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メールマガジン配信は、配信リストの整備から。効率よくリストを管理していく方法

メールマガジンに登録したものの、長い期間メールマガジンに対して反応のないユーザーのことを「休眠ユーザー」と呼びます。このようなユーザーのメールアドレスは、定期的に配信リストをチェックして、リストから除外することが大切です。大切なユーザーではありますが、これを怠っていると効果の高いメールマガジンを配信することが難しくなります。今回は、メールマガジンのリストを整理していないときに起こるデメリットと、リストの整理方法をご紹介します。

メールマガジンのリストの整理ができていないときに起こるデメリット

マーケティング効果の高いメルマガを配信するためには、これまで配信したメルマガの効果測定の結果を受けて、改善点を発見しながら改良していくことが大切です。例えば、メルマガで利用されているHTMLメールは、開封率を調べることができます。また、メルマガ配信に使用するメール配信システムには、メールの開封率を調べられるだけでなく、URLのクリック率なども調べられる機能がついているものもあります。それらの機能を利用して、メールマーケティングのPDCAを行っている企業も少なくありません。しかし、メルマガの配信リストを整理することなく休眠ユーザーをリストに加えたまま配信を続けていると、正しい効果測定の結果を得ることは難しくなります。
例えば、メルマガの開封率は次の公式で求められます。

【開封率=開封されたメルマガ数÷(メルマガ配信数-届かなかったメルマガ数)×100】

休眠ユーザーはメルマガを配信したとしても開封する可能性が少ないため、開封されたメルマガ数への影響はほとんど期待できません。しかし、メルマガ配信数にはきちんとカウントされてしまいます。正確な効果測定の結果を得るためには、「メルマガ配信への反応を期待できる見込みユーザーに配信し、どれだけのメルマガが開封されたか」を調べる必要があります。そのため、メルマガの配信リストの整理をおろそかにしていると、正確な開封率を得ることは難しいのです。

正確な効果測定ができないだけでなく、無駄な出費につながることもあります。メルマガの配信システムには、メルマガ配信数に応じてコストがかかるものもあります。そのため、開封することのない休眠ユーザーにメルマガを配信し続けていると、マーケティング効果を高めるために配信しているのにもかかわらず、無駄なコストを支払うことになります。

このような理由から、配信リストを定期的にチェックして休眠ユーザーを整理する必要があるのです。

メールマガジンのリストを整理するコツ

メルマガの管理を業務で任されている方の中には、メールアドレスの管理をエクセルで行っている方もいるかもしれません。メルマガのリスト管理をエクセルで行うと、メールアドレスの追加や削除などをすべて手作業で行う必要があります。ときにはエクセルの行や列がズレてしまって、確認に追われることもあります。セグメント配信でメルマガを配信する場合には、エクセルで関数を使いながら該当するユーザーを割り出して配信リストを作成しなければなりません。さらに、そのリストを新しくメールソフトに反映させるなど、とにかく時間がかかります。場合によっては、他の作業に支障をきたすこともあります。
このような事態を防ぐためにも、メルマガの管理はメール配信システムを活用しましょう。メール配信システムにはアドレスの自動登録や自動解除、リスト同期などの機能がついているものもあり、リスト管理にかかる時間を節約できます。

休眠ユーザーはメルマガの開封に期待は持てませんが、大切なユーザーであることには代わりありません。そのため、利用規約などで退会の期間について定められていない限りは、独断でメールアドレスを削除することは控えましょう。まずは、休眠ユーザーのメールアドレスを削除せずに、配信用のデータベースとは別のデータベースを作成して、そちらに移して管理しましょう。この方法ならば休眠ユーザーのメールアドレスを削除することなく、配信にかかるコストを削減できます。その後、メルマガは見込みユーザーに対してのみ配信をして、休眠ユーザーに対してはしばらく様子を見ることが大切です。購読の意思を問う内容のメールを個別に送信してみるのもよいでしょう。また、退会の仕方が分からないというユーザーもいるため、退会方法の書かれたメールを個別に送信してみる方法もあります。

他にも、休眠ユーザーがメルマガ登録をした経緯を個別に確認することも大切です。例えば、セール期間中に商品を購入したことで登録に至ったユーザーに対して新商品の告知を行っても、効果はあまり期待できません。そのため、このような休眠ユーザーに対しては、セールに関するメルマガの配信リストにだけ入れておき開封率を調べてみるのもおすすめです。

メールマガジン配信リストの管理のまとめ

メールマガジンの配信リストは定期的に整理をして、休眠ユーザーを配信リストから除外することが大切です。メールマガジンはメールマーケティングである以上、さまざまなデータから配信の失敗を分析して、次回の配信に生かす必要があります。しかし、休眠ユーザーにまでメールマガジンを配信していると、正しい分析結果を出すことができず、効果の高いメールマガジンを作成することは困難です。他にも、余分なメールマガジンを配信した結果、無駄な費用を支払わなければならない場合もあります。
休眠ユーザーを配信リストから除外するためには、メール配信システムを使用しましょう。エクセルで配信リストを管理すると、追加や削除といった作業だけでも膨大な時間を費やすことになります。メール配信システムならばメールアドレスの自動追加といった機能があるため、リスト管理にかかる時間を減らすことができます。
休眠ユーザーのメールアドレスは削除することなく、メールマガジン配信用のデータベースから除外するだけに留めましょう。その上で、引き続きメールマガジンを購読するかどうか確認するメールを送信してみるのも大切です。
今回ご紹介した内容を踏まえて、メールマガジンの配信リストを管理しましょう。

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