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メールソフトは何を使う?シェアとともに解説します

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メールソフトは何を使う?シェアとともに解説します

メールソフトにはさまざまな種類があり、基本機能や利用形態が異なります。各メールソフトの特徴を理解した上で、自身の用途にマッチするものを選びましょう。今回は、メールソフトの特徴やWebメールとの違いを、おすすめのツールをシェアランキングとともにご紹介します。

メールソフトとは

メールソフトとは、電子メールの送受信を行うソフトウェアの総称です。メーラー(mailer)とも呼ばれ、専用のソフトウェアを各種端末にインストールして利用します。代表的なメールソフトとして、「Microsoft」社の「Outlook」、「Mozilla」社の「Thunderbird」が挙げられます。

一般的なメールソフトは、テキストメール(HTMLメール)の作成および送受信、アドレス帳の管理機能やメール転送機能を備えています。これを基本機能とした上で、受信フォルダの仕分け機能やUIカスタマイズ機能、スケジュール管理機能を備えたメールソフトもあります。

メールソフトと聞いて「Gmail」や「Yahoo!メール」をイメージする人がいるかもしれません。しかし、これらはメールソフトではなく、インターネットブラウザ上で動作するWebメールにあたります。厳密にはフリーメールと呼ばれるメールサービスの一種であり、基本機能は同様です。メールソフトとWebメールには利用形態に違いがあります。

例えば、メールソフトはインストール済みの端末でしか利用できませんが、Webメールは端末や場所を問わずメールの閲覧、送受信が可能です。外出先でスマートフォンからメールを確認できるなど、利便性はWebメールに軍配があがります。

一方のWebメールは、サーバーにアクセスしてメールを読み込むため、インターネット環境が必須となります。オフラインでは動作せず、停電などの緊急時に機能しないデメリットがあります。それぞれメリットとデメリットがあり、どちらかが優れているわけではありません。利用環境や端末の種類、用途に応じて使い分けるのが理想です。

メールソフトに関するさまざまなランキング

メールソフトに関するさまざまなランキング

アメリカのReturn Path社が実施した調査を元に、メールソフトおよびWebメールのシェアランキングをご紹介します。加えて2012年と2017年の調査結果も比較するため、5年間で起きたシェア変動に注目してください。

2012年〜2017年にかけたシェアランキング

同調査によると、2012年時点でのメールクライアントランキングは、1位の「Yahoo!メール」が37%、2位の「Outlook(Hotmailを含む)」が29%、3位の「その他」が28%、4位の「Gmail」が6%となりました。2020年から約8年前までは、Webメールの「Yahoo!メール」が台頭していたことがわかります。

2017年時点では、1位の「Gmail」が59%、2位の「Outlook(Hotmailを含む)」が18%、3位の「その他」が17%、4位の「Yahoo!メール」が5%となりました。5年間で「Gmail」と「Yahoo!メール」が逆転し、シェアの半数を「Gmail」が占めています。

注意点として、本調査はアメリカ国内で実施されたものです。日本では「Yahoo!JAPAN」をポータルサイトに利用する人が多いため、「Yahoo!メール」の利用率は、上記よりも高いと予測されます。

ビジネスパーソンを対象としますが、日本国内におけるメールソフトあるいはWebメールのシェア動向を調査したデータがあります。「一般社団法人 日本ビジネスメール」が実施した「ビジネスメール実態調査2018」によると、仕事で使っているメールソフトあるいはWebメールとして、「Gmail(G Suiteを含む)」が最多となりました。有効回答数2,917件の内、38.36%のビジネスパーソンが「Gmail」を利用しています。

2位以降は、35.07%の「Outlook」、10.56%の「iPhone(iPad)のメールソフト」、10.11%の「Yahoo!メール」、7.64%の「Office365」と続きます。単純比較はできませんが、海外に比べて「Yahoo!メール」の利用率は高い傾向にあります。プライベート用途も含めると、さらに利用率が向上すると考えられます。

メール閲覧環境の変化

「Return Path」社の調査により、2012年から2017年にかけたメール閲覧環境の変化がわかりました。2012年の調査では、「Webメール」が37%、「デスクトップアプリ」が34%、「モバイルアプリ」が29%となり、「Webメール」および「デスクトップアプリ」でメール作業を行う人が多く見られました。なお、ここでいう「デスクトップアプリ」とは、「Outlook」や「Thunderbird」などのメールソフト、Mac OS標準搭載の「メール」アプリなどを指します。

一方、2017年の調査では「モバイルアプリ」が55%、「Webメール」が28%、「デスクトップアプリ」が16%となっています。5年間で「モバイルアプリ」が大きく台頭し、「デスクトップアプリ」の利用率が低下しました。

理由として挙げられるのが、スマートフォンやタブレットの普及です。これによって「モバイルアプリ」の利用者が増えたと考えられます。さらにメールのクラウド化など、場所や端末に縛られない閲覧環境も整いつつあります。時代とともに、メールの閲覧環境が大きく変化しているわけです。

各種メールソフトとWebメールのメリット・デメリット

ここでは、「Gmail」「Outlook」「Yahoo!メール」「Thunderbird」といった主要メールソフト、Webメールを利用するメリットとデメリットをご紹介します。

Gmail

「Gmail」は、「Google」社が運営するフリーメールサービスです。世界トップクラスのシェアを誇り、公式ブログの資料によると、2019年1月時点の月間アクティブユーザーは15億人を突破しています。Webメールの一種であるため、利用にはインターネット環境が必要です。

「Gmail」のメリットは、あらゆる端末で利用可能なモバイルアプリの存在により、場所を問わずメール閲覧や送受信が可能なことです。さらに「Gmail」のメールアドレスがあれば、「Googleドライブ」や「Googleスプレッドシート」など、同社が提供するさまざまなツールを利用できます。今日のビジネスシーンに欠かせないものばかりです。

デメリットは、多機能ゆえに操作が複雑だったり、アーカイブ機能がわかりにくかったりすることです。「Gmail」におけるアーカイブは、既読メールを安全な保存領域に移動させる保護機能ですが、一度アーカイブしたメールは受信ボックスで見えなくなります。厳密には「メイン」ではなく、「すべてのメール」に表示されるものの、この仕組みがわからずに「メールを消してしまった」と困る人が多いようです。

Outlook

「Outlook」は、「Microsoft」社が提供するメールソフトです。他ユーザーとスケジュールを共有できたり、「リマインダー機能」を備えていたりするため、ビジネスシーンに最適なメールソフトといえます。また受信ボックスの操作性が一貫しているのもメリットです。

「Gmail」のようなWebメールは、基本操作に影響する機能更新が高頻度で行われます。安定的な操作、運用が可能です。一方、パソコンスペックによっては動作が重いほか、デフォルトのメール形式がHTMLであるため、想定する文章レイアウトにならないことがあります。

Yahoo!メール

「Yahoo!メール」は、ポータルサイトの「Yahoo!」内で利用可能なフリーメールサービスです。最大のメリットは、ひとつのメールアカウントで最大10個のサブメールアドレスを作成できることです。これを「セーフティアドレス機能」といいます。いわゆる“捨てアド”の複数作成が容易であり、業務用、プライベート用、メルマガ受信用と、複数のメールアドレスを使い分ける際に重宝します。

デメリットは、全てのメールに広告が表示されることです。とりわけ管理画面の広告が大きく、気になる人が多いかもしれません。自動で新着メールを読み込まない、スパムフィルターの精度が低いなどのデメリットもあります。

Thunderbird

「Thunderbird」は、インターネットブラウザのFireFoxを手がける「Mozilla」社のメールソフトです。カスタマイズ性に優れたメールソフトであり、管理画面の「アドオンマネージャー」からUI変更や拡張機能の追加を可能とします。複数のメールアドレスをひとつの画面で管理できるのもメリットです。

自由なカスタマイズが可能な分、使いこなすには慣れが必要です。メール初心者には、「Gmail」や「Outlook」の方が使いやすいかもしれません。逆にメール作業の効率化を求めている人には、うってつけのメールソフトといえます。

メールソフトの見直しが業務効率化に繋がる

メールソフトの見直しが業務効率化に繋がる

メールソフトとはいわば、メール管理や送受信を行う作業台です。それが自身の用途にマッチするか、使い勝手に問題がないか見直すことで業務効率化に繋がります。現代のビジネスシーンに欠かせないツールだからこそ、より最適なものを選びたいところです。

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