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メール配信サービスとは?機能やメリットなどを紹介

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メール配信サービスとは?機能やメリットなどを紹介

メールは連絡手段としてのみでなく、マーケティングツールとしての役割も高まっています。とはいえ、大量のメールを一斉に送るのは難しいものです。そこで、メール配信サービスが注目されるようになりました。ここではメール配信サービスの機能やメリットなどをご紹介します。サービス利用にかかる費用についてもご紹介しますので、あわせて参考にしてみてください。

メール配信サービスとは?どのような機能がある?メリットは?

メール配信サービスとは?どのような機能がある?メリットは?

メールの一括配信というと、企業だけのものというイメージが強いですが、現在ではアフィリエイトにおいてもメールマガジンの配信が行われるようになっています。そのため、個人での利用も含めてメール配信サービスへの需要はますます高まっています。
とはいえ、具体的にどのようなサービスなのかわからず、導入に踏み切れない方も多いようです。
そこで、まずはメール配信サービスの基本を解説します。

メール配信サービスとは?

メールマガジンや企業の営業メールの場合、同じコンテンツを一斉に多くの人に確実に届ける必要があります。
もちろん、一般のメールソフトやGmailなどのフリーメールサービスでもメールの一斉送信は可能です。ですが、BCCを活用するなど、すべて手動で宛先の入力や送信を行っていると、非常に手間がかかる上、誤送信などの人的ミスのリスクも高まります。
また、意外と知られていない事実ではありますが、”大量のアドレスへの一斉メール送信”は、”1通1通のメール送信”とは全くの別物です。一斉配信は、便利な反面、スパムメールと間違われ、相手先にメールが届かない…といったリスクがあるためです。そのため、単発でのメール送信では必要のなかった”スパムメールと間違われないため”の対策が必要となってきます。

そんな問題を解決してくれるのがメール配信サービスです。簡単な操作で大量のメールを同時に、そしてスパムメールと間違われることを避けて確実に配信することができます。

メール配信サービスの機能とは?

前述の通り、メール配信サービスは大量のメールを一斉に送信することを主な目的としたサービスですが、配信をより効率的かつ効果的なものとするために、さまざまな機能が備えられています。
中でも重要なのがリストの管理です。メールマガジンの場合、新規登録者や退会者などが常に発生し、入れ替わりが激しくなります。そのため、リストを常に管理し続ける必要があります。手作業での管理の場合、新規登録者の漏れや、退会手続きを済ませた人に送信してしまうといったリスクも高まります。多くのメール配信サービスでは、このリスト管理も自動で行うことができるため、作業に必要な時間を短縮できるのみでなく、人的ミスも減らせます。サービス選びの際に、必ずチェックしておきたいポイントです。

さらにコンテンツ作成をサポートしてくれる機能もあります。具体的には、メルマガや営業メールなどの定型文が用意されており、専門的な知識を要するHTMLメールなども容易に作成できるようにサポートしてくれます。
ライティングを含めた業務全体の代行が可能なサービスなどもあり、メール配信そのものを丸ごと依頼することもできます。

最後に、スパムメールと間違われないための対策機能です。
スパムメールは、主に同じ箇所(IPアドレス)から大量配信が行われています。そのため、各キャリアが保有するサーバーでは、単一のIPアドレスからの大量配信はブロックされてしまいます。そのため、メール配信サービスでは、複数のIPアドレスから分散して配信することで、単一のIPからの配信量が多くなり過ぎないよう調整をしています。
また、スパムメールは大量にかき集めたアドレスを精査することなく配信しているため配信リストにエラーが多く含まれていることも特徴の1つです。そのため、1回の配信の中で、大量にエラーが含まれている場合も、スパムメールと誤認される要因となります。
メール配信サービスでは、送信エラーが発生したアドレスを管理し、配信を出来なくするための機能が備わっているサービスもあります。

サービス選びの際には、これらの機能を確認しながら選定していきます。

メール配信サービスのメリットは?

ここでは、メール配信サービスの特徴や機能を踏まえてメリットをご紹介します。

最大のポイントはスピーディに、そして確実に大量のメールを配信できるという点です。メールソフトなどを使った手動での配信と比較すると、大幅に時間を短縮できますし、作業の精度も高まります。
さらに、機能を駆使することで、配信先リストの作成や管理の手間も省くことができ、人的ミスのリスクも軽減可能です。もちろん、スパムメールと間違われるためのリスクも軽減することもできます。

現代のビジネスにメールは欠かせないツールのひとつです。その一方で、「社内でのメールに関する業務の負担が大きい」という課題を抱える企業も増えました。この課題を解決してくれるのがメール配信サービスなのです。

メール配信サービスの費用は?

上記の通り、メール配信サービスに多くのメリットがありますが、導入を検討するうえで気になるのがコストです。
料金体系はサービスによって異なりますが、「定額制」とメール数によって費用が変動する「従量課金制」にわかれます。毎月送信するメール数がある程度決まっているのであれば、どちらを選んでも毎月のコストはそれほど変わらないでしょう。逆に大きく変動する場合、従量課金制を選ぶことで費用を抑えられるケースもあります。

初期費用については、無料~5万円前後と幅があります。毎月の料金だけでなく、こちらもしっかり確認しておきたいポイントです。

メール配信サービスの選び方

企業のみでなく、個人からの需要も伸びているため、メール配信サービスは増え続けています。選択肢があまりにも多いことから、選定が悩みとなっているケースも多いでしょう。そこで、ここではメール配信サービスの選び方を解説します。

行いたい一斉配信方法を理解しよう

行いたい一斉配信方法を理解しよう

メールの一斉配信方法には大きく分けて2つの種類があります。ひとつはシンプルに一斉配信を行う方法です。メルマガ配信や一斉配信などと呼ばれています。メールマガジンなど、同一の内容を多くのアドレスに対して素早く送信できるのがメリットです。
メールマガジンや企業の営業メールのみでなく、最近では自治体での災害連絡、さらに学校などの教育機関の一斉連絡などにも大量送信型のサービスが活用されています。

もうひとつは、配信先を特定の軸によって分類して配信する方法です。セグメント配信やターゲティング配信などとも呼ばれます。送信先の性別、年齢といった情報から、配信先を区分し、それぞれ異なったコンテンツを配信します。宛先の属性に応じた内容のメールを配信する事ができるため、読まれやすいといったメリットがあります。このように、メールを使ったマーケティングの効果を高めるためには、相手により必要とされるコンテンツを配信することが重要です。そのため、セグメント型のサービスはECサイトの営業メールやアフィリエイトなどで利用されています。

セキュリティ面に強いオンプレミスか、気軽にはじめられるクラウドか

メール配信サービスを選定するうえで、もうひとつ最初に考えなければならないポイントがあります。それがオンプレミスと、クラウドです。
オンプレミスは、サーバーを自前で用意し、システムを構築します。そのため、稼働までに時間がかかり、初期の構築費用がかかります。その一方で、カスタマイズ性は高く、自社運用に合わせた仕様にすることができます。また、データは社内サーバー管理となるため、自社内での管理が徹底できる体制を持つ企業や、セキュリティのポリシーやスタンスによってはオンプレミスを選択される企業もあります。

一方、クラウドはネット経由で、サービス提供企業が運用する外部サーバーを使用する形です。すでにシステムが出来上がっており、初期費用を各段に抑えることができます。また、社内でサーバー運用をする必要もなく、維持費はもちろん業務的な負担軽減も可能です。さらに、あらゆる端末からアクセス可能で、外出先からでも情報や設定の確認、変更などができます。
ただ、顧客の個人情報を含む重要なデータを外部に保存することにはなります。各サービスとも、非常に高度なセキュリティ基準に基づいてサービスの運用と提供を行っていますので、考えようによっては自社よりも安全ではあります。そのため、一概にデータを外部サーバーに預ける事が危険ということにはなりません。ただ、企業のセキュリティポリシーやスタンスによるところもありますので、事前確認が必要にはなります。

それぞれにメリット・デメリットの両方があるため、用途や組織の規模などに合わせて選ぶことが大切です。

必要な機能が備えられているのかを確認

サービスによって備えられている機能は異なります。そのため、自社に必要な機能が備えられているのかを確認しましょう。
メール配信先が頻繁に入れ替わるのであれば、リストの自動管理機能は欠かせません。
また、コンテンツ作成が負担になっているのであれば、テンプレートが豊富なサービスや、使い易いエディターを搭載したサービス、企画から任せたい場合には、ライティングの代行が可能なサービスを選ぶ必要があります。
事前にメール配信サービスに求める機能をまとめたうえで、選定を進めるのがおすすめです。

時代の流れによって、常に機能の追加に迫られる可能性もありますので、機能拡張やカスタマイズが可能なサービスを選ぶとより安心です。

まとめ

メールがマーケティングにおいて重要なツールになって久しいですが、配信が大きな負担となっている企業や組織も多いようです。そこで、メール配信サービスをうまく活用できれば、業務を効率化し、さらにマーケティングの精度を高めることも可能です。
今回ご紹介したポイントを押さえて、ベストなメール配信サービスを選んでみてください。

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