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Gmailで一斉送信する方法とは?グループ作成から失敗する理由まで徹底解説!

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Gmailで一斉送信する方法とは?グループ作成から失敗する理由まで徹底解説!

Gmailには、別途作成したグループ宛にメールを一斉送信する機能があります。BCCで一斉送信するよりも効率的であり、誤送信などを防げるのも魅力です。本記事では、Gmailでメールを一斉送信する方法に加え、グループ作成手順やメール送信に失敗する理由を解説します。併せてTO、CC、BCCの違いもおさらいするため、初心者の方はぜひご覧ください。

TO、CC、BCCの違いと使い分け方

メールの送信設定には、「TO」「CC」「BCC」の3種類があります。それぞれの違いと使い分け方ををご紹介します。

TO

TOは「宛先」を意味し、メインの送信対象者を示す用語です。「あなたにメールを送っています」という意思表示になるほか、TOに指定された人には返信義務が発生します。また複数人をTOに指定することも可能です。その場合、全ての受信者が返信しなければなりません。

CC

CCは「Carbon Copy(カーボンコピー)」の略称です。CCに指定された人は、メインの送信対象者と同じタイミングでメールを受信できます。あくまでもメインはTOに指定された人であり、CCの対象者に向けて送信しているわけではありません。メールのやりとりや業務の進捗状況をはじめ、念の為情報を共有したい場合などに用います。なお、TOおよびCCに指定された人は、お互いのメールアドレスが開示されるため注意が必要です。

BCC

BCCは「Blind Carbon Copy(ブラインドカーボンコピー)」の略称であり、ビジネスシーンで使われる機会が多い送信方法です。Blind(見えない)とあるように、BCCに指定されたメールアドレスは、他の受信者に開示されません。この特性を利用することで、メールによる情報共有の幅が広がります。

例えば、社内プロジェクトの進捗状況をメンバーと上司に共有するとします。BCCに上司のメールアドレスを指定することで、プロジェクトメンバーには上司に共有していることがわかりません。

このようにBCCは、第三者とメール内容を共有していることを伏せたい場合に用います。また全ての送信アドレスをBCCに指定することも可能です。この特性を利用し、複数のクライアントにメールを一斉送信したり、顧客に対してメールマガジンを配信したりできます。

Gmailで一斉送信する方法

Gmailで一斉送信する方法

利便性の高さから、ビジネスシーンにおいても「Gmail」を利用する方が増えています。ここでは、Gmailでメールを一斉送信する方法を解説します。

CCやBCCで一斉送信

パソコンでインターネットブラウザを立ち上げ、Gmailにログインします。受信トレイが表示された後、画面左上にある「作成」をクリックします。メールフォームを作成したら、宛先欄にあるCCまたはBCCを選択します。ここで連絡先が表示されるため、メールの送信対象者を一人ずつ選んでください。なお、Gmailには連絡先に登録していなくても、過去にやりとりした人のアドレスを表示する機能があります。状況に応じて活用してください。

グループを作成して一斉送信

Gmail用のグループに一斉送信する方法もあります。まずはインターネットブラウザでGoogleの検索窓を開き、画面右上にある「Googleアプリ」のアイコン(9つの点が正方形の形に並んでいるアイコン)をクリックします。続いて「連絡先」をクリックし、「Googleコンタクト」にアクセスします。画面左側にある「ラベルの作成」を選択し、グループ名を決めます。これでグループの作成は完了です。

連絡先のアイコンにカーソルを合わせると、チェックリストが表示されます。グループに入れたい連絡先を全てチェックしたら、画面上部にある「ラベルを管理」をクリックします。先ほど作成したグループ名が表示されるため、それをクリックすればグループメンバーの登録は完了です。

Gmailの受信トレイを開き、メールフォームを作成します。「宛先」をクリックすると、作成したグループ名のラベルが表示されます。グループメンバーの連絡先が一斉に表示された後、メールフォーム左側の「全て選択」をクリックしてください。これでグループに登録した全てのメンバーがメールの送信対象となります。

CCやBCCで送信する点は、上記同様です。Gmailでメールを一斉送信する場合は、積極的に利用したい機能といえます。

スマートフォンから一斉送信する方法

Gmailはスマートフォンでも利用できます。ここでは、スマートフォンからメールを一斉送信する方法をAndroid端末とiOS端末に分けてご紹介します。

Android端末の場合

Android端末において、グループ作成手順や一斉送信方法はパソコン同様です。スマートフォンの操作が苦手な方は、事前にパソコンでグループを作成しておくと良いでしょう。送信手順としては、まずGmailアプリを開き、TOにグループ名を指定します。グループ名に間違いがないか確認した後、「送信」ホタンをタップするだけで一斉送信されます。

iOS端末の場合

iOS端末では、Gmailの連絡先とiOSの「連絡先」を同期するアプリが必要です。「Google Gmail用コンタクト・シンク」などをダウンロードし、グループを同期してください。
グループの作成については、予めパソコンで済ませておくと効率的です。続いてGmailのメールフォームを作成し、宛先にグループ名を指定して送信すれば完了です。

一斉送信ができない理由とは

キャリアによるスパム対策の一環から、Gmailでの一斉送信ができないことがあります。例えば、1日に500通を超えるメールを送信したケースです。受信者側のキャリアが迷惑メール」判断し、送信元のメールアドレスをブラックリストに入れます。ブラックリスト入りしたメールアドレスは、IPアドレスが変わらない限り、メールサーバーに到達した時点で弾かれます。一斉送信はおろか、通常のメールさえ届かなくなるため注意しましょう。このようにブラックリスト入りした状態を“IPアドレスの汚れ”といいます。

Gmail以外の一斉送信方法とは

Gmail以外の一斉送信方法とは

Gmail以外の一斉送信方法として、メーリングリストとメール配信システムの活用が挙げられます。それぞれの特徴とメリットを解説します。

メーリングリスト

メーリングリストは、複数の人にメールを一斉送信する仕組みを指します。専用のアドレスにメールを送信すると、メーリングリストに登録したメンバーに一斉送信されるため、宛先を個別に指定する必要がありません。また受信者の一人がメーリングリスト用のアドレスに返信すれば、管理者と登録者全員にメールが転送されます。この特性を利用することで、メールを介した意見交換や議論が可能です。

ビジネスシーンにおいては、同じ部署内での情報共有に活用できます。「営業部」「プロジェクトメンバー」などのメーリングリストを作成し、それに登録したメンバー全員でメールのやりとりができます。ただし、リストに登録できるアドレス数には限りがあります。サービスで違いこそあるものの、一日に数千、数万通を送信するメルマガ配信などには、不向きな方法といえるでしょう。

メール配信サービス

外部に大量のメールを一斉送信する場合、メール配信サービスの活用をおすすめします。ビジネスシーンでは、Webマーケティングによるメルマガ配信がこれにあたります。基本的な一斉送信の仕組みは、メーリングリストと変わりません。ただし、配信先のクリック数や開封率を確認できたり、HTMLメールをソースを書く事なく作成できるHTMLメールエディタが付属していたり、リストにアドレスだけでなくユーザーの属性情報を付けて取り込み、配信先を属性別にセグメントできたり、時間を置いて段階的にメールを送る事ができるステップメールが利用できたりと、メールマーケティングをサポートする機能を備えます。

例えば、弊社がご提供する配配メールも、メール配信サービスにあたります。リスト別でのグループ配信に加え、顧客一人ひとりの所属、属性に合わせたセグメント配信も可能です。メールの一斉送信においては、BCCやメーリングリストで事足りるでしょう。しかし、メール施策の効果をより高めたいならば、メール配信サービスを活用しない手はありません。

Gmailでメールを一斉送信するならグループを活用!

Gmailでの一斉送信においては、別途作成したグループ宛に送るのが効率的です。誤送信や個人情報漏洩リスクを下げられるほか、宛先を指定する手間も省けます。ただし、先にもお伝えさせて頂いたとおり、スパムメール判定などの理由から、メルマガ配信には不向きです。その場合、配配メールといったメール配信サービスの導入をおすすめします。

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