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メール配信システムの仕組みとは?わかりやすく解説します

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メール配信システムの仕組みとは?わかりやすく解説します

メール配信システムは通常のメールとは違った専門的な機能を備えているため、一斉配信やメルマガ配信をしたい場合におすすめです。メール配信システムにもさまざまな種類があるため、仕組みを理解して用途に合ったものを選択するようにしましょう。メール配信システムの仕組みとメリット、導入の相場から注意点まで詳しくご紹介します。

メール配信システムの仕組み

メール配信システムの仕組みには、いくつかの特徴があります。IPアドレス、利用形態、配信方法に関連した3つの項目に分けて説明します。

複数のIPアドレスを持つ

メール配信は、送信側のメールサーバーが各自のドメインを使用し、相手のメールサーバーを特定することで行われます。その間に「インターネットサービスプロバイダ」とも呼ばれるISP事業者の存在があり、メールの質をチェックしています。配信メールが迷惑メールとして仕分けられてしまうのを防ぐためには、このISP事業者から安全なメールであると判断してもらうことが必要です。そしてISP事業者がメールを見極めるには、送信側のIPアドレスの動きが不審ではないことを確認しなければなりません。迷惑メールは、単一のIPアドレスから大量のアドレスに向けて一斉配信が日々行われています。そのため、“単一のIPアドレスからの大量配信”は、ISP事業者側からは不審な動きとみなされてしまいます。そのため、一斉配信を得意とするメール配信システムはこのIPアドレスを複数保持しており、さらに複数のIPアドレスに分散して一斉配信を行うための仕組みを持っています。こういった背景からISP事業者にはじかれる可能性が低いのです。

オンプレミス型とクラウド型がある

メール配信システムには、オンプレミス型とクラウド型という2つの形態があります。オンプレミス型は、使用者がサーバーやソフトウェアを用意し、いわば社内システムとして自分たちで管理する方法です。こちらは手間とコストがかかりますが、その分自由度は上がります。クラウド型はインターネット上でサービスを利用する方法なので、アクセスやメンテナンスの簡単さが魅力です。また、コストもオンプレミス型より抑えることができます。

大量配信とセグメント配信がある

メール配信システムのサービスには、一度に大量のメールを高速で送る「大量配信」と、利用者の属性などに合わせてメールを送る「セグメント配信」があります。大量配信は、主に情報共有の目的で使われるのに適しており、セグメント配信はメールマガジンによる販促やブランド訴求の目的に向いています。現在は、大量配信もセグメント配信もできるハイブリッド型のメール配信システムも多く、導入すればさまざまな用途に使えます。

メール配信システムが必要な理由

メール配信システムの導入には、さまざまなメリットが見込めます。手間が減るだけでなく、配信メールの効果測定やセキュリティ性の向上なども可能です。

  

圧倒的な手間の削減

手作業で大量のメールを配信したり、宛先を精査してメールを配信したりするには、膨大な時間と人的コストがかかります。メール配信システムは一斉送信に特化しているだけでなく、リストの管理機能も備えているので、システムを導入することで圧倒的に効率が上がります。
また、自動配信設定を活用すれば、宛先によって配信内容を変えたり、ユーザーの状態や属性によって対応を変えたりすることもできます。希望の時間にメールを送るためだけに労力を無駄にし、メール関連の作業に時間を取られることがありません。

  

メールの到達率がアップ

前述のとおり、通常のメールサーバーが持っているIPアドレスは1つなので、そこから大量にメールを配信するとなると、プロバイダから迷惑メールに仕分けられてしまう恐れがあります。しかしメール配信システムは複数のIPアドレスを保持、分散して配信する仕組みを持っているので、一度に大量のメールを送ったとしても、迷惑メールと間違われてしまうリスクが軽減されます。したがって、受信者にきちんとメールが届く確率も上がります。また、届かなかったとしてもそのエラー内容を知ることができます。

  

セキュリティ性の向上

メール配信を行う上で、ウィルス感染や情報漏洩への対策は必須です。また、単発での配信とは異なり、大量配信時にはちょっとした手作業によって生じる宛先や入力箇所の設定の間違いなども、大きなリスクとなり得ます。メール配信システムではこのように大量配信に伴うリスクを最小限にとどめることができるようにも設計されています。情報漏洩の事件が数多く報告されている昨今ですから、専門システムを利用するなどしてセキュリティの強化は特に注力したいポイントです。

  

効果測定の機能が充実

メール配信システムをメルマガなどで使用する場合、開封率やクリック率がどれくらいだったのかを知ることはとても有効です。効果測定をしながら配信内容を変えたり、配信のタイミングを受信者の属性によって分けたりといった改善が見込めるからです。メール配信システムには、そのような効果測定の機能が備わっています。

メール配信システムの費用の相場

メール配信システムの仕組みとは?わかりやすく解説します

メール配信システムの導入にかかる費用は会社によって違いますが、基本的には「初期費用+月額」という定額制でサービスを提供しているところが多いです。メールの送信数や管理できるリスト数などに上限が設けられており、上限を超えると追加料金がかかる場合もあるので注意が必要です。実際の金額ですが、これはオンプレミス型かクラウド型かによって大きく異なってきます。

オンプレミス型はサーバーやソフトウェアを購入もしくはレンタルしなければならないため、そのための初期費用が数千円~1万円程度かかります。さらにシステムを利用するためのライセンス費用も250万円程度かかります。月額費用の相場は5000円程度ですが、そのほかにシステムの維持やセキュリティ対策にも費用がかかるため、合わせて月に数万円程度かかると思っていた方がよさそうです。

クラウド型の場合は、サーバーなどを用意する必要がなく、ライセンス費用もかかりません。初期費用は数万円程度です。その後の月額は1万円前後が相場となっています。また、システムの維持などはサービスを提供している会社側の役割となりますので、メンテナンス費用が不要なのも嬉しいポイントです。ただし、メールの分析機能や配信方法のバラエティを増やしたい場合には、オプションとなり追加料金が発生することが多いので、あらかじめ良く調べて各社のオプションなどを比較しておくことをおすすめします。

メール配信システムの注意点

メール配信システムの使用において、「特定電子メール保護法(2002年 成立・施行)」という法律に注意しておかなければなりません。
違反すれば3000万円以下の罰金が科せられてしまう法律ですので、故意でなくても違反しないよう理解しておくと安全です。法律の名前にもある「特定電子メール」というのは、広告や宣伝を目的としたメールのことです。この保護法においては、受信者の同意を得ずに個人アドレスに向けて特定電子メールを配信することは禁止されています。簡単な例で言うと、美容院などで個人情報を提供する際に「メールマガジンの配信」をこちらが許可すれば問題ありませんが、許可しなかった場合には配信してはいけません。このことを「オプトイン」方式と呼びます。

また、受信者側がいつでも受信をストップできるような案内を示し、問い合わせ窓口など連絡先を記載することも義務づけられています。広告や宣伝を目的とした特定電子メールには必ずこの「オプトアウト」と呼ばれる約束も守らなければなりません。
さらにメールの本文に送信元の名前が記載されているか、住所や連絡先がわかるようになっているかも確認しましょう。送信者の表示義務ですので、これをしなければ迷惑メールと認定されてしまいます。
最後に、メールを配信する曜日や時間にも気をつける必要があります。働く女性向けのメルマガなのか、主婦向けのメルマガなのかなど、受信側の属性によって開封しやすいタイミングの傾向があるので、効果測定もしながら見極めていくことが効果の出るメルマガ配信へとつながります。

関連記事はこちらメルマガ担当者が必ず知っておくべき特定電子メール法とは?

まとめ

メール配信システムの仕組みとは?わかりやすく解説します

メール配信システムの特徴や注意点などをしっかりと把握しておけば、より効率的に効果の上がるメールを配信することが可能です。オンプレミス型とクラウド型など、何を選ぶかによって導入後の手間や自由度も変わりますので、あらかじめ機能と目的と照らし合わせておくのがおすすめです。

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