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【状況別7つの例文】アポを取るためのメール営業のコツ

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【状況別7つの例文】アポを取るためのメール営業のコツ

メール営業でアポをたくさん取るコツは、相手別・状況別で文章を書き分けることです。文字数や情報量を調整し、「話を聞いてみたい」と思わせるようなメールに仕上げましょう。ここでは、メール営業で効率良くアポを取る書き分け方をご紹介します。

アポとは

アポとは「アポイントメント」の略称です。ビジネスにおいては顧客との面会や、商談などの約束を指します。ビジネスの最初のステップとなるため、特に重要な要素のひとつです。アポを取る手段として、電話やメールなどがあります。

アポという言葉の使い方

顧客とコンタクトを取ることができなければ、ビジネスをスタートすることはできません。「アポを取る」ことは顧客とのきっかけ作りとして大切な役割を果たしています。アポを取るだけでなく、「アポが入る」という使い方もあります。面会や商談の約束が入るといった意味になります。これらはビジネスシーンにおいて基本的な使い方になるので、「アポを取る」と「アポが入る」の意味や使い方は理解しておきましょう。

アポを取る理由

アポを取る理由は、効率良く顧客との面会や商談の機会を得ることです。必ずしも全ての商談などでアポを取るわけではなく、アポを取らない「飛び込み営業」を行うケースもあります。しかしアポを取っていないことにより面会できないケースも多く、その場合は営業効率が落ちてしまいます。営業においてアポを取ることはステップが増えて非効率に感じるかもしれませんが、長い目で見ると営業効率を高めることにつながっています。

電話でアポを取るとき

アポの取り方にはいくつかの方法がありますが、中でも一般的なのが電話を使ったアポです。「テレアポ」とも呼ばれる手法で、古くから多くの企業で採用されており、現在でも行われています。
メールの文章では伝わりにくい熱意が伝わりやすいというメリットがありますが、あまりしつこいと逆効果になるため相手の様子を伺うことが大切です。メールのように記録が残らないので約束の日時や場所のメモを取り、復唱するように心掛けてください。

メールでアポを取るとき

電話に次いで主流になりつつあるのが、メールを使ったアポの獲得です。現在は多くの人が連絡やコミュニケーションツールとしてメールを使用しています。
メールであれば一度に多くの顧客にアプローチすることもできるため、うまく活用できれば営業の効率を高めることができます。電話とは違い、相手の仕事の邪魔になりにくいのがメリットです。

短文メールと長文メールの書き分け方

メール営業では、売り込み先に合わせて短文(500文字前後)と長文(1,000文字前後)のメールを書き分けるのがおすすめです。比較的見込み確度の低い相手には短文メールでご挨拶ときっかけ作りを行い、見込み確度の高い相手には長文メールでしっかりと商品・サービスを売り込みましょう。

  • 短文メールのメリット:文章量が少ないので読みやすい
  • 短文メールのデメリット:商品・サービスの詳細説明ができない
  • 長文メールのメリット:返信がアポにつながりやすい
  • 長文メールのデメリット:文章量・情報量が多いため読んでもらえない可能性がある

上記に関して、例文とともに詳しく解説していきます。

関連記事はこちら【例文付き】メール担当者必見!営業メールの効果と効率をアップさせるポイント

メール営業時の例文/短文編

短文メールは、文章量の少なさから読みやすく、読み手のスクロール回数も大きく減るのがメリットです。一方、売り込みたい商品やサービスの詳細説明ができないため、訪問時にお客さまとの認識のズレが生じやすくなります。短文メールでは、「まず話だけでも聞いてみようかな」と思わせる文章を目指しましょう。

【例文】
株式会社○○
ご担当者様

突然のご連絡にて失礼いたします。
私、株式会社○○にて営業を担当しております、○○と申します。

貴社のホームページを拝見したところ、現在展開されている○○事業に関しまして、ぜひ何かご協力させていただけることがあるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。○○機器を中心に製品開発・販売を行っている弊社では、○○業界のお客さまに弊社製品の○○などを多数導入いただいており、○○を最大で○%改善した実績がございます。

もし同様の課題をお持ちであれば、直接ご説明させていただきたく存じますが、直近のご都合はいかがでしょうか?

下記の日程でお伺いすることが可能でございます。

=====================
【日程の候補】

・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○
・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○
・○月○日(曜日) ○:○○~○:○○
=====================

ご訪問の際は、パンフレット等をお持ちするとともに、他社様の導入事例までお話しできればと思います。上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いです。

突然のご連絡にて大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

メール営業時の例文/長文編

長文メールは、初期段階で認識の擦り合わせができることから、相手から返信があればそのままアポにつながりやすいのがメリットです。ただし、文章量が多いため、しっかりと読んでもらえないことも少なくありません。見込み確度の高いお客さまに対し、“ここぞ”というタイミングで送るのがおすすめです。

【例文】
株式会社○○
ご担当者様

突然のご連絡にて失礼いたします。
私、株式会社○○にて営業窓口を担当しております、○○と申します。

弊社は、今年で創業○○年を迎える○○機器専門メーカーです。昨年販売開始した新製品の「○○」をはじめ、○○業界のお客さまに弊社の製品を多数導入いただいております。弊社製品を導入いただいたことにより、お取引企業様が抱えていた○○という課題を最大で○%改善した実績がございます。貴社HPを拝見したところ、現在展開されている○○事業に関しまして、ぜひ何かご協力させていただけることがあるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。

=====================

■弊社について(自社ホームページのURLを記載)
弊社は、○○県○○市に本社を構える創業○○年の○○機器専門メーカーです。○○をコンセプトに掲げた製品開発・販売を行っており、取り扱い製品はこれまで○○○社以上の企業様に導入いただいております。

■ご提案する製品の特徴
今回ご提案させていただく製品は、冒頭でお話しさせていただいた「○○(商品ページのURLを記載)」という新製品です。○○を導入いただくことで、○○における課題を約○%改善できるだけでなく、○○についても効率のいい運用を可能とします。○○はご好評いただいた前モデル(商品ページのURLを記載)から○○の点を改良しており、本体の重量も○○%(前モデル比)ほど軽量化させることに成功し、より優れた製品となっております。

■価格に関して
「○○」は○つの製品ラインナップで展開しており、スタンダードモデルですと○○円(税別)、最上位モデルでは○○円(税別)でご提供させていただいております。競合品より割高ではありますが、機能や拡張性を中心にお客さまから高い評価をいただいており、自信をもってお勧めしております。ご依頼いただければ、○ヶ月間の貸し出しも行っておりますので、優れた品質・性能を実際に体験いただければと思います。

■現在のお取引企業
・株式会社○○○○
・株式会社○○○○
・株式会社○○○○
他○○社

もしよろしければ、詳細について直接ご説明させていただきたく存じますが、直近のご都合はいかがでしょうか?

下記の日程でお伺いすることが可能でございます。

=====================
【日程の候補】

・○月○日(曜日) ○:○○
・○月○日(曜日) ○:○○
・○月○日(曜日) ○:○○
=====================

ご訪問の際は、パンフレット等をお持ちするとともに、他社様の導入事例をお話しできればと思います。上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いです。

突然のご連絡にて大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

取引の有無による営業メールの書き分け方

過去に取引があるかどうかで、営業メールの書き方は大きく変わります。以下に、取引があったお客さまと初めて連絡するお客さまへのメールの例文をご紹介します。

過去に取引があるお客さま

過去に取引をしている場合、お互いをある程度知っていることから、訪問までの流れは比較的スムーズです。失礼にあたる言葉使いをしていないか、誤字脱字などをしていないか確認した上で連絡しましょう。

【例文】
株式会社○○
○○様

お世話になっております。株式会社○○の○○です。
先日はお電話にてお時間をいただき、誠にありがとうございました。

今回は、お電話の際にお伺いした貴社の課題について、弊社が運営する○○というサービスを利用することで解決できると思い、ご連絡を差し上げております。

もしよろしければ、直接ご説明させていただきたいのですが、下記日時のご都合はいかがでしょうか?

=====================
【日程の候補】

・○月○日(曜日) ○:○○
・○月○日(曜日) ○:○○
・○月○日(曜日) ○:○○
=====================

当日は、サービス内容の詳細や他社での導入事例、貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。なお、ご訪問は1時間程度を予定しております。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。

ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

過去に取引・やり取りがなかったお客さま

過去に取引がないお客さまにメールを送る場合、警戒心を解く目的で「自分が何者なのか」「何のために連絡したのか」を冒頭で伝えましょう。また、文章表現にも細心の注意を払う必要があります。過剰すぎる敬語や接続詞、失礼な物言いがないか、送信前によく確認してください。

【例文】
株式会社○○
○○様

突然のご連絡にて失礼いたします。
私、株式会社○○で○○というサービスを担当しております、○○と申します。
貴社のホームページを拝見し、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

弊社では、○○業界のお客さまを中心に○○を導入いただいており、これまでに○○件の導入事例と○○を最大で○%改善した実績がございます。

同様の課題を貴社がお持ちであれば、直接ご説明にお伺いしたいと考えております。
直近ですと、下記の日程でご訪問が可能でございますが、いかがでしょうか?
=====================
<候補日程>

・○月○日(曜日) ○:○○
・○月○日(曜日) ○:○○
・○月○日(曜日) ○:○○
=====================

当日は、サービス内容の詳細や他社での導入事例、貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。なお、ご訪問は1時間程度を予定しております。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。

ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

関連記事はこちら初めての相手への挨拶メールの書き方。確実に開封&返信してもらえるコツとは?

営業後のお礼メールは必須

無事にアポを取ることに成功し、実際に訪問を終わらせた後は、お礼メールを送るようにしましょう。仮に成約までいかなくても、「本日はお忙しい中時間を割いてくださってありがとうございます」と感謝の気持ちを伝えることで、会社同士の信頼関係を築くことができます。

以下に状況別のお礼メールの例文を用意したので、ぜひ参考にしてみてください。

どのようなシーンでも使える基本形の例文

【例文】
株式会社○○
○○様

本日◯◯サービスの件でご訪問させていただきました、株式会社◯◯の◯◯です。
このたびはご多忙の中、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。

ご提案させていただきました弊社の◯◯サービスについて、ぜひご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
不明点や気になる点等がございましたら、お気軽にご相談くださいませ。

どうぞよろしくお願いいたします。

事前告知なしで訪問営業に応じてくれたときに使える例文

【例文】
株式会社○○
○○様

本日お邪魔させていただきました、株式会社○○の○○でございます。

本日は突然ご訪問させていただいたにもかかわらず、弊社の提案にお時間を割いていただきましたこと、誠にありがとうございました。

○○様からいただきましたご指摘については、すぐに社内で検討し、○日までにはご返答できるよう進めてまいります。

突然の訪問ではございましたが、これを機に末永くお取引きいただけましたら、幸いでございます。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、お礼申し上げます

営業時に課題をいただいたときに使える例文

【例文】
株式会社○○
○○様

お世話になっております。

本日ご訪問させていただきました、株式会社○○の○○です。
先ほどはご多忙にもかかわらず、貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。

今回○○様にご指摘いただいた「○○」の件については、すぐに社内で再検討し、次回最適なご提案ができるよう進めさせていただきたいと存じます。

ご指摘いただいた件以外にも気になる点がございましたら、どんな些細なことでも結構ですので、お気軽にご連絡くださいませ。

次回は○月○日○時にお伺いいたします。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

メールを送る際に注意したい4つのポイント

ここでは、メールを送る際に注意したいポイントを4つに分けてご紹介します。

1.件名は短文でわかりやすく

件名はできるだけ短く、一目で内容がわかるよう記載します。相手は日々大量のメールを受信しており、基本的にその中で「メールを開封するか否か」は、件名の内容で判断します。よって不明瞭な件名は相手に不親切であるほか、メールを開封してもらえない恐れもあります。メールの目的を簡単に示した上で、社名(自社)あるいは氏名は必ず記載しましょう。

2.本文は要点から書き出す

メール本文は要点から書き出し、次に詳細をまとめます。「どのような目的のメールなのか?」を冒頭の一行で伝えることが大切です。詳細は日時、所要時間、持ち物の有無などを具体的に記載します。その際、日時はこちら側から提示してください。「都合の良い日時をお教えください」というフレーズでは、日程調整におけるメールのやりとりが増えてしまいます。内容に不備、不明点があるほど、相手は日程調整を手間に感じるものです。結果的にアポを取りにくくなるため、本文の書き方には気を配りましょう。

3.メールを送った経緯を書く

メールでアポを取る場合、初めての取引先だったり、相手とさほど親しくなかったりするケースが殆どです。「誰から自社のことを聞いたのか?」「なぜメールを送ったのか?」という経緯を書かなければ、相手に失礼なイメージを与えかねません。営業メールにおけるマナーとして、メールを送った経緯は必ず書きましょう。

4.メールの送付タイミングを考慮する

アポ取りのメールは、業務時間内に送付するのがマナーです。諸事情から夜間の送付になる場合、必ず「夜分遅くに失礼します」というフレーズを沿えてください。またアポ取りの日程調整は、年末年始といった長期休暇の前後に挟まないようにします。休暇明けは大量のメールが受信ボックスに溜まり、平時よりもメールチェックの負担が増えるためです。もし長期休暇前にアポを取得した場合、休暇明けにリマインドメールを送ってフォローします。

アポ取りのメールを送った後のフォロー

アポ取りのメールを送った後にも、フォローのアクションを起こしておくと安心です。日時などの勘違いを防ぐことができ、丁寧な営業姿勢を印象づけることもできます。

フォローの電話をする

プロジェクトの進捗メールやメールマガジンなど、ビジネスマンは日々膨大なメールを受信しています。せっかく送ったアポ取りのメールもその中に埋もれて、見落とされてしまうことがあります。アポ取りのメールを送った後はそのまま放置せず、電話でも送信した旨を伝えておくと丁寧です。

【フォロー電話で確認する例】
「本日、アポの日程のご相談のメールをお送りいたしました。ご確認のほどよろしくお願いいたします」

このフォロー電話ではメールを送信したことのみ伝えましょう。電話でアポの日時の確約を取り付けようとすると、押しかけるような印象を与えてしまいます。

電話をした際に相手が不在だった場合も、伝言だけにとどめておきましょう。折り返しの電話ではなくメールの返信をお願いしておくと、相手に負担をかけません。

日程が決まった後のフォローメール

アポ取りのメールに対して日程連絡の返信をもらったら、こちらからも日程確定のメールを返信しておくと丁寧です。日程を調整してくれたことへの感謝の言葉も添えておきましょう。面談スペースの都合もあるので、何名で訪問するのかも記載しておくとベストです。

【例文】
株式会社○○
○○様

お世話になっております。株式会社○○の○○です。
面談日程のご返信をいただき、誠にありがとうございます。
指定いただきました日程でご訪問をさせていただきます。

=====================
<日時> ○月○日(○曜日) ○:○○
<場所> 貴社オフィス
<訪問者> 〇〇、△△ 計2名
=====================

それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

効果的なメール営業でお客さまとの“きっかけ作り”を

メール営業では、「一度話をしてみたい」と思ってもらえるよう、相手や状況に合わせた工夫をすることが大切です。今回ご紹介したメールの書き分け方や例文を参考に、魅力的に感じる文章を考えてみてください。
なお、メール営業の業務を効率化するためには、よく使う文をテンプレートとして登録するなど便利な機能がそろったメール配信ツールを使うのもおすすめです。

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