お役立ちコラム

メールを誤送信してしまった!?間違えて送ってしまったときの正しいお詫びの伝え方

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
メールを誤送信してしまった!?間違えて送ってしまったときの正しいお詫びの伝え方

会社では重要なやりとりをメールで行うことが多くあります。しかし、メールは人の手によって送信するため、間違えた内容で送信してしまう可能性があります。そのため、誤送信をした際の対処法やお詫びのメール作成について身につけておきましょう。

誤送信が発覚した場合は迅速な対処が必須!

メールは送信ボタンを押すと、すぐに相手に届く便利なツールです。しかし、その便利さゆえに少しの操作ミスが誤送信へと発展する可能性もあります。会社でもメールを利用して、重要なやりとりを行っている人は多いと思いますが、誤った内容のメールを送ってしまった際の対処法もしっかりと身につけておきましょう。

誤送信は電話でお詫びをする

仕事中にメールの誤送信をしてしまった際は、迅速に「電話」で報告と謝罪をするのがマナーです。再度修正のメールを送ることも大切ですが、メールの誤送信は情報管理の観点からみても致命的なミスです。送ってしまった内容が機密情報だったり、他の顧客の個人情報だったりする場合は、情報漏洩にあたります。事の重大さをみても、謝罪をメールで済ませるのではなく、電話をして謝罪とメールの削除を依頼しましょう。

電話がつながらない場合

送信先との連絡がつかない場合は、電話で報告をする前に誤送信したメールが開封されてしまう恐れがあります。そのため、先に「【重要】メール内容誤記のお詫び」などのタイトルで、謝罪と併せてメールを開封せずに削除してほしい旨を伝えておくようにしましょう。

メール誤送信の原因とは

メールを誤って送信してしまう原因は様々ですが、主にヒューマンエラーと物理的な問題の2種類に分かれます。それぞれの原因をみていきましょう。

気のゆるみ

メール業務が習慣化すると気のゆるみが生じ、以前は緊張感を持って臨んでいたメールの作成も流れ作業になりやすい傾向にあります。他の業務に追われて疲れているなかで片手間に返信作業に取りかかると、誤送信の危険性は格段に上がるでしょう。
メールは一般的に第三者のチェックが入らないため周囲がミスに気が付きにくいことから、送信者自身のチェックが非常に重要です。

PCスペックなど物理的な問題

「キーボードが反応しにくい」「モニターサイズが小さかったり汚れたりしていて本文を確認しにくい」「PCのスペックが不十分」などの理由で重大な誤送信につながることもよくあります。
作業がなかなか進まずに小さなストレスが積み重なると、早く送信を終えたい焦りが生まれて確認が疎かになりやすいため、集中してメールの作成に取り組める環境整備は重要であるといえるでしょう。

ミスの内容ごとで謝罪メールのパターンは変わる

メールを送信する際に、間違えないようにしっかりと確認しなければいけない点は「宛先・内容・添付ファイル」の3つあります。誤送信をした際は、この3つの中でどのポイントを間違えたかで、お詫びメールの内容が変わってきます。そのため、パターンごとの例文を紹介するのでぜひ参考にしてみてください。

1.【宛先をミスした場合】

送る相手を間違えてメールを送信してしまった場合は、顧客との機密情報が他に知られてしまう問題があります。そのため、誤送信したメールを開封せずに、削除してほしい旨を伝えて謝罪をしなければいけません。

件名
【緊急】誤送信のお詫び
本文
株式会社〇〇 営業担当〇〇様

いつもお世話になっております。△△会社の●●と申します。先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、宛先の入力ミスで〇〇様にお送りしてしまいました。
確認不足により、誤ってメールを送信してしまいましたこと、お詫び申し上げます。
--------------------------------
送信時:2018/01/01/10:45
差出人:〇〇〇〇
件 名:新商品の打ち合わせ日時について
--------------------------------
お忙しい所大変恐縮ではございますが、上記のメールを開封せずに削除していただけますと幸いです。
こちらの不手際により、お手数をおかけしてしまいまして誠に申し訳ございません。
今後同様の問題が起きないよう、送信前に宛先を他の人と一緒にチェックする事を義務化し、ミスを防止する環境を強化いたしました。
改めて、この度は誠に申し訳ございませんでした。今後ともよろしくお願いいたします。

2.【本文に記載する内容をミスした場合】

送信先は間違えていなかったが、本文の内容が誤っている場合は、相手を混乱させてしまう可能性があるため、早急に誤送信である旨の説明と謝罪を行うようにしましょう。

件名
【お詫び】先ほどのメールの内容が誤っていた件につきまして
本文
株式会社〇〇 営業担当〇〇様

いつもお世話になっております。△△会社の●●と申します。
先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、内容が誤った状態で送信してしまったものでございます。
混乱を招いてしまいまして誠に申し訳ございません。
--------------------------------
送信時:2018/01/01/10:45
差出人:〇〇〇〇
件 名:新商品の打ち合わせ日時について
--------------------------------
また、こちらからのお願いとなりまして恐縮ではございますが、上記のメールを開封せずに削除していただけますと幸いです。お忙しい中お手数をおかけいたしました事、深くお詫び申し上げます。
今後は二度と同じミスを行わないように、送信前の内容の見直しを徹底して十分注意いたします。
この度は、お忙しい所混乱を招くメールを送ってしまい誠に申し訳ございません。5
今後ともよろしくお願いいたします。

3.【添付するファイルをミスした場合】

メールを送る際には、資料などを添付して送信することがあります。その際に、添付したタイトルのミスや添付ファイルの選択ミスなどが発生した場合は、迅速にファイルの削除依頼を行い、正しいファイルを送るようにしましょう。

件名
【お詫び】添付ファイル誤送信について
本文
株式会社〇〇 営業担当〇〇様

いつもお世話になっております。△△会社の●●と申します。
先ほどお送りいたしました「件名:〇〇」に添付しておりました「ファイル名●●」は、誤って添付したものでございます。誠に申し訳ございません。
正しい内容のファイルに関しましてはこちらのメールに添付しておりますため、上記の添付ファイル「ファイル名●●」は削除していただけますと幸いです。お忙しい中お手数をおかけいたしました事、深くお詫び申し上げます。
今後は二度と同じミスを行わないように、送信前の添付ファイルチェックを徹底して行っていく所存でございますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

関連記事はこちらお詫びメール作成方法|状況ごとのフレーズ・文例集

メール配信ソフトで業務を効率化

送り先が少数であれば、一般的なメールソフトを利用してBCCで多くの相手に送ることも可能です。ただし、操作ミスで宛先をCCに入れて送信し、ユーザー情報が流出する可能性があります。このようなリスクを回避し、送信作業を効率化するために、メール配信ソフトが利用されています。

お詫びをする際に大切な4つの事

メールの誤送信は、内容によっては顧客との関係が崩れてしまう深刻な問題になる可能性があります。そのため、謝罪の電話とメールは的確に行わなければいけません。そこで、関係を崩さないために、お詫びをする上で大切な4つのポイントを押さえるようにしましょう。

1.迅速な対応

誤送信によるミスは、迅速な対応をすることで被害を最小限におさめることができる場合があります。送ってしまったものを取り消すことはできないため、早急に謝罪と報告を行い、相手にメールの削除対応をお願いすることが最初に行うべき対応です。

2.どういった内容のミスをしたのかを説明

メールや電話で謝罪をする際に、どのような内容でミスをしたのかの説明をせずに「間違ったので削除してください」だけでは誠実さに欠けます。「添付ファイルが誤っていた」や「本文の内容に間違いがあった」旨を記載して謝罪した上で、削除を依頼しましょう。

3.経緯や発生理由の説明

どのような経緯で誤送信をしてしまったのか、発生した理由なども説明することで、次の「4.再発防止対策の提示」の内容の意図が分かりやすくなります。誤送信はチェック漏れや操作ミスなどの様々な理由で発生するため、ミスの原因を正しく把握しているという姿勢をみせるためにも「経緯や発生理由の説明」は大切なポイントになります。

4.再発防止対策の提示

誤送信は、情報漏洩につながる恐れがある重大なミスです。今回は問題にならずに済んでも今後同じようなミスを繰り返していると、信頼を失い大きな損害につながる恐れがあります。そのため、確実に再発防止をするという姿勢をみせる必要があります。誤送信までの経緯などを確認し、同じミスを起こさないために必要な対応策を考えて伝えるようにしましょう。

ミスが発覚した際は、自分の過ちを認め謝罪をすることが一番大切です。信頼関係を崩さないためにも、誠意ある対応と謝罪をしましょう。

メール誤送信のリスク

メールを誤送信すると、次のような重大なリスクにつながる恐れがあります。

個人情報漏洩

たとえば、「A社に送る予定のメールを別の取引先であるB社に送ってしまった」というような宛先ミスや、「個人情報の含まれた資料を誤って他社に添付してしまった」などのミスは個人情報漏洩にあたります。
特に営業先リストや会員情報一覧など、大量の個人情報が含まれたデータが誤送信で流出した際の企業の責任は重く、重大な信頼の低下につながります。

機密情報漏洩

社外秘の開発資料や分析データを誤って社外に送ってしまうなど、機密情報漏洩も誤送信のリスクのひとつです。さらに、他社から提供を受けている機密情報を誤って第三者に公開してしまうといった誤送信も起こりうるため、社内資料は細心の注意を払って取り扱う必要があります。

メールの誤送信防止のためのポイント

続いて、メールの誤送信を防ぐためのポイントをご紹介します。

第三者によるチェック

宛先や本文、添付ファイルの内容を第三者が事前にチェックする体制を整えることで、送信前にミスを発見することができます。さらに、事故を素早く発見するために「CC」を活用することも有効です。

宛先のオートコンプリート機能を無効に

自動的に入力候補を表示してくれるオートコンプリート機能は便利ですが、確認が不十分なまま誤った宛先を設定してしまうミスを引き起こしやすい傾向にあります。オートコンプリート機能を無効にすると誤送信のリスクを軽減できるでしょう。

メールの誤送信は迅速な対処と誠意ある対応が大切!

メールの誤送信のほとんどは、ヒューマンエラーが原因で発生するミスです。100%防ぐことは難しいですが、「デスクトップをキレイにする」「メールアドレスの管理を慎重に行う」「送信時に第三者がチェックをしなければ送信ができない機能の導入」など、様々な対策を行うことでミスの確率を最小限にまで下げることができます。しかし、思いもよらない操作ミスなどで誤送信をしてしまう可能性もあるため、誤送信をしてしまった際に迅速に行わないといけない対処法や、誠意ある対応が大切であることも頭に入れておくようにしましょう。

関連記事はこちらビジネスメール基本の書き方!書き出しからお礼まで定型テンプレをご紹介

関連記事はこちらメール配信におけるセキュリティは大丈夫?情報漏洩しないための配信サービスの選び方

信頼と実績のメール配信サービス配配メール

無料でもらえる

今なら売上UPノウハウが詰まった
メルマガ成功事例集をプレゼント!

資料請求・お問い合わせ

03-6675-3612

受付時間 | 平日 9:00~18:00 (土日祝日除く)

ページトップへ