セミナー集客で気をつけるべき施策設計3つのポイント

企業のマーケティング活動、営業のリード獲得のために「セミナー」の価値が見直されています。今回は、初めてセミナーを開催する人でも順を追って取り組むことができる、事前告知やアフターフォロー設計なども含めたセミナーの設計方法をご紹介します。

集客を意識したセミナー設計で大切なポイントは「3つの時間軸」

セミナーの実施を突如として依頼されてしまうと、「セミナーの内容ありき」で準備を進めてしまい、「集客までを含めた全体の最適化に手が回らない」ということが起こり得ます。そこで、セミナー設計を行う上で大切な「3つの時間軸」を意識して順に取り組めると良いでしょう。

事前準備（テーマ設定・集客）
セミナー当日（タイムスケジューリング・当日の運営etc）
アフターフォロー（事後相談や次回以降のセミナー案内etc）

上記3項目を意識することで、時系列に沿って準備を進めることができ、セミナーを展開するための実作業を円滑に進めることが可能です。
それぞれのタイミングで取り組むべき内容、意識すべきことが異なるため、順を追って確認しましょう。

事前準備（テーマ設定・集客）

「段取り八分」という言葉が存在するように、セミナーの成功可否を左右する80%は準備で決まります。まず最初に「企画会議」を行うケースが多いかと思われますが、その際に以下のポイントを意識すると良いでしょう。

1.「自分ゴト」に捉えやすいテーマ設定

施策が上手くいかないセミナーの反省点として、「テーマを届けたいターゲットが不明確であった」という声が挙げるケースは少なくありません。

テーマ設定時には、「自分ゴト」に捉えられる内容であることが大前提であり、加えてイベントに関わる人間全員が主体的なモチベーションで取り組めるコンテンツを用意する必要があります。もしコンテンツが不明瞭な場合は、どんなに綺麗な導線設計、成功事例を踏襲するような集客施策を行ったとしても、結果的にセミナーの満足度が低下し、これまでの準備が台無しになってしまいます。

そのため、セミナー発案者から実施依頼を受けた際には、「なぜそのセミナーをやる必要があるのか？」を明確にし、関係者で集まる機会をキックオフミーティングとして設ける、今後の方針をすり合わせるなどが欠かせません。

2.テーマに紐づいた登壇者／関係協力者のアサイン

セミナーイベントで犯しがちな過ちとして、「自分たちの力だけで集客を行おうとする」というマインドがあります。
セミナー集客で必要な準備として、魅力付けを行うためにも外部の登壇者を募ったり、他者企業に協力を仰ぎ、共催セミナーとして実施したりすることも、イベントを成功に導く有効な手立てとなり得ます。

セミナーの参加検討者にとってハードルになりやすいのは、「イベントで楽しめること／学べること」に対する不透明感です。そのため、著名な外部登壇者を招くことで、参加した際のイメージを抱きやすいよう配慮したり、業界や訴求の強みが異なる他社企業のネームバリューをお借りし、全ステークホルダーに対して「三方よし」な仕組みを設計することが求められます。

3.告知ツールの選定

セミナー当日の準備が整ったところで、セミナーイベントの参加申し込みページを用意する必要があります。

社内から協力や支援が得られたり、開発メンバーのリソースを借りることができたりする場合であれば、申し込みページを自前で用意し、リード管理ツールなどと繋ぎこみやすい形で環境を構築すると良いでしょう。

しかし、セミナー期間が迫っている場合は、自社で参加申し込みフォームや特設LPを用意する準備工程を短縮する必要があります。その際は、クラウドで利用可能なイベント管理ツールを活用することをおすすめします。

Peatix（ピーティックス）やDoorKeeper（ドアキーパー）を始めとした決済機能まで備わっているサービスから、connpass（コンパス）のようなIT勉強会の支援に特化したプラットフォームまで、実にさまざまなツールが存在します。開催するセミナーの形式にあわせて、活用しやすいサービスを選定するようにしましょう。

4.ソーシャルメディアやメールを活用して継続的な情報発信を

セミナーの準備や参加申し込みページの準備ができたら、いよいよページの拡散を開始しましょう。

セミナー告知は「初動」と「申し込み完了後の継続的なリテンション」を意識することが大切です。「初動」においては、セミナー登壇者や共催企業と告知のタイミングを統一し、ソーシャルメディアを中心に「話題になること」を意識したSNS投稿を行うことが吉となります。
また、既にセミナーの開催実績があり、自社内で抱えている顧客のメールアドレスリストがある場合には、メールの一斉配信サービスを活用することも効果的です。

メール施策では、「初動」と「申し込み完了後の継続的なリテンション」のどちらにおいても適切な準備を行う必要があります。メールの文面を工夫したり、セミナーキャンセルを防止するための定期配信を実施したりすることにより、効果的なセミナーの集客施策が可能となります。件名や文章の統一感など、気をつけるポイントを押さえながら、タイミングに即した適切なメール配信を行いましょう。

参照：読みたくなるメルマガとクリックしたくなるメルマガのポイントをセミナー集客例文で紹介

セミナー当日（タイムスケジューリング・当日の運営etc）

セミナー当日を迎えるにあたり、必ずタイムスケジュールを決めておくようにしましょう。
セミナー運営にあたり、当日に即興的な動きをしてしまうことは、タイムキーピングにズレが生じやすい原因となり、円滑な運営の妨げとなり得ます。

セミナー会場の設営時間
登壇者や共催企業への接待時間
早く到着してしまう参加者に対応するためのバッファ
遅れて到着してしまう参加者を想定した時間配分
セミナー開始すぐの緊張を和ませるアイスブレイク
トイレ休憩
質疑応答の時間
セミナー会場の撤去時間

上記は事前に用意したスケジュールに含まれていなかったり、時間配分を少なく見積もってしまったりする項目であるため、必ず余裕を持ち、項目不足のないスケジュールを組むように心がけましょう。また、それぞれのタイムキーピングを「スタッフ別」の時間軸で管理することも忘れずに行いましょう。

集客を継続的に実施できるための情報を入手すること

セミナー会場で顧客から適切な情報を入手することは、継続的なセミナーを成功させるための大切な取り組みとなります。
イベント開始時に参加者と申し込みリストを必ず照合し、参加者のビジュアルや雰囲気を確認することは、顧客理解の大切な作業となります。また、セミナー終了後のアンケートでは、情報を円滑に管理可能なツールを活用し、手持ちのスマートフォンや、ノートパソコンからもアンケートページにアクセスできるよう、スクリーンに回答用のQRコードを表示させたり、アクセスしやすいWi-Fi環境を整えておいたりすると良いでしょう。

※「QRコード」は株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

アフターフォロー（事後相談や次回以降のセミナー案内etc）

セミナーが終了したら、会場に残った顧客を相手に事後ブースを設け、次回以降のセミナー案内に繋げると良いでしょう。

アフターフォローにおいては、当日その場でコミュニケーションを取れる場を用意したり、参加者のスケジュールが厳しい場合は、別日の商談日程を提案したりするようにしましょう。次回以降のセミナー集客という観点から見ても、参加者の温度感が高まっているうちにアプローチを仕掛けることが好ましいとされています。

セミナーを開催するたびに都度ゼロイチで集客を始めると労力がかかってしまうことから、セミナーに参加した人たちからのクチコミを創出したり、入手したメールアドレス宛に次回のセミナー案内をお送りしたりすることで、今後もリピーターとして参加していただける導線を設けておきましょう。

セミナー集客を成功させるために必要なこと

セミナー集客に絶対の成功ノウハウはありませんが、一連の時間軸設計、タイムスケジューリング、外さない訴求施策に不足なく取り組むことで、成功確率を大幅に向上させることが可能となります。
数多くのステークホルダーを巻き込む施策が「セミナー」であるため、その場にいる人たち全員が満足できる場を作り出せるよう、考えうる準備と運営を全て取り組めるよう努めましょう。

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