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突然のメールを送る際の注意点や状況別の例文をご紹介

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突然のメールを送る際の注意点や状況別の例文をご紹介

商品への問い合わせやアポイント依頼など、これまで連絡を取ったことがない相手に突然のメールを送信するシチュエーションはよくあると思います。そのような場合に、失礼にならない内容のメールを送る自信がないという方もいるのではないでしょうか。

突然のメールを送る際は、正確かつ丁寧なメールを心がけることが大切です。そこで今回は、突然のメールを送る際の注意点を実際に使える例文も添えて解説します。

目次

    突然のメールを送る際の注意点

    突然のメールを送る際の注意点

    面識のない相手に直接メールを送る際は、次の4つのポイントに注意しましょう。初めての相手に失礼な印象を与えないためにも、いつも以上に慎重に内容を確認することが大切です。

    送信先や送信元の情報を確認する

    送信前に送信先の氏名や部署名が正しいかどうかを入念にチェックしましょう。相手の情報が不確かな状態で送信すると、失礼な印象を与えてしまいます。

    送信元である自分自身の情報も十分にチェックすることが大切です。相手がメールを読んで電話などでコンタクトを取ろうとする際に、情報が間違っていると相手の手間を増やしてしまう可能性があります。

    心遣いが感じられる文章を意識する

    本文が数行ほどの短いメールでも、受信者が内容を確認する間は拘束してしまうことになります。そのため初めて連絡を取る相手にメールを送信する際は、「限られた時間を使ってメールを読んでくれた」ということに対する感謝を添えておきましょう。

    文末に「お忙しいところお時間をいただきありがとうございます」などの表現を書き添えておくと好印象です。

    初めてのメールであることを添える

    知らない送り先からメールが届くと、誰しもどのような意図で送信されたメールなのかがわからずに警戒するものです。そのため一度もコンタクトを取ったことがない相手にメールを送信するのであれば、自分が何者であるかを明記した上で「初めてのメールであること」を添える配慮が必要になります。

    目的を明確に記載する

    文頭で初めてのメールであることを記載したら、できるだけ文面の早い段階でメールを送信した目的も明確に記載しましょう。定型的な冒頭の挨拶などは省略できませんが、前置きが冗長すぎると何を言いたいメールなのかがわかりにくくなり、相手に不審に思われてしまう可能性があります。

    「なぜメールを送るに至ったのか」「メールを送った目的は何か」の2点を簡潔かつ、わかりやすい言葉で説明することが大切です。

    突然のメールに使える書き出し

    突然のメールを送る際に使いやすい書き出しとしては、「突然のメール失礼いたします」「初めてご連絡いたしました」「初めてメールを差し上げます」などがあります。

    どの表現も、これまで交流がなかった相手からのメールであることがひと目でわかるのがポイントです。「初めて連絡した」ということをあえて伝えることで相手からは丁寧な印象をもってもらえるので、書き出しに迷ったときは使ってみましょう。

    普段のメールで当たり前のように使われているフレーズでも、初めてのメールの際には違和感を与える原因になる場合もあるので、避けた方が良い内容も併せてご紹介します。

    「お世話になっております」に違和感をおぼえる人も

    自分は面識がないものの、会社自体には取引があるというシチュエーションなら「お世話になっております」という書き出しも間違っているとは言い切れません。しかし初めて連絡を取る相手に対して「お世話になっている」という書き方をすると、違和感をおぼえる人も少なからずいます。まだ企業間で取引がない場合も十分に考えられるので、前述の書き方に留めておくことをおすすめします。

    英語でメールを送る場合

    海外の企業であれば、突然メールを送信しても失礼とみなされない文化が根付いているといわれています。したがって、日本国内のように「突然のメール失礼いたします」のような書き出しはなくても構いません。自分の名前と会社名のすぐ後で用件を述べたとしても、失礼に思われることは少ないでしょう。

    しかし、スパムメールと勘違いされて削除される可能性はないとはいえません。開封する前に削除されるリスクを防ぐためにも、やはり初めてメールを送信していることは書き添えておいた方が無難だといえます。

    突然のメールの件名や締めの注意点

    突然のメールの件名や締めの注意点

    ここでは、突然のメールを送る際の件名や締めの文章に関する注意点について解説します。

    用件は簡潔にわかりやすく

    用件はなるべく簡潔かつわかりやすい内容で表現しましょう。特に件名は目にした瞬間に内容がわかるものになっていないと、広告などのダイレクトメールと誤認して、開封されなかったり、削除されてしまったりする可能性があります。件名の例としては、「ご訪問日程のお伺い」「〇〇様からご紹介いただいた××です」などが代表的です。

    関連記事はこちら初めての相手への挨拶メールの書き方。件名で確実に開封&返信してもらえる?

    締めの文は内容に応じて変更する

    締めの文を毎回同じ内容で送信している方も多いかもしれませんが、突然のメールの場合は内容に応じて締めの文を変更するのが理想的です。

    相手からのレスポンスを期待する場合は、「恐れ入りますが、〇日までにご返信いただけますと幸いです」などの表現を使用しましょう。相手の社内に自分を紹介してくれた人がいるのであれば、「(ご紹介いただいた)〇〇様によろしくお伝えください」などと書き添えることも重要です。

    突然のメールの例文

    最後に、実際に使える突然のメールの例文を、よくあるシチュエーション別にご紹介します。

    第三者からの紹介を受けて送るメール

    件名:斎藤様にご紹介いただいた鈴木と申します(株式会社〇〇 鈴木)

    〇〇株式会社
    〇〇様

    初めてメールを差し上げます。
    株式会社〇〇の鈴木と申します。

    貴社営業部の△△部長にご紹介を賜り、弊社資料の件でメール致しました。
    ××の製品パンフレットのPDFを添付しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。

    ご不明な点がございましたらいつでもお伺いしますので、お気軽にご連絡ください。
    今後とも何卒、よろしくお願い申し上げます。

    アポイント依頼のメール

    件名:アポイントのお願いについて(株式会社〇〇 鈴木)

    〇〇株式会社
    〇〇様

    初めてのメール失礼いたします。
    株式会社〇〇の鈴木と申します。

    貴社のWebサイトを拝見し、ぜひ弊社の製品をご提案する機会をいただけないかと思い、メールを差し上げました。

    弊社の製品は△△というもので…(紹介文を2~3行にわたって記載)

    宜しければ、一度お伺いしてご案内できればと思っております。
    〇〇様のご都合はいかがでしょうか。

    お忙しい中誠に恐縮ではございますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

    関連記事はこちら【状況別7つの例文】アポを取るためのメール営業のコツ

    資料請求メール

    件名:〇〇様よりご紹介頂きました株式会社〇〇の鈴木です

    〇〇株式会社
    〇〇様

    突然のメール失礼いたします。
    〇〇株式会社の△△様よりご紹介いただきました、株式会社〇〇の鈴木と申します。

    この度は、貴社の××という製品をぜひ弊社でも導入できればと思い、ご連絡を差し上げました。

    つきましては、製品について詳しくお聞かせ願いたく、お時間を頂戴できますでしょうか?
    お忙しい中とは存じますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

    問合せメール

    件名:貴社製品「××」に関する問合せ

    〇〇株式会社
    〇〇様

    この度は貴社製品「××」の機能に関してお伺いしたくご連絡差し上げました。

    突然のメールとなり恐れ入りますが、ご回答いただけましたら幸いです。

    今回、お伺いしたい質問の内容は次のとおりです。

    ・~
    ・~
    ・~

    突然のご連絡を差し上げた上に大変恐縮ではございますが、弊社の締日の都合上、「◯月◯日」までにご回答頂けますでしょうか。

    お忙しいところ大変ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

    まとめ

    初めて連絡を取る相手にメールを送る際は、いつも以上に配慮したメールの作成が必要不可欠です。失礼にならないような文面を心がけ、初めてのメールであることを忘れずに書き添えておきましょう。

    加えて件名をわかりやすく設定した上で、締めの文章を内容に応じて使い分けると全体の印象が整います。作成した文章を振り返って、初めて送る相手が受け取っても違和感が少ない内容かどうか確認することが大切です。

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