様々なメールシステムの中でもGmailは広く活用されています。 Fleekdrive が行ったアンケート調査では、仕事でGmailを使っていると答えた人は全体の47％、およそ半数に上ります。
ビジネスでやり取りする際に相手がGmailを使っていることが多いと考えれば、Gmailのファイル容量やメールの送受信についての知識は知っておいて損はありません。

Gmailの特徴とビジネスパーソンに利用される理由

様々なメールシステムの中でもGmailは広く活用されています。 Fleekdrive が行ったアンケート調査では、仕事でGmailを使っていると答えた人は全体の47％、およそ半数に上ります。ビジネスでやり取りする際に相手がGmailを使っていることが多いと考えれば、Gmailの容量や送受信についての知識は知っておいて損はありません。

Gmailの機能

2004年から米Google社が提供しているサービスで、数あるWebメールのひとつです。Webメールなので、自分のパソコンでなくてもGmailにログインできます。そのため、どこからでもメールボックスをチェックすることができて現代のビジネスパーソンに多く利用されているのです。
基本的な機能を説明します。メールボックスは15GBと大容量。メール受信サイズの上限が50MBなので、たいていのメールならそのまま受信可能です。しかし、送信の容量は受信サイズの半分の25MBとなっています。プロバイダメールを使っているという人でも、5つまでなら登録しておいてメールを転送することが可能なのでとても便利です。こういった機能がGmailは注目といえます。

他のフリーメールよりも選ばれている理由

Gmail以外のサービスでは、Microsoft社の提供するWebメールのoutlookが、保存容量が無制限ということもあり、利用者が多いサービスです。また、先のメールシステム使用に関するアンケート調査では「プロバイダメールを使っている」と答える人もわずかにいます。このように、他のメールサービスにも魅力はあり利用者もいるのですが、その中でも人気のサービスがGmailです。プロバイダメールやoutlookよりもGmailに便利さを感じているからこそ、多くのビジネスパーソンに選ばれています。
まず、GmailはGoogleアカウントを持っていればすぐに使えるということです。Googleアカウントを持っていればGoogleドライブやカレンダーなど、様々な機能を使えますが、Gmailはこれらの機能と連動して活用できるのが魅力です。そしてもう1つの魅力が、Gmailにはハングアウト機能があることです。ハングアウトはビデオチャットができる機能で、特別なビデオ会議システムがなくても気軽にビデオ会議ができます。
「もっとセキュリティを強化したい」「会社で独自ドメインのメールアドレスを作りたい」とういう場合は、GmailのサービスでG Suiteというサービスも利用可能です。このようにビジネスで活用できるシステムが多いのでビジネスの機会にGmailが選ばれているのです。

Gmailの容量を意識して利用しよう

Gmailを使う際に気を付けたいのが、メールボックスの容量とメールサイズの容量です。Gmailのメールボックスの容量は15GBなので、仕事でメールを頻繁にやり取りするような人なら、あっという間に達してしまうかもしれません。そのため、メールボックスの容量に注意しながらシステムを利用する必要があります。
またメール1通あたりに添付できるファイルの容量にも制限があり、25MBまでとなっています。このメールサイズの制限が超過してしまう場合、相手にメールが送れないという可能性がありますので、制限超過しないようファイルを圧縮するなど注意が必要です。

Gmailの容量に関する注意点

容量がいつの間にかいっぱいになっているのに、気がつかないと仕事に支障が出てしまいます。受信できる余裕がないため、メールが送られてきても受け取れないのです。相手先の印象を悪くしてしまうことにも繋がりかねないので、保存済みの添付ファイルや確認済みのメールは常にチェックして消しておきましょう。
実は、GoogleドライブとGmailは同じサーバーを使用しています。メールだけを気にしていると空き容量に余裕があると勘違いしてしまいます。そのため、もっと空き容量を増やしたいときはGmailだけでなく、Googleドライブもチェックすべきです。空き容量については受信ボックスの一番下に記されているので簡単にチェックできます。

容量が大きくなりがちな添付ファイル

簡潔な文章だけをメールでやり取りしている分には、サイズをあまり気にしなくてもいいでしょう。しかし、動画や画像はファイルサイズが大きくなってしまう傾向にあります。印刷や出版に関わる仕事、メディア関係の仕事ならそういったファイルのやり取りが多いので気をつけましょう。
例えば、スマホで撮影した動画でも基本的に3MBは超えますし、画質が良いものなら2MBを超えることは当たり前です。それほど画質の良さが必要ない場合は、送信する際に編集してできる限り画質を下げたり動画の時間を短くしたりしたほうが、相手に失礼がありません。
書類でも画像を添付することが多いPowerPointはサイズが大きく、エクセルも関数がたくさん入っていると思ったよりもサイズが大きく、空き容量を圧迫します。

Gmailを上手に整理する方法

Googleドライブも一緒にチェックして空き容量を増やす方法がありますが、できるだけ基準を設けて定期的に整理しておくと「整理する癖」が身につくのでおすすめです。

容量が大きなファイルを選んで削除

空き容量をすぐに空けたいならサイズが大きなファイルを削除するのが手っ取り早いです。サイズが大きなメールがすぐに分からないときは検索機能を活用しましょう。検索欄にsize：〇〇（削除したいファイルサイズ/bytes）を入れると、サイズが絞り込めて大きなサイズのメールがすぐに検索できます。

案件ごとにフォルダを分ける

長期的な案件ではメールをずっと保存しておかなければならないことも多いですが、短期的な案件なら終わったらもうメールをそれ以上チェックしないことがあります。案件ごとにフォルダを分けておけば、整理もしやすく削除もしやすいです。

年月フォルダを作る

案件に限らず年月でメールを整理したいなら、月別のフォルダを作っておきましょう。基本的に削除する年月を決めておいて、その期間が過ぎたらフォルダごと削除します。その中でも廃棄したくないメールがあれば分けるフォルダを作っておくべきです。

容量を追加購入する

Googleドライブの容量自体を増やせば、保存しておけるメールの量やファイルサイズを気にすることはありません。容量を選んで購入できるプランがあるので活用しましょう。100GBなら月に250円で購入できます（2018年6月時点）。

送信の際の負担を軽減するためのシステム活用

ビジネスでメールをやり取りするときは受信だけでなく送信時にも気をつけなければなりません。ファイル名の文字化けや、誤送信などは当然ですが、ファイルの送信においてもなるべく相手に負担がないような方法を選ぶべきです。送信が楽になれば送信する側も時間の削減が出来たり、説明コストが省けたりとメリットが大きいと言えるでしょう。

Googleドライブを活用する

送信先がGmailを使っているのであれば、Googleドライブを活用しましょう。大容量のファイルが送れるので、メールの送信制限である25MBを気にする必要がありません。メール作成フォームの下部分に「ドライブを使用してファイルを挿入」のアイコンがあるので、それを押してアップロードすれば簡単です。受信相手のITリテラシーに不安がある場合には、事前にダウンロード方法のレクチャーをしておくなどすると良いでしょう。また高画質な画像のデータなどの場合には以下のファイル転送サービスの利用も検討してください。

ファイル転送サービスを活用する

送信先が3件以上など複数ある場合や、Gmailを使っていない場合はファイル転送サービスが便利です。多くの場合、会員登録などしなければなりませんが、サービス自体は無料でできることが多いです。ファイルを受け取るにはリンクをクリックしてダウンロードするだけで完了です。複数の画像を送りたい場合には事前にフォルダを作成し、zipファイルに圧縮しておくのがおすすめです。アップロードとダウンロードの時の手間が大幅に減らせるので、受け取り相手にも配慮できます。また、この方法であれば画像の解像度も落ちないので、デザインの仕事を行う場合などにも有効です。
気をつけるべきは、保存期間を過ぎると再アップの必要があるため、必ず期間内にダウンロードを行なってもらう必要がある点です。こちらも事前にアナウンスをしておくことで意思の疎通をしておきましょう。

firestrage

firestrageは、容量無制限で何個でもファイルをアップロードできるWebサービスです。1ファイルあたりのデータ容量の上限は2GBで、一度に20個までのデータをまとめてアップロードできます。ひとつのダウンロードURLに複数のファイルをまとめて設定することも可能なので、相手に通知する際に異なるURLを複数記載する手間を削減できます。

利用の際に登録などの特別な作業は必要ありませんが、無料登録するとアップロードしたファイルを削除できるようになるうえに、ダウンロード完了時にメールで通知されるようになります。ビジネスシーンで利用する場合は柔軟にファイルを管理できる状態にしておいた方が安心なので、会員登録を済ませておくと良いでしょう。有料会員になると、ダウンロードページのカスタマイズが可能になります。保存期間は最短で1時間、最長で7日間まで設定できるので、今すぐダウンロードしてもらいたいファイルにも、ある程度長期間置いておきたいファイルにも活用できます。

Dropbox

Dropboxは、複数人でも個人でも使えるオンラインストレージ兼ファイル共有サービスです。「チームのコンテンツを1箇所に集約する」というコンセプトがあり、エクセルをはじめとしたOfficeドキュメントや経理書類のPDF、クリエイティブコンテンツなど、あらゆるファイルを格納して共有することができます。加えて、クラウドサービスであるため、パソコンやスマートフォン、タブレットなど様々な端末からアクセス可能です。どの端末からファイルを更新しても同期されるので、どんな環境でもスムーズに作業を進行できます。

無料で利用できる「Dropbox Basic」というプランでは、2GBまでファイルを保存できます。より多くのファイルを保存したい場合は、2TB以上のストレージが提供される有料プランを契約するといいでしょう。

メルマガ配信システムを活用する

もしGmailを使って数百件、数千件のメールを送れば、送信制限がかかってしまいます。Gmailは大量件数の送信には不向きですが、 その問題を解消するシステムが メルマガ配信システム です。HTMLメールエディタなどを使って、画像を使ったメールを作成し、それを一斉送信する機能に長けています。

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ビジネスメールは容量を把握して整理しながら使おう

メールを受信する、そんな単純なことができないとストレスを感じてしまいます。特にビジネスにおいては、時間の節約やスムーズなやり取りが必要です。Gmailは大容量でGoogleドライブでのファイル共有などいろんなことができるため、ビジネスパーソンに選ばれていることが分かりました。送信や受信については制限がありますが、Googleドライブやメルマガなどのシステムを活用すればもっと円滑にやり取りができるでしょう。状況に応じて、クラウドサービスや、ファイル圧縮サービスを活用し、お互いにリソースを最小限にできるような相手を配慮したメールを送りましょう。