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遅い時間にビジネスメールを送るのはNG?その理由とメール作成のコツ

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「遅い時間にビジネスメールを送っても大丈夫だろうか」と不安や疑問を抱えている方もいるのではないでしょうか。この記事では、営業時間外の遅い時間に送ってはいけない理由をはじめ、どうしても送らないといけない場合のメール作成のコツをご紹介します。

知ってた?遅い時間にビジネスメールを送るのはNG

遅い時間にビジネスメールを送ると、相手のプライベートな時間を奪うだけでなく、負担や迷惑をかけてしまいます。そのため、基本的にビジネスメールは業務時間内に送ることが大切です。では、なぜ遅い時間に送るのは望ましくないのでしょうか。

遅い時間にビジネスメールを送ってはいけない理由

「パソコンへのメールなら、電話と違い翌営業日に確認できるので問題ない」という考え方があります。しかし、パソコンに送られたメールをスマートフォンで確認できるように設定している方も中にはいますし、相手が気を使って「すぐに返信しなきゃ」と思うことも考えられます。遅い時間にメールを送ると相手の負担になってしまうだけでなく、自社の印象を悪くしたりトラブルに発展したりする可能性もあるため、なるべく営業時間内にメールを送ることが大切です。

ビジネスメールを遅い時間に送って社内トラブルになった事例

ある企業では22時頃に取引先にメールを送ったことが原因で、先方の役員から「御社はどのような働き方をしているのですか?」と会社の労働環境について問われたそうです。それがきっかけとなり、その企業では社内外ともにメールを夜19時以降に送ることは原則禁止となりました。勤務時間外のメール送信は、取引先の自社に対するイメージが悪くなるだけでなく、今後の取引先との関係にも響くトラブルにつながりかねないので、なるべく控えることが大切です。

要チェック!遅い時間にビジネスメールを送る際のポイント

どうしても遅い時間にメールを送らなければならない場合は、以下のポイントに気をつけて文章を作成しましょう。

遅い時間にメールを送る理由を書く

遅い時間にメールを送る際は、要件だけでなくその理由も添えると相手に失礼のない文面に仕上がります。

【理由を書いていない悪い例】

「お世話になっております。見積書を再度、メールの添付にてお送りさせていただきます。」
この文面が遅い時間に送られてきたら、相手はどう思うでしょうか。「こんな夜遅くに失礼な方だ」と思うかもしれませんし、「なぜこの時間に見積書を送るのだろうか?」と疑問を抱くかもしれません。この文面だと今後の取引にも影響を及ぼす可能性があるので、見直す必要があります。

【理由を書いている良い例】

「お世話になっております。夜分遅く失礼します。ご依頼いただいておりました見積もりが先ほど出揃いました。急ぎご報告させていただきたく、添付にてお送りさせていただきます。」
「夜分遅く失礼します」と遅い時間にメールを送ることに対するお詫びだけでなく、「急ぎご報告させていただきたく」と遅い時間に送った理由を添えているので、誠意が伝わる文面に仕上がっています。

日付を明記する

日付をまたぐほど遅い時間にメールを送る場合、「今日」「明日」と書くといつを指しているのかわかりづらくなるため、必ず日付を明記しましょう。

【日付を書いていない悪い例】

「夜分遅くに失礼いたします。前回ご依頼を受けました見本の件ですが、明日にはお送りしますので、ご確認お願いいたします。」
このメールが0時~2時頃の遅い時間に届いた場合、日付が変わって今日届くのか、それとも明日届くのかわからず相手が混乱してしまう可能性があります。

【日付を書いている良い例】

「夜分遅くに失礼いたします。前回ご依頼を受けました見本の件ですが、明日(10月13日)にはお送りしますので、ご確認お願いします。」
このように日付を明記していれば、相手を混乱させずに済む他、誤解から起きるトラブルの発生を防ぐこともできます。

ビジネスメールは休日に送るのもNG

休日にメールを送る行為も遅い時間にメールを送る場合と同じく、相手のプライベートの時間を奪ってしまうので控えることが大切です。どうしても休日にしか送れない場合は、遅い時間に送る場合と同様に、文面にお詫びの言葉や理由を添えるようにしましょう。
また、金曜日の午後にメールを送る場合にも注意が必要です。なぜなら土日が休みの企業の場合、金曜日の午後にメールを送信することで、休みに入る前に仕事を終わらせようとしている相手の負担を重くしてしまう可能性があるため。さらに、相手が週末の対応に追われていて忙しい場合、返信を忘れられたり、対応を先送りにされたりと、自社に負担がかかることもあります。そのため、もし金曜日にメールを送信する必要が出てきたら、なるべく午前中には送るようにしましょう。

急用じゃないなら活用すべし!メール時間指定機能のすすめ

「朝一でメールを送信したいけど、忘れちゃいそう」「明日は忙しいから、今のうちにメールを送っておこう」などの理由から、特に急ぎではない要件をわざわざ遅い時間にメールで送ったことがある方は少なくないはず。もしこういう状況が多々あるのであれば、ぜひメール時間指定機能を活用してみてください。

Outlook

  1. メールを作成して、「オプション」タブにある「配信タイミング」をクリック
  2. 「指定日時以降に配信」にチェックを入れて、メールを送りたい日付と時間を指定
  3. 「送信」をクリック

たった3ステップなので、誰でも簡単に活用できます。ただし、サーバー用ソフトウェア「Exchange Sever」を使用していない場合は、Outlookをあらかじめ起動しておかなければメールの自動送信が行われないので、注意が必要です。

Gmail 

Gmailにはメール時間指定機能は備わっていませんが、「Boomerang for Gmail」という拡張機能をブラウザに導入すれば、日付と時間を指定してメールを送信できるようになります。

  1. Boomerang for Gmailをブラウザに導入する
  2. Gmailでメールを作成したら、メール作成画面の最下部にある「Send Later」をクリック
  3. 「At a specific time」をクリックし、メールを送りたい日付と時間を指定
  4. 「schedule」をクリック

英語表記なので難しく感じるかもしれませんが、Outlookと同じように手順が少ないので、誰でも簡単に活用できます。

相手の気持ちを考えてビジネスメールを送ろう!

営業時間外の遅い時間や休日にビジネスメールを送る行為は、相手のプライベートな時間を奪ってしまうだけでなく、負担や迷惑をかけてしまうため原則NGです。ただ、重要度の高い連絡や急ぎの要件の場合は、どうしても遅い時間にメールを送らなければならないこともあります。そのときは、遅い時間にメールを送ったことに対するお詫びと、今送らなければならなかった理由を文面に明記することが大切です。そうすれば、相手に対する配慮が感じられるビジネスメールに仕上がります。この他、メール時間指定機能を活用するのもひとつの方法です。遅い時間にビジネスメールを送る際は、今回ご紹介したポイントを押さえて、相手に失礼のないようにしましょう。

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