「送ったつもりなのにメールが届いていない」「メールが受け取れない」。
このような問題に直面したことはありませんか？
メールは、プライベートだけでなくビジネスにおいても重要なコミュニケーションツールの1つです。メールが届かないことで大切な連絡を見落としてしまうなど大きな損失につながることも。
そこで今回は、メールが届かない・受信できない時の原因と対策を詳しくご紹介していきます。

メールが届かない・受信できない理由とは

メールが届かない・受信できない要因は、送信・受信側共通の要因やそれぞれの要因など、さまざまです。共通、送信側、受信側の要因をそれぞれ開設します。

メールが届かない・受信できない共通の原因

メールアドレスが間違っている

初歩的なミスでよくあるのは、メールアドレスが間違っているというケースです。メールアドレスの一部が間違っているとメールは届きません。正しいメールアドレスに修正しない限り、メールを届ける・受信することはできないため、相手に確認するようにしましょう。

迷惑メールフォルダに振り分けられている

メールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまい、届いていないと思うこともあります。この場合、厳密にはメールは届いているのですが、メインの受信ボックスではなく、迷惑メールフォルダに振り分けられていることで受信者側が気づいていないということがあります。

サーバーの障害による配信エラー

メールが届かない原因の1つとして、送信・受信側のどちらかのサーバーで障害が起きていることが要因となる場合があります。一度サーバーに障害が起きていないかを確認してみましょう。

ネットワーク接続が圏外になっている

当たり前ですが、メールはネットを通じて配信されるため、そもそもネットワーク接続ができていない場合・場所では、メールの送信・受信ができません。ネットワーク環境が良い場所で再送する、受信メールを確認すると良いでしょう。

メールが受信できない原因（受信側）

迷惑メール設定によりブロックされている

初期設定の際に、特定の条件で設定した迷惑メール設定に引っかかってしまい、メールが届いていない可能性があります。特にドコモやau、ソフトバンクなどのキャリアメールでは、あらかじめ許可したメールアドレス以外はブロックする設定になっていることがよくあります。

受信ボックスの容量が上限に達している

受信ボックスの容量が上限に達していると新規のメールが届かなくなります。容量を増やす、もしくは受信ボックスを整理して容量を空けないと新たにメールを受け取ることができません。

メールが届かない原因（送信側）

迷惑メールと判定されてしまっている

相手にメールが届いていない原因の1つに迷惑メールと判定されてしまっている場合があります。このケースは厳密に言うと2パターンあり、メールは届いているものの、メーラーなどのフィルタにより迷惑メールボックスに振り分けられてしまっているパターン。もう1つは、受信サーバで迷惑メールと認識され、受信ブロックされているパターンの2つあります。

パターンによって原因と対策は異なります。

迷惑メールボックスに振り分けられている場合は、受信側での振り分け設定によるものであったり、配信したメールにエラーアドレスが多く含まれている、またメールの内容に迷惑メール業者と間違われるような表現を多用しているなどが考えられます。
迷惑メールと認識されエラーで返ってきてしまう場合は、エラーアドレスが多いリストに対してのメール配信や、不適切な表現の入ったメール配信など迷惑メール業者に間違われやすいメール配信をくり返すことでIPレピュテーションが低下している可能性があります。
IPレピュテーションについては、以下記事でも詳しく解説していますので、ぜひご参考ください。

関連記事はこちらIPレピュテーションを理解してメール到達率を向上

添付ファイルや、メールサイズが大きい

送ったメールにサイズの大きい添付ファイルをつけたり、メール自体に画像や動画を埋め込んでいたりすると、メール自体のサイズが大きくなります。メールサイズが大きすぎるとメーラーによっては受信できず、エラーとなって返ってくることがあります。
また、過去に添付ファイルを開くとウイルスに感染するスパムメールもあり、添付ファイルに対するフィルタリングを強化しているサービスもあります。そのため、メールに直接ファイルを添付しているだけで迷惑メールと認識され、届いていない可能性もあります。

ブラックリストに入っている

複数回にわたり配信したメールが受信者によって迷惑メール報告をされたり、迷惑メール業者と間違われてしまうような配信を続けているとブラックリストに入ってしまいます。ブラックリストに入ってしまうと、メールが届かなくなってしまいます。
ブラックリストの詳しい内容については以下でも説明していますので、ご参考ください。

関連記事はこちらメール配信のブラックリストの仕組みは？登録原因と解除方法をご紹介

メール送信ポリシーに則っていない

Gmailなどのメーラーでは、一定上のサービス品質を保つために、送信者に向けて送信ポリシーを定めていることがあります。このポリシーに反するメール配信をしていると、受信ブロックされメールが届かなくなってしまいます。

メールが届かない・受信できないときに行うべき対策とは

これまでメールが届かない、受信できないという場合の原因を受信側・送信側それぞれでご紹介しました。
原因が違えば、もちろん取るべき対策も異なります。ここからはメールを届ける・受信するために行うべき対策を解説します。

メールが受信できないときの対策（受信側）

メールが受信できない場合、送信側に要因があったり、サーバーで障害が起きていたりというパターンが多く、受信側ではすべて対策することはできません。その中でも受信者側ですぐにできる対策をご紹介します。

正しいメールアドレスでの登録

メールが受信できない場合、そもそもアドレスが間違っている可能性があります。登録したアドレスを確認・修正する、もしくは配信先に連絡をして正しいアドレスを伝えて修正してもらいましょう。

フィルタリング設定の見直し

迷惑メールフィルタなどの設定により受信できない可能性があります。自分で設定した覚えがなくても初期設定による影響もありますので、まずはフィルタ設定を見直してみましょう。
特に設定に問題なさそうだけど受信できない場合は、受信したいアドレスを受信設定で個別に登録してみるのも1つです。

フォルダのクリーニング

受信ボックスの容量超過している場合、新規メールが受信できません。不要なメールを削除するなどフォルダを整理して容量を空けましょう。また、今後連絡が必要ないと判断できる場合は、メールの配信停止をしておくと整理の手間も削減できます。
また、「削除・整理が手間」「すべて重要な連絡」という場合は、利用しているサービスによっては有償で受信ボックスの容量を増やすこともできます。

メールの転送設定

受信側の問題によりメールが受信できない場合、サーバーで障害が起きているなど、自分たちではどうにもできない理由により、受信できないこともあります。
たまたまそのタイミングで、重要な連絡が受け取れなかったという事態を防ぐために、別のアドレスにも転送されるよう設定しておくのも良いでしょう。

メールが届かないときの対策（送信側）

続いて、メールが届かない場合の対策をご紹介します。メールが届かない原因の1つである「迷惑メールと判定されている」場合の対策は、「悪意のないメールが迷惑メールと判定される要因と対策」をご覧ください。

リストのクリーニング

メールの一斉送信を行っている場合、宛先に使われていないアドレスや間違ったアドレスを多く含んでいると、インターネットサービスプロバイダによって迷惑メール業者と認識されやすくなります。そのまま配信を続けているとドメインの評価が低下し、そのドメインから送られるメールがブロックされてしまうことがあります。
こうした事象を防ぐため、定期的に配信リストを整理するようにしましょう。一定期間エラーで返ってきているアドレスや、「@gmali.com」など明らかに間違っているアドレスはリストから削除しましょう。

メール配信サービスの「配配メール」では、複数回エラーになっているアドレスを配信リストから自動で除外する機能を提供しています。頻繁にメールの一斉送信をする方や、リストのクリーニングが手間という方は、ぜひ以下をご参考ください。

関連記事はこちら配信エラー解析・自動停止機能とは

メールサイズの圧縮

メーラーによってメールサイズの制限があり、これを超過してしまうと受信サーバー側で受信できずエラーとなって返ってきてしまいます。

メールのサイズが大きくなる原因は、

などが考えられます。

メール本文に入れる動画と画像は厳選しできるだけデータサイズを小さくする、またファイルを添付する場合は圧縮したデータを添付する、もしくはダウンロードURLを記載してそこからダウンロードしてもらう形式にするなどの対策により、メールサイズが大きくならないよう注意しましょう。

目安として、Gmailでは1メールあたりの総容量が102KBを超えるとコンテンツの一部を省略する仕様と言われています。
また添付ファイルの容量上限は25MBと言われていますので、ファイルを添付する場合は、25MB以下になるようにしましょう。

関連記事はこちらGmailの添付ファイル容量上限は25MB？大きいファイルを送信する方法とは

メールに直接添付ファイルをつけない

「メールが届かない原因（送信側）の添付ファイルや、メールサイズが大きい」でも少し記載しましたが、メールに直接ファイルを添付していることで、迷惑メールと判定されることもあります。

メールでファイルを送りたい場合は、

などで対策するようにしましょう。2つ目の対策であれば、メールにファイルサイズが影響することがないため、メールサイズを気にせず、配信できるのでおすすめです。

配配メールでは、「添付ファイル配信」機能を提供しています。送りたいファイルをアップロードしたら、自動でダウンロードURLを生成するので、それを本文に記載するだけでデータが送れます。データをダウンロードしたかまで確認できるので、気になる方は以下より詳細をご覧ください。

関連記事はこちら添付ファイル配信とは

悪意のないメールが迷惑メールと判定される？

これまでメールが届かない・受信できない場合の要因と対策をご紹介してきました。原因の1つに「迷惑メール」に関する話がよく出てきたかと思います。
迷惑メールを防止するためにサーバーやメーラーの取り組みによって受信できなかったり、悪意のないメールであっても様々な要因によって間違って迷惑メールと判定されてしまうことは多々あります。
ここからは「迷惑メール」に焦点をあてて、メールが届かない・受信できないときの要因と対策を解説します。

迷惑メール判定されてしまう要因と回避策

「迷惑メールと間違われて受信拒否されている」「迷惑メールフォルダに振り分けられている」ことが原因で、メールが届いていない・受信できないことがあります。
なぜ迷惑メールと判定されてしまうのか、その回避策を紹介します。

メールが受信できない要因と回避策（受信側）

セキュリティソフトの設定確認

迷惑メール対策としてセキュリティソフトを使用している場合、その影響によりメールが迷惑メールと判定され、弾かれている可能性があります。
使用しているソフトの設定を確認し、対応していれば除外設定などをするのが良いでしょう。

メーラー/メールソフトの設定確認

自主的にセキュリティソフトを使用していなくても、使っているメーラーやメールサービスにあらかじめ搭載されている迷惑メール対策によってメールが弾かれていたり、迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性があります。
迷惑メールフォルダに振り分けられている場合は、該当のメールを開封して迷惑メールフォルダに振り分けられないよう設定できるサービスもあります。
そもそもメールが届いていない場合は、個別に該当アドレスを受信可能にする設定をすると良いでしょう。

メールが届かない要因と回避策（送信側）

メール文面の見直し

送ったメールの内容によって迷惑メールと判定されてしまうことがあります。

迷惑メール判定されやすい内容として

などが当てはまります。

まずは今一度、送ったメールに該当するような内容が確認しましょう。

単一IPアドレスからの大量配信

単一IPアドレスから大量のメールを配信するというのは、迷惑メール業者がよく行う手口です。そのため、似たような配信の仕方をしていると迷惑メールと判定されてしまいます。
GmailなどのメーラーでCCやBCCを活用した配信などもこれに該当するため、多くの宛先にメールを送る場合はおすすめしません。

対策としては、複数のIPアドレスを活用してメールを出し分けることで解決できます。自社でこうした対応が難しいという場合は、複数IPアドレスからの配信をしているメール配信サービスを活用するのも1つです。

配配メールでは、迷惑メール判定を回避するための対策を多数行っております。その1つとして複数IPアドレスでのメール配信も行っておりますので、ご興味のある方は以下バナーより資料をご請求ください。

エラーアドレスを多く含んだ配信

配信リスト（宛先）にエラーアドレスを多く含んでいると迷惑メールと判定されやすくなります。使われていないアドレスなど複数回エラーで返ってきているアドレスは配信リストから除外しましょう。

配配メールでは、エラーアドレスを自動でリストから除外する機能を提供しています。定期的にリストチェックして整理するのが手間という方はぜひ以下より詳細をご覧ください。

関連記事はこちら配信エラー解析・自動停止

IPレピュテーションの低下

IPレピュテーションとは、IPアドレスの評判や信用に値する指標です。迷惑メールと間違われるような配信を続けていると、IPレピュテーションが低下します。このIPレピュテーションが低下すると配信するメールが迷惑メールと判定されてり、受信拒否されやすくなったりします。

IPレピュテーションを下げないためには、

などが有効です。

IPレピュテーションは一度低下すると改善に時間を要します。スコアを下げない安全なメール配信を心掛けましょう。

関連記事はこちらIPレピュテーションを理解してメール到達率を向上

メール送信ポリシーに違反

「メール送信ポリシーに則っていない」でも解説したように、Gmailなどのメーラーでは、サービス品質を保つために、送信者に向けて送信ポリシーを定めており、これに反するメールは受信ブロックされることがあります。
メール送信ポリシーの内容に違反しないメール配信を行いましょう。

ブラックリストに登録されている

迷惑メールと間違われやすいメールを配信しているとIPレピュテーションが下がるという話をしましたが、最悪の場合ブラックリストに登録されてしまいます。
ブラックリストに登録されてしまうと、極端にエラーメールが増えたり、メールの送信ができなくなることがあります。

一度ブラックリストに登録されてしまうと、インターネットサービスプロバイダや管理団体に解除の申請を行わない限り、メールが使えなくなります。
回避策としては、迷惑メールに間違われないような配信を行うことが大切です。具体的な内容は「IPレピュテーションの低下」で紹介した内容をご参考ください。

また自社ドメインがブラックリストに登録されているかを確認できるサービスがありますので、ブラックリストに登録された疑いがあればまずは確認してみましょう。以下記事でも確認できるサービスを紹介しておりますので、ご参考ください。

関連記事はこちらメール配信のブラックリストの仕組みは？登録原因と解除方法をご紹介

まとめ

メールが届かない・受信できない要因と対策をそれぞれ紹介してきました。
メールが届かない・受信できない状況を放置しておくと、営業やマーケティング活動がスムーズに進まなかったり、大切な連絡を見落としてしまったりとさまざまなリスクが考えられます。

このような状況に陥った際は、本記事で紹介した内容を参考にすぐに対策することをおすすめします。