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【例文付き】メール担当者必見!営業メールの効果と効率をアップさせるポイント

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【例文付き】メール担当者必見!営業メールの効果と効率をアップさせるポイント

営業メールは工夫して活用すれば手間をかけずにそれなりの効果を得ることができる営業方法です。そこで今回は、営業メールの効果をアップさせる3つのポイントや営業メールに使えるテンプレート、営業効率アップが期待できるメール配信ツールの紹介をいたします。

営業メールの特徴

営業メールとはその名の通り、メールで営業活動を行うことです。会社や個人のところへ足を運んで直接顔を合わせる営業方法とは異なるため、営業メールならではのメリットやデメリットが発生します。効率よく営業メールを活用して営業効果をアップさせるために、メリット・デメリットは押さえて特徴を把握しておきましょう。

メリット

営業メールのメリットは、お互いの時間や場所を調整する必要がなくこちらのタイミングでアクションを行えることです。また、受け取る側も自身のタイミングでメールを開いて確認するので、相手の時間を確保する必要がありません。そのため、通常の営業活動よりも比較的動きやすいところも魅力的です。

デメリット

営業メールには、メリットだけではなくデメリットも存在します。営業メールの一番のデメリットは「メールが必ず読まれるわけではない」というところです。また、顔を合わせてやり取りを行うわけではないので、コミュニケーションが取りにくく良い印象を持ってもらうのが難しいという点もデメリットとして挙げられます。

営業メールはメール作成時に工夫したり配信ツールを活用したりすると、デメリットの解消ができます。効果を高めて効率よく営業が行えるようにするために、これから紹介する「営業メールを作成する際のポイント」はおさえておきましょう。

営業メールの効果をアップさせる3つのポイント

営業メールの効果を上げるためには、「3つのポイント」を知っておく必要があります。メールを作成する際にポイントを意識したメールを作成して送ることができれば、営業メールの効果がアップして、様々なビジネスチャンスに繋がることが期待できます。

1.開封率を上げるタイトルを意識

営業メールは、開封をしてもらい中身に目を通してもらって始めて効果を発揮します。しかし、営業メールを送る相手のビジネスマンは、毎日大量のメールを受信箱に溜めている方も多いのではないでしょうか。このメールの山から自身が送ったメールに興味を示してもらうためには「タイトル」の工夫は必須です。タイトルには読み手が求めている情報を含めて、すぐに理解できる長さに収めることを意識してみてください。開封率をあげるためにはタイトルの工夫以外にも、フォローアップを忘れずに行うことによってメールを開封してくれる確率は各段に上がります。

2.素早く内容を理解させる本文作成

次は、開封後にメールを読んでもらうためのポイントを紹介します。先ほど、営業メールは実際に顔を合わせてやり取りをするわけではないので、相手の時間を確保しなくてもいいと説明しました。しかし、正確にはメールを読む時間は最低限いただかなくてはいけません。たくさんのメールを確認する際に相手は時間短縮のため、冒頭が回りくどい文章で分かりにくく書いてあるとその時点で読むことをやめてしまう可能性があります。伝えたい内容はできるだけ分かりやすく簡潔にまとめることを意識しながら作成しましょう。

3.印象を良くする対応姿勢を持とう

次に、電話でのやりとりや直接顔を合わせたやり取りに繋げるために、営業メールで良い印象を抱いてもらうポイントを紹介します。営業メールで良い印象を得るために大切なことは「親しみやすい文章」と「こまめな返信」です。文章を作成する際は、フォーマルな書き方で失礼ないように書くというイメージを持っている人が多いのですが、フォーマルになりすぎると相手から固くなりぎこちないという印象を持たれる可能性があります。少しだけカジュアルさも混ぜて親しみやすさを演出してみるといいでしょう。
また、「話を聞いてもいいかも」「この企業なら大丈夫そうだ」と思われるためには、いただいたメールの返信には必ず24時間以内に行うように心掛けてください。返信が早いと、相手はしっかり対応してくれるところという印象を抱くため次のステップに進みやすくなります。

気をつけなきゃいけない3つの注意点

営業メールの効果をアップさせる3つのポイントを紹介いたしましたが、ポイントと併せてメール作成時に気をつけなければいけない注意点も把握しておきましょう。

自社ドメインを取得して営業メールを送る

フリーメールを使うよりも自社ドメインのメールの方が会社の信頼性が増します。また、会社名が相手の目に触れる機会も多くなるため、印象に残しやすいというメリットがあります。営業メールに力をいれていく場合は、早めに自社ドメインを取得するのがおすすめです。

誤字脱字・文字化けに気をつけよう

メールの中で文字化けを起こしていたら、受け取った相手は読む気をなくしてしまいます。また、文字化けをしているメールはなんとなく内容が分かっても不確かな情報になるので、相手からの返信がもらえる確率は下がります。機種依存文字や特殊な記号、普段の生活で使うことがない漢字はなるべく使わないように意識しましょう。

資料を添付する場合は圧縮ファイルなどにしてデータを軽くする

資料を添付する際に、容量が大きなデータをのせると相手が受信できない場合があり、そもそもメールが届かないというトラブルが発生することがあります。容量が大きなデータはそのまま添付するのではなく、予め圧縮ファイルにしたりデータ転送サービスを活用したりするようにしましょう。

営業メールのテンプレート

ここまで、営業メールを送る際のポイントや注意点をお伝えしてきました。これらを踏まえて、困った時に使える営業メールのテンプレートをいくつかご紹介します。読みやすく簡潔な件名と、印象の良い文章を心がけてメールを書きましょう。

営業アポメールの例

件名
新規お取り引きのお願い 【株式会社〇〇・田中】
本文
〇〇株式会社
△△部門 □□様

はじめてご連絡いたします。
株式会社○○・△△部門の田中と申します。
この度、△△分野への事業拡大にあたり
貴社とのお取り引きをお願いしたくご連絡を差し上げました。
弊社は△△機器を取り扱うメーカーで、
この度○○地域から○○地方までの事業拡大をする運びとなりました。
弊社サービスをご活用いただくことで
貴社ビジネスへのお力添えをできましたらと考えております。

つきましては、是非直接お話させて頂きたいのですが
1時間ほどお時間頂戴できますでしょうか。
僭越ながら、以下の日時であれば貴社にお伺いできます。
○○様のご都合のよろしい日時をご教示ください。
【候補日時】
・○月×日(曜日) 00:00〜00:00
・○月×日(曜日) 00:00〜00:00
・○月×日(曜日) 00:00〜00:00

ご多用の中恐縮ではございますが、
何卒、よろしくお願いいたします。

※自社HPなど、実績のわかるものを添付

新規アポメールの例

件名
新規お取り引きアポイントのお願い 【株式会社〇〇・田中】
本文
〇〇株式会社
△△部門 □□様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社○○・△△部門の田中と申します。
貴社HPを拝見し、是非弊社サービスの○○をご活用頂きたく
メールを差し上げました。
弊社○○と、多大なる実績を築かれている貴社事業との連携により
益々貴社ビジネスの成長促進を高めていければと考えております。

つきましては、貴社をご訪問の上
直接ご説明の機会をいただければと思います。
下記日時で○○様のご都合はつきますでしょうか。

【候補日時】
・○月×日(曜日) 00:00〜00:00
・○月×日(曜日) 00:00〜00:00
・○月×日(曜日) 00:00〜00:00
○○様のご都合に合わせてお伺いしますので、
ご一報頂けますと幸いに存じます。

ご多忙の折大変申し訳ございませんが、
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

※自社HPなど、実績のわかるものを添付

営業メールの効率をアップさせるメール配信サービス

ここまで、営業メールの効果をアップさせるためのポイントや注意点について説明、テンプレートのご紹介もいたしましたが、メール配信ツールを活用することで効率をアップさせることもできます。そこで、メールを送る際に便利なメール配信ツールの機能をいくつか紹介します。

顧客管理機能

顧客リストを作成することができるため、データの管理が楽になります。また、既に保管している顧客のメールアドレスもCSVファイルを使用すると一括で登録することが可能なサービスもあるため、-一から登録をする必要もありません。

テンプレート登録機能

営業メールを作成する際に、冒頭の書き出し部分や署名部分の文章を固定にしている方も多いでしょう。メール配信ツールの機能には、繰り返しよく使う文面をテンプレートとして登録することができるので、作成スピードを上げることができます。

メールを開封した顧客を確認する機能

メールを開封した相手と開封していない相手をそれぞれ抽出することができる機能です。開封しているかどうかで、送るフォローメールの内容を変えた施策を取る時に役立ちます。

フォローメールの自動化

返信が来ない相手にもフォローメールを送ることは大切です。しかし、複数の人にメールを送っている場合、誰に何回目のフォローメールを送ったか把握するのはとても大変です。そこでステップメールなどの機能を活用してフォローメールを自動化する取り組みを行えば、営業メールの効率は大きくアップするでしょう。

営業の効果と効率を高めるポイントとメールツールを押さえよう

営業メールを「効果は薄いけど、とりあえず送っておこう」という意識で活用している人はいませんか?作成するメールの内容を工夫して、効率をアップすることができるメール配信ツールを使用すれば、手間を抑えながら高い効果を得ることができます。 メールでの営業の効果・効率を上げたいと考えている人は、今回紹介した「効果をアップさせるポイント」と「効率をアップさせるメール配信ツールの活用」を試してみてはいかがでしょうか。

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