お役立ちコラム

クラウドメールって何？わかりやすく解説します

クラウドコンピューティングの登場以降、企業向けメールシステムのクラウド化が進んでいます。これは「クラウドメール」と呼ばれ、インターネットブラウザ上でメールの閲覧、送受信を行うサービスを指します。今回は、クラウドメールの基礎知識や導入するメリットとデメリット、適切なサービスの選び方を解説します。

クラウドメールとは

クラウドメールとは、クラウド環境にあるメールサーバーにアクセスしメールの送受信を行うサービスの総称です。近年はプライベート、ビジネスシーンシーンともに「Gmail」のシェアが拡大していますが、これもクラウドメールの一種となります。

クラウドメールは、従来のメールソフトやメールシステムとは異なる仕組みを採用しています。例えばメールソフトは、パソコンからメールサーバーに直接アクセスしメールの送受信を行います。その際、中継サーバーとなる「SMTP」、受信用サーバーの「POP」あるいは「IMAP」を経由し、ログイン認証が行われます。

一方のクラウドメールは、インターネットブラウザから各ベンダーのWebメールサーバーにアクセスします。ログイン認証も同時に済ませるため、「SMTP」や「POP」を経由しません。これらのサーバーにアクセスするのは各ベンダーのWebメールサーバーであり、パソコンからは直接アクセスしないのが特徴です。仕組みの違いこそあるものの、基本機能はメールソフト同様です。利用形態に大きな違いがあることを覚えておきましょう。

クラウドメールのメリット

「Gmail」をはじめとするクラウドメールは、今日のビジネスシーンに欠かせないコミュニケーションツールとなっています。ここでは、クラウドメールをビジネスに活用するメリットをご紹介します。

大容量のメールボックス

受信メールは、ベンダーが保有するWebメールサーバーに保管されます。それにともない、ユーザーひとりあたり数GB～数十GBのメールボックス容量が与えられます。例えば「Gmail」ならば、無料アカウントでも15GBのストレージ容量がもらえます。これには「Googleドライブ」といった各種サービスのストレージも含まれますが、メールボックスには十分です。

「Google」が提供する「G Suite」という有料クラウドサービスでは、プラン毎に追加容量がもらえます。「G Suite Basic」ならば30GB、「G Suite Business」以上のプランのストレージは無制限です。これにより、利用端末や自社サーバーのハードディスク容量を圧迫しなくなります。メールボックスの容量を気にせず使えるのはクラウドメールの大きな魅力です。

場所や端末を問わずメール対応可能

メールの閲覧や送受信がインターネットブラウザ上で完結するため、インターネット環境さえあれば場所を問わずメール対応が可能です。従来のメールソフトおよびメールシステムは、専用のクライアントソフトをインストールした端末でしか使えませんでした。一方のクラウドメールは、各ベンダーが提供するモバイルアプリによりスマートフォンやタブレットでもメールの閲覧、送受信が可能です。自宅や外出先においてもメール対応が気軽にできます。

初心者にも安心のセキュリティ対策

メールの暗号化や誤送信対策など、各種セキュリティ対策ツールをセットで提供するベンダーが登場しています。メールにおけるセキュリティ対策ツールは、ニーズにマッチするものを個別検討、導入するのが一般的です。しかし、それには人的コストがかかるほか専門知識も必要となります。最初からセットで提供されるクラウドメールサービスを活用することで、情報セキュリティに疎い担当者も安心です。

クラウドメールのデメリット

ここでは、クラウドメールを利用するデメリットをご紹介します。これから導入を検討する場合、以下のポイントをカバーするよう心がけましょう。

ユーザー数とランニングコストが比例する

クラウドメールサービスの多くは、ユーザー数で月額料金が変わる従量課金制を採用しています。よってユーザー数の多い企業では、ランニングコストが割高となります。その場合、一般的なメールソフトを導入したり、社内にメールシステムを構築したりする方がコストを抑えられます。

セキュリティ面の懸念

クラウドコンピューティングの性質上、企業の機密情報や個人情報の漏えいリスクがつきまといます。ベンダー側も強力なセキュリティ対策ツールを開発、提供していますが、未だハッキングの攻撃対象となる現状にあります。クラウドメールを利用する際は取り扱うデータにも注意を払うべきです。

データ管理の依存度が大きくなる

クラウドメールは利便性が高い反面、データ管理の依存度が大きくなりがちです。例えば、ベンダーがサービスの提供を終了すると、これまで送受信したメールは全て消去されます。重要なメールも閲覧できなくなり、業務に支障をきたす恐れがあります。クラウドメールを利用する際はリスクとリターンを考慮しなければなりません。

クラウドメールを利用する際のポイント

主要サービスの多くは、最新のセキュリティ対策を提供しています。しかし、それが自社のセキュリティ要件を満たすとは限りません。機密事項や個人情報を取り扱う場合、社内サーバーで運用するオンプレミス型メールサービスの方が、セキュリティ面で優れることがあります。検討するクラウドメールがセキュリティ的に問題ないか精査することが大切です。

具体的には、ウイルス対策や情報漏えい対策が十分かを確認します。クラウドメールにおけるウイルスは添付ファイルにより感染するケースが殆どであるため、スパムフィルターや迷惑メールの自動振り分け機能の有無を確認しましょう。
誤送信防止など、ヒューマンエラーを防ぐ機能も必須です。近年問題となっている個人情報漏えい事故を未然に防ぐことができます。

クラウドメールの選び方

ここでは、クラウドメールの選び方を3つのポイントに分けてご紹介します。

1.基本機能を確認

メールボックスのストレージ容量や保存期間、連携可能なメールソフトなどを確認します。これらの基本機能はサービスにより異なります。複数のクラウドメールを比較し、自社要件にマッチするものを選びます。登録可能なユーザー数、月々のランニングコストも精査したいところです。自社の従業員数に対応するか、ランニングコストが予算内に収まるかをチェックします。

2.UIの視認性を確認

メール対応の作業効率は、UIの視認性に左右されるといっても過言ではありません。事前にメールの表示形式や表示可能メール数、サムネイルの有無を確認しましょう。これらを自由にカスタマイズできるサービスもあるため、従業員の要望に合わせて検討すべきです。
加えて、管理画面の操作性も使い勝手に影響します。スパムフィルターのルール設定、転送設定の変更が容易かどうかも確認してください。

3.「SLA」で安全性と信頼性を確認

最も重視すべき点は、クラウド環境の安全性と信頼性です。十分なセキュリティ対策は元より、サービス稼働率やトラブル派生頻度、それにともなう返金対応などの確認は欠かせません。これらは各サービスの公式サイトに「サービス品質保証（SLA：Service Level Agreement）」として記載されています。「どれだけ信頼できるサービスか？」がわかる基準となるため、事前に確認しておきましょう。

クラウドメールの導入により、ビジネスが加速する

クラウドメールには、端末や場所を問わず利用できるメリットがあります。メール対応の効率化に繋がるため、ビジネスシーンにおいて特に有効です。一方、セキュリティリスクが常につきまとうなど性質上のデメリットも存在します。導入の際はメリットとデメリットを正しく理解し、セキュリティなどの要件を確認した上で、サービスを選ぶことが大切です。