見積書の送付は受注につながる大切な営業活動の一部です。相手に悪印象を与えないためにも、正確かつ丁寧な文面を意識して送信しなければなりません。そこで今回は、見積もりメールの書き方を例文つきで分かりやすく解説します。

見積もりメールは受注への重要なステップ

見積書の提示は受注への最終局面であることも多く、成約につながる重要なステップのひとつです。本来なら作成した見積書は顧客のもとに持参して、詳細な説明を加えながら渡すのが望ましいでしょう。 とはいえ、顧客の拠点が遠方の場合もあり、スピーディーに商談を進めるためにメールを活用して見積書を送付する方法が一般的になっています。

顧客は見積もりメールの内容をもとに費用対効果を検討し、製品を購入するかどうかを判断します。そのため、正確かつ丁寧な見積書を作成し、できるだけ分かりやすい文面で送付することが重要です。

誤った内容を送付してしまうと正しい検討ができず、再作成が必要になって検討が長引いたり、相手からの信頼を失ったりしてしまう可能性があります。
受注を目前にして焦ることなく、慎重に確認した上で効果的な見積もりメールを送ることを意識しましょう。

見積もりメールを送信する際の注意点

見積もりメールを送信する際は、次の5つのポイントに注意してメールを作成しましょう。

見積書であることが分かりやすい件名にする

ビジネスメールを送る際は、ひと目で内容が分かる件名を設定するのが良いとされています。 日々の業務の中ですべてのメールを同じ重要度に位置付けて処理するのは大変なので、ビジネスパーソンは件名を見て重要かどうかを判断します。そのため、「見積書を送付いたします」「見積書送付の件」など、見積書だと判断できる件名をつけましょう。

返信を急ぐ場合は「【至急】」「【〇月〇日までにご確認ください】」などの文言を入れると重要度を上げられます。社内処理の関係で返信を急ぐのであれば、「弊社都合で恐縮ですが」「お忙しいところお手数ですが」などの表現を使い、お願いをしている立場として柔らかいニュアンスにすることが大切です。

編集できない形式で送る

メールに見積書のデータを添付する際は、データにロックをかけたり編集できない形式で保存したりして送付するようにしましょう。送付にはPDFデータがよく使われており、閲覧のみに限定できるので扱いやすいのが特徴です。

見積書は契約内容を左右する重要な書類であることから、容易に編集できる形式で送付すると書類の信頼性が損なわれてしまいます。ビジネスマナーとして、必ず編集不可の形式に設定するように意識しましょう。また、添付ファイルの名称も数字や記号のみではなく、ファイルの内容に関連した名称に変更するのが一般的です。

添付ファイルにパスワードを設定する

誤送信や第三者の不正アクセスによる情報漏えいを防ぐためにも、添付ファイルにはパスワードを設定しましょう。
パスワードを設定した添付ファイルを送るメールと、パスワードを通知するメールは別々に送信することも大切です。

本文も丁寧な内容を心がける

見積書はあくまでも金額や内容を確認するための書類であり、契約を締結するものではありません。そのため、本文も丁寧な内容を心がけて、受注の可能性を引き上げるように努めることが大切です。
詳細な商品説明をしていない場合は、見積を依頼された内容とは別のプランを併記したり、おすすめのオプションを併せて紹介したりするのも有効です。

送信後の確認メールも忘れずに

必ず確認してほしい内容のメールに返答がなかったときは、あらためて確認メールを送りましょう。
送信した相手がメールを見落としていたり、迷惑メールフォルダに振り分けられたまま気がついていなかったりする可能性があります。また、万が一送信エラーなどで届いていなかった場合でも、確認メールを通してその事実が分かればすぐに再送するなどの対応が取れます。

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見積もりメールを送る前の確認事項

見積書の内容が誤っていると相手に手間をかけてしまうだけでなく、信頼の低下にもつながります。
見積もりメールを送る前に、内容が間違っていないかどうか入念に確認しましょう。変更不可のファイル形式で保存されているか、金額は適切か、記入事項に抜け漏れがないかなどを確かめます。誤字脱字チェックを欠かさず行うことも忘れないようにしましょう。

税込・税別によって金額が大きく変動するので、明記されているかどうかも確認しておきましょう。 宛先の社名や押印の有無、納期が適切であるかもチェックします。オプションの内容などの詳細条件は後からトラブルになりやすい部分なので、できるだけ詳細に分かりやすく記述することが重要です。
社内で担当外の人にチェックしてもらい、内容を理解できるかどうか助言してもらえると、より望ましいでしょう。

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見積もりメールの例文

最後に、実際に使える見積もりメールの例文を3種類ご紹介します。
見積もりメールにはメールだけで完結させるケースと、見積書を書面で郵送してその旨をメールで知らせるケースの2通りがあるので、両方の例を解説します。

メールのみで送付する際の文例①

メールのみで送付する際の文例②

見積書の郵送をメールで知らせる場合

まとめ

見積もりメールを送る際は、事前に内容を慎重に確認した上で、正確な見積書を添付することが大切です。万が一の事態に備えて、パスワードの設定などのセキュリティ対策も行いましょう。信頼性を高めるためにも万全の状態で送付し、相手に確認の手間をかけさせないことが重要といえます。

見積書の送付方法には直接メールで見積書のデータを送付する方法と郵送したことをメールで伝える方法の2種類ありますが、郵送の場合であっても見積もりメールを送る必要があるので、十分に注意して分かりやすい本文を作成しましょう。

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