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定型文で簡単にできる!シチュエーション別ビジネスメールの基本

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ビジネスメールを作成する際に、毎回、どのように文章を作成すればいいか悩んでしまう方は多いでしょう。そこで今回は、シチュエーション別で確認ができるビジネスメールの定型文とメール作成時の基本的なマナーや書き方を紹介します。

ビジネスメールの基本

ビジネスメールはビジネスシーンにおいて重要な連絡手段です。そこで、ビジネスメールを書くタイミングがある方はおさえておくべきビジネスメールの基本についていくつかご紹介します。

ビジネスメールの基本の形

ビジネスメールの基本の形は「あいさつ・名乗り・本文・結び」の構成になります。ビジネスメールは相手に伝わりやすく書く必要があり、シンプルな内容にするように心がけなければいけません。また、本文に入る前には必ず、誰から送られてきたメールかわるようにするために、あいさつと名乗りを入れておきます。

あいさつの例文
・いつも大変お世話になっております。
・突然のご連絡失礼いたします。
・ご無沙汰しております。

上記は、ビジネスメールのあいさつによく使われる基本的なフレーズですが、メールをやり取りしている状況に応じて工夫する必要があります。例えば、初めて連絡をする相手には、「初めてご連絡いたします」というあいさつを入れたり、メールの返信をいただいた場合は「ご連絡ありがとうございます」と入れたりして、状況に応じたあいさつの言葉を使うことが大切です。

名乗りの例文

名乗りの例文は基本的に誰からきたメールなのかがすぐに分かるようにしたいので、会社名、部署名、名前をきちんと入れておきましょう。

○○会社 総務部 ××です。
結びの例文

結びの文章もいくつか種類があります。基本的に使われるフレーズは決まっていますが、様々な言い回しを覚えておけば、ビジネスメールを書く際に文面のバリエーションに困ることはなくなります。

・お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします
・何卒よろしくお願い申し上げます
・ご一読のほどお願いします

TO・CC・BCCの基本的な使用方法

ビジネスメールの基本的な構成についてご紹介しましたが、メールを送る際に必ず目にする「TO(宛先)・CC・BCC」についてもどのような違いがあるのか、見てみましょう。

TO(宛先)の使用場面

メインでメールを送りたい方のメールアドレスを入れましょう。メールに記載している内容の処理や作業をして欲しい、返信がほしいという方に「あなたに送っています」という意思表示をすることができます。

CCの使用場面

メールを共有したい方のメールアドレスを入れます。TO(宛先)の方とは別にメールの内容を共有したい方のメールアドレスをCCに入力しますが、「CC」に入っている方は送信者全員に開示されます。

BCCの使用場面

BCCは送信者に伏せてメールを共有したい相手がいる場合使います。BCCの受信者は他の受診者に表示されないため、お互いに面識がない方々に一斉送信する場合にも用いられます。

ビジネスメールのマナー

ビジネスメールは取引先とのやり取りや、営業を行う際に便利なのでよく活用されます。しかし、全ての場面でメールが適しているわけではなく、なかには電話を使った方がスムーズに話が進むこともあります。メールを作成する前に、まずはメールでのやり取りが適している場面なのか、また、ビジネスメールを送る際のマナーも考えて、失礼のないメールの送り方を身につけましょう。

ビジネスメールの活用場面を考える

・送信したメールをすぐに読んでくれるとは限らないので、急ぎの要件にメールは使わない
・重要な内容は見落とされないように、電話確認も併せて行う必要がある
・長文のメールや、内容が複雑なものは電話で補足を入れながら説明をする
・誤った内容を送信してしまった場合は電話で謝罪を入れて再度正しい内容のメールを送る

ビジネスメールを送る際のマナー

・どのような内容のメールなのか件名で伝わる内容を書く
・メールの書式は読みやすいものにする
・メールの重要度機能は社外の方には使わないようにする

ビジネスメールの基本的な書き方

ビジネスメールを送る際のマナーをおさえたら、次は、ビジネスメールの基本の書き方と注意点に見ていきましょう。

メールの基本的な書き方

件名の書き方

メールの内容を確認してもらうためには、内容を簡潔にして分かりやすい件名にするのがポイントです。「お世話になっております」や「先日はありがとうございました」のみでは、他のメールに埋もれてしまい見てもらえない可能性があります。重要度やメールの内容が分かりやくなるように、【】などの記号を活用しましょう。

件名の書き方の例
・【〇〇社 山田太郎】〇月〇日の打ち合わせについて
・【〇〇〇商品の件について】見積もり書を添付しております
・引継ぎのご挨拶(〇〇社 山田太郎)
・【お知らせ】〇月〇日の謝恩会のスケジュール変更について
宛名の書き方

基本的に宛名に必要な情報は、「会社(団体)名 、部署名、役職名、名前、敬称」。こちらの情報は記入時に間違えてしまうと、失礼にあたるので、送信前に間違いがないかしっかりとチェックをしておきましょう。

宛名の書き方の例
〇〇株式会社 △△部 課長
山田太郎 様
署名の書き方

署名とはメール文の最後につける、発信者の氏名やメールアドレスなどの情報のことです。メール上での名刺のようなものなので、こちらも宛名と同様に情報を間違えて記載しないように注意しましょう。また、名前、メールアドレス、電話番号などの基本的な情報を記載していれば形式は自由なので、見やすい形を作ってテンプレートとして保持しておくのもよいでしょう。

署名の書き方の例
-------------------------------------
株式会社〇〇
〇〇部△△課
氏名(氏名が読みにくい場合は読み仮名)
メールアドレス
郵便番号・住所(〒〇〇〇-〇〇〇〇 △△県〇〇区〇〇)
電話番号(TEL〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇)
-------------------------------------

シチュエーション別・4つのメールの定型文

ここまで、ビジネスメールを作成する際の注意点や、基本的なルールなどをご紹介しましたが、ビジネスメールはシチュエーションによってメールの形が大きく変わることがあります。そこで、メールを作成しなければいけない場面が多い4つのシチュエーションをピックアップして、メールの定型文をご紹介します。

1. お礼のビジネスメールの定型文

件名
△△の打ち合わせのお礼
本文
株式会社〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。

この度は、お忙しい中、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。
この度△△について〇〇様から詳しくお話をお伺いすることができ、大変参考になりました。 打ち合わせの中でいただいたご要望やご意見をまとめて、さらに△△の製品制度を高めていく所存でございます。

また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

2. 依頼のビジネスメールの定型文

件名
【資料作成のお願い】△△案件の提案資料(〇〇社 山田)
本文
株式会社〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。

先日の打ち合わせではお世話になりました。
早速ですが、◯◯様がご提案いただいた△△の件につきまして、提案資料を作成していただきたくお願いいたします。

ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願いいたします。

3. お詫びのビジネスメールの定型文

件名
【お詫び】△月△日△△:△△に送信いたしましたメールについて
本文
株式会社〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇、営業部の山田太郎でございます。

△月△日△△:△△に送信いたしましたメールの内容に関しまして、一部表記に誤りがございました。
なお、正しい内容のメールを「〇〇〇の打ち合わせについて」という件名で再送させていただきました。
この度は、こちらの不手際で混乱を招いてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。

今後このようなことがないように十分留意してまいります所存です。
どうか今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

4. 催促のビジネスメールの定型文

件名
商品サンプルの件について
本文
株式会社〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。

先日メールにてお願いしておりました△△の商品サンプルの件についてですが、
その後の進捗は、いかがでしょうか。
当サンプルが必要となる会議が今週金曜日と迫っているため、本日15時までにご送付をお願いできますでしょうか。

また、本メールと行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいの程、何卒よろしくお願いいたします。

メール配信ツールを活用して業務を効率化しよう

文字だけでやり取りを行うメールは、予期せぬ誤解やトラブルを招かないように、ルールやマナーをしっかりと守って相手に伝わりやすいメール作成を心がけることが大切です。しかし、シチュエーションによって大きく書き方や文章が変わるビジネスメールを、毎回最初から作成するのはとても大変ですよね。業務中にメールでのやり取りが多い方は、顧客情報の整理やよく使う文面をテンプレートとして登録することができるメール管理のシステムを利用するのも手です。特に、複数の顧客へ一斉に同内容のメールを配信する場合には、テンプレートはもちろん、誤配信防止の機能が付いた一斉配信に適したメール配信システムもありますので、こういったものを活用するようにしましょう。

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