お役立ちコラム

メーリングリストのメリットやデメリット、設定方法を徹底解説！

同じ内容を複数人に送信する際、送信先に多くのメールアドレスを設定しなければならない場面もあります。宛先が増えるほど手間も時間もかかるため、効率化したいという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メーリングリストのメリットやデメリット、設定方法についてご紹介します。

メーリングリストとは

メーリングリストは、内容が同じメールを2人以上の送信先に送る仕組みのことです。「ML」「メーリス」などの別名もしばしば使われます。

似た仕組みに一斉送信がありますが、こちらの場合、「TO」や「BCC」にアドレスを一人ずつ手作業で入力する方法をとります。
一方でメーリングリストなら、事前にリストにアドレスを設定しておけば毎回1から入力する必要はありません。

登録に必要な情報は相手のメールアドレスだけなので、チームのメンバーに連絡事項を回したり、社内の複数部署に同じ内容を伝達したりしたい場合などに重宝します。
1回ごとにBCCに宛先を設定して送信する場合、操作ミスでTOに入力してしまうと全員にお互いのメールアドレスが見えてしまうなどのトラブルを招くリスクがあります。しかしメーリングリストならこういった事故を回避することが可能です。

メーリングリストについてはこちらの記事もご覧ください。

メーリングリストのメリット

ここでは、メーリングリストを利用するメリットをご紹介します。

コストがかからない

送信先を一人ずつ順番に設定する場合、送信者は宛先の数だけ入力する時間と工数を割かなければなりません。例えば50人のメンバーに同じ文章を送る場合、一人あたりの入力に30秒かかるとすると50人×30秒＝1,500秒で25分もの時間を必要とします。

仮に1ヶ月に1回同様の作業を実施する場合、1年間で300分＝5時間もの工数をかけることになります。このようなケースでは、少しでも時間的コストの削減を検討したほうがいいでしょう。
加えて、「宛先を間違えていないかどうか」の確認も含めると、実際にはさらに多くの時間がかかる可能性も高いといえます。

メーリングリストであれば、最初に登録したリストに誤りがない限りいつでも同じ宛先が正確に自動で設定されるため、入力や確認に要する手間を大幅に削減できます。
さらにGmailやOutlookなどをはじめとした無料ツールなら導入コストも不要なので、費用をかけずに作業効率を格段に向上できます。

情報漏洩のリスクが低い

どんなに注意深く確認していても、ヒューマンエラーを完全になくすことは難しいといえます。
しかし社内・社外を横断したり機密情報を含んでいたりするような、送信先に対して特にシビアな管理を要求されるメールで情報漏洩を引き起こすと、クライアントやパートナーとの信頼関係に影響を及ぼす可能性もあります。

BCCに設定するつもりがTOに全員のアドレスを記入してしまい、個人情報が流出するなどのケアレスミスを防止するためにも、メーリングリストで管理することをおすすめします。

メーリングリストのデメリット

メーリングリストにはメリットがある一方で、次のようなデメリットも存在します。

メルマガ、メールマーケティングでの利用が難しい

メーリングリストは「大人数の相手に同じ情報を送信する」という点では便利ですが、BtoBやBtoCのマーケティング施策においては利用しにくいといえるでしょう。

一般的に、メールマーケティングはメルマガを配信したユーザーの到達率や開封率、リンクのクリック率などを分析し、改善施策を施すサイクルを繰り返す形で運用されます。しかしメーリングリストでは、これらの情報を取得できません。
メールマーケティングにおいては、専用のメール配信サービスやMA（マーケティングオートメーション）ツールなどを導入するのが確実です。

セキュリティ事故が起こりやすい

メーリングリストは複数のユーザーにメールを一斉送信するため、セキュリティ事故が起こりやすいというデメリットがあります。

例えば、取引先A社のBさんにお詫びのメールを送信しなければならないシチュエーションがあった場合、担当者はBさんのメールアドレスに対してメールを送信すれば用件は完結します。しかし、取引先A社の複数の担当者のメールアドレスが登録されているメーリングリストにお詫びの文書を送信してしまうと、本来ならトラブルの内容を知らせる必要がなかった取引先A社のBさん以外の人にまでメールが送信されてしまいます。

仮に協業している複数の企業担当者のメールアドレスがメーリングリストに登録されていれば、情報漏洩にも発展する可能性があるため注意が必要です。

メーリングリストの利用方法

ここでは、メーリングリストを利用するための手順をご紹介します。

1.メーリングリストの名称を決める

まずは、利用したいメーリングリストの名称を決定します。
例えばプロジェクトメンバーで共有するメーリングリストならプロジェクト名を、課内のメーリングリストなら課名を設定すると分かりやすいでしょう。

2.メールアドレスを決める

メーリングリストの名前が決まったら、メールアドレスを決めます。誤用などのトラブルを防ぐためにも、登録されるメンバー全員が認識しやすいメールアドレスにしておくことをおすすめします。

3.管理者のメールアドレスを指定する

次にメーリングリストを管理する管理者のメールアドレスを登録します。一般的に、メーリングリストに追加するメンバーの編集や削除は管理者が行います。

4.メンバーを登録する

続いて管理者がメーリングリストにメンバーを登録します。メーリングリストのメールアドレス宛にメールを送信すると、リストに追加された全てのメールアドレス宛にメールが届きます。

5.権限を設定する

最後に、各メンバーの権限を設定します。「受信のみ許可」「送信のみ許可」「送受信可」などの権限があるため、メンバーの用途に応じて適切なものを設定しましょう。

メーリングリストの設定方法

メーリングリストの設定は、導入済みのサービスによってもさまざまです。とはいえ、一般的な流れは共通しています。

まずは「リスト名」を設定する必要があるため、分かりやすい名前を付けると良いでしょう。「〇〇プラン顧客リスト」「フィールドセールス部」など、ひと目で判別できる名称に設定すると、今後の運用において便利です。

続いてメーリングリスト用と管理者用のメールアドレスをそれぞれ登録します。そのうえで、抜け漏れに注意しながらメーリングリストのメンバーを指定しましょう。最後に、「受信専用」「送信専用」「送受信OK」などの権限を設定すれば全ての準備が完了します。

次に国内でもよく使われる2つのサービスの設定方法をご紹介しますので、利用する方は手順に則って設定してみてください。

Gmail

Gmailのメーリングリストの作成は、「Googleグループ」から行います。Googleアカウントを所有していれば利用できるので、サービスにログインしてください。

続いてブラウザの左上にある「グループを作成」をクリックすると、新規作成画面がポップアップで表示されます。グループ名やアドレス、覚書用のメモ（任意）を入力して登録を完了したあと、左側に並んでいるメニュー一覧から「メンバーを招待」を選択して、リストに入れたいメンバーへ招待メールを送信すると作業は完了です。

Gmail

Gmailのメーリングリストについてはこちらの記事もご覧ください。

Outlook

厳密にいうとOutlookには「メーリングリスト」という機能そのものは存在しないため、「連絡先グループ」という機能を使って同様の動作を再現します。

まず「連絡先」のメニューを開き、「ホーム」のタブにある「新しい連絡先グループ」という項目を選択します。「連絡先グループ」の画面が表示されたら、「名前」の欄に任意の名称を入力してください。「〇〇開発部」「〇〇プロジェクトメンバー」などの簡潔な表現にすると分かりやすいでしょう。

名前を決めたあとは、追加したいメンバーを選択します。「メンバーの追加」メニューを選び、連絡先やアドレス帳から任意のメールアドレスの追加作業を行いましょう。
デフォルトのままであればどちらをクリックしても立ち上がる画面は変わりませんが、連絡先以外のフォルダを作成してアドレスを管理している場合は表示内容が多少異なるので注意が必要です。

追加したいメンバーを必要に応じて選んでいくと、画面の下部に順次追加されるのが確認できます。登録が完了したら「OK」をクリックして一つ前の画面に戻り、「保存して閉じる」を押下して新規保存します。メンバーを編集したくなった時は、ダブルクリックすることで簡単に設定画面に移行するため、登録を間違えた場合でも安心です。

Outlookメール

セキュリティ対策にはメール配信システムの利用がおすすめ

セキュリティ対策を万全にした状態で複数の送信先にメールを送るには、メール配信システムの利用がおすすめです。

大量の配信先にメールを送ろうとすると管理のために膨大な手間がかかるだけでなく、入力ミスや送信先の選択間違いなどが起こりやすくなり、送信事故の原因になります。そこでメール配信システムを利用することで、配信リストを簡単に維持・管理でき、送信事故の防止につながります。

加えて常に最新の配信先へのメール送信が可能になるため、メール配信システムの利用はさまざまな面から効果的だといえるでしょう。

まとめ

今回はメーリングリストのメリットやデメリット、設定方法についてご紹介しました。メーリングリストを活用することで大人数へのメール送信にかかる時間や手間を削減し、誤ってTOやCCに設定してしまう操作ミスも防止できます。

メールマーケティングに利用しにくいなどの注意点はありますが、一般的な連絡事項のやり取りには非常に使い勝手の良い仕組みといえるでしょう。国内で利用者の多いGmailやOutlookでも使えるため、積極的に取り入れてみることをおすすめします。

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