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メルマガ担当者必見!オプトインメールの取得と配信方法

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オプトインは「同意する」、「選択する」という意味で、メールマーケティングでは顧客に配信許可を頂いたオプトインメールの配信が基本です。この設定が開封率や顧客との信頼関係に関わるため、メルマガ担当者は内容を確認しておきましょう。

オプトインメールの基礎知識

オプトインメール、オプトアウトメールは広告メールの配信方式でよく見かけます。メルマガ配信を行っている方は言葉の意味を把握していなくても、これらの方式に則って配信しているはずです。まずは「オプトイン」「オプトアウト」それぞれの意味を説明していきます。

オプトイン

オプトイン(opt in)は「同意する」や「参加する」、「選択する」といった意味です。メールマーケティングでは事前に許可を求め、顧客の同意を得た上で配信する方法がオプトインメールとなります。HPやWeb広告を見て興味を持った顧客が、登録フォームからメルマガ配信登録を行う形が一般的です。ほかにもECサイトの会員登録やセミナー受講の申し込みフォームの中に「メールマガジンに登録」のような項目を作り、配信希望の有無を確認する形があります。この形であれば、メール配信について事前にユーザに許可をもらっているため、スパムメールと判断されずらく、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性も低くなります。そのため、開封率や広告効果の向上が期待できるでしょう。

オプトアウト

オプトアウト(opt out)は「身を引く」、「脱退する」という意味です。受け取る顧客が「これ以上受け取りたくない」と感じた時に、自身で配信拒否通知の手続きを行えるようになっている必要があります。オプトインメールを配信する場合でも、配信拒否をするためのオプトアウトの導線設置が義務づけられています。これは、一度は許可を得た顧客であっても、メルマガの受信を望まなくなることがあるためです。

オプトインの取得方法

Webサイト上にメルマガ登録フォームを設置する、問い合わせをしてきた顧客へメルマガ登録を促すといった方法でオプトインの取得ができます。

参考:メルマガ配信システム「配配メール」資料ご請求フォーム

ただし、「メールマガジンに登録する」という行動に対し、小さい文字やわかりにくい表記で同意を取得してはいけません。「顧客にあらかじめメール配信が行われると認識してもらう」、「配信について許可をする意思表示をしてもらう」このふたつがオプトインの取得に必要です。そのために、顧客が理解しやすいようにフォントサイズを大きくしたり色を変えて目立たせたりといった形で表示してください。「オプトイン、オプトアウトのどちらも顧客にとってわかりにくい」「配信停止がしにくいもの」では、メルマガ自体が迷惑メールと認識される可能性があります。また、配信の効果が期待できないだけでなく、企業としての信頼低下にも繋がるため、こうしたオプトインの取得をしない場合は、特定電子メール法に抵触する明確な違反行為となります。

オプトイン取得の推奨事項

先ほどご紹介したわかりにくい表示を避けるほかにも、何度もスクロールを必要とするようなページ下部への記載は避けましょう。また、顧客が誤って同意しないように配信希望欄のチェックをデフォルトオフにする、デフォルトの場合は注意事項を目立つように記載することが推奨事項としてあげられます。

同意したことを示す記録の保管期間

オプトインで確認した、顧客の「同意した」ことを証明する記録は時期や方法などがわかるように保管しておく必要があります。保管期間は配信の停止日から1ヵ月間。ただし、特定電子メール法に基づく措置命令を受けている場合は、1年間の保存義務が発生します。

迷惑メール防止のための「特定電子メール法」

「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」(特定電子メール法)は2002年4月に施工され、過去何度か改正されている法律です。2008年12月の改正では、これまでのオプトアウトでの配信に替わり、オプトイン配信へと変更されました。「特定電子メール」は事業者が営業のための広告、または宣伝として配信するメールと定義されています。

同意のない配信は違反行為

受信拒否をしている方や同意のない方への配信、または送信者の情報を偽った配信は違反行為です。対象はEメールだけでなくSMS、海外サーバーを経由した送信も含みます。違反行為が発覚した場合、大臣措置命令として、電子メールの送信方法の改善に関し必要な措置が命じられます。万が一、措置命令を無視して配信を続けた場合は、「最高で1年以下の懲役もしくは、100万円以下の罰金」が処されます。

クレーム対策としてメルマガ配信時に記載すべき項目

顧客との信頼関係を良好に保つためにも、メルマガ配信時には「どこでメールアドレスを取得したのか」、「配信停止フォームへのリンク」について明確に記載しておきましょう。

メールアドレスの取得方法の記載

メールアドレスをどこで取得したかを記載することで、どこで情報を手に入れたのかといったクレーム対策になります。特に名刺交換や問い合わせフォームからメールアドレスを取得している場合、顧客が忘れているケースがあります。配信希望を忘れて「いつの間にメールアドレスが知られたのだろう…」といった事態にならないよう、初めてメルマガを配信する顧客については、本文の上部に取得方法について一文加えておきましょう。そうすることで、信頼低下を防ぐことに繋がります。文面としては次のような簡単なもので構いません。

・このメールはセミナーに参加いただいた方に配信しております。
・この度はメルマガ登録ありがとう御座います。
・製品をご購入いただいた方に配信しております。

配信停止フォームへ繋がるリンクは必ず設置する

受信拒否の手続きを行った顧客について、メール配信を継続することは特定電子メール法によって禁止されています。また、配信元の企業は配信停止フォームへ繋がるURLもしくはメールアドレスの記載をしなければなりません。注意事項として、配信停止の手続きにあたり、氏名や電話番号などの個人情報の通知を求めることは避けましょう。基本的に、顧客は受信を拒否するメールアドレスと受信を拒否する意思表示以外は伝える必要がないので、不用意に顧客の情報を集める行為はトラブルを招く可能性があります。

オプトインの必要ないケース

次のような場合は、顧客の同意なしにメール配信が可能です。

名刺など書面でメールアドレスを通知した方にメールを送る場合

名刺に記載されたアドレスへ、メルマガ配信の同意を確認するためのメールはオプトインの必要がありません。同様に契約や取引に関する事項を通知するメールに、付属的に広告宣伝が行われるケースも顧客の同意なしに配信できます。

取引先へのメール

契約や取引に関するメールを送るのなら、オプトインの必要はないでしょう。ただし、通信販売等のメール広告を配信する場合は、事前の承諾なしに配信することはできません。

自身のメールアドレスをWeb上に公開している方へ送る場合

個人事業主の方などに配信する場合は、オプトインの必要はありません。ただし、メールアドレスと合わせ広告宣伝のメール送信を拒否する旨が告知されている場合は、相手の同意なく配信してはいけません。

顧客とより良い関係を取り続ける

オプトイン、オプトアウト方式の一番の違いは「メール配信のユーザの許可が事前に行われるか事後に行われるか」です。オプトイン方式は事前の顧客の許可がなければ配信できません。一方で、オプトアウト方式は停止の判断がメール配信後に行われるため、保持しているリストへの配信時点での許可は問われませんでした。。そのため、オプトアウト方式では、身に覚えのないメールに対する苦情が数多く報告される事となり、日本国内ではオプトイン方式での配信をするよう法整備が行われました。メルマガは定期的に配信されるため、顧客との信頼関係を維持し続けることが大切です。そのため、最初の配信で不信感を与えては効果が期待できません。顧客とより良い関係を築くためのツールとして、顧客にとって良い環境を保つようにメルマガを活用していきましょう。

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