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メールで添付ファイルを送信するときに気をつけるべきトラブルとマナーの基本

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メールで添付ファイルを送信するときに気をつけるべきトラブルとマナーの基本

ビジネスメールを送信するときは、失礼がないように気をつけなければなりませんし資料などの添付ファイルがあるときは特に注意が必要です。円滑に仕事をしていくためにも、マナーはきちんと身につけましょう。

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添付ファイルのあるメールの書き方

1.件名と本文にファイルの内容を書く

ビジネスメールで相手に添付ファイル付きのメールを送信するときは、件名と本文にどのようなファイルを添付しているのかを書く必要があり、これには2つの理由があります。
1つ目は、メールを受け取った相手が、どのようなファイルが届いたか分かるようにするためです。メールをやり取りしているのは、社内の人間だけではありません。取引先や顧客などの社外の人は、他の相手先やその社内のメールなど、やり取りをしている数もたくさんあります。その中で、何も件名が記載されていない添付ファイルのメールが届いても、一目見て分からなければ放置される可能性があります。また、どのような案件のファイルか不明な場合、最悪はウイルス付きのメールと勘違いされることもあるため開封されないまま見過ごされる可能性があります。
2つ目は、添付漏れがないようにチェックするためです。ビジネスメールで資料を相手に送信するときは、必ずチェックすることが大切です。重要な案件のメールほど、添付漏れや間違いがないようにしておかなければなりません。そのため、メール本文に自分が送る添付ファイルの内容を書いておくと、「何を添付したのか」「どれを添付し忘れているのか」という確認ができるため、ミスを防ぐことにも繋がります。

2.問い合わせ先を明記する

添付ファイルの中にある資料について、質問や不明点があれば、問い合わせをしなければいけません。そのときに、誰に問い合わせたらいいのか分からなければ、相手が困ってしまいます。メールに添付されている資料について、問い合わせを受付する担当者(メール送信者以外であればその担当者名)を記入しておくと安心です。

添付ファイルのあるメールの注意点

1.容量に注意する

添付ファイル付きのビジネスメールを送信するときは、容量の大きさに注意して送信する必要があります。例えば、3M超のファイルを送信すると、サーバーや容量の関係上、相手が受け取れなくなってしまう可能性があります。大容量のファイルをメールに添付するときは、ZIPで圧縮して送信するなどの対策をしておけば、容量を小さくして相手も受け取れるようになります。
もし、10M以上の添付ファイルを送信しないといけなくなった場合は、大容量ファイル転送サービスの利用をすれば、メール上の容量をとることがありませんのでスムーズに送付できるでしょう。ただし、このサービスは相手のセキュリティの関係上使用できないときもあるので、どのような形で送信するのか、先に相手と相談してから利用するようにしてください。

2.受け取り側の環境に合わせる

こちらから添付ファイル付きのメールを送信するときは、まず相手がどのようなネット環境なのか確認してください。PCの容量や機種によって、添付ファイルの拡張子(docx、xlsx、pdf、jpg)を使い分けることで、相手に手間をとらせることなくメールのやり取りができます。ネット環境を確認せずに送ってしまうと、送信先のPCでファイルが開けないトラブルが起こる可能性もあります。

3.セキュリティに留意する

日頃からPCやネットワーク環境のウイルス対策をしておく必要があります。ウイルスに感染した場合、自分だけでなく取引先や顧客の会社全体にも影響を及ぼす可能性があります。セキュリティは日々進化していますが、ウイルスも同様に進化しています。何かあってからでは遅いので、お使いのPCはもちろん、メールに添付するファイルに対してもセキュリティ対策を実施するようにしておきましょう。

添付ファイルのよくある問題

1.ファイルが壊れて開けない

添付ファイルについてよくある問題が、ファイルの破損です。送信したときは問題なくても、受け取り側のPCで確認すると破損して開けない状態になっていることもあります。もし、相手側からファイルが開けないという問い合わせがあった際は、メールソフトの簡易修正ツールの利用を促すと大抵のファイルが開けます。

2.パスワードが分からなくて開けない

重要な資料を送信するときに、添付ファイルにロックをかけて送付するときがあります。そのときに、パスワードも一緒に送らなければいけませんが、「別のメールでパスワードを送信するのか「クリックすると自動でパスワードが送信されてくるのか」など、送り方は様々です。この場合は「別メールでパスワードを送信します」など、一言入れると相手に分かりやすくなるので親切です。

3.文字化けして内容が分からない

特にMacのPCからWindowsのPCに、添付ファイル付きのメールを送信すると、文字化けをおこしているときがあります。MacとWindowsでは規格が違うので仕方のないことなのですが、受け取る側が文字化けしている添付ファイルを見て「ウイルスかもしれない」となれば一大事です。そうならないためにも、ZIPで圧縮や拡張子を変更するなど、必要な対策をしておきましょう。

メールの例文

ここからは、上記のことを踏まえたビジネスメールの例文をご紹介したいと思います。どちらも、あくまで1つの例なので、送り先の状況や送信する内容によって文章を使い分けしてみてください。

件名
【資料添付】○○様のお見積もりの件
本文
株式会社◎◎ ○○様

いつも大変お世話になっております。
ご依頼をいただいておりましたお見積もりの件について資料を添付ファイル(pdf)にてご案内いたします。
ご確認ください。

・送付内容:◎◎社様へのお見積もりの件(1ファイル)

どうぞよろしくお願いします。


-------------------------------------
株式会社△△ ××部
□□(氏名)
(会社の住所)
TEL:(電話番号)/FAX:(FAX番号)
(HPのURL)
(メールアドレス)
-------------------------------------

件名
【資料添付】○○様のお見積もりの件
本文
株式会社◎◎ ○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
○○様からご依頼頂いていた見積もりを作成しましたので
ご連絡いたします。

・数量---個
・追加発注のお見積もり

以上の見積書を添付いたしますので
ご確認ください。

(添付ファイル:見積01.pdf)

また、納期や見積もりでご不明な点がおありでしたら
このメールにお問い合わせくださいませ。

よろしくお願いします。


-------------------------------------
株式会社△△ ××部
□□(氏名)
(会社の住所)
TEL:(電話番号)/FAX:(FAX番号)
(HPのURL)
(メールアドレス)
-------------------------------------

企業によって、メールの文体や構成などの形式が異なる場合もあります。統一した形式で送る場合は、テンプレを作って活用することをおすすめします。

メールは受け取り側に分かりやすく送信する

ビジネスではいろんなマナーがありますが、基本的に相手のことを考えて親切に対応することが大切です。親切に対応するということは、メールの内容がすぐに分かるようにするなどの小さなことです。ちゃんと問い合わせ先が書かれてあると、相手が安心感を覚えます。PCの環境に合わせてくれるだけでも、互いに気持ちよく仕事をすることができます。
互いに顔が見えない状況で、文字だけのやり取りというのはとても難しいものです。それだけ、相手に失礼がないように、マナーには気をつけなければいけません。分かりやすくメールを送信することは、その1歩なのかもしれません。

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