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メール署名テンプレート集!署名の設定方法と注意点とは

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ビジネスメールの「署名」は会社名や住所などの情報を知らせるだけではなく、アピールしたい情報を宣伝したり、相手にいい印象を与えたりする役割も持っています。今回は署名作成時に役に立つ「署名テンプレート集」や「署名の設定方法」をご紹介します。

署名の構成

ビジネスでメールのやり取りをする際に、受け取る側に自身が何者なのかを伝える役割を持っている署名。ビジネスの場では署名がないとマナー違反と判断されるため、ビジネスメールには必須の情報です。そこでこちらでは、ビジネスメールの署名に必要な項目をご紹介します。送る相手や働いている会社によっては不要な項目もありますが、ビジネスメールを作成する際の基礎知識として押さえておきましょう。

【署名の基本的な構成】

  • 会社名
  • 住所
  • 所属部署や課
  • 役職
  • 氏名
  • 固定電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • 携帯電話番号
  • (ある場合)webサイトのURL
  • 必要な場合はお知らせ

メール署名のテンプレート例

署名に必要な項目を確認したので、次は署名を作成する際に参考になるメール署名のテンプレートをいくつかご紹介します。メールの送り主の情報を記載する署名ですが、ただ情報を書くだけではなく、印象に残る書き方を意識しましょう。

シンプルな署名

よく見かけるシンプルなデザインの署名です。使いやすく、様々な場面で送るメールに活用できます。

【シンプルな署名1】
――――――――――――――――――――――――――――――
○○株式会社 △△部 〇〇課
田中 太郎 主任
〒000-0000 東京都○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
――――――――――――――――――――――――――――――
【シンプルな署名2】
-----------------------------------------------------------------
〇〇株式会社
-----------------------------------------------------------------
○○株式会社 △△部 〇〇課
主任
〒000-0000 東京都○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
-----------------------------------------------------------------

インパクトがある個性的な署名

インパクトがある個性的な署名は、印象に残りやすく覚えてもらえる確率が高くなります。また、インパクトを演出する場合は、特に印象に残したい会社名がアピールできるようなデザインを考えていきましょう。

【個性的な署名1】
┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬──┬─┬─┬─
┴┬ ─会社名─ 〇〇株式会社
┴┬ ─部署─ △△部 〇〇課
┴┬ ─役職─ 主任
┴┬ ─NAME─ 田中 太郎
┬┴ ─TEL─ 00-0000-0000
┬┴ ─FAX─00-0000-0000
┬┴ ─携帯電話番号:00-0000-0000
┴┬ ─Mail─ ***@*******.co.jp
┬┴ ─URL─(自社サイトのURL)
┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬
─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴
【個性的な署名2】
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-
┏┓
┗■〇〇株式会社
 
■田中 太郎
■○○部 〇〇課
■主任
■〒000-0000 東京都〇〇
■TEL: 00-0000-0000/FAX: 00-0000-0000
■携帯電話番号:00-0000-0000
■Mail: ***@*******.co.jp
■URL:(自社サイトのURL)
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-

おしゃれな署名

ビジネスメールの署名は送る相手に応じて、おしゃれに飾ると好印象を与える場合もあります。例えばデザイン関係の顧客や女性に向けて送るメールは、少し凝ったおしゃれな署名にするといいでしょう。

【おしゃれな署名1】
_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄
│ 〇〇株式会社
│ 田中 太郎
│ △△部 〇〇課
│ 主任
│ 〒000-0000 東京都〇〇
│ TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
│ 携帯電話番号:00-0000-0000
│ Mail:***@*******.co.jp
│ URL:(自社サイトのURL)
_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄
【おしゃれな署名2】
┏━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃ ★━…‥ 〇〇株式会社 △△部 〇〇課 主任
┃ ★━…‥ 田中 太郎 / TANAKA TARO
┃ ★━…‥ 〒000-0000 東京都〇〇
┃ ★━…‥ TEL: 00-0000-0000/FAX: 00-0000-0000
┃ ★━…‥ 携帯電話番号:00-0000-0000
┃ ★━…‥ Mail:***@*******.co.jp
┃ ★━…‥ URL:(自社サイトのURL)
┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

お知らせ入りの署名

アピールのために、署名に商品情報やセミナーの案内を入れる場合もあります。セミナー情報や休業情報など大切なお知らせを署名に組み込みたい場合は、下記のテンプレートを参考にしてください。

【お知らせ入り署名1】
-----------------------------------------------------------------
☆★セミナー開催のお知らせ★☆
□月□日に第3回「○○○○セミナー」を開催いたします。
〇月〇日まで参加者を募集しております。
興味がある場合はぜひ、下記のURLより受付の手続きを行ってください。
(セミナー受付ページのURL)
-----------------------------------------------------------------
〇〇株式会社
田中 太郎
△△部 〇〇課
主任
〒000-0000 東京都〇〇
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
-----------------------------------------------------------------
【お知らせ入り署名2】
-----------------------------------------------------------------
〇〇株式会社 △△部 〇〇課 主任
田中 太郎
〒000-0000 東京都〇〇
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)

 ▶新商品の紹介
〇月〇日から新サービスの「〇〇〇〇」を販売します。
商品詳細については下記URLよりホームページをご確認ください。
(商品紹介ページのURL)

 ▶夏季休業のお知らせ
8月〇日~8月〇日までは夏季休業のため、メールのご返信は〇月〇日以降となります。
恐れ入りますが何卒ご了承のほどよろしくお願いいたします。
-----------------------------------------------------------------

英語の署名

ビジネスの場では、英語でメールを送る場面が訪れることも少なくはないでしょう。英語の署名の書き方も併せて覚えておきましょう。

───────────────────
Taro Tanaka(名前)

Sales Department(部署名)
○○○○ Co., Ltd.(会社名)
Tokyo 000-0000(会社所在地)
Mail:***@*******.co.jp(Eメールアドレス)
TEL: 00-0000-0000(電話番号)
FAX: 00-0000-0000(FAX番号)
URL: (自社サイトのURL)
───────────────────

署名を作成する際の注意点

署名のテンプレートを見てみると、署名には様々な書き方があることが分かります。しかし、自由に書いていい訳ではありません。こちらでは署名を作る際に注意するべき点を3つご紹介します。自分用の署名のテンプレートを作成する際は、注意して作るようにしましょう。

作成したら自分宛てに送ってチェック

完成した署名は一度自分宛てにメールを送って、誤情報やリンク切れがないかなど確認するようにしましょう。誤った情報のままメールを送ってしまうと、思わぬトラブルとなる恐れもあります。

情報が変わったらすぐに更新する

基本はビジネスメールなので、絵文字や顔文字などの使い過ぎは避けてください。接しやすい雰囲気を演出するのに絵文字を活用するのは問題ありませんが、相手との関係性を考慮してほどほどにしておくことが大切です。記号などを活用した装飾も、相手が見やすいかどうかを考慮しながら使いましょう。

Outlookでの署名の設定方法

署名の「構成、テンプレート例、注意点」をご紹介いたしましたが、最後に「Outlook」で署名を作成して設定する方法や、署名の挿入方法、編集方法を併せてご説明します。

署名の作成方法

  1. 「挿入」タブを開き、タブ内にある「署名」をクリックする
  2. 署名タブをクリックすると「署名とひな形」というダイアログボックスが開かれるので、「新規作成」をクリック
  3. 署名に登録したい名前を入力して「OK」をクリック
  4. 「署名の編集」の下のボックス部分に登録したい内容を入力し、「OK」をクリックしたら署名が設定される

署名の作成ができる署名の編集ボックスでは、フォントの種類・サイズ・色の選択、画像の挿入などができます。署名の中で強調したい文字の大きさや太さを変えたり、ロゴなどを入れたりできるので活用していきましょう。

署名をメッセージに挿入する方法

  1. 「挿入」タブを開き、「署名」をクリックする
  2. 自分の作った名前の署名が表示されるので選択してクリックする

一度作った署名を編集する方法

  1. 「ファイル」タブを開き、「オプション」、「メール」、「署名」の順にクリックをする
  2. 編集したい署名を選択して、下記の「署名の編集」のボックス内に表示される内容を変更する
  3. 編集が完了したら「保存」して「OK」を選択すると編集は完了

ビジネスメールは署名まで気を配って作成しよう!

ビジネスメールを送る際に、しっかりと署名に気を配ることができていない方もいるでしょう。しかし、たくさんのメールが飛び交う現代において、ビジネスメールにしっかりとした署名を入れることは最低限のマナーです。受け取る側の重要な情報である署名は、メール上では名刺と同じ役割を果たします。また、署名を上手く活用すれば、新商品やセミナー情報などの自社のお知らせも効果的に届けることができます。ビジネスメールを送る際に、署名で自社をアピールしたり宣伝活動をしたりしたいと考えている方は、ぜひ、今回ご紹介した署名のテンプレートや注意点を参考にしてください。

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