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超基本?メールの一斉送信、複数送信ではマナーの遵守と効率化が成功の肝!

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超基本?メールの一斉送信、複数送信ではマナーの遵守と効率化が成功の肝!

離れた場所にいる人と情報を共有する場合、かつては手紙や電報、FAXなどが利用されていました。近年はインターネットの普及からメールが多用されるようになり、より効率的に情報の共有ができるようになりました。
多くの人と情報を共有する場合にはメールの一斉送信が行われることも多く、社内だけでなく関係各所への連絡や顧客へのメルマガ配信など、その目的もさまざまです。送信先が多くなれば作業の効率化が重要となりますが、情報を取り扱うことから安全性やマナーといったものにも注意を払う必要があります。
そこで今回は、メールの一斉送信の手法や守るべきマナー、効率化させる方法などについてご紹介します。

さまざまな場面で活用されるメールの一斉送信

上述したように、近年はインターネットが普及したことで情報の共有が効率よく行えるようになりました。中でもメールの一斉送信はよく利用されており、代表的なものとして営業フォローやメルマガ配信といった顧客へのアプローチがあげられます。かつては販促のために行われることが多かったメール配信ですが、近年はCRM(Customer Relationship Management)が浸透してきたことで顧客との関係強化を目的としたメール配信も増えています。メールは受信者が好きなタイミングで閲覧することができるため、顧客の時間を大きく割くことがありません。
近年需要が高まっているのが、緊急連絡網としてのメールの一斉送信です。自治体や学校、企業などさまざまな場所で活用されています。かつては緊急時の連絡網としては電話が利用されていましたが、個人情報保護の観点から連絡網に電話番号を記載するのは危険であるという意識が高まり、メールの一斉送信に移行するケースが増えているのです。

関連記事はこちらメールの一斉送信で効率化!メルマガ配信ソフトの活用方法について

メールの一括送信を効率化する便利なメール配信システム

メール配信システムを活用すれば、大量の宛先にも効率よくメールを送信できます。以下で、一斉送信を効率化するメール配信システム「配配メール」に備わっている便利な機能を2つご紹介します。

1.グループ配信

グループ配信とは、年齢や性別など、さまざまな条件でメールを配信するグループを作成し、かつグループに合ったメールを作成・配信できる機能です。
あらかじめグループを設定しておけば、それぞれのグループに合った効果の高いメールを簡単に一斉送信できます。

2.セグメント配信

セグメント配信とは、データベース上の顧客情報の中から住所や誕生日、年齢など、設定した条件に合致した顧客を抽出してメールを送信できる機能です。and条件やor条件などを組み合わせれば、さらに細かく顧客を絞り込むことも可能です。
同じニーズを持つ顧客を絞り込み、そのニーズに応えるメールを作成・配信することで、クリック率やコンバージョン率を高められます。また、大量のデータベースの中からニーズが一致するユーザーを一人ひとり探す手間も省けます。

配配メールには、上記でご紹介した機能が備わっており、一括送信を効率的に行うことができます。また、グループ配信・セグメント配信の他にも、名前や会社名など顧客のデータベース内にある情報を本文内に差し込む「差し込み機能」や、著名や書式などメールで良く使う文面を登録できる「テンプレート機能」なども備わっています。

メールの一斉送信時に注意すべきマナー

メールを送信する場合、守るべきマナーがいくつかあります。私用の場合はともかくとして、業務でのメールでは気をつけなければ自身のみならず会社全体の印象の低下を招く恐れがあります。特に一斉送信は宛先が多く、ミスをしたときの影響が大きくなるため注意が必要です。

「TO」「CC」「BCC」の使い分け

メールの宛先の設定には、「TO」「CC」「BCC」という3つの形式があります。この3つには明確な違いがあるため、使い方を間違えないように注意が必要です。
TOは最も一般的な形式で、本来の宛先の意味を持ちます。TOに指定した場合、その相手に向けてメールを送っているという意思表示となります。宛先がひとつだけの場合や、複数の宛先の中で最も読んでほしい相手が明確な場合などに利用されます。
CCはカーボンコピーの略で、複写を意味します。TOほど重要ではないものの、確認してほしい相手がいる場合などで利用されます。例えば、情報の共有だけはしておきたい場合などが当てはまります。
BCCもCCと同じく、TOほど重要ではないものの確認してほしい相手がいる場合などに利用します。CCとの大きな違いは、BCCに指定されているアドレスは他の受信者には表示されないという点です。アドレスを知られると不都合がある場合や、取引先へのメールを上司にも送りたい場合、または互いに面識がない相手に同時にメールを送りたい場合などで活用されます。
最も気をつけなければならないのは、BCCにすべき宛先をTOやCCに入れてしまうことです。メールアドレスは個人情報であるため、メルマガのように多数の宛先に向けて送るメールで間違えると個人情報の流出になってしまいます。

ビジネスメールでは宛先の順番や宛名の書き方に要注意

ビジネスメールで一斉送信を利用する場合、宛先の順番や宛名の書き方には注意が必要です。
宛先を挿入するとき、基本的には役職が高い順番に入れていきます。例えば部長と一般社員を宛先に指定する場合、一般社員のほうが先に入力されていると違和感があります。CCやBCCに指定するなど特別な理由がなければ、役職が高い順番に並べるのがマナーです。複数の会社に対してメールを送る場合は、重要度が高い会社を先に入力します。
宛名は会社名、部署名、役職名、氏名の順番で記載します。このときに注意すべきなのは、会社名を省略しないという点です。特に多いのが、株式会社を略式である(株)とすること。ビジネスメールで会社名を省略するのは、マナー違反と考えられています。前株と後株の間違いも多いため、注意が必要です。

効率的な一斉送信を実現するなら、メール配信システムの利用がおすすめ

メールの一斉送信は、一般的なメールソフトで行うことも可能です。しかし、たくさんの顧客にメールを配信しなければならない場合、一般的なメールソフトを使用すると「BCCの指定ミス」「メールの遅延」などの問題が発生する恐れがあります。
その点、メール配信システムは宛先をシステム側で管理できるため、一般的なメールソフトで起こりうる「宛先の指定ミス」などのヒューマンエラーを大きく抑えられます。メルマガの誤送信は情報漏えいに繋がる可能性もあるので、メルマガ配信を行う際は、積極的にメール配信システムを利用しましょう。

メルマガ配信を検討中の人や一斉送信を行う機会が多い人は、ぜひメール配信システムを活用して、一斉送信の効率化を目指してみてください。

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