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新人社員は要チェック!ビジネスメールのマナーと注意点

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新人社員は要チェック!ビジネスメールのマナーと注意点

これからビジネスメールのやり取りを始める新人社員の方は、ビジネスメールのマナーと注意点を押さえておきましょう。要件を簡潔かつ具体的にまとめ、失礼にならないメールを作成するために、以下にご紹介するマナーと注意点を参考にしてみてください。

ビジネスメールの一斉送信に関するマナー

まずはビジネスシーンに欠かせない、メールの一斉送信に関するマナーからご紹介します。

CCの送信欄は役職の高い順から

CCを用いてメールを一斉送信する場合の宛名は、当事者(TO)に続けて「CC:○○様」のように明記するのがマナーです。これにより、CCでメールを送っていることが当事者に伝わり、CCに入れている相手にも情報共有のために送られていることが伝わります。

【例文】
株式会社○○
○○部 ○○様

(CC:○○様、○○様、○○様)

送信欄に入れるメールアドレスの順番は、部長、課長、一般などのように役職の高い順に並べるのがマナーです。なお、送る相手の人数が多い場合は、「各位」と記載しても構いません。

お互いに認識がない相手にはBCCを

複数の取引先の担当者など、送信先どうしで面識がない相手に一斉送信する場合はBCC機能を使用します。BCCに入れたメールアドレスはその他の送信相手から見えないようになるため、個人情報を保護しつつ情報を共有できます。CCで一斉送信した場合には情報漏えいだと捉えられる可能性がありますので、CCとBCCを正しく使い分けることが大切です。

適切な敬称を使う

宛名を書く際は、相手に合わせた適切な敬称を使うことが大切です。厳密に決められているわけではありませんが、一般的には以下のような敬称を使うのが望ましいとされています。

【取引先】
○○会社 ○○部長
○○会社 ○○部部長 ○○様
○○大学 ○○先生
【ビジネスメールの一斉送信(社内&社外)】
○○プロジェクト 関係者各位
【接する機会が少ない社内の上司】
○○様
○○社長
○○部部長 ○○様
【親しい上司】
○○様
○○部長
○○さん
【同僚】
○○様
○○さん
【自分あるいは同僚の部下】
○○課長
○○さん
○○殿

よくある間違いは、“○○部長様”のように役職名と敬称を同時に書いてしまうことです。このような表記はビジネスシーンでは不適切とされる二重敬語に当たるため、避けてください。また、「様」と「殿」の使い方にも注意が必要です。「様」はどのような立ち位置の相手にも使えますが、「殿」は自分より目下の人に使うのが一般的とされています。少なくとも、上司や取引先の相手に「殿」を使うのは避けましょう。

ビジネスメールの返信に関するマナー

正しい引用方法をはじめ、メールの返信方法にもマナーがあるのでご紹介します。

本文を引用するときは「>」を使う

受信メールの本文をコピー&ペーストで引用し、それに対して回答する書き方はビジネスメールにて頻繁に用いられます。引用であることを明示するためには、引用文の冒頭に「>(半角)」を付けるのが一般的です。

【例文】
>次回のお打ち合わせの日程は、○月○日(○)の○時からでよろしいでしょうか。
>お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします。

はい。こちらの日程で問題ございません。
引き続きよろしくお願いいたします。

なお、メールの設定を変えることで、受信メールの本文に自動で「>」を付けられることがあります。そうでない場合は、手打ちで「>」を挿入しましょう。

ビジネスメールは即返信を心掛ける

仕事上の信頼関係を築くためには、メールは受け取ってから1時間以内に返信するのが理想です。レスポンスが遅いと、場合によっては相手から「返信が来ないと仕事が進まない」と悪い印象を持たれる可能性があります。1時間以内は無理でも、最低でも1日以内には返信しましょう。

会議中や移動中など、どうしてもすぐ返信できない場合は以下のように対処できます。

メールを確認できない場所にいるとき

会議中に届いたメールや移動中で気付かなかったメールは、終わってからすぐに返信すれば問題ありません。受信から数時間経っていた場合は、「ご連絡が遅くなり申し訳ございません」と一言加えるだけでカバーできます。その日のうちに返せなかった場合は、少なくとも翌日中には返信し、1日以上空けないようにしましょう。

退社間際などですぐに回答を出せないとき

退社間際に届いたメールなどすぐに回答を返信できない場合は、いったん保留するのではなく、メールを確認したと連絡を入れるのがおすすめです。なぜ回答に時間がかかるのか、いつまでに回答を伝えるのかの2点を取り急ぎ連絡しておけば、相手に不安を抱かせる心配がありません。

ビジネスメールの転送に関するマナー

受信したメールを転送する場合、以下の点は必ず押さえておきましょう。

転送は無断で行わない

受信メールを無断で転送すると、トラブルに発展するケースがあります。第三者に転送しても問題ない内容か、あらかじめ差出人に確認を取ることが大切です。

本文や件名は変えない

ビジネスメールにおいて、転送メールの本文や件名の加工は厳禁とされています。内容を変えて転送することで差出人に迷惑が掛かる可能性もあるため、確認を取っていたとしても、内容を変更せずにそのまま転送しましょう。

転送メールの本文に転送理由や依頼内容を書く

例えば、メールを転送する際は、冒頭に以下のような前置きを入れるとスムーズです。

【例文】
○○さんからこのようなメールを頂いたので転送いたします
次回の打ち合わせで参考になると思いますので、お手すきの際にご確認ください。

(本文)

この前置きを入れることで、転送の経緯や転送者の意図が分かるようになります。スムーズな意思伝達のためにも、転送理由や依頼内容を一言加えてから他の人に送りましょう。

添付ファイルに関するマナー

メールに資料などのファイルを添付する際、以下の注意点を押さえておきましょう。
なお、ウイルスなどを含む迷惑ファイルでないことを明示するためにも、メール本文にファイルを添付していること・どのようなファイルなのかについて記載することも忘れてはいけません。

ファイル名は内容が分かりやすいものに変更

メールに添付するファイルの名前は、一目で内容を把握できるようなタイトルを入れましょう。以下のように具体的な情報を入れると、相手に分かりやすくなります。

【例】
・○○様_御見積書
・会議プレゼン資料_20190215
・○○に関する調査結果

この際、ファイル名にスペースや機種依存文字を使用するのは避けましょう。相手の環境によっては、ファイルを開けなくなる恐れがあるためです。また、メール本文にもファイル名と、ファイルを添付した旨を明記すると親切です。

添付ファイルの容量は2MBまでに留める

一般的に、添付ファイルの容量は2MBまでとされています。大容量のファイルだと、相手の環境によっては開けない可能性があるためです。特にサイズの大きい画像データや複数のデータを送るときはうっかり2MBを超えることがあるため、注意してください。画像ファイルは容量を圧縮したり、オンラインストレージサービスを利用したりして対応しましょう。

添付ファイルは暗号化しておく

万が一のことを考えて、メールに添付するファイルは圧縮してパスワードを設定し、暗号化しておくことが望ましいと言えます。暗号化は、誤送信などにより第三者に情報が渡ってしまうリスクを軽減できる他、自社の情報セキュリティコンプライアンスのアピールとしても有効です。特に重要度の高い書類などは、パスワードをかけて暗号化したファイルを先に送信し、パスワードを記載したメールと別送するようにしましょう。

基本的なマナーを押さえて失礼のないビジネスメールを送ろう

業務に欠かせないビジネスメールでは、マナーを少し間違えるだけでも相手に誤解や不快感を与える恐れがあります。特に注意したいのが、メールの一斉配信です。顧客情報の間違いを始め、失礼にあたるメールを一斉配信した場合、取り返しのつかない状態になることもあります。

そこでおすすめしたいのが、顧客情報を効率良く整理でき、豊富なメールテンプレートを使用できるメール配信ツールです。誤配信を防止する機能を搭載したツールもあるため、信頼を守るためにも導入してはいかがでしょうか。

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