お役立ちコラム

ここで差がつく!お礼メールのポイントとタイミング

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ここで差がつく!お礼メールのポイントとタイミング

ビジネスにおいてお礼メールは、マナーとして送るべきであるのはもちろんのこと、今後の信頼関係を深めることにも役立ちます。またポイントやタイミングをおさえることで、その効果をより大きくすることができます。今回はお礼メールを送る際に気を付けておきたいポイントと、シチュエーションごとの例文をご紹介します。肝心なときに失敗してしまわないよう、今一度お礼メールを見直してみましょう。

お礼メールについてのポイント

お礼メールを作成、送信する際は、ポイントを押さえておくだけでより大きな効果が期待できます。普段から送り慣れているという方も、確認を兼ねて見直してみましょう。

早めのタイミングで

お礼メールを送りたいという気持ちがあっても、悩んでしまいがちなのはそれを送信するタイミングです。「できるだけ早く送ったほうが良いのか」「それとも少し時間を空けてからのほうが良いのか」と、迷った経験があるという方も多いことでしょう。

お礼メールは基本的に、時間を空けずにすぐに送るのが良いとされています。午前中の打ち合わせや訪問に対してのお礼ならその日の夕方までに、夜の飲み会や勉強会などに対するお礼なら、当日の遅い時間ではなく翌朝、それも始業時間の直前か直後が良いでしょう。より早いタイミングでお礼メールを送信しておくことで、相手の記憶に新しいうちにご挨拶をすることができます。

件名は明確に

他のビジネスメールと同様に、件名は明確にしておきましょう。具体的には、「お礼メールであること」「どの件についてのメールであるか」が、件名を見ただけでわかるようにしておくのが望ましいです。「〇〇〇の打ち合わせのお礼」というような形式で作成すると良いでしょう。

相手との距離感を意識する

お礼メールと一言に行っても、重要な取引先の初対面の方であったり、上司だったりと、その相手は様々です。送る相手に合わせて「突然のご連絡失礼いたします」「初めてメールを送らせていただきます」というように、適切な距離感をもって文面を作成しましょう。

お礼の内容は具体的に

単に「ありがとうございました」だけでは、あまり相手に気持ちは伝わらないものです。自分が相手の「何に対して」「どのように」感謝しているのかを具体的に伝えることで、機械的な印象を与えることなくお礼メールを送ることができます。「ご多忙のところお時間をいただきありがとうございました。無事に〇〇することができました」「お力添えをいただきありがとうございました。おかげ様で~」といった具合です。

シチュエーションごとの例文

お礼メールを送る際のポイントををおさえた上で、続いてはシチュエーションごとの例文をご紹介します。実際にお礼メールを作成する際の参考にしてみてください。なお、署名は省力してご紹介していますが、署名はメール上の名刺代わりとなるビジネスマナーの基本であるため、忘れずに添えておきましょう。

打ち合わせに対するお礼メール

【例文】
【件名】
〇〇の打ち合わせの御礼

【本文】
株式会社〇〇
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

本日は多忙のところ、貴重なお時間をとっていただき、
誠にありがとうございました。

弊社提案の〇〇〇について、
詳しくお話をお伺いすることができ大変参考になりました。
○○様よりお聞きしたご要望やご意見をまとめた上で、
改めてプロジェクトを進めて参りたいと思います。

また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。

食事会にご招待いただいたことへのお礼メール

【例文】
【件名】
食事会のお礼

【本文】
株式会社〇〇
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

昨日は、食事会にお招きいただきありがとうございました。
美味しい食事とともに、○○様をはじめ皆様と
貴重なお時間をすごせたことに心からお礼申し上げます。

普段お聞きすることのないお話なども伺うことができ
大変勉強になりました。

ご馳走になってしまい恐縮です。
次の機会には是非お返しをさせていただければと思います。

今後ともよろしくお願いいたします。
ありがとうございました。

飛び込み営業を受けていただいたことへのお礼メール

【例文】
【件名】
本日の訪問のお礼

【本文】
株式会社〇〇
○○様

お世話になっております。
株式会社○○の○○です。

本日は突然の訪問にも関わらず
長時間ご対応いただき、誠にありがとうございました。

○○様からご指摘いただいたサービスについてですが、
上司と相談いたしまして来週の○曜日までには
ご回答させていただきます。

これから、○○様のお力になれるよう
全力を挙げて努めてまいります。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

社内の協力してくれた人へのお礼メール

【例文】
【件名】
〇〇へのご協力のお礼

【本文】
〇〇チームの皆様

お疲れさまです。
〇〇部の〇〇です。

このたびの〇〇につきまして、皆様お忙しい中、
多大なるご協力をいただき誠にありがとうございました。

おかげさまで目標の〇〇を達成することができ、大成功を収めることができました。
これも皆様のお力添えの結果だと、感謝の気持ちでいっぱいです。

今後もお力をお借りすることがあるかと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします。
取り急ぎ、メールにてお礼申し上げます。

上司からのメールに対するお礼メール

【例文】
【件名】
昨日いただいたメールのお礼

【本文】
〇〇課長
お疲れさまです。〇〇です。

お忙しい中、ご丁寧なメールをいただきありがとうございます。
おかげさまで、無事に〇〇をすることができました。
特に〇〇についてのアドバイスは、大変ありがたく思っております。
課長の細やかなお心遣いに感謝しております。

今後とも、ご指導よろしくお願いいたします。

新規のご注文をいただいたことへのお礼メール

【例文】
【件名】
〇〇ご注文のお礼

【本文】
株式会社○○
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

このたびは○○のご注文をいただき
誠にありがとうございます。

今回のご注文から貴社とのお取り引きが始められ
大変うれしく思っております。

ご注文いただきました○○ですが
○月○日までに納品させていただきますので
もうしばらくお待ちください。

また、商品についてご不明な点がございましたら
ご連絡ください。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

まとめ

今回は、お礼メールについてご紹介しました。お礼メールは、普段の業務上でやり取りしているビジネスメールでは表現しにくい、自分の「人柄」を表現できる貴重な機会です。相手との今後の関係をより良いものにするためにも、ぜひ適切なお礼メールを送りたいところです。

より効果的なお礼メールにするために、「適切なタイミングで」「具体的な内容で」送ることを意識しましょう。気持ちのこもったお礼メールは相手へもきちんと伝わり、また次の機会へとつながることが期待できます。今まであまりお礼メールを送ってこなかったという方も、テンプレートで済ませていたという方も、今一度お礼メールについて見直してみてはいかがでしょうか。今後のチャンスへとつながることでしょう。

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