫び申し上げます。
--------------------------------
送信時:2018/01/01/10:45
差出人:〇〇〇〇
件 名:新商品の打ち合わせ日時について
--------------------------------
お忙しい所大変恐縮ではございますが、上記のメールを開封せずに削除していただけますと幸いです。
こちらの不手際により、お手数をおかけしてしまいまして誠に申し訳ございません。
今後同様の問題が起きないよう、送信前に宛先を他の人と一緒にチェックする事を義務化し、ミスを防止する環境を強化いたしました。
改めて、この度は誠に申し訳ございませんでした。今後ともよろしくお願いいたします。

2.【本文に記載する内容をミスした場合】

送信先は間違えていなかったが、本文の内容が誤っている場合は、相手を混乱させてしまう可能性があるため、早急に誤送信である旨の説明と謝罪を行うようにしましょう。

件名
【お詫び】先ほどのメールの内容が誤っていた件につきまして
本文
株式会社〇〇 営業担当〇〇様

いつもお世話になっております。△△会社の●●と申します。
先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、内容が誤った状態で送信してしまったものでございます。
混乱を招いてしまいまして誠に申し訳ございません。
--------------------------------
送信時:2018/01/01/10:45
差出人:〇〇〇〇
件 名:新商品の打ち合わせ日時について
--------------------------------
また、こちらからのお願いとなりまして恐縮ではございますが、上記のメールを開封せずに削除していただけますと幸いです。お忙しい中お手数をおかけいたしました事、深くお詫び申し上げます。
今後は二度と同じミスを行わないように、送信前の内容の見直しを徹底して十分注意いたします。
この度は、お忙しい所混乱を招くメールを送ってしまい誠に申し訳ございません。5
今後ともよろしくお願いいたします。

3.【添付するファイルをミスした場合】

メールを送る際には、資料などを添付して送信することがあります。その際に、添付したタイトルのミスや添付ファイルの選択ミスなどが発生した場合は、迅速にファイルの削除依頼を行い、正しいファイルを送るようにしましょう。

件名
【お詫び】添付ファイル誤送信について
本文
株式会社〇〇 営業担当〇〇様

いつもお世話になっております。△△会社の●●と申します。
先ほどお送りいたしました「件名:〇〇」に添付しておりました「ファイル名●●」は、誤って添付したものでございます。誠に申し訳ございません。
正しい内容のファイルに関しましてはこちらのメールに添付しておりますため、上記の添付ファイル「ファイル名●●」は削除していただけますと幸いです。お忙しい中お手数をおかけいたしました事、深くお詫び申し上げます。
今後は二度と同じミスを行わないように、送信前の添付ファイルチェックを徹底して行っていく所存でございますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

メール配信ソフトで業務を効率化

送り先が少数であれば、一般的なメールソフトを利用してBCCで多くの相手に送ることも可能です。ただし、操作ミスで宛先をCCに入れて送信し、ユーザー情報が流出する可能性があります。このようなリスクを回避し、送信作業を効率化するために、メール配信ソフトが利用されています。

お詫びをする際に大切な4つの事

メールの誤送信は、内容によっては顧客との関係が崩れてしまう深刻な問題になる可能性があります。そのため、謝罪の電話とメールはしっかりと行わなければいけません。そこで、関係を崩さないために、お詫びをする上で大切な4つのポイントを押さえるようにしましょう。

1.迅速な対応

誤送信によるミスは、迅速な対応をすることで被害を最小限におさめることができる場合があります。送ってしまったものを取り消すことはできないため、早急に謝罪と報告を行い、相手にメールの削除対応をお願いすることが最初に行うべき対応です。

2.どういった内容のミスをしたのかを説明

メールや電話で謝罪をする際に、どのような内容でミスをしたのかの説明をせずに「間違ったので削除してください」だけでは誠実さに欠けます。しっかりと「添付ファイルが誤っていた」や「本文の内容に間違いがあった」旨を記載した上で、謝罪と削除依頼をお願いしましょう。

3.経緯や発生理由の説明

どのような経緯で誤送信をしてしまったのか、発生した理由なども説明することで、次の「4.再発防止対策の提示」の内容の意図が分かりやすくなります。誤送信はチェック漏れや操作ミスなどの様々な理由で発生するため、しっかりと原因を把握しているという姿勢をみせるためにも「経緯や発生理由の説明」は大切なポイントになります。

4.再発防止対策の提示

誤送信は、情報漏えいにつながる恐れがある重大なミスです。今回は問題にならずに済んでも今後同じようなミスを繰り返していると、信頼を失い大きな損害につながる恐れがあります。そのため、しっかりと再発防止をするという姿勢をみせる必要があります。誤送信までの経緯などを確認し、同じミスを起こさないために必要な対応策を考えて伝えるようにしましょう。

ミスが発覚した際は、自分の過ちを認め謝罪をすることが一番大切です。信頼関係を崩さないためにも、誠意ある対応と謝罪をしましょう。

メールの誤送信は迅速な対処と誠意ある対応が大切!

メールの誤送信は、ほとんどがヒューマンエラーの原因で発生するミスです。100%防ぐことは難しいですが、「デスクトップをキレイにする」「メールアドレスの管理をしっかりと行う」「送信時に第三者がチェックをしなければ送信ができない機能の導入」など、様々な対策を行うことでミスの確率を最低限にまで下げることができます。しかし、思いもよらない操作ミスなどで誤送信をしてしまう可能性もあるため、誤送信をしてしまった際に迅速に行わないといけない対処法や、誠意ある対応が大切であることも頭に入れておくようにしましょう。

お役立ちコラム一覧はこちらから

何度送っても定額だから安心

配配メール関連サイト情報

何度配信しても定額のメール・メルマガ配信サービスは「配配メール」

  • OEM
  • メルラボ
  • クルメル
  • メールディーラー
  • ビジネスパートナー
  • Pマーク