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超基本?メールの一斉送信ではマナーの遵守と効率化が成功の肝!

離れた場所にいる人と情報を共有する場合、かつては手紙や電報、FAXなどが利用されていました。近年はインターネットの普及からメールが多用されるようになり、より効率的に情報の共有ができるようになりました。
多くの人と情報を共有する場合にはメールの一斉送信が行われることも多く、社内だけでなく関係各所への連絡や顧客へのメルマガ配信など、その目的もさまざまです。送信先が多くなれば作業の効率化が重要となりますが、情報を取り扱うことから安全性やマナーといったものにも注意を払う必要があります。
そこで今回は、メールの一斉送信の手法や守るべきマナー、効率化させる方法などについてご紹介します。

さまざまな場面で活用されるメールの一斉送信

上述したように、近年はインターネットが普及したことで情報の共有が効率よく行えるようになりました。中でもメールの一斉送信はよく利用されており、代表的なものとして営業フォローやメルマガ配信といった顧客へのアプローチがあげられます。かつては販促のために行われることが多かったメール配信ですが、近年はCRM(Customer Relationship Management)が浸透してきたことで顧客との関係強化を目的としたメール配信も増えています。メールは受信者が好きなタイミングで閲覧することができるため、顧客の時間を大きく割くことがありません。
近年需要が高まっているのが、緊急連絡網としてのメールの一斉送信です。自治体や学校、企業などさまざまな場所で活用されています。かつては緊急時の連絡網としては電話が利用されていましたが、個人情報保護の観点から連絡網に電話番号を記載するのは危険であるという意識が高まり、メールの一斉送信に移行するケースが増えているのです。

メールの一斉送信を効率化する方法

メールの一斉送信を行う場合、作業の効率化も重要なポイントです。一人ひとりに個別でメールを送っていると、それだけで大きく時間を取られてしまいます。メールの一斉送信を効率化する方法としては、以下のものが考えられます。

宛先を追加する

メールに宛先を追加することで、1通のメールを複数の宛先に同時に送ることができます。普段使っているメールソフトで行うことができるため、新しくメールソフトを用意する必要がなく最も手軽にできる方法です。ただし、宛名を個別に設定できないため無難な言葉になる点や、宛先の設定には「TO」「CC」「BCC」という3つの形式がある点には注意が必要です。

メール配信ソフトを使う

メルマガや営業フォローなどを送る場合、宛先が数千件になることもあります。このようなケースでは宛先を追加して送るのに手間がかかるため、メール配信用のソフトを活用する方法がおすすめです。メール配信用のソフトには通常のメールソフトにはないさまざまな機能があるため、効率よくメールの一斉送信を行うことができます。
メール配信ソフトにはインストール型とクラウド型の2種類があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。近年は利用の手軽さや機能性などからクラウド型の需要が高まっています。

メールの一斉送信時に注意すべきマナー

メールを送信する場合、守るべきマナーがいくつかあります。私用の場合はともかくとして、業務でのメールでは気をつけなければ自身のみならず会社全体の印象の低下を招く恐れがあります。特に一斉送信は宛先が多く、ミスをしたときの影響が大きくなるため注意が必要です。

「TO」「CC」「BCC」の使い分け

メールの宛先の設定には、「TO」「CC」「BCC」という3つの形式があります。この3つには明確な違いがあるため、使い方を間違えないように注意が必要です。
TOは最も一般的な形式で、本来の宛先の意味を持ちます。TOに指定した場合、その相手に向けてメールを送っているという意思表示となります。宛先がひとつだけの場合や、複数の宛先の中で最も読んでほしい相手が明確な場合などに利用されます。
CCはカーボンコピーの略で、複写を意味します。TOほど重要ではないものの、確認してほしい相手がいる場合などで利用されます。例えば、情報の共有だけはしておきたい場合などが当てはまります。
BCCもCCと同じく、TOほど重要ではないものの確認してほしい相手がいる場合などに利用します。CCとの大きな違いは、BCCに指定されているアドレスは他の受信者には表示されないという点です。アドレスを知られると不都合がある場合や、取引先へのメールを上司にも送りたい場合、または互いに面識がない相手に同時にメールを送りたい場合などで活用されます。
最も気をつけなければならないのは、BCCにすべき宛先をTOやCCに入れてしまうことです。メールアドレスは個人情報であるため、メルマガのように多数の宛先に向けて送るメールで間違えると個人情報の流出になってしまいます。

ビジネスメールでは宛先の順番や宛名の書き方に要注意

ビジネスメールで一斉送信を利用する場合、宛先の順番や宛名の書き方には注意が必要です。
宛先を挿入するとき、基本的には役職が高い順番に入れていきます。例えば部長と一般社員を宛先に指定する場合、一般社員のほうが先に入力されていると違和感があります。CCやBCCに指定するなど特別な理由がなければ、役職が高い順番に並べるのがマナーです。複数の会社に対してメールを送る場合は、重要度が高い会社を先に入力します。
宛名は会社名、部署名、役職名、氏名の順番で記載します。このときに注意すべきなのは、会社名を省略しないという点です。特に多いのが、株式会社を略式である(株)とすること。ビジネスメールで会社名を省略するのは、マナー違反と考えられています。前株と後株の間違いも多いため、注意が必要です。

クラウド型のメール配信システムを活用した効率的な一斉送信

メールの一斉送信は、一般的なメールソフトでも行うことが可能です。しかし、メルマガなど大量にメールを配信しなければならない場合、一般的なメールソフトではさまざまな問題点が考えられます。
ひとつは、BCCの指定ミスです。上述したように、BCCに指定されたアドレスは他の受信者からは確認することができません。個人情報の保護が重要視されている現在、複数の宛先に一斉送信する場合はBCCへの指定が必要不可欠です。しかし、一般的なメールソフトではBCCに個別に指定しなければならないため、TOやCCに指定してしまうというヒューマンエラーが発生する可能性があります。
また、大量に送信することによるメールの遅延も問題です。企業で契約しているプロバイダは、特殊な業種でなければ家庭で契約しているプロバイダとほとんど同じです。そのため、大量のメール送信によって回線が圧迫されて遅延が発生したり、そもそも大量のメール送信が禁止されていたりといったことが考えられます。

こうしたさまざまな問題に対応できるのが、クラウド型のメール配信システムです。メール配信システムでは宛先を機械的に管理できるため、宛先の指定ミスを大きく抑えることができます。配信専用のサーバーが使用されているため、メールの遅延もありません。
マナーの遵守や作業の効率化を考えるなら、クラウド型のメール配信システムを活用してみてはいかがでしょうか。

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