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メルマガ担当者が必ず知っておくべき特定電子メール法とは?

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メルマガ担当者が必ず知っておくべき特定電子メール法とは?

メルマガなどの広告・宣伝のためのメールを配信する際は、迷惑メールの送信を規制する「特定電子メール法」を必ず守らなくてはなりません。今回は、特定電子メール法の概要と、法を守ってメルマガを作成する際の3つのポイントをご紹介します。

特定電子メール法とは

特定電子メール法とは、迷惑メールの送信を規制するための法律です。平成13年ごろからに広告宣伝メールを一方的に送りつける迷惑メールが社会問題化し、この問題への対策として、総務省にて「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」(特定電子メール法)が、平成14年4月11日に成立し、同年7月1日に施行されました。
その後も、特定電子メール法は実効性の強化のため度々改正されています。平成17年には適用範囲の拡大により企業向けのメールやSMSも対象となる他、架空アドレス宛ての送信を禁止することが定められました。さらに平成20年には、原則としてあらかじめ同意した者に対してのみメールの送信が認められる「オプトイン規制」が導入されています。

特定電子メール法が適用される範囲・適用されない範囲

特定電子メール法が適用されるのは、広告または宣伝を行うための電子メールです。以下、特定電子メール法が適用される範囲と適用されない範囲を確認しておきましょう。

【特定電子メール法が適用される範囲】
  • 営業上のサービスや商品などに関する情報を広告・宣伝する目的の電子メール
  • 営業上のサービスや商品などを広告・宣伝するためのWebサイトへ誘導する目的の電子メール
  • SNSへの招待や懸賞当選の通知、友達からのメールなどを装って営業目的のWebサイトへ誘導する電子メール
【特定電子メール法が適用されない範囲】
  • 取引上の条件を知らせる連絡や、料金請求のお知らせなど取引に関する通知で広告・宣伝の内容を含まず、広告・宣伝のWebサイトへの誘導がない電子メール
  • 広告・宣伝の内容を含まず、広告・宣伝のWebサイトへの誘導もない、時候の挨拶のみの電子メール
  • 政治団体・宗教団体・NPO法人・労働組合などの非営利団体が送信する電子メール

特定電子メール法に違反すると処罰される

特定電子メール法に違反した場合、総務大臣および内閣総理大臣により規制に対する改善命令が発せられます。その命令に従わず、改善しなければ「1年以下の懲役または100万円以下の罰金(法人の場合は3,000万円以下の罰金)」が科せられます。

企業の場合、ただ処罰されるだけではなく、法律に違反したという事実でお客さまの信頼を損ない、イメージダウンによる長期的な損失につながります。

特定電子メール法を守ってメルマガ作成する際の3つのポイント

特定電子メール法に違反しないメルマガを作成するためには、以下3つのポイントを押さえておきましょう。

1.メルマガ受信者の同意を得なければならない(オプトイン)

特定電子メール法では、メルマガを含む広告・宣伝メールの送信は受信を同意した人にのみ配信可能と規定されています。受信者から事前に同意を得た場合にのみ、メルマガなどの電子メールを配信することを「オプトイン方式」と言います。

【受信者から同意を得るときの注意点】
  • 極めて小さい文字で記載しない
  • 目立たない色の文字で記載しない
  • 膨大にスクロールしなければ分からないような、受信者が注意しないと認識できない場所に記載しない
  • メールの送信者または送信委託者を具体的に特定できるように明記する

※「関連サイトから広告・宣伝メールが送信される」などの記載では送信者を具体的に特定できないため

【同意の証となる記録の保存】

メルマガを配信する場合、配信者は受信者がメルマガの受信に同意したことを記録として残す必要があります。具体的に保存する情報は、個別の電子メールアドレスについて同意を得た時期と方法など、状況を示す記録です。 また、同意を得る際に書面の提示、電子メールの送信、Webサイトからの通信文の伝達をしていた場合は、それぞれの定型的な事項を保存内容とすることもできます。
なお、保存期間は記録の保存に関する広告宣伝メールを最後に送信した日から1ヶ月です。

【同意なしに送信することができる場合】

特定電子メール法の規定では、原則として受信に同意した者に対してのみ広告宣伝メールを送信できますが、以下のような場合には同意なしに送信が可能です。

  • 取引関係にある者に送信する場合
  • 書面で自己の電子メールアドレスを通知した者に対して送信する場合

    ※ただし上記の2つは、通信販売などの広告宣伝メールの場合は承諾なしに送信できません

  • 自己の電子メールアドレスを通知した者に対して、次のような広告宣伝メールを送る場合
    「同意の確認をするためのメール」
    「契約や取引の履行に関する事項を通知する電子メールで、付随的に広告宣伝が行われているもの」
    「フリーメールサービスを用いた電子メールで付随的に広告宣伝が行われるもの」
  • 自己の電子メールアドレスをインターネットで公表している者

    ※ただし、公表と併せて特定電子メールの受信を拒否している旨を表示している場合は認められていません

2.メルマガ配信停止の導線を設置しなければならない(オプトアウト)

オプトアウトとは、メールの受信者が「配信を停止してほしい」という意思を申し出ることをいいます。受信者が同意した上でメルマガ配信をしていても、配信停止の申し出があった場合は、即座にメルマガの配信を停止しなければなりません。そのため、受信者がいつでもメルマガの配信を停止するための導線をメール本文中に用意する必要があります。

【ユーザーがわかりやすいオプトアウト設定にする】

オプトアウトの方法は受信者に負担を掛けないよう、なるべくシンプルにしましょう。オプトアウトの方法が複雑だと、受信者はオプトアウトができない、あるいはフィルタリングサービスを使ってメルマガの受信を拒否し続ける場合があります。

ユーザーが操作しやすいオプトアウトの設定方法としては、配信解除専用のフォームを用意して受信者側のメールアドレスの登録のみで完了できるようにする、メルマガ本文中にオプトアウトできるWebサイトのURLを載せておく、などがあります。また、複数のメルマガを配信している場合は、受信者が一画面上で全ての項目のオプトアウトができる設計にすると親切です。

【メルマガ配信停止の申し出を受けても送信できる場合もある】

メルマガ配信停止の申し出を受けても、以下のような場合は、例外として送信ができます。

  • 契約に伴う、料金請求やサービス内容の変更など、契約や取引に関する事項を通知する電子メールにおいて、付随的に広告が行われる場合
  • フリーメールサービスを利用して送信する電子メールに付随的に広告・宣伝が含まれる場合
  • 契約の前段のやりとりとして顧客から行われる問合せに対する返信等に付随的に広告・宣伝が含まれる場合

関連記事はこちらメルマガ担当者必見!オプトインメールの取得と配信方法

3.表示の義務がある

特定電子メール法では、メルマガの配信を行う際に以下のような表示を義務づけています。

【送信者の氏名(会社名)または名称】

同意を通知した相手からのメルマガであることを受信者が判断できるように、簡単に認識できる場所に記載します。

【オプトアウトの通知ができる旨】

メルマガには、オプトアウトができる旨を明記しておきましょう。電子メールアドレスやURLの直前または直後など、その旨を受信者が簡単に認識できる場所に表示する必要があります。なお、URLを記載する場合は、受信者が簡単にメルマガを配信停止できるよう、オプトアウトするために必要な情報をリンク先できちんと提供することも大切です。

【送信者の住所と、問い合わせを受け付けている連絡先】

問い合わせを受け付けている連絡先とは、問い合わせ先の電話番号や電子メールアドレス、URLなどです。これらはリンク先で表示することもでき、その場合は表示場所を示す情報をメルマガ内に記載する必要があります。特定商取引法上の販売業者などとメルマガの送信者が異なる場合、以下の表示が必要です。

  • 販売業者などの氏名(会社名)または名称
  • 受信者がオプトアウトできる旨の表示と、それができる電子メールアドレスまたはURL

ポイントを押さえてメルマガを運用しよう

企業のメルマガを配信する際は、特定電子メール法に違反しないように注意しなくてはなりません。「受信者の同意を得て(オプトイン取得)からメルマガの配信を始める」、「受信者が簡単にオプトアウトできるようにし、配信停止の申し出を受けたらメルマガの配信をやめる」、「特定電子メール法で義務づけられた表示をメルマガ内に記載する」という3つのポイントを理解しておきましょう。

メール配信サービスの配配メールなら、オプトインの取得とオプトアウトの動線設置も簡単に行えるため、特定電子メール法に反することなく簡単にメルマガ配信を始められます。メルマガ配信を考えているなら、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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