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メール配信ソフトはクラウド型?ソフトウェア型?どっちがいいの?

メール配信ソフトには、クラウド型サービスとソフトウェア型がありますが、どちらを選べば良いか迷っている方も多いはずです。そこで、クラウド型とソフト型の違いをまとめ、どちらがおすすめなのかを紹介します。

メール配信ソフトのサービスを利用するメリットとは?

ソフトウェア型とクラウドサービス型を比較する前に、まずはメール配信ソフト・サービスのメリットを再確認しておきましょう。導入するメリットが分かれば、より比較がしやすくなります。

高速に大量のメールを配信できる

普段は数件程度のメールしか送らないという場合、イメージがしづらいかもしれませんが、実はメールの送信にはかなりの時間的コストがかかります。無計画に、一度に大量のメールを送信すると、迷惑メールであると判断されやすくなり、届かないということが頻発するのです。
対処には時間がかかり、1件1件確認するのは、大変な手間がかかります。また、環境によってはサーバーに負荷がかかり、遅延が発生することも考慮する必要があるかもしれません。しかし、メール配信ソフトを使えば、問題なく高速にメールを配信することができます。

メールの作成が簡単になる

メール配信ソフトは配信だけではなく、メールの作成が簡単に行えることもメリットです。宛名や差出人名、定型文などを登録しておくことができ、その他にも顧客リストの登録なども簡単に行えるため、メールの作成時間を大幅に短縮することができます。
また、シンプルなテキストベースのメールは当然として、画像や動画などを配したHTMLメールの作成も専門的な知識なしに簡単に行うことができます。

マーケティング管理が手軽に行える

HTMLメールでは、届いたメールが開封されたかどうか、本文に記載されたリンクがクリックされたかどうか、情報を判定することが可能です。メール配信ソフトでは、このような情報も自動で計測してくれるため、メールを受け取った相手が何に関心を持っているかという情報を、手軽に集めることができます。またメルマガの登録フォームを設置できる機能を備えたメール配信ソフトもあり、簡単に登録者を増やすことができます。

このようにメール配信ソフトには多くのメリットがあり、さらにソフトウェア型とクラウド型では、それぞれ違ったメリットがあります。

ソフトウェア型の特徴

ソフトウェア型は自社内のPCにソフトウェアをインストールして運用するタイプです。クラウド型とは異なる点として、以下のような特徴があります。

1.PC環境によってスペックが大きく異なる

社内のPCにインストールして使用するため、PCのスペックや稼働状況によって性能が大きく左右されます。また、一斉に多くのメールを送るためには、PCだけではなくサーバーのスペックも重要です。ソフトウェアの性能が優れていることに加えて、運用環境全般を整えることが重要と言えるでしょう。

2.コストは低いがアフターフォローに難あり

基本的に買い切り形式である場合が多いため、一度買ってしまえば利用コストがかからないことがメリットです。しかし、クラウド型などの継続型のサービスに比べると、アフターフォローに難があることがデメリットです。また仕様変更などにより、新しく買い替えが必要になる場合もあります。

3.フリーソフトなど無料で使用できるものもある

ソフトウェア型は市販のソフトに加えて、無料のフリーウェアも提供されています。当然ながら導入コストはかかりません。ですが、あくまで無料で提供されているものであるため、いくつかのデメリットがあることも認識しておく必要があります。
具体的には、不具合の修正やアップデートなどは制作者の裁量次第なので、問題があっても対応してくれるとは限りません。多くの相手に情報を送るメール配信では、信用とセキュリティが第一です。そのため、業務用のツールとしては不向きであると言えるでしょう。

4.セキュリティ対策を自社でまかなう必要がある

セキュリティ対策やシステムの保守運用も自社で行う必要があります。そのため、十分な資金と人材を確保できる場合は柔軟な運用が可能ですが、言い換えればハードルが高いとも言えるでしょう。特にメール配信は登録者の個人情報を取り扱う業務なので、慎重な対応が求められます。ソフトウェア型を導入する際は、以下の記事も参照しながらセキュリティ対策をより万全に行う必要があるでしょう。

関連記事はこちらメール配信の方法とセキュリティ強化に着目! - メール配信で成果を上げるコツと注意点 -

クラウド型の特徴

クラウド型メール配信サービスは、インターネットを介して利用するタイプのサービスです。インストールが必要なソフトウェア型に比べると、以下のような特徴があります。

1.サービス提供会社のサーバーを使うのでPCのスペックによらない

クラウド型は、サービスにログインすることで使用します。提供会社のサーバーを使用しているため、自社の環境によらずに高機能なサービスを利用できることがメリットです。自社のPCスペックに不安がある場合や、あるいはタブレット端末しかない場合でも問題なく使用できます。

2.低コストで運用を開始できる

クラウド型の場合、継続的に費用を支払う必要がありますが、高額なサーバーやメンテナンス費用を用意する必要がありません。利用料も定額であることが多く、いくらでも使えるため結果的にはソフトウェア型よりも、低コストで運用できることが多いのです。

3.セキュリティ対策もサービス会社の機能を利用できる

提供会社によって運営されているサービスであるため、安全なサービスの提供のために各社でセキュリティ対策を講じています。セキュリティの基準は各社で異なっていますが、脆弱性の診断やサーバー管理などをプロに任せることにより、安全なメール配信を行うことが可能です。
さらに、クラウド型サービスでは、プロバイダの受診拒否設定にも対策がとられているので、登録者にメールが届かないという事態を未然に防ぐことができます。

4.社内のPCでなくてもアクセスできる

インストールが必要なソフトウェア型と違い、クラウド型はどこからでもアクセスできることもメリットです。そのため場所を選ばずに利用することができます。例えば、災害などが発生して、出社してからでは間に合わないという緊急事態にも、関係者に迅速にメールを配信することが可能です。また、担当者が社外に出ることが多い職場や、個人事業主などの自宅で業務を行うことが多い環境でも、場所・時間を選ばずに利用することができます。

5.選べるサービスが豊富にある

クラウド型のサービスは、プランや機能の組み合わせによって柔軟なサービスを提供できることも強みです。ソフトウェア型の場合、事前に用意された機能しか選べませんが、クラウド型では必要に応じて機能を追加したり、不必要になった機能を外したりできます。
特にクラウド型を扱う企業は、その他のクラウド型サービスの提案も行っていることが多いので、WEB関連のシステム全般を見直すことに向いています。

メール配信ソフトはどちらを選ぶべきか

個人利用や小規模利用で向いているのは?

ソフトウェア型は多くのメール配信をするためには、サーバーの用意や不具合の対応なども行う必要があり、結果的にはコストがかかることが問題です。
しかし、言い換えれば、小規模な運用を行う場合なら、比較的低コストで運用できます。そのため、個人業者やプライベートの利用目的であり、ある程度は自分で対処できる知識がある場合は、ソフトウェア型が向いていると言えるでしょう。

企業での業務用に向いているのは?

メール配信ソフトを企業での業務用として運用するなら、クラウド型を使うのがおすすめです。システム・サーバーともに一定の料金で、常に最新の環境を揃えることができます。さらに継続的なサポートを受けられることもメリットです。
また、メール配信ソフトに必要なアップデート作業なども行う必要がなく、また、不具合などの対応もすぐに相談できます。
さらに、運営会社によってはメールの配信に関するアドバイスや、セミナーを開催しているところもあります。機材を自前で投資する必要がないので、状況に応じてプランを変更しやすいことも業務を行う上で使いやすいポイントと言えるでしょう。

社内のセキュリティ基準やシステムが特殊な場合は?

独自のセキュリティ基準があったり、その他のシステムとの連携も完璧に行ったりしたいという場合もあるでしょう。そうした場合は、カスタマイズやサーバーの導入も含めた上で、ソフトウェアを発注することも視野に入れましょう。
ただし、当然ながらそれだけコストもかかるため、メール配信ソフトの導入というよりは、システム全体の見直しが必要です。クラウド型サービスでも、これらの連携が行える場合もあるので、何が必要かを明確にしましょう。メール配信ソフトもシステムの一種であるため、既存のシステムと合わせて使いやすいソフトウェア・サービスを選ぶことも重要なのです。

メール配信ソフトはクラウド型を選びましょう

結論として、メール配信ソフトは低コストかつ高機能を求めるならクラウド型サービスが最も確実な選択であると言えます。メール配信ソフトは、コスト・セキュリティ・継続的な運用を中心に考慮することが重要です。
クラウド型のメール配信ソフトなら、これらの要素を十分に満たし、企業のメール配信業務を効率的にバックアップしてくれます。新規の導入、乗り換えを問わずに満足できるサービスを求めるなら、クラウド型メール配信ソフトを選びましょう。

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