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初めてのメールの挨拶・件名の書き方。開封&返信してもらえるコツ

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初めてのメールの挨拶・件名の書き方。開封&返信してもらえるコツ

メールで最初に目にする「件名」は、開封や返信率に大きく影響します。送信したメールを確実に読んでもらうために、押さえておきたい件名作成の基本のポイント3点を確認しておきましょう。また、挨拶メールの基本や例文、NGポイントの例文も併せてご紹介します。

目次

    確実に読まれるメールは「件名」が大事!

    メールの件名を一目見た際に、どのような内容なのか伝わらない、特に目を引く文言が記されていない件目だと、返信率や開封率が低くなります。それだけでなく、件名から内容が読み取りにくいメールは、迷惑フォルダに振り分けられてしまう可能性も出てきます。特にビジネスメールだと、メール確認がスムーズにいかないことで、仕事にも支障をきたします。例えば、会議に関するメールの場合、「明日の会議について」という記載だけで送信したとしましょう。これでは、明日は何月何日なのか、何の会議なのか、そもそも会議の何を伝えるためのメールなのかが全く伝わりません。しかし、内容が伝わりやすく工夫された件名だと、相手も一目見て大まかな内容を確認できるため、開封率や返信率が高まります。では、具体的にはどのような件名を作成すると良いのか、その詳細を解説していきます。

    押さえておきたい作成のポイント

    メールの件名を見たときに内容が伝わりやすく、目を引く件名を作成するためには、まずは基本のポイントから見ていきましょう。

    基本ポイント

    【簡潔に書く】

    明確に伝わる件名を作成することが大切ですが、長くなると受信リストにすべてが表示されずに途中で切れてしまいます。また、文章のように前置きや挨拶を含めてしまうと、文字数がオーバーするだけでなく、結局、何のメールなのかが把握できません。適切な文字数は、20文字程度を目安とし、件名全体を確認できるように作成しましょう。

    【具体的に伝える】

    簡潔にまとめた件名から、メール本文の内容を具体的に伝えるには「いつの用件」「何の用件」「どういう概要なのか」の3つの要素を含めることがポイントです。ではその3つについて詳しくチェックしていきましょう。

    1.「いつの用件」
    セミナーの開催や締め切り日など期日がある場合は、件名にその情報を記します。
    「第2回」、「9/10厳守」、「No.3」などを入れると、「いつ開催する、いつまでに返事が必要」と特定できます。

    2.「何の用件」
    件名を見ただけで相手に「どのような内容の用件なのか」が伝わる言葉を記します。「○○案件」、「○○セミナー」、「○○会議」などを入れると用件が伝わり、相手もメールを確認する優先順位がつけられます。

    3.「どういう概要」
    メールの目的や、メールの読み手にどうしてほしいのかを明記すると大まかに概要をチェックできます。「~のご案内」、「~のご連絡」、「~のお願い」と入れると件名の具体性が高まるので、メール本文の内容もより理解しやすくなるでしょう。

    プラスで取り入れたい要素

    基本ポイントと併せてプラスの要素を取り入れることで、20文字程度の簡潔な件名にバリエーションをつけられます。

    【記号を利用する】

    目立たせたいキーワードを件名に含む場合、カッコ、特に墨付きカッコ【】をつけることで目につきやすくなることもあります。【ご連絡】、【○○様】、【お知らせ】という明記を件名の冒頭に入れると、件名を見てすぐに必要な情報が目に飛び込んでくるので、相手も優先度の設定や内容把握しやすくなります。
    しかし、記号を入れることで文字数が増えてしまい、相手が受信ボックス内でメールの概要を把握できず、見落とされてしまう可能性もあります。記号を入れることで件名があまりにも長くなる場合は、入れずに用件を具体的に表した内容にする方が良いでしょう。

    【自分の名前などを明記する】

    相手に初めて送るメールや顧客へ送るメール、挨拶メールなどは「どこの誰が送ったものなのか」を明記するのがマナーです。会社名や所属部署、名前などを含めることで信用性が高まり、快くメールを確認できます。先に概要や期日などを明記した後に、「(営業部 山田)」、「(○○商事 山田)」と自分の素性を記入するといいでしょう。

    【用件が複数ある】

    伝えたい用件が複数ある場合には、その旨を件名に含めておきましょう。
    「【確認】○○と○○の件について」や「画像添付のお願い/○○の形式についてご確認」と明記すると、内容だけでなくて確認事項がいくつあるのか把握できます。

    内容が伝わりやすい件名の例文

    件名を作成する際のポイントを踏まえた上で、基本やプラスの要素を含めたメールの件名の例文をご紹介します。

    例)
    「第3回○○セミナー開催と詳細につきまして」
    「○○交流会のご案内と参加可否について 期日○/○」
    「9月25日の○○会議の詳細資料(営業部○○)」
    「○○案件打ち合わせのお礼(営業部○○)」
    「【お知らせ】会議室利用申請の変更について」
    「【○○様】ご質問いただいた件へのご回答です(担当○○)」

    【返信メール】

    届いたメールに対して返事を送る場合ですが、基本的には件名に「Re:」をつけて返信します。一目見て返信メールであることがわかり、それを見た相手が「あの件に関しての返事だ」と判別できます。また、メール本文の内容によっては、一言添えるだけでより相手に伝わりやすい件名になります。
    「Re:○○会議の詳細につきまして」の冒頭に文言を足して「10日了解しましたRe:○○会議の詳細につきまして」と変えると、意図をよりわかりやすく伝えられます。

    メールの主題が変わってきた場合には?

    メールのやり取りを何度も行っている中で、当初とは用件が変わってくるケースもあるでしょう。その場合には、やり取りしている内容に応じて件名も変えておくことをおすすめします。新たに件名を変えることで、後で内容を確認する際に、「どのメールに内容詳細が書いていたかな?」と探す手間が省けます。

    挨拶メールの基本と例文

    初めての相手に挨拶メールをする場合、件名はもちろん本文にも気を付けなければなりません。ここでは、挨拶メールの押さえておきたい基本と例文をご紹介していきます。

    挨拶メールの基本

    件名と同じように、挨拶メールの本文は簡潔にまとめるよう心がけましょう。長々と書かれたメールの開封は後回しにされてしまう場合もありますし、相手の手間を取らせないためにもわかりやすくまとめることが大切です。
    また、敬語や「てにをは」の使い方に間違いがないか、送信前に再度確認することも大事です。せっかく内容がまとまっていても誤字や誤用によって、相手に不快感を与えてしまうかもしれません。
    できれば自分の目線からの確認だけで終わらせるのではなく、同僚や先輩などに客観的な目線で確認してもらってから送信することをおすすめします。

    読みやすい挨拶メールの例文

    初めて送る挨拶メールの基本を踏まえた上で、読みやすい本文の例をご紹介します。

    例)
    突然のご連絡で失礼致します。
    この度、○○株式会社の △△様よりご紹介いただきメールさせていただきました。
    □□株式会社 ××部にて営業を担当しております、〇〇と申します。

    △△様より、弊社で取り扱っておりますサービスにつきまして
    貴社がご興味を持っていただいているとお伺いしました。
    つきましては、貴社のご状況をお聞きしながら、
    弊社のサービスの詳細や導入におけるメリット・費用などをご説明させていただきたいのですが、いかかでしょうか。
    貴社に直接お伺いしたいと思っておりますので、早速ではございますが、下記の日程の中でご都合はいかがでしょうか?
    ご検討のほどよろしくお願い致します。

    定型文による挨拶も大切ですが、相手の状況を考えて気持ちが伝わるようなメール作成を心がけることも重要です。
    また、メールの作成完了後には、一度件名と本文を併せて読んでみましょう。内容に相違がないか、件名は本文をわかりやすくまとめた内容になっているか、という点を再度確認するとミスの防止に繋がります。

    御礼メールの基本と例文

    御礼のメールをする際は、何に対する御礼なのかすぐに理解できる件名をつけることが重要です。

    御礼メールの基本

    件名に書いた内容を中心に、あまり長くなりすぎないように感謝の言葉をまとめましょう。送るタイミングはなるべく早いほうが丁寧な印象を与えます。
    しかしスピードを優先するあまりテンプレートのような表現にすると、効果が半減してしまいます。訪問や打ち合わせの中で出た話題などを簡潔に織り交ぜると、「自分のために時間を割いて書いてくれたメールなのだ」と受け取ってもらえるためおすすめです。
    なお、スピード感は重視するがゆえに「取り急ぎ」というフレーズを使用するケースがありますが、「とりあえず送ったのか」という意味に受け取られる場合もあるので基本的には避けるようにしましょう。

    読みやすい御礼メールの例文

    例)
    お世話になっております。
    □□株式会社の〇〇です。
    本日はご多用の中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
    △△様より伺いましたご要望を取り入れながら、
    あらためて今後のスケジュールをご提案させていただきます。
    もし、ご不明な点や変更点などがございましたら、
    私まで遠慮なくご連絡いただければ幸いです。
    今後とも何卒、よろしくお願いいたします。

    以上のように簡潔な御礼の言葉と、今後の動き方について記載します。結びに相手の事情が変わった場合の気遣いの言葉を添えると親切です。

    お詫びメールの基本と例文

    お詫びメールは、低姿勢で謝罪の意思が伝わる内容にすることが大切です。ここでは、お詫びメールにおいて押さえておきたい基本のポイントと例文をご紹介します。

    お詫びメールの基本

    何の件でお詫びをするのか、見てすぐにわかる件名の作成を心がけましょう。前提として自分のミスで相手の貴重な時間をいただくことを念頭におき、できる限り早急に送信することが大切です。

    読みやすいお詫びメールの例文

    例)
    お世話になっております。
    □□株式会社の〇〇です。
    先日注文を頂いた受注番号「xx-xxxx」の件ですが、
    弊社にて確認漏れがあり、発送手続きが行われておりませんでした。
    つきましては、〇月〇日に発送を完了し、納品日が〇日頃となる見込みです。
    この度はご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
    今後はこのような事態が起きないように、再発防止に取り組んでまいります。
    何卒、よろしくお願いいたします。

    質問・問い合わせメールの基本と例文

    ここでは、質問・問い合わせメールの押さえておきたい基本のポイントと例文をご紹介します。

    質問・問い合わせメールの基本

    具体的に「何を問い合わせたいのか」を記載した、わかりやすい件名を設定します。具体的には、「〇〇の件でお伺い」「【お問い合わせ】〇〇の件」「〇〇について教えてください」などと記載すると良いでしょう。クレームの場合でも、怒り口調ではなく柔らかい表現を心がけることが大切です。

    読みやすい質問・問い合わせメールの例文

    基本を踏まえた上で、読みやすい質問・問い合わせメールの例をご紹介します。

    例)
    突然のご連絡失礼いたします。
    ◯◯株式会社の△△と申します。
    弊社では現在、〇〇という課題を抱えており、解決できるソリューションを探しております。
    そこで、貴社の製品に関して質問したいことがございます。
    1.xxxx~
    2.xxxx~
    以上です。
    お忙しい中お手数ではございますが、ご回答頂けますと幸いです。
    よろしくお願い致します。

    注意点や避けたいNGポイント

    メール内容がより把握しやすい件名や本文の作成についてご紹介してきましたが、クオリティを上げるためには、注意点やNGポイントなどを押さえることも大切です。

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    読みやすさを最優先する

    メールの文面は、要点を押さえた読みやすい内容を心がけましょう。送られてきたメールが読みにくいと、相手が内容をうまく汲み取れなかったり最後まで読むことを苦痛に感じたりする可能性があります。
    一方的に自分が伝えたいことを並べるのではなく、一度立ち止まって「この文面で言いたいことが相手に伝わるだろうか?」と振り返ってから送信することが大切です。

    自分が何者か名乗る

    どのようなメールでも大切なことですが、初めてのメールでは必ず自分の名前を名乗りましょう。名前を名乗らずに初めてのメールを送ってしまうと、相手はメールの送り主が何者なのかわからないため、不信感を抱かせる原因になります。
    名前だけでなく、企業名や所属部門などの所属先をはっきりさせることで相手に安心してメールを読んでもらえるようになります。

    誤字・脱字や言葉遣いに注意する

    完成したメールはすぐに送信せず、誤字・脱字がないかどうかをチェックしてから送信しましょう。
    最初に「この人は誤字や脱字をチェックしないだらしのない人だ」と思われてしまうと、相手が自分にマイナスの印象を抱いた状態から関係性がスタートしてしまいます。加えて、失礼な言葉遣いになっていないかどうかも併せて確認しておきましょう。

    使用するキーワードに注意

    受信したメールの中には、【重要】や【緊急】のワードが件名の冒頭に含まれているものを目にすることがあります。これはメール確認の優先度が高く、相手に早く開封・返信を促す際に用いられます。
    ただ、実際にメール本文の内容を確認したとき、さほど重要性や緊急性が感じられないこともあります。そのような場合、相手に不快感を与え、信頼性を下げかねません。
    期日が迫っていて、すぐに確認してほしい用件でない限りは、使用を控えましょう。

    機種依存文字は使用しない

    意外と気がつかずに使用してしまう機種依存文字ですが、PCの環境によっては正しく表示されず、文字化けし、判読できない文字に変換されることがありますので注意しましょう。

    件名と内容に相違がないか注意する

    複数の人に対してのメール作成を同時に行っていると、テンプレートや本文の引用を行うと効率よく作成することができます。しかし、前述した通り、不注意によって件名と本文の内容にズレが生じてしまうことがあります。特に、前に送信したメールや返信メールを引用すると、本文は変更したのに件名は変えずにそのまま送信してしまうケースもありますので、必ずチェックを行いましょう。

    初めてのメールの挨拶は「初めまして」で良い?

    一般的に、初めてメールを送る相手への本文の書き出しは「お世話になっております」という表現を使用しません。そのため、初めてのメールの挨拶は「初めまして」で良いのだろうかと悩む方も多いでしょう。

    メールの挨拶に「初めまして」を使えるかどうかは、相手との関係性や宛先によって異なります。取引先に初めてのメールを送る場合は、「初めてご連絡させていただきます」や「突然のメールでのご連絡失礼いたします」などの書き出しを使うことをおすすめします。面識のない相手からの突然のメールであることを詫びる表現を入れると親切です。

    ただし、社内宛てのメールの場合、他の社員から業務を引き継いだ際などには初めての相手へのメールであっても「お世話になっております」と使うことがあります。そのほかに、取引先に対して担当者変更の連絡や新入社員が社員に入社の挨拶メールを送るような場合には「初めまして」という挨拶を使っても問題ありません。

    件名を工夫して開封率&返信率アップにつなげよう

    ビジネスメールで取引先の相手や、顧客とやり取りをする際に押さえておきたい件名や本文の作成ポイントについてお伝えしてきました。メールを受け取った相手は、件名を見てどのような用件のメールなのかを把握します。特に、多忙で日々大量のビジネスメールを受信している人にとって、件名を一目見てメールの内容や優先度が理解できることで、仕事の進行もスムーズになります。メールの件名1つにも相手のことを配慮して、でプラスの印象を与えるようにしましょう。

    関連記事はこちら【保存版】ビジネスメールの書き方まとめ | 書き出しのコツや定型文も紹介

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    記事執筆者紹介

    記事執筆者 大塚 陽生紹介
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    株式会社ラクス 配配メール事業部 企画課
    オンラインマーケティングチーム

    広告代理店の営業&ウェブ広告の運用担当として6年間従事し、2019年4月ラクス入社。オンラインマーケティングチームに所属し広告運用や営業メールの運用を担当。メルラボでは、主に自身のメール配信実績をもとにした記事を作成。

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