ビジネスにおいて、お礼メールは今後の信頼関係を深めることにも役立ちます。今回はお礼メールを送る際に気を付けておきたいポイントと、シチュエーションごとの例文をご紹介します。肝心なときに失敗してしまわないよう、今一度お礼メールを見直してみましょう。

お礼メールについてのポイント

お礼メールを作成、送信する際は、ポイントをおさえておくだけでより大きな効果が期待できます。普段から送り慣れているという方も、確認を兼ねて見直してみましょう。

早めのタイミングで

お礼メールを送りたいという気持ちがあっても、送信するタイミングに悩む方も多いのではないでしょうか。「できるだけ早く送ったほうが良いのか」「少し時間を空けてからのほうが良いのか」と、迷った経験があるという方も多いことでしょう。

お礼メールは基本的に、時間を空けずにすぐに送るのが良いとされています。午前中の打ち合わせや訪問に対してのお礼ならその日の夕方までに、夜の飲み会や勉強会などに対するお礼なら、当日の遅い時間ではなく翌朝、それも始業時間の直前か直後が良いでしょう。より早いタイミングでお礼メールを送信しておくことで、相手の記憶に新しいうちにご挨拶をすることができます。

件名は明確に

他のビジネスメールと同様に、件名は明確にしておきましょう。具体的には、「お礼メールであること」「どの件についてのメールであるか」が、件名を見ただけでわかるようにしておくのが望ましいです。「〇〇〇の打ち合わせのお礼」というような形式で作成すると良いでしょう。

相手との距離感を意識する

お礼メールと一口に言っても、重要な取引先の初対面の方であったり、上司だったりと、その相手は様々です。送る相手に合わせて「突然のご連絡失礼いたします」「初めてメールを送らせていただきます」というように、適切な距離感をもって文面を作成しましょう。

お礼の内容は具体的に

単に「ありがとうございました」だけでは、あまり相手に気持ちは伝わらないものです。自分が相手の「何に対して」「どのように」感謝しているのかを具体的に伝えることで、機械的な印象を与えることなくお礼メールを送ることができます。「ご多忙のところお時間をいただきありがとうございました。無事に〇〇することができました」「お力添えをいただきありがとうございました。おかげ様で~」といった具合です。

「取り急ぎ」は使わない

ビジネスメールにおいて「取り急ぎ」というフレーズを目にする機会があります。「取り急ぎ」には、「さしあたって」「追って」という意味があります。厳密にいうと「準備が不十分な状態なので、今は適切な報告ができません」となります。丁寧な言葉選びで誠意を表すお礼メールでは不適切な表現です。

実際は、「取り急ぎ」ではなく「まずはお礼申し上げます」と伝えるのが適切です。自身の手が空いた段階で、改めて誠意を込めたお礼メールを送ると良いでしょう。

「取り急ぎ」の意味を正しく理解している人ほど、この言葉には抵抗を覚えます。人によっては「場当たり的」「責任感が薄い」「対応がいい加減」と感じさせます。便利な言葉なのでつい使用しがちですが、相手を不快にさせるリスクがあることを覚えておきましょう。

定型文にならないようにする

お礼メールは迅速に送ることが重要ではありますが、速さを重視するあまり、定型文を送るのは望ましくありません。本文には心に残ったエピソードや自分が感じたことなどを織り交ぜて、「あなたに向けて書いたメールである」ということをはっきり伝える内容にすると、「自分のために時間を割いて書いてくれたメールなのだ」と受け止めてもらいやすくなります。誰でも送れる内容を書くのではなく、ひと手間加えて自分だけの言葉でまとめることが相手に良い印象を与えるポイントです。

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シチュエーションごとの例文

お礼メールを送る際のポイントをおさえた上で、続いてはシチュエーションごとの例文をご紹介します。実際にお礼メールを作成する際の参考にしてみてください。なお、署名は省略してご紹介していますが、署名はメール上の名刺代わりとなるビジネスマナーの基本であるため、忘れずに添えておきましょう。

感謝の伝わるフレーズ

状況や相手との距離感によって、感謝の伝わるフレーズは異なります。例えば、「○○いただき、ありがとうございます」「心よりお礼申し上げます」「重ねてお礼申し上げます」という3つのフレーズがあります。

「○○いただき、ありがとうございます」は、比較的カジュアルな文章表現です。目上でありつつ距離感の近い先輩、上司に向けて使います。注意点として、「○○いただき、ありがとうございます」は相手から直前に受けた施しに対してお礼を述べるフレーズとなります。ある程度の期間が経っているならば、「その節は」「先日は」と付け加えるのがおすすめです。

「心よりお礼申し上げます」と「重ねてお礼申し上げます」は、セミフォーマルな文章表現です。社外かつ目上の人に感謝を伝える際、どちらかのフレーズを使いましょう。より感謝の気持ちを述べたい場合は「重ねてお礼申し上げます」が適切です。これは「重ねて」という言葉に、「繰り返し」「何度も」という意味があるためです。

打ち合わせに対するお礼メール

食事会にご招待いただいたことへのお礼メール

飛び込み営業を受けていただいたことへのお礼メール

社内の協力してくれた人へのお礼メール

上司からのメールに対するお礼メール

新規のご注文をいただいたことへのお礼メール

取引先との会食のお礼メール

退職する方へのお礼メール

お歳暮をいただいた際のお礼メール

お中元をいただいた際のお礼メール

資料を送付していただいた際のお礼メール

入金を確認した後のお礼メール

求人募集の応募へのお礼メール

まとめ

今回は、お礼メールについてご紹介しました。お礼メールは、普段の業務上でやり取りしているビジネスメールでは表現しにくい、自分の「人柄」を表現できる貴重な機会です。相手との今後の関係をより良いものにするためにも、ぜひ適切なお礼メールを送りたいところです。

より効果的なお礼メールにするために、「適切なタイミングで」「具体的な内容で」送ることを意識しましょう。気持ちのこもったお礼メールは相手にも伝わりやすく、また次の機会へとつながることが期待できます。今まであまりお礼メールを送ってこなかったという方や、テンプレートで済ませていたという方は、今一度お礼メールについて見直してみてはいかがでしょうか。今後のチャンスへとつながることでしょう。

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