お役立ちコラム

メール署名テンプレート集!署名の設定方法と注意点とは

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

ビジネスメールの「署名」は会社名や住所などの情報を知らせるだけではなく、アピールしたい情報を宣伝したり、相手にいい印象を与えたりする役割も持っています。今回は署名作成時に役に立つ「署名テンプレート集」や「署名の設定方法」をご紹介します。

署名の構成

ビジネスでメールのやり取りをする際に、受け取る側に自身が何者なのかを伝える役割を持っている署名。ビジネスの場では署名がないとマナー違反と判断されるため、ビジネスメールには必須の情報です。そこでこちらでは、ビジネスメールの署名に必要な項目をご紹介します。送る相手や働いている会社によっては不要な項目もありますが、ビジネスメールを作成する際の基礎知識として押さえておきましょう。

【署名の基本的な構成】

  • 会社名
  • 住所
  • 所属部署や課
  • 役職
  • 氏名
  • 固定電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • 携帯電話番号
  • (ある場合)webサイトのURL
  • 必要な場合はお知らせ

メール署名のテンプレート例

署名に必要な項目を確認したので、次は署名を作成する際に参考になるメール署名のテンプレートをいくつかご紹介します。メールの送り主の情報を記載する署名ですが、ただ情報を書くだけではなく、装飾をいれるなど印象に残る書き方を意識しましょう。

シンプルな署名

装飾のない、よく見かけるシンプルなデザインの署名です。使いやすく、様々な場面で送るメールに活用できます。

【シンプルな署名1】
――――――――――――――――――――――――――――――
○○株式会社 △△部 〇〇課
田中 太郎 主任
〒000-0000 東京都○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
――――――――――――――――――――――――――――――
【シンプルな署名2】
-----------------------------------------------------------------
〇〇株式会社
-----------------------------------------------------------------
○○株式会社 △△部 〇〇課
主任
〒000-0000 東京都○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
-----------------------------------------------------------------

インパクトがある個性的な署名

装飾に工夫を加えてインパクトがある個性的な署名は、印象に残りやすく覚えてもらえる確率が高くなります。また、インパクトを演出する場合は、特に印象に残したい会社名がアピールできるようなデザインを考えていきましょう。

【個性的な署名1】
┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬──┬─┬─┬─
┴┬ ─会社名─ 〇〇株式会社
┴┬ ─部署─ △△部 〇〇課
┴┬ ─役職─ 主任
┴┬ ─NAME─ 田中 太郎
┬┴ ─TEL─ 00-0000-0000
┬┴ ─FAX─00-0000-0000
┬┴ ─携帯電話番号:00-0000-0000
┴┬ ─Mail─ ***@*******.co.jp
┬┴ ─URL─(自社サイトのURL)
┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬
─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴
【個性的な署名2】
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-
┏┓
┗■〇〇株式会社
 
■田中 太郎
■○○部 〇〇課
■主任
■〒000-0000 東京都〇〇
■TEL: 00-0000-0000/FAX: 00-0000-0000
■携帯電話番号:00-0000-0000
■Mail: ***@*******.co.jp
■URL:(自社サイトのURL)
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-

おしゃれな署名

ビジネスメールの署名は送る相手に応じて、装飾でおしゃれに飾ると好印象を与える場合もあります。例えばデザイン関係の顧客や女性に向けて送るメールは、少し凝ったおしゃれな装飾を署名に使用してもいいでしょう。

【おしゃれな署名1】
_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄
│ 〇〇株式会社
│ 田中 太郎
│ △△部 〇〇課
│ 主任
│ 〒000-0000 東京都〇〇
│ TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
│ 携帯電話番号:00-0000-0000
│ Mail:***@*******.co.jp
│ URL:(自社サイトのURL)
_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄_/ ̄
【おしゃれな署名2】
┏━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃ ★━…‥ 〇〇株式会社 △△部 〇〇課 主任
┃ ★━…‥ 田中 太郎 / TANAKA TARO
┃ ★━…‥ 〒000-0000 東京都〇〇
┃ ★━…‥ TEL: 00-0000-0000/FAX: 00-0000-0000
┃ ★━…‥ 携帯電話番号:00-0000-0000
┃ ★━…‥ Mail:***@*******.co.jp
┃ ★━…‥ URL:(自社サイトのURL)
┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

かわいい署名

親しい女性同士のやりとりや社内の友人に向けた回覧などではかわいい署名を使用してもいいでしょう。ラインをタイトル枠として使ったり、デザインにこった装飾を入れたりと、見た目の印象が大きく変わります。

【かわいい署名1】
┏━━━━━━━━━━━━━○○株式会社━━━━━━━━━━━━┓
│ △△部 〇〇課
│ 主任
│ 〒000-0000 東京都〇〇
│ TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
│ 携帯電話番号:00-0000-0000
│ Mail:***@*******.co.jp
│ URL:(自社サイトのURL)
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛
【かわいい署名2】
◆◇=*==*==*==*==*=*==*=*==*=*==*=*==*=*==*=*=◇◆
会社名─ 〇〇株式会社
部署─ △△部 〇〇課
役職─ 主任
NAME─田中 太郎
TEL─00-0000-0000
FAX─00-0000-0000
携帯電話番号L─00-0000-0000
MAIL─***@*******.co.jp
URL─(自社サイトのURL)
◆◇=*==*==*==*==*=*==*=*==*=*==*=*==*=*==*=*=◇◆

お知らせ入りの署名

アピールのために、署名に商品情報やセミナーの案内を入れる場合もあります。読んでもらいたい文章に装飾をつけて、目を引くようにします。セミナー情報や休業情報など大切なお知らせを署名に組み込みたい場合は、下記のテンプレートを参考にしてください。

【お知らせ入り署名1】
-----------------------------------------------------------------
☆★セミナー開催のお知らせ★☆
□月□日に第3回「○○○○セミナー」を開催いたします。
〇月〇日まで参加者を募集しております。
興味がある場合はぜひ、下記のURLより受付の手続きを行ってください。
(セミナー受付ページのURL)
-----------------------------------------------------------------
〇〇株式会社
田中 太郎
△△部 〇〇課
主任
〒000-0000 東京都〇〇
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
-----------------------------------------------------------------
【お知らせ入り署名2】
-----------------------------------------------------------------
〇〇株式会社 △△部 〇〇課 主任
田中 太郎
〒000-0000 東京都〇〇
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)

 ▶新商品の紹介
〇月〇日から新サービスの「〇〇〇〇」を販売します。
商品詳細については下記URLよりホームページをご確認ください。
(商品紹介ページのURL)

 ▶夏季休業のお知らせ
8月〇日~8月〇日までは夏季休業のため、メールのご返信は〇月〇日以降となります。
恐れ入りますが何卒ご了承のほどよろしくお願いいたします。
-----------------------------------------------------------------

英語の署名

ビジネスの場では、英語でメールを送る場面が訪れることも少なくはないでしょう。英語の署名の書き方も併せて覚えておきましょう。

───────────────────
Taro Tanaka(名前)

Sales Department(部署名)
○○○○ Co., Ltd.(会社名)
Tokyo 000-0000(会社所在地)
Mail:***@*******.co.jp(Eメールアドレス)
TEL: 00-0000-0000(電話番号)
FAX: 00-0000-0000(FAX番号)
URL: (自社サイトのURL)
───────────────────

署名を作成する際の注意点

署名のテンプレートを見てみると、署名には様々な書き方があることが分かります。しかし、自由に書いていい訳ではありません。こちらでは署名を作る際に注意するべき点を3つご紹介します。自分用の署名のテンプレートを作成する際は、注意して作るようにしましょう。

作成したら自分宛てに送ってチェック

完成した署名は一度自分宛てにメールを送って、誤情報やリンク切れがないかなど確認するようにしましょう。誤った情報のままメールを送ってしまうと、思わぬトラブルとなる恐れもあります。

情報が変わったらすぐに更新する

署名は相手が自分に連絡するときの重要な情報源です。所属する部署名や連絡先となる電話番号などが変わった場合は、相手に間違った情報を教えてしまわないよう、すぐに更新しましょう。

署名を書くときのポイント

署名を書くときは、受け取った側がコピー&ペーストしてデータとして保存しやすいように適宜改行しておきましょう。改行を入れていない悪い例と適宜改行を入れた良い例をご紹介するので、見比べてみてください。

【悪い例】
-----------------------------------------------------------------
○○株式会社 △△部 〇〇課 田中 太郎 主任 〒000-0000 東京都○○ 田中 太郎 〒000-0000 東京都〇〇 TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000 携帯電話番号:00-0000-0000 Mail:***@*******.co.jp URL:(自社サイトのURL)
-----------------------------------------------------------------
【良い例】
 -----------------------------------------------------------------
○○株式会社 △△部 〇〇課
田中 太郎 主任
〒000-0000 東京都○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
-----------------------------------------------------------------

悪い例の場合、相手側がコピー&ペーストした後に改行を入れる必要があるのに加え、一つひとつ分けてコピーする必要があるので手間がかかります。

良い例のように改行を入れると、コピー&ペーストしてそのままデータとして保存できるため、相手にとって使い勝手が良く親切な署名になります。さらに、電話番号やメールアドレスはクリックですぐに開けるようにしておくと良いでしょう。

Outlookでの署名の設定方法

署名の「構成、テンプレート例、注意点」をご紹介いたしましたが、ここでは「Outlook」で署名を作成して設定する方法や、署名の挿入方法、編集方法を併せてご説明します。

署名の作成方法

  1. 「挿入」タブを開き、タブ内にある「署名」をクリックする
  2. 署名タブをクリックすると「署名とひな形」というダイアログボックスが開かれるので、「新規作成」をクリック
  3. 署名に登録したい名前を入力して「OK」をクリック
  4. 「署名の編集」の下のボックス部分に登録したい内容を入力し、「OK」をクリックしたら署名が設定される

署名の作成ができる署名の編集ボックスでは、フォントの種類・サイズ・色の選択、画像の挿入などができます。署名の中で強調したい文字の大きさや太さを変えたり、ロゴなどを入れたりできるので活用していきましょう。

署名をメッセージに挿入する方法

  1. 「挿入」タブを開き、「署名」をクリックする
  2. 自分の作った名前の署名が表示されるので選択してクリックする

一度作った署名を編集する方法

  1. 「ファイル」タブを開き、「オプション」、「メール」、「署名」の順にクリックをする
  2. 編集したい署名を選択して、下記の「署名の編集」のボックス内に表示される内容を変更する
  3. 編集が完了したら「保存」して「OK」を選択すると編集は完了

Gmailでの署名の設定方法

「Gmail」で署名を設定する方法は以下のとおりです。

署名の作成方法

  1. Gmailを開く
  2. 画面右上の歯車マーク)をクリックし「設定」を選択する
  3. 「全般」をクリックする
  4. 「署名」の項目で、入力ボックス側のラジオボタンにチェックを入れる
  5. 編集ボックスにお好みで署名を記入する
  6. 記入が完了したら画面最下部までスクロールして「変更を保存」をクリックする

Outlook同様、Gmailでも編集ボックスにてフォントの種類・サイズ・色の選択、画像の挿入などが行えます。
例えば画像を挿入する場合は、編集ボックスの上にあるメニューバーの中から「画像」のアイコンをクリックすれば、署名に挿入したい画像を選択することが可能です。

なお、Gmailでは署名をひとつしか設定できません。2つ以上の署名を使い分けたい場合は、ひとつを署名として登録し、もうひとつは「返信定型文」として登録しておくことをおすすめします。

署名をメッセージに挿入する方法

Gmailでは署名を作成し設定すると、メールを新規作成するだけで自動的にメッセージに挿入されます。そのため、別途作業は必要ありません。

一度作った署名を編集する方法

署名の編集方法は、上記でご紹介した作成方法と同じです。オフィスの住所や所属部署、連絡先などが変更になった場合は、作成方法と同様の手順で署名を編集しましょう。

配配メールのメール作成機能で効率的に署名を作成

配配メールには、テンプレートや差し込み機能など署名の作成に便利なメール作成機能があります。

テンプレートは、メールの署名や書式などよく使う文面や設定を、テンプレートとして登録できる機能です。一度テンプレートとして登録すれば、次回から署名の構成やデザインを考える必要がなくなります。

差し込み機能は、お客様の名前や会社名などの顧客データベースの情報を本文や件名に差し込める機能です。この機能を使えば、お客様の名前や会社名を一社ごとに手打ちで入力せずに済むため、署名作成の時間を短縮できます。

配配メールのメール作成機能はこちらメール作成機能紹介ページ

ビジネスメールは署名まで気を配って作成しよう!

ビジネスメールを送る際に、しっかりと署名に気を配ることができていない方もいるでしょう。しかし、たくさんのメールが飛び交う現代において、ビジネスメールにしっかりとした署名を入れることは最低限のマナーです。受け取る側の重要な情報である署名は、メール上では名刺と同じ役割を果たします。また、署名を上手く活用すれば、新商品やセミナー情報などの自社のお知らせも効果的に届けることができます。ビジネスメールを送る際に、署名で自社をアピールしたり宣伝活動をしたりしたいと考えている方は、ぜひ、今回ご紹介した署名のテンプレートや注意点を参考にしてください。

信頼と実績のメール配信サービス配配メール

何度配信しても定額のメール・メルマガ配信サービスは「配配メール」

無料でもらえる

今なら売上UPノウハウが詰まった
メルマガ成功事例集をプレゼント!

資料請求・お問い合わせ

03-6675-3612

受付時間 | 平日 9:00~17:00 (土日祝日除く)

ページトップへ