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メールは件名がポイント!確実に開封&返信してもらえるコツとは?

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メールで最初に目にする「件名」は、開封や返信率に大きく影響します。送信したメールを確実に読んでもらうために、押さえておきたい件名作成の基本のポイント3点を確認しておきましょう。また、NGポイントの例文もあわせてご紹介します。

確実に読まれるメールは「件名」が大事!

メールの件名を一目見た際に、どのような内容なのか伝わらない、特に目を引く文言が記されていない件目だと、返信率や開封率が低くなります。それだけでなく、件名から内容が読み取りにくいメールは、迷惑フォルダに振り分けられてしまう可能性も出てきます。特にビジネスメールだと、メール確認がスムーズにいかないことで、仕事にも支障をきたします。例えば、会議に関するメールの場合、「明日の会議について」という記載だけで送信したとしましょう。これでは、明日は何月何日なのか、何の会議なのか、そもそも会議の何を伝えるためのメールなのかが全く伝わりません。しかし、内容が伝わりやすく工夫された件名だと、相手も一目見ておおまかな内容を確認できるため、開封率や返信率が高まります。では、具体的にはどのような件名を作成するとよいのか、その詳細を解説していきます。

押さえておきたい作成のポイント

メールの件名を見たときに内容が伝わりやすく、目を引く件名を作成するためには、まずは基本のポイントから見ていきましょう。

基本ポイント

【簡潔に書く】

明確に伝わる件名を作成することが大切ですが、長くなると受信リストにすべてが表示されずに途中で切れてしまいます。また、文章のように前置きや挨拶を含めてしまうと、文字数がオーバーするだけでなく、結局、何のメールなのかが把握できません。適切な文字数は、20文字程度を目安とし、件名全体を確認できるように作成しましょう。

【具体的に伝える】

簡潔にまとめた件名から、メール本文の内容を具体的に伝えるには「いつの用件」「何の要件」「どういう概要なのか」の3つの要素を含めることがポイントです。ではその3つについて詳しくチェックしていきましょう。

1.「いつの用件」
セミナーの開催や締め切り日など期日がある場合は、件名にその情報を記します。
「第2回」、「9/10厳守」、「No.3」などを入れると、「いつ開催する、いつまでに返事が必要」と特定できます。

2.「何の用件」
これは件名には必須の要素で、この件名を見ることで相手に「どのような内容の用件なのか」というイメージができる言葉を記します。「○○案件」、「○○セミナー」、「○○会議」などを入れると用件が伝わり、相手もメールを確認する優先順位がつけられます。

3.「どういう概要」
このメールの目的や、メールの読み手にどうしてほしいのかを明記すると大まかに概要をチェックできます。「~のご案内」、「~のご連絡」、「~のお願い」と入れると件名の具体性が高まるので、メール本文の内容もより理解がしやすいでしょう。

プラスで取り入れたい要素

基本ポイントと併せてプラスの要素を取り入れることで、20文字程度の簡潔な件名にバリエーションをつけられます。

【記号を利用する】

件名にカッコ、特に墨付きカッコ【】をつけると目につきやすく、その中にメールの用件や概要などを入れます。【ご連絡】、【○○様】、【お知らせ】という明記を件名の冒頭に入れると、件名を見てすぐに必要な情報が目に飛び込んでくるので、相手も優先度や内容把握がよりしやすくなります。

【自分の名前などを明記する】

相手に初めて送るメールや顧客へ送るメール、挨拶メールなどは「どこの誰が送ったものなのか」を明記するのがマナーです。会社名や所属部署、名前などを含めることで信用性が高まり、快くメールを確認できます。先に概要や期日などを明記した後に、「(営業部 山田)」、「(○○商事 山田)」と自分の素性を記入するといいでしょう。

【用件が複数ある】

伝えたい用件が複数ある場合には、その旨を件名に含めておきましょう。
「【確認】○○と○○の件について」や「画像添付のお願い/○○の形式についてご確認」と明記すると、内容だけでなくて確認すべきことがいくつあるのか把握できます。

内容が伝わりやすい件名の例文

件名を作成する際のポイントを踏まえた上で、基本やプラスの要素を含めたメールの件名の例文をご紹介します。

例)
「第3回○○セミナー開催と詳細につきまして」
「○○交流会のご案内と参加可否について 期日○/○」
「9月25日の○○会議の詳細資料(営業部○○)」
「○○案件打ち合わせのお礼(営業部○○)」
「【お知らせ】会議室利用申請の変更について」
「【○○様】ご質問いただいた件へのご回答です(担当○○)」
【返信メール】

届いたメールに対して返事を送る場合ですが、基本的には件名に「Re:」をつけて返信します。一目見て返信メールであることがわかり、それを見た相手が「あの件に関しての返事だ」と判別できます。また、メール本文の内容によっては、一言添えるだけでより相手に伝わりやすい件名になります。
「Re:○○会議の詳細につきまして」の冒頭に文言を足して「10日了解しましたRe:○○会議の詳細につきまして」と変えると、意図をよりわかりやすく伝えられます。

メールの主題が変わってきた場合には?

メールのやり取りを何度も行っている中で、当初とは用件が変わってくるケースもあるでしょう。その場合には、やり取りしている内容に応じて件名も変えておくことをおすすめします。新たに件名を変えることで、後で内容を確認する際に、「どのメールに内容詳細が書いていたかな?」と探す手間が省けます。

注意点や避けたいNGポイント

メール内容がより把握しやすい件名の作成についてご紹介してきましたが、クオリティを上げるためには、注意点やNGポイントなどを押さえることも大切です。

使用するキーワードに注意

受信したメールの中には、【重要】や【緊急】のワードが件名の冒頭に含まれているものを目にすることがあります。これはメール確認の優先度が高く、相手に早く開封・返信を促す際に用いられます。
ただ、実際にメール本文の内容を確認したとき、さほど重要性や緊急性が感じられないこともあります。そのような場合、相手に不快感を与え、信頼性を下げかねません。
期日が迫っている、すぐに確認してほしいものでない限りは、使用を控えましょう。

機種依存文字は使用しない

意外と気づかずに使用してしまう機種依存文字ですが、PCの環境によっては正しく表示されず、文字化けし、意味不明な文字に変換されることがありますので注意しましょう。

件名と内容に相違がないか注意する

複数の人に対してのメール作成を同時に行っていると、テンプレートや本文の引用を行うと効率よく作成することができます。しかし、不注意によって件名と本文の内容にズレが生じてしまうことがあります。特に、前に送信したメールや返信メールを引用すると、本文は変更したのに件名は変えずにそのまま送信してしまうケースもありますので、必ずチェックを行いましょう。

件名を工夫して開封率&返信率アップにつなげよう

ビジネスメールで取引先の相手や、顧客とやり取りをする際に押さえておきたい件名の作成ポイントについてお伝えしてきました。メールを受け取った相手は、件名を見てこれがどのようなメールなのかを把握します。特に、多忙で日々大量のビジネスメールを受信している人にとって、件名を一目見てメールの内容や優先度が理解できることで、仕事の進行もスムーズになります。メールの件名1つにも相手のことを配慮して、でプラスの印象を与えるようにしましょう。

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