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ビジネスメールの宛名の書き方や注意点をシチュエーション別に解説

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ビジネスメールの宛名の書き方や注意点をシチュエーション別に解説

ビジネスメールで宛名を記述する際、書き出しに悩むことは多いでしょう。なかにはイレギュラーなパターンもあるので、再度マナーを確認して対応できるようにしておくことは重要です。今回は、ビジネスメールの宛名の書き方や注意点をさまざまな例を挙げてご紹介します。

目次

    ビジネスメールの宛名の注意点

    ビジネスメールの宛名の注意点

    ビジネスメールの宛名を書く際は、次の4つのポイントに注意しましょう。特に敬語の使い方は間違いやすい部分なので、十分にチェックしてから送付することが大切です。

    二重敬語にしない

    「〇〇部長」など、役職名は単体で敬称の役割を果たします。そのため役職名の後ろに「様」を付けると二重敬語になり、誤った用法となるので注意しましょう。一見丁寧なようにも見えるかもしれませんが、「斎藤部長様」「佐藤専務様」のように「様」を重ねるのは誤用です。

    加えて、複数の宛先を設定する際に使う「各位」も敬称となるため、「各位様」などのように「様」を付けずにそのまま送付しましょう。しかし「お客様各位」のみ例外として利用可能です。

    前述のとおり「役職名+様」は本来二重敬語となり誤用にあたりますが、手紙の宛名などにはあえて使うケースも多いため自社のルールに沿って利用すると良いでしょう。

    敬称を何度も使わない

    複数の敬称を1通のメールの中で使うことはできません。
    例えば「御中」は団体や組織に対して使用する敬称なので、「様」と併用すると意味が矛盾してしまいます。
    「株式会社〇〇御中」「株式会社〇〇 斎藤様」のように、どちらか一方の敬称を使用しましょう。

    氏名の後は「様」を使う

    宛名に記入する氏名の後には「様」を付けるのが一般的です。ほかに「殿」「さん」などの敬称もありますが、誰が相手でも使える「様」が扱いやすいといえます。
    「殿」は自分と同格もしくは目下の相手に使う敬称なので、ビジネスでは避けることをおすすめします。

    連名でも「様」は省略しない

    2名以上の相手に連名でメールを送付する際も、省略せずに1人ずつ「様」を記入します。「株式会社〇〇 斎藤様、鈴木様」のような形が正式です。

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    社内に送るビジネスメールの宛名の書き方

    ここでは、社内に送るビジネスメールの宛名の書き方をご紹介します。社外宛に比べると、やや簡易な宛名になるケースが多いでしょう。

    相手が1人の場合

    「相手の部署名+役職+名字+様(さん)」の形が一般的です。「様(さん)」を省略し、「相手の部署名+名字+役職」とする場合もあります。例えば「企画部 課長 斎藤様」「企画部 斎藤部長」のような形があり、どちらでも正しい書き方です。

    部署名や役職が長くなるのであれば、適宜改行して読みやすい形に整えましょう。

    相手が複数人の場合

    複数人の宛名を設定する場合は連名で全員の名前を記載し、順番は役職の高い順に並べることが大切です。3名程度までは縦に、4名以上になる場合は横に並べて記述するのがおすすめです。

    相手がグループ・組織の場合

    特定の部署や課の全員にメールを送付する際は、「各位」を使用します。「営業部各位」「関係各位」などのように表現します。

    社外に送るビジネスメールの宛名の書き方

    続いて、社外に送るビジネスメールの宛名の書き方をご紹介します。
    基本的には社内に宛てたメールと同様ですが、相手の名前をフルネームで記述するなど、社内に送る場合に比べるとルールが少し厳しくなる傾向にあります。

    相手が1人の場合

    社内の相手に送るメールと同様、「企業名+部署名+役職+氏名+敬称」が一般的です。氏名はフルネームが望ましいものの、相手とよくやり取りしている場合は名字のみでも問題ないでしょう。

    例えば「株式会社〇〇 営業部 部長 斎藤二郎様」「株式会社〇〇 営業部 斎藤二郎部長」のように記載します。

    相手が複数人の場合

    社外へのメールでも5人程度の宛先であれば連名を使用し、順番も社内同様に役職順とするのが一般的です。連名の場合、フルネームではなく名字のみでも問題ないとされています。
    6名以上の大人数に送付する際は「各位」を使用しましょう。

    相手がグループ・組織の場合

    宛先を特定の個人に指定せず、組織や団体に送付する場合は「御中」を使います。
    例えば「〇〇株式会社 営業部御中」と記入した場合、「〇〇株式会社の営業部の誰かに読んでもらいたい」という意味をあらわします。

    送り先が2社以上にまたがる場合の宛名の書き方

    送り先が複数社にまたがるケースはそれほど多くありませんが、送る場合は次のように会社ごとにそれぞれの担当者名を記入します。

    株式会社〇〇 斎藤部長
    △△株式会社 北村課長

    順番はクライアントと協力会社のような関係であればクライアントを先に記入し、並列の関係であれば業務により深く関わっている順にすると良いでしょう。

    複数会社の特定の部署に送りたいのであれば、「株式会社〇〇 企画事業部各位」のように特定の部署を指定したメールを会社別に分けて送るのが一般的です。

    イレギュラーな宛名の書き方

    イレギュラーな宛名の書き方

    そのほかにも、いくつかイレギュラーな宛名の書き方が存在します。宛名の書き方に困ったら、次のポイントを確認してみることをおすすめします。

    送る相手が専門職の場合

    相手が弁護士や医師、教授などの専門職に該当するケースでは、「先生」などの敬称を使うことが多いといえます。「〇〇病院 佐藤先生」のような書き方が一般的です。

    同じ名字の人がいる場合

    1通のメールの中に同じ名字の宛名が2名以上入る場合は、全員の氏名をフルネームで記述するとわかりやすくなります。例えば「斎藤一郎様、田中花子様、斎藤二郎様」のような形がいいでしょう。
    同じ名字の人だけをフルネームで記述するのではなく、全員の宛名をフルネームで記述するように注意しましょう。

    同じ役職の人がいる場合

    同じ役職の方を複数名宛名に設定する場合は、業務に関係が深い相手を先に記載するのが一般的です。
    とはいえ「必ずこのような順番で表記しなければならない」という決まりはないため、状況に応じて柔軟に対応しましょう。

    相手の名前がわからない場合

    担当者の氏名がわからない状態でメールを送らなければならない場合は、「ご担当者」と記載するといいでしょう。「株式会社〇〇 総務部 ご担当者」のような形で送付すると、失礼にあたらずメールを送付できます。
    外部から問い合わせを行う際などは担当者の名前が不明な場合も多いので、この方法がよく使われます。

    宛名が記載されていないメールを受け取った場合

    相手から自分の氏名などの宛名が記載されていないメールを受け取るケースがありますが、この場合でも自分側からはルールを遵守したビジネスメールで返信することをおすすめします。

    しかし既に何度もメールで連絡を続けており、信頼関係が構築されていると判断できるケースでは「〇〇様」のみの宛名で社外の人にメールを送付することもあります。相手との関係性を判断しながら、適切な宛名を使用することが大切です。

    連名のメールでありがちなミスと対応

    連名でメールを差し出す際によくあるミスには次のようなものがあります。対応方法と併せて解説するので、送信前のチェックの際に参考にしてください。

    差出人名の間違い

    差出人名を間違って記述してしまうのは、よくあるミスのひとつです。相手が所属している企業名や所属部門を間違えてしまうケースや、相手の名前の漢字を変換ミスしてしまうケースなどが代表的です。
    所属先や名前の間違いは大変失礼にあたり、相手が不快感を覚える可能性が高いため、送信前に間違いがないかどうか慎重に確認することが大切です。

    敬称の付け忘れ・種類の間違い

    敬称の付け忘れや敬称の種類を間違えてしまうというのも、起こりがちなミスといえます。敬称を付け忘れると呼び捨ての状態になってしまうため、忘れずに付けるようにしましょう。
    加えて、敬称の種類を間違えるケースもよくあります。「様」や「御中」、「役職名」など、宛先によって適切な敬称は異なるので、差出人にふさわしい敬称を使いましょう。

    宛名の書き忘れ

    宛名を書き忘れてしまうミスは、メールを受け取った相手が本当に自分宛のメールなのかわからずに混乱する原因になります。送信前に宛名を書き忘れていないかどうか必ずチェックして、誰に宛てたメールなのかをはっきりさせておくことが重要です。

    TO・CC・BCCの使い分けミス

    TO・CC・BCCの使い分けを間違えると、重大なセキュリティ事故につながるおそれがあります。特にBCCに指定しようと思っていたメールで間違えてCCを使用すると、関係者全員のメールアドレスをお互いに確認できてしまう状態になってしまいます。
    必ず適切なTO・CC・BCCが指定されているかどうかをチェックするようにしましょう。

    ミスに気がついたらすぐに対応する

    もし送信後になんらかのミスに気付いた場合、できるだけ迅速にお詫びのメールを送り謝罪の気持ちをあらわすことが大切です。
    仮にミスを起こした相手が取引先だった場合には、状況に応じて電話による謝罪を行うことも検討する必要があります。

    社内ルールが異なる場合は柔軟に対応する

    一般的なビジネスメールでは今回ご紹介したようなルールに基づいて宛名を記載しますが、一部の企業ではルールが異なる場合もあります。例えば、「各位様」「斎藤課長様」「関係各位の皆さん」などの表現が良いとされている企業も一部には存在します。
    さらに役職名は記載せずに「氏名+さん」を使うようにルールが設定されている企業など、社内ルールはケースバイケースです。

    一般的なルール以外に特別な社内ルールがある場合は、社内ルールを優先するのが一般的ともいえます。しかし誤った敬称であっても社内ルールに則った方が良いかどうかは、あらかじめ社内の人にも確認しておくことをおすすめします。

    まとめ

    ビジネスメールの宛名は、相手の立場や人数によって書き方が大きく異なります。社内と社外でも少しずつルールが異なるため、どのような相手に送るメールなのかを確認した上で適切な敬称を使用することが大切です。

    場合によっては一般的なビジネスマナーとは異なる社内ルールが優先されることもあるので、自社で既に送られているメールを確認して柔軟に対応する必要があります。今回ご紹介した内容も参考にしながら、状況に応じた対応を心がけましょう。

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    記事執筆者紹介

    記事執筆者 大塚 陽生紹介
    大塚 陽生著者大塚 陽生のtwitterへのリンク
    株式会社ラクス 配配メール事業部 企画課
    オンラインマーケティングチーム

    広告代理店の営業&ウェブ広告の運用担当として6年間従事し、2019年4月ラクス入社。オンラインマーケティングチームに所属し広告運用や営業メールの運用を担当。メルラボでは、主に自身のメール配信実績をもとにした記事を作成。

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