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超基本?メールの一斉送信、複数送信ではマナーの遵守と効率化が成功の肝!

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超基本?メールの一斉送信、複数送信ではマナーの遵守と効率化が成功の肝!

離れた場所にいる人と情報を共有する場合、かつては手紙や電報、FAXなどが利用されていました。近年はインターネットの普及からメールが多用されるようになり、より効率的に情報の共有ができるようになりました。
多くの人と情報を共有する場合にはメールの一斉送信が行われることも多く、社内だけでなく関係各所への連絡や顧客へのメルマガ配信など、その目的もさまざまです。送信先が多くなれば作業の効率化が重要となりますが、情報を取り扱うことから安全性やマナーといったものにも注意を払う必要があります。
そこで今回は、メールの一斉送信の手法や守るべきマナー、効率化させる方法などについてご紹介します。

目次

さまざまな場面で活用されるメールの一斉送信

近年はインターネットが普及したことで情報の共有が効率よく行えるようになりました。中でもメールの一斉送信はよく利用されており、代表的なものとして営業フォローやメルマガ配信といった顧客へのアプローチがあげられます。かつては販促のために行われることが多かったメール配信ですが、近年はCRM(Customer Relationship Management)が浸透してきたことで顧客との関係強化を目的としたメール配信も増えています。メールは受信者が好きなタイミングで閲覧することができるため、顧客の時間を大きく割くことがありません。以下にて詳しく見ていきましょう。

営業フォロー

営業アプローチ中の見込み顧客に対し、営業キャンペーンや新商品・新機能などのお知らせや検討状況のお伺いメールまで、営業活動におけるフォローメールで利用されています。もちろん1件1件顧客の状況に合わせたメールを都度配信するのがベストではありますが、顧客の件数が多くなってくると1件1件メールを作成・送信していては時間がいくらあっても足りません。そのため、営業効率化の観点から、時には同じ内容の文面を複数顧客へまとめて送るケースもあります。

オンラインの販売促進

ECショップなどは、販売促進手段として、メールマガジン(メルマガ)を配信しています。売れ筋の商品やおすすめの商品などをピックアップして、綺麗な画像を取り入れたHTMLメールを活用してECショップへ誘導したり、セールやクーポン発行などのキャンペーンのお知らせをメルマガにて配信しています。
また、ECショップに限らず対法人のBtoB領域でも自社商品・サービスのPRのため、自社のWEBサイトへ誘導したり、セミナーや展示会などのリアルイベントへの招待を目的としたメルマガを配信している企業も増えています。
このように、多くのSNSが普及した現在においても、メールは広く活用されており、利用者も世界中で増加し続けています。その中でも、近年メールはROI(投資利益率)がもっとも高いマーケティング施策として注目されています。

顧客との関係性強化

購入に際し、長い検討が必要な高単価の商品や、定期購買・クラウドサービスのように長く利用してもらいたい商品には、顧客との良好な関係が必須となります。検討段階から検討に役立つような知識はもちろん、実際に商品やサービスを利用中の顧客にも役立つような知識をメルマガとして定期的に発信している企業も増えてきています。自社の商品を検討してもらうため、長く利用してもらうために、顧客に寄り添った支援をメールを通じて行う事で関係強化を図っているようです。

緊急の連絡網

また、近年需要が高まっているのが、緊急連絡網としてのメールの一斉送信です。も、需要が高まってきています。自治体や学校、企業などさまざまな場所で活用されています。かつては緊急時の連絡網としては電話が利用されていましたが、個人情報保護の観点から連絡網に電話番号を記載するのは危険であるという意識が高まり、メールの一斉送信に移行するケースが増えているのです。

関連記事はこちらメールの一斉送信で効率化!メルマガ配信ソフトの活用方法について

メールの一斉送信

メールの一括送信を効率化する便利なメール配信サービス

メール配信サービスを活用すれば、大量の宛先にも効率よくメールを送信できます。以下で、一斉送信を効率化するメール配信サービス「配配メール」に備わっている便利な機能を5つご紹介します。

1.グループ配信

グループ配信とは、一斉配信するメールの内容や種類ごとに、それに合った配信先リストを、メール内容とセットで管理をして配信することを指します。
例えば、一斉配信するメルマガの種類が「健康食品」と「美容・化粧品」とあったとします。この場合、読者となる方は、「健康食品だけに興味がある人」「美容・化粧品だけに興味がある人」「どちらも興味がある人」と、配信先の対象者が異なってきます。このようにメール内容と送信先リストの組み合わせを正確に管理する事で、メルマガの受け手にとって不必要なメールの受信を減らすことができ、より効果の高いメールの一斉配信を行う事ができるようになります。

2.セグメント配信

セグメント配信とは、データベース上の顧客情報の中から住所や誕生日、年齢など、設定した条件に合致した顧客を抽出してメールを送信できる機能です。and条件やor条件などを組み合わせれば、さらに細かく顧客を絞り込むことも可能です。
同じニーズを持つ顧客を絞り込み、そのニーズに応えるメールを作成・配信することで、クリック率やコンバージョン率を高められます。また、大量のデータベースの中からニーズが一致するユーザーを一人ひとり探す手間も省けます。

3.ステップメール配信

ステップメールとは、会員登録、資料ダウンロード、展示ブース訪問、商品/サービスの購入/契約などのアクションを行った顧客に対して、事前に作成した複数のメールを、スケジュールに沿って配信する機能です。顧客との接触回数を増やすことで、興味関心度を高め、次のアクションを促します。
最近では、契約顧客に向けて、長期的に商品/サービスを利用してもらうための初期フォローのために、ステップメールを利用する企業も増えてきています。
また、事前に作成したメールを複数回にわたって自動で配信する特性から、半自動化による作業効率化も期待できます。

4.差し込み機能でOnetoOne配信

メール本文中に予めコードを差し込む事で、顧客の会社名やお名前といった顧客個別の情報を、顧客データベースの内容を基に自動的に差し込んで配信する機能です。
メールの一斉配信は文字どおり、複数の宛先に同一のメッセージ配信を行うもので、合理的かつ効率的な手法ではあります。しかしながら、その反面で、宛先のお名前が含まれる配信先それぞれに異なった文面の配信は、課題となります。
そこで、こちらの機能を活用することで、あたかも営業マンが個別に送信したかのようなメールを一斉配信にて実現できます。

5.テンプレート保存/呼び出し機能

テキストメール・HTMLメール問わず、よく利用する文面を保存でき、必要な際にいつでも呼び出しし、書き加える事も出来る機能です。メルマガなどのメールの一斉配信では、署名や書式、デザインは共通ですし、コンテンツも複数回利用できるものもあったりしますので、配信作業の効率化の観点からも便利な機能となります。

配配メールには、上記でご紹介した機能が備わっており、一斉送信を効率的に行うことができます。

メールの一斉送信時に注意すべきマナー

メールを送信する場合、守るべきマナーがいくつかあります。私用の場合はともかくとして、業務でのメールでは気をつけなければ自身のみならず会社全体の印象の低下を招く恐れがあります。特に一斉送信は宛先が多く、ミスをしたときの影響が大きくなるため注意が必要です。

「TO」「CC」「BCC」の使い分け

メールの宛先の設定には、「TO」「CC」「BCC」という3つの形式があります。メールが配信されるのには変わりはありませんが、この3つには明確な意味的な違いがあるため、使い方を間違えないように注意が必要です。

TO

TOはメインの送信相手、つまり宛先を意味します。例えば、Aさんに対してメールを送りたい、となった場合にはTOの欄にAさんのメールアドレスを書き、「あなた向けにメールを送っていますよ」ということをアピールします。
Toでメールを送られた相手は、メール読んだら対応することが求められます。
また複数人に対してもTOを用いてメールを送る事ができます。TOで指定されたメールアドレスは、他の受信者からも確認する事ができます。

CC

CCはカーボン・コピー(Carbon Copy)の略です。
CCでメールを送られた人は、メールを読む必要はありますが、返信することは求められません。確認の優先度が高い場合は、個別にしっかり確認してほしいという旨を伝えておくとなおいいでしょう。
CCに追加するのは、メインの報告相手ではないけれど、情報を共有しておきたい相手です。例えば、上司に対して自分の仕事の進捗報告をするときに他の同僚にも情報を共有しておきたい、というときには同僚のメールアドレスをCCに追加します。
CCで指定されたメールアドレスは他の受信者からも見ることができますので、受信者全員が知り合いであるなど、メールアドレスが他の受信者に知られても問題ない場合に利用します。

BCC

BCCはブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略です。
BCCで指定されたメールアドレスは他の受信者からは見ることができません。そのため、他の受信者にメールアドレスが知られてはいけない宛先に、一斉配信する手段として利用します。
例えば、上司に対して進捗報告をする際に同じプロジェクトメンバーのAさんとBさんにも共有したいが、それぞれには共有していることを伏せておきたいときにBCCを使います。
このようにBCCを利用すればカンタンに一斉送信が出来てしまうのでは?、気を付けさえすれば取引先や顧客への一斉配信にも使えるのでは?と、思われてしまうかもしれません。しかしながら、実際にはBCCを外部に向けたメールの一斉送信に使う場合さまざまな重大なリスクを伴います。詳しくは、次の節で触れていきたいと思います。

ビジネスメールでは宛先の順番や宛名の書き方に要注意

ビジネスメールで一斉送信を利用する場合、宛先の順番や宛名の書き方には注意が必要です。
宛先を挿入するとき、基本的には役職が高い順番に入れていきます。例えば部長と一般社員を宛先に指定する場合、一般社員のほうが先に入力されていると違和感があります。CCやBCCに指定するなど特別な理由がなければ、役職が高い順番に並べるのがマナーです。複数の会社に対してメールを送る場合は、重要度が高い会社を先に入力します。
宛名は会社名、部署名、役職名、氏名の順番で記載します。このときに注意すべきなのは、会社名を省略しないという点です。特に多いのが、株式会社を略式である(株)とすること。ビジネスメールで会社名を省略するのは、マナー違反と考えられています。前株と後株の間違いも多いため、注意が必要です。

法令順守

メールの一斉送信にも、順守しなければならない法律は存在します。
迷惑メールの送信を規制するための法律である「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」(特定電子メール法)がこれにあたります。
この法律により、営業や広告目的の一斉送信メールの場合には、まず受信者の事前承諾が必要となります。受信者の事前承諾の事をオプトインといいます。またその逆もあり、受信者がいつでも今後メールを受け取らない申し出ができる仕組みを、メール本文内に挿入することが必要とされています。この仕組みをオプトアウトといいます。
営業・販促目的でのメール一斉送信の場合には、当たり前のマナーとして認識が必要となります。

関連記事はこちらメルマガ担当者が必ず知っておくべき特定電子メール法とは?

メルマガ担当者

BCCでメールの一斉送信を行うことのリスク

上述したとおり、一般的なメールソフトでもBCCを利用することで、メールの一斉送信は可能となります。ただし、BCCを利用して社外に向け、メールの一斉送信を行う場合、以下のようなさまざまなリスクを伴います。
BCCでの一斉送信のリスクを十分に認識し、しかるべき方法での正しいメール一斉送信を心がけましょう。

メールが届かない

数件程度のBCC配信での成功経験から、大量のメールアドレスをBCCに入れて一斉送信を行った場合は、宛先に届いていない可能性があります。これは、単一のIPアドレスから大量にメールを送信すると、たとえそうでなかったとしても、受信元のプロバイダやキャリアから、迷惑メールと判定されてしまい、受信をブロックされる可能性があります。迷惑メール業者は日々大量の迷惑メールを送りつけていますので、似たようなことを行ってしまうと、この手の業者と間違われてしまいます。こういった事を続けると、送信元のIPアドレスは、迷惑メール業者との認定受け、いずれメールの送信サーバーそのものが迷惑メール業者との扱いを受けてしまいます。そうなると、送信サーバーを経由して配信している一斉送信以外の個別で送信しているお客様とのやりとりのメールも届きづらくなってしまう懸念があります。

個人情報の漏洩

続いては、本来、メールアドレスをBCCに入れなければいけなかったところを、間違えてCCやTOに入れてしまい、アドレスリストが読者全員に丸見えになってしまう「誤送信」の危険性です。
一見、単純なミスなので、気を付ければ大丈夫。と思われるかもしれませんが、この「単純なミス」によって、年々多くの被害が報告されています。

■2019年1月

特許庁の請負事業にて、請負業者のミスにより、本来BCCで送信すべきところを、メールの宛先欄に挿入して送信し、849件のメールアドレスが流出

■2017年10月

ブラザー工業傘下のブラザー販売がキャンペーン応募者にメール送信する際、送信先をTOではなく誤ってBCCに入力し985名のメールアドレスが流出

■2016年9月

内閣官房内、国土強靱化推進室が、報道関係者に対してメールで資料を送付する際、BCCに設定するところをTOに設定して誤送信を行い、39名のアドレスが流出
ニュースに出るような話題は氷山の一角に過ぎず、ニュースにならないものを含めると、かなりの数の誤送信が発生していると思われます。

法律違反の可能性

先ほども触れましたが、迷惑メールの送信を規制するための法律として「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」(特定電子メール法)が存在します。
この法令のガイドラインのとおり、配信停止を行うためのページを設けて、そのURLをメール本文内に挿入したり、配信停止希望の際はメール返信をしてもらうよう促す文言が入っていれば問題は無いのですが、そもそも通常のメールソフトでBCC配信をしているあたり、配信停止を行うための仕組みの構築がおろそかになっている場合もあります。
この法律に違反してしまうと、「1年以下の懲役または100万円以下の罰金(法人の場合は3,000万円以下の罰金)が科せられることがあります。企業としての信用にも傷がつきますので、注意しましょう。

法律違反

効率的な一斉送信を実現するなら、メール配信サービスの利用がおすすめ

成果をあげるための販促活動をするにも、業務を効率的にするためにも、もはやメールの一斉送信は欠かせません。大なり小なり、複数名の宛先にメールの一斉送信を行う必要は多くなってきています。
このメールの一斉送信は、一般的なメールソフトでも行うことは可能です。しかし、社外の多数の取引先や顧客宛てにメールを配信しなければならない場合、一般的なメールソフトを使用すると「BCCの指定ミス」「メールの遅延」「受信ブロックによる不達」「オプトアウトの考慮」などの問題に直面する恐れがあります。
その点、メール配信サービスは、システム内での宛先リスト管理、送信前のテストメールの送信、送信時の申請承認プロセス設定、送信解除(オプトアウト)フォームの設置などができるため、一般的なメールソフトで起こりうる「宛先の指定ミス」「送信内容の誤り」などのヒューマンエラーを大きく抑えることができます。
特に、メール一斉送信時の誤送信は情報漏えいに繋がる可能性があります。「少ない件数だから大丈夫。」「自分は慎重でミスしないから大丈夫」ではなく、メール一斉送信を行う際は、ミスが起こる事を想定して、安心・安全に活用できるメール配信サービスを積極的に利用しましょう。

メルマガ配信を検討中の人やメールの一斉送信を行う機会が多い人は、ぜひメール配信サービスを活用して、一斉送信の効率化を目指してみてください。

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