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メール一斉送信で効率化!配信ソフトで簡単に情報発信

商材やサービスの情報を伝えるメールマガジン(メルマガ)を、大量のユーザーに向けて一斉送信するには専用のソフトを利用すると便利です。一斉送信できるソフトの魅力をくわしく解説します。

メール配信ソフトで業務を効率化

送り先が少数であれば、一般的なメールソフトを利用してBCCで多くの相手に送ることも可能です。ただし、操作ミスで宛先をCCに入れて送信し、ユーザー情報が流出する可能性があります。このようなリスクを回避し、送信作業を効率化するために、メール配信ソフトが利用されています。

メール配信ソフトのメリット

まずは多くのメール配信ソフトがもつ機能とメリットを確認しましょう。
・大量の宛先を管理し、一斉送信できる
・クリック率を確認できる
・スマホや携帯電話にもメールを届けやすい
・アドレスの重複登録を防ぐ
・予約配信が可能
・送信先に合わせ個別にデータを差し込める
・HTML、テキストの両方の形式で配信できる
・「女性だけ」「特定の地域だけ」といった限定条件に合わせた配信も可能

ソフトによってはさらに豊富な機能を盛り込んでいるもの、あるいはこれらのいずれかができないものもあるでしょう。とくに無料ソフトは機能が限定されている場合が多く、比較するとかなり見劣りします。無料はたしかに魅力ですが、便利な機能をもったソフトを導入することで時間的なコストを削減し、より効果的に運用できますから、ソフト選びの際には「無料の中から選ぶ」と限定せず検討することをおすすめします。

無料で利用できるメール配信ソフト

数十人を超えたら、メールの一斉送信には専用ソフトの活用は不可欠です。気軽に導入し、利用できる無料ソフトの特徴、機能を確認しましょう。

Mail Distributor

送信先ごとに、名前や職業、署名といった情報を差し込めるソフトです。たとえば受信者の興味を引くために、「〇〇様におすすめ」と件名に盛り込むことが可能です。特定条件にあったアドレスにのみに送信することもできますし、過去の配信メールの管理、不正アドレスの検知といった機能も搭載しています。

はじめての住所録

住所録の管理、はがき・封筒への印刷、メール一斉送信に対応したソフトです。登録した情報の一括印刷や、キーワードでの宛先の絞り込みに加え、他のソフトで作成した住所録のインポートも可能です。名前やメールアドレスなどの情報を差し込んだメール送信もできます。

Mail Magic

名前や地域といった情報で宛先を絞り込み、それらのメールをまとめて送信することができるソフトです。直接アドレス帳を編集することもできますが、他ソフトで編集した住所録のインポートも可能です。一度作成した内容はテンプレートとして保存し、何度でも再利用できます。

「メールの一斉送信、名前や地域情報の個別差し込みなどは、だいたいの無料ソフトで対応しているようです。機能や使い勝手はそれぞれ違いますが、無料である利点を活かして、試してみるのも良いかもしれません。ただし、中には「条件つき無料」のソフトもあります。たとえば「個人利用のみ無料」や「商用利用する場合ライセンス購入が必要」といったソフトもあります。無料にこだわるなら事前に条件を確認しましょう。

無料ソフトに見られる4つの欠点

無料ソフトは気軽に使い始めることができるものの、やはり有料のソフトと比べると利便性の低さが気になります。実際に使い始めると、管理の手間に圧倒されることもあるかもしれません。無料ソフトによくある欠点を4つ、指摘します。

1.動作速度はPC(マシン)に依存

自社PCにダウンロードして使用する場合、対応できるアドレス数、配信速度はPCのスペックに依存します。スペックの低いPCだと、配信数が多くなるとエラーになることもあり、また配信速度も遅くなります。また、配信中に別の作業をすると動きが悪くなるだけでなく、配信が中断される可能性もあります。

2.アドレスの管理が大変

配信作業を始めてみると、メールアドレスの変更や登録ミスなどが想像以上に多いことに気がつくかもしれません。配信メールが届かないアドレス(=不達アドレス)の管理は非常に重要です。なぜなら、不達アドレスを気にせず送信を続けると、メールサーバから「存在しないアドレスに繰り返しメールを送っている」と判断され、迷惑メールと判定されることがあります。その場合、有効なメールアドレスを登録している読者にもメールが届かない(迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう)可能性があります。この問題を避けるには不達アドレスを送信先一覧から除外する必要があるのですが、無料ソフトには不達アドレスを自動削除・除外する機能がないものが多く、手動でメンテナンスをしなければなりません。

3.退会管理

メルマガの購読を停止(解約、退会)したいと希望するユーザーへの対応も必要になります。退会希望のメールがあれば内容を確認し、住所一覧から手動で削除する手間が発生します。有料ソフトではこれらを自動処理できるものがあります。

4.ステップメールが使えない

顧客との信頼関係を強める手段として「ステップメール」があります。これは、ユーザーが商品を購入、サービスを利用した時に自動的に送られるメールです。たとえば購入の7日後に「商品は無事にお使いいただけましたでしょうか」とアフターフォローのメールを送る、といった使い方で、顧客との信頼関係を構築できます。無料ソフトではステップメールの機能があるものはごく一部です。元々大量に送ること、あるいはアドレスを住所録として管理することだけが目的のため、個別の対応には適していないのです。

メールを一斉送信することだけを考えるなら、無料ソフトでも運用は可能です。ですが定期的に、継続的にメルマガを送るのであれば、運用に欠かせない煩雑な管理をこなせる有料ソフトと比べると無料ソフトはかなり見劣りします。運用・管理の視点から適切な有料ソフトを選び、使いこなしましょう。

有料ソフトなら…ASP型 6つのメリット

有料のメール送信ソフトは「ASP型」と「サーバ導入型」の2つに分類されます。特にクラウドサービスを利用できるASP型は、専門知識がなくても使えるので、多くの企業で利用されています。自社でメールサーバを構築するには、構築のための知識をもつスタッフが必要ですし、ウイルス対策などセキュリティ面の配慮も必要で、運用コストがかなりかさみます。コストとリスク対策とを考えると、ASP型のクラウドサービスを選ぶことをおすすめします。それでは、クラウドサービスを利用するメリットを具体的に確認しましょう。

1.処理がPCに依存しない

クラウドサービスの場合、ネットワークを経由して外部のサーバを利用してメルマガ送信を行ないます。そのため、処理速度は自社PCのスペックにはほとんど依存しません。専用の高機能PCを準備し、維持する必要がないので初期導入、運用両方のコストを抑えられます。また、もし使っているPCにトラブルが起きても配信システムへの影響はなく、別のPCから送信のための操作をすれば問題なく、いつも通り配信できます。スマホやタブレットでも利用できるサービスを選べば、社外からのメルマガ送信も可能です。

2.配信エラー自動停止機能

多くの無料ソフトで対応できなかった、不達アドレスへの対応を自動的にこなせるのも魅力です。事前に指定した回数の配信エラーを検出すると、そのアドレスへの配信を自動で停止します。

3.登録・解除フォームの作成

メルマガの登録・解除(配信停止)のフォームを作成すれば、これらを自動的に処理します。新規登録や解除を個別に対応する手間がなくなり、運用コストを削減できます。

4.HTMLメールの簡単な作成

ほとんどの有料ソフトは、HTML形式のメールを簡単に作成できる機能を備えています。テキストメールよりも視覚効果が高い情報を伝えることができるので、顧客へのアプローチの効果が向上します。

5.マルチパート配信

受信者側の事情でHTML形式のメールを表示できない、文字化けが起こるといったトラブルがあります。マルチパート配信はHTML形式とテキスト形式の両方を送信する方式です。もし受信者がHTMLメールを見られない状態ならば、自動的にテキストメールを表示するようにできています。

6.セキュリティ対策が充実

メールアドレスは個人情報と判断される場合もある、重要な顧客情報です。自社運用の場合、登録情報の流出を防ぐため専門的な知識をもったスタッフの確保とセキュリティ対策が必要です。一方、クラウドサービスは送信をサービス側に一任するしくみになっており、人件費もセキュリティ対策も利用する側での準備は不要です。多くのクラウドサービスは、ウイルス対策はもちろん、24時間の監視、災害時対策、もしもの時のバックアップなどのサービスを提供しています。提供会社が定期的にセキュリティのチェックやバージョンアップを行なうので、安心して利用できます。

これらはメリットの一例で、さらに利便性や安全性の高いサービスを付与しているものも多くあります。無料トライアル期間を設けているクラウドサービスもあるので、まずは使ってみて、使い勝手を確認してから導入を検討することもできます。

メール一斉配信には有料ソフトを選ぶ

メールの一斉送信だけならば無料ソフトでも対応できます。しかし、利便性や運用コスト、セキュリティを考えると、有料ソフトのほうがはるかに多く、質の高い導入メリットを得られます。とくに自社でメールサーバを構築、管理する必要のないクラウドサービスであれば、専門の知識がなくても導入、運用が可能で、セキュリティ面でも安心して使えます。長期的にメルマガ配信を行うのであれば、高機能なクラウドサービスを選びましょう。

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