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メール配信システムはクラウド型?パッケージ型?どっちがいいの?

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メール配信システムにはクラウド型とパッケージ型とがあり、両者には異なるメリットがあります。特にクラウド型は、近年多くの企業から注目を集めています。
この記事では、メール配信システムを利用するメリットや両者の特徴をご紹介します。

メール配信システムを利用するメリットとは?

クラウド型とパッケージ型を比較する前に、まずはメール配信システムのメリットを再確認しましょう。導入するメリットが分かれば、より比較がしやすくなります。

大量のメールを高速配信できる

メールマガジン(以下、メルマガ)送信にはかなりの時間的コストがかかります。日常的なメールの利用場面では一度に大量のメールを送ることがあまりないため実感が湧きにくいですが、数千通、数万通のメールを配信するのは数十分から数時間の時間を要します。
また、一度に大量のメールを送信すると、ユーザーのメール受信ソフトから「迷惑メールである」と判定されやすくなることも問題です。迷惑メール判定を受ければメルマガの送信アドレスが自動的に迷惑メールフォルダに仕分けられ、メルマガ登録者に読まれることなく削除されかねません。
また、環境によってはサーバーに負荷がかかり、遅延が発生することもあります。
そこでメール配信システムを使えば、これらの問題を心配することなく、メルマガを高速配信することができます。

メルマガの作成が簡単になる

メール配信システムは、配信だけではなく、メルマガの作成を簡単に行えることもメリットです。宛名や差出人名、定型文などを登録でき、顧客リストの登録なども簡単に行えるため、メルマガの作成時間を大幅に短縮できます。
また、シンプルなテキストベースのメルマガはもちろん、画像や動画を配したHTMLメルマガも、専門的な知識がなくても簡単に作成できます。

マーケティング管理が手軽に行える

HTMLメルマガでは、届いたメルマガが開封されたかどうか、記載したリンクがクリックされたかどうかといったユーザー行動の測定が可能です。メール配信システムではメルマガに付随する情報を自動で計測・集計するので、メルマガを受け取ったユーザーが何に関心を持っているか、どんな内容に反応しやすいか、などのユーザー特性を手軽に集めることができます。
また、メルマガ購読登録フォームの設置機能を備えたメール配信システムもあります。専用フォームを設ければ手軽に登録できるため、効果的に登録者を増やせます。
このように、メール配信システムには多くのメリットがあります。クラウド型とパッケージ型それぞれの特徴を比べた上で、自社に合ったメール配信システムを選ぶことが大切です。

多くの企業から選ばれている!クラウド型って?

近年、多くの企業から注目を集めているクラウド型の概要をご紹介します。
「クラウド」は、インターネットを介して利用するサービス全般を指します。クラウド型のメール配信システムは、インターネットを介してPCやスマホなどにつなぐことで利用できるサービスです。
クラウド型と、後述するパッケージ型との最大の違いは、利用するサーバーにあります。パッケージ型が自社サーバーを利用するのに対し、クラウド型はクラウドサービス提供会社のサーバーを利用します。
総務省により実施された平成29年通信利用動向調査によると、クラウドサービスを利用する企業の割合は平成27年から増加傾向にあり、平成28年には全体の46.9%は「全社的または一部の事業所・部門で利用している」と回答しています。中でも、クラウド型の電子メールサービスの利用率の高さは際立っています。
クラウド型のウェブサービスの利用が増加の一方をたどっていることから、今後もクラウド型のメール配信システムが注目を集めることは明らかです。

参考:総務省「平成29年版 情報通信白書|企業におけるクラウドサービスの利用動向」

パッケージ型の特徴

パッケージ型は自社内のPCにソフトウェアをインストールして運用するタイプです。クラウド型とは異なる点として、以下のような特徴があります。

1.PC環境によって性能が大きく異なる

パッケージ型メール配信システムは、利用したい人が自分の社内PCにソフトウェアをインストールして運用します。このため、PCのスペックや稼働状況によって性能が大きく左右されます。古いPCで使用した場合、処理速度が大きく劣ることもあります。
また、一斉に多くのメルマガを送るためには、PCだけではなくサーバーのスペックも重要です。ソフトウェアの性能だけでなく、送信サーバーを含めた運用環境全般を整えることが大切です。

2.コストやアフターフォローに難あり

パッケージ型は基本的に買い切り形式です。初期コストとして一度購入すれば、ランニングコストはかかりません。
一方、導入の初期コストが高いのも特徴です。ソフトウェアにより差はありますが、一般に数万円~数十万円の導入コストが必要です。さらに、クラウド型などの継続型のサービスに比べると、アフターフォローに難があります。選んだサービスによっては、仕様変更などにより新しく買い替えが必要になる場合もあるからです。

3.フリーソフトなど無料で利用できるものもある

パッケージ型は市販のソフトウェアだけではなく、無料でフリーウェアとして提供されているものもあります。フリーソフトは当然、導入コストはかかりません。しかし、あくまで無料で提供されているため、デメリットがあることも認識する必要があります。
具体的にあげられるのが、不具合やアップデートへの対応にバラつきがあるという点。不具合の修正やアップデートなどは制作者の裁量次第なので、問題があっても対応してもらえるとは限りません。
多くのユーザーに情報を送るメルマガ配信では、信用とセキュリティが第一です。そのため、業務用のツールとして選ぶには不向きです。

4.セキュリティ対策を自社でまかなう必要がある

パッケージ型を利用する場合、セキュリティ対策やシステムの保守運用も自社で行う必要があります。十分な資金と人材を確保できるならば柔軟な運用が可能ですが、言い換えればハードルが高い運用方法であるともいえます。
特にメルマガ配信は登録者の個人情報を取り扱うため、慎重な対応が求められます。パッケージ型を導入する際は、以下の関連記事も参照しながら、万全なセキュリティ対策のもとで行うことが大切です。

関連記事はこちらメール配信における情報漏洩のリスクとセキュリティ対策を知ろう!

クラウド型の特徴

クラウド型メール配信システムは、インターネットを介して利用するタイプのサービスです。パッケージ型と比較しながら、特徴を確認しましょう。

1.自社サーバーやPCを使うよりも高機能で運用も安定する

クラウド型では、サービス提供会社のサーバーを利用します。
提供会社のサーバーは高機能で安定しています。あわせて、より高機能なサーバーへの置き換えも頻繁に行っています。最新技術でウイルスやクラッキングへの対策を講じていますので、セキュリティ面も安心です。
このため、自社購入できるサーバーよりも高機能で安定した運用が可能です。メルマガ配信に関して言えば、数万通以上のメルマガを高速かつトラブルなく配信完了できます。
また、メール配信システムもサーバー上にあるため、「インストールしたPCが古くて動かない、機能の制限がかかる」といった心配も起こりません。自社のPCスペックに不安がある場合や、タブレット端末で操作する場合にはうれしいメリットです。

2.低コストで運用を開始できる

クラウド型は、期間に応じてクラウドサーバーの利用料金を払うシステムです。高額な自社サーバー購入費やメンテナンス費用を用意する必要がありません。
利用料も定額であることが多く、結果的にはパッケージ型よりも低コストで運用できることがほとんどです。クラウド型のランニングコストは月額10,000円程度で、なかには数千円で利用できるサービスもあります。

3.セキュリティ対策もサービス会社の機能を利用できる

クラウド型メール配信システムの提供会社は、安全なサービスの提供のために高度なセキュリティ対策を講じています。セキュリティの基準は各社で異なりますが、信頼できることは共通しています。
利用企業側は脆弱性の診断やサーバー管理などをプロに任せることにより、安全なメール配信を行うことが可能です。
さらに、クラウド型ではプロバイダの受信拒否設定にも対策がとられているので、登録者にメールが届かないという事態を未然に防ぐことができます。

4.社内のPCからでなくてもアクセスできる

ソフトをインストールしたPCからのみ利用できるパッケージ型と違い、クラウド型はログインしたどの端末からでもアクセスできます。そのため場所・時間を選ばずに利用できます。
パッケージ型の場合、PCにソフトウェアをインストールするため、万が一PCが壊れたり不具合を起こしたりすると利用できなくなります。一方クラウド型は別のPCからログインすれば利用できるため、メール配信の遅延により業務が滞ることも、メルマガ購読者を待たせる心配もありません。
例えば、配信予定日に「普段使用しているPCが故障して起動しなくなった」といった事態にも、別のPCからメルマガ配信手配をすることが可能です。担当者の外出や出張が多い企業でも、場所・時間を選ばずに利用できます。

5.選べるサービスが豊富にある

クラウド型のメール配信システムは、プランや機能の組み合わせによって柔軟なサービスを提供できることも強みです。パッケージ型の場合、事前に用意された機能しか選べませんが、クラウド型では必要に応じて機能を追加したり、不必要になった機能を外したりできます。
時代とともに新たな機能が求められることもありますが、クラウド型であれば後から追加された機能も使うことができます。特にクラウド型のメール配信システムを扱う企業では、その他のクラウド型サービスの提案も行っていることが多く、web関連のシステム全般を見直すことにも向いています。

メール配信システムはどちらを選ぶべきか

個人利用や小規模利用で向いているのは?

パッケージ型で多くのメール配信をするためには、サーバーの用意や不具合の対応なども行う必要があり、結果的にはコストがかかることが問題です。
しかし小規模な運用を行う場合に限定すれば、比較的低コストで運用できます。そのため、個人業者やプライベートの利用目的で、ある程度のトラブルに自分で対処できる知識があるならば、パッケージ型での運用も可能だといえるでしょう。

企業での業務用に向いているのは?

メール配信システムを業務用として運用するなら、クラウド型を使うのがおすすめです。システム・サーバーともに一定の料金で、常に最新の環境を揃えることができます。さらに継続的なサポートを受けられることもメリットです。
また、メール配信システムに必要なアップデート作業なども行う必要がなく、不具合などの対応もすぐに相談できます。
さらに、運営会社によってはメルマガの配信に関するアドバイスや、セミナーを開催しているところもあります。
機材を自前で投資する必要がないので、状況に応じてプランを変更しやすいことも業務を行う上で使いやすいポイントです。

社内のセキュリティ基準やシステムが特殊な場合は?

自社に独自のセキュリティ基準がある企業や、「既存のシステムとの連携も完璧に行いたい」という企業もあるでしょう。その場合は、カスタマイズやサーバーの導入も含めた上で、ソフトウェアを発注することも視野に入れましょう。
※クラウド型サービスを利用せずに自社内で運用することを「オンプレミス(on-premises)」と呼びます。
ただし、当然ながらそれだけコストもかかるため、メール配信システムの導入にとどまらない、システム全体の見直しが必要になります。仕様をしっかり確認して選べば、クラウド型ソフトでもオンプレミス同様に、既存の自社運用システムと連携できるものもありますので、クラウド型サービスの導入で解決する可能性も十分にあります。
まずは「何が必要か」を明確にし、拡張性のあるサービスを選びましょう。既存のシステムと合わせて使いやすいメール配信システムを選ぶことが重要です。

初めて導入する際はどちらを選ぶべき?

メール配信システムの導入が初めての企業は、パッケージ型よりもクラウド型がおすすめです。
パッケージ型の場合、サーバーなどの調達に時間を要する他、すべて自社で設定しなくてはならないため、システムを構築して実際にメールを配信するまでに相当の時間を要します。自社の既存システムと連携しようとカスタマイズをするならば、さらに時間や手間がかかります。
その点、クラウド型なら必要な機能を後から追加できるのに加え、環境設定が完了すればすぐに利用可能です。
また、導入コストが安く利用しやすいこともポイントです。導入コストが高いパッケージ型を選んだ場合、万が一自社での運用が難しいとなると、多大な損失をこうむることになります。そのような最悪の事態を避けるためにも、メール配信システムを初めて導入する企業ならば、低コストで運用できるクラウド型を選ぶのが賢明です。

メール配信システムはクラウド型を選びましょう

結論として、「メール配信システムは、低コストかつ高機能を求めるならクラウド型が最も確実な選択である」といえます。
メール配信システムは、コスト・セキュリティ・継続的な運用を中心に考慮することが重要です。クラウド型のメール配信システムなら、これらの要素を十分に満たし、企業のメール配信業務を効率的にバックアップしてくれます。
新規の導入・乗り換えを問わず、満足できるサービスを求めるなら、クラウド型のメール配信システムを選びましょう。

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