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メールサーバーとは?メールの送られる仕組みやサーバー別の特徴、違いをご紹介!

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メールサーバーとは?メールの送られる仕組みやサーバー別の特徴、違いをご紹介!

SNSなどさまざまな連絡手段が普及した現在にあっても、やはり業務上の連絡手段としてはメールがよく利用されています。しかし、普段から何気なく利用しているツールですが、メールサーバーの仕組みやなぜメールが送られるのかなど、詳しい内容はわからないという方が多いのではないでしょうか。そこで今回は、毎日のように利用しているメールサーバーの仕組みと、よくあるメール不達時のトラブルについて、その際に発生しやすいエラーメッセージをご紹介します。この構造を最低限理解しておくことで、メールに関するトラブルが発生した際にも慌てず対処できるようにしましょう。

メールサーバーの仕組み

メールサーバーの仕組み

メールサーバーとは文字通り、メールを送信、受信する役割を担っているサーバーのことを指しています。しかしメールサーバーと一言で表されていても、実際にはひとつのサーバーだけで全ての役割を果たしているというわけではありません。複数のサーバーがそれぞれの働きをすることで、ようやくメールが送信、受信できるようになります。具体的には、メールを送信する役割を持ったサーバー、受信する役割を持ったサーバー、そして宛先を特定するためのサーバーが関わりあって機能しています。メールサーバーの仕組みを理解するためには、1通のメールが無事に届けられるまでに、これらのサーバーがどのように連携しているのかを知っておく必要があります。

それぞれのサーバーの役割

メールサーバーの仕組みと構成をご紹介したところで、次にそれぞれのサーバーが担っている役割について、より詳しくみていきます。普段何気なくクリックしている送信ボタンの裏で、それぞれのサーバーがどのような役割を担っているのかを確認してみましょう。

SMTPサーバー

SMTPサーバーは、先ほどの紹介で言うと「メールを送信する役割を持ったサーバー」です。メールソフトなどで作成されたメールは、まずこのSMTPサーバーに送られます。そして後述のDNSサーバーによって送信先のメールサーバーを特定し、そこにメールを転送するまでの流れを受け持っています。
メールサーバーそれぞれの仕組みの中で、SMTPサーバーをわかりやすく表現する例として、郵便局のような役割を担っていると例えることがあります。私たちは手紙を書くと、ポストに投函します。ポストに投函された手紙は郵便局が受け取り、宛先の住所に近い郵便局へと送られます。このように、メールサーバーの中でも送信の部分に関わっているのが、このSMTPサーバーです。
また、メールを1通2通、個別で配信する際には問題にはなりませんが、数千・数万などの大量なメールの件数を配信する場合に、非常に重要になってくるのもこのSMTPサーバーとなります。大量のメールを処理できるスペックがSMTPサーバーに求められます。
さらに、メールの大量配信は、何の対策も講じていないと、迷惑メールと間違われてしまい宛先に正確に届きません。なぜなら、迷惑メールと判定する理由の1つに”単一のIPアドレスからの大量なメール配信”というものがあるからです。そのためにも、このSMTPサーバーを強化して、配信メールを複数のIPアドレスに分散させて配信させる仕組みを持たせるなどの対策が必要になってきます。

このように、メール配信には欠かせないSMTPサーバーですが、大量配信時には特に重要となります。そのため、大量配信に特化したSMTPサーバーを提供するサービスも存在します。
既存システムへ組み込み可能なメルマガ配信・一斉メール配信サービスの『Curumeru(クルメル)』のメールリレーサービスもその1つです。こういったサービスを利用すれば、既存のシステムからメール送信をする際に接続するSMTPサーバーを切り替えるだけで、既存システムを簡単に大量配信に対応させる事も可能となります。

DNSサーバー

先ほども少しご紹介しましたが、DNSサーバーは「送信先を特定する役割を持ったサーバー」です。そもそもDNSは「Domain Name System」の頭文字をとったもので、ドメイン名を管理するために開発されたシステムです。そのため、メールアドレス内の@より後ろの部分(ドメイン部分)から情報を得て、送信先のIPアドレスを割り出すことができます。IPアドレスは、先ほどの郵便局に関連して例えるなら住所のようなものです。SMTPサーバーはメールを送る役割を持っていますが、肝心の住所を割り出すのがこのDNSサーバーです。
流れとしては、ユーザーがメールを作成して送信ボタンを押すと、まずSMTPサーバーに送られます。メールを受け取ったSMTPサーバーは、DNSサーバーに対して「相手のSMTPサーバーのIPアドレスを割り出す」ことを依頼します。この情報をSMTPサーバーが受け取ることで、メールを正確に間違いなく相手へ送信することができます。

POPサーバー

POPサーバーは、「メールを受信する役割を持ったサーバー」です。SMTPサーバーによって送られたメールは、最後はPOPサーバーに届きます。POPサーバー内にはメールアドレスごとにメールボックスがあり、受信するたびにそれぞれのボックスに保管されていきます。ユーザーはメールソフトなどからメールボックスにアクセスし、自分に届いたメールを受け取ることができます。POPの特徴としては、メールのデータを端末にダウンロードするという点が挙げられます。データをダウンロードすることによって、もしオフラインであったとしてもメールを読むことができます。
SMTPサーバーが郵便局だとすれば、POPサーバーは私書箱のようなイメージです。私書箱にはメールが届くたびに蓄積されていき、ユーザーは任意のタイミングでそれを取り出すことができます。また、メールを自室に持ち帰ることによって、私書箱に行くことができないときでも、持ち帰ったメールは内容を読むことができます。

IMAPサーバー

IMAPサーバーもPOPサーバーと同じく「メールを受信する役割を持ったサーバー」ですが、POPサーバーとは違った特徴を持っています。POPサーバーはローカルでメールが管理されるため、受信したメールソフトなどでしか内容を確認することができません。例えば職場のPCで受信したメールは、職場の環境下でないと確認が不可能という状況になります。これに対してIMAPサーバーは、ローカルではなくサーバー上でメールを保管します。そのため、例えば職場のPCでダウンロードしたメールであっても、外出先でスマートフォンから確認する、自宅でタブレットから確認するといったことが可能となります。この例のように、スマートフォンやタブレットの普及によって、IMAPサーバーもよく利用されるようになっています。
IMAPサーバーのメリットとしては他にも、端末を切り替えるときでもメールの転送が非常に楽であることが挙げられます。最新の機種がハイペースで発表されるなかで、このメリットによる恩恵は非常に大きいと言うことができます。

エラーメッセージ

顧客がメールパーミッションを許可しない理由

メールサーバーの仕組みをご説明したところで、次はメール送信時のエラーメッセージについてご紹介します。送信したメールが何らかの理由によって相手に届けられなかったときに、メールサーバーから自動で送信されるメールがエラーメッセージです。「MAILER-DAEMON」や「Mail Delivery Subsystem」から送られてくる英語のメールに、心当たりがあるという方も多いのではないでしょうか。ここにはエラーとなった原因が書かれているのですが、「英語で書かれているために、内容がよくわからない」という場合があるかもしれません。そこで、代表的なエラーメッセージとその対策をいくつかご紹介します。サーバーの仕組みとともにエラーメッセージの内容を確認しておくことで、メール関連での不具合に対処しやすくなります。

User unknown

エラーメッセージの中に「User unknown」という言葉があるときは、宛先のメールアドレスのうち「@より前の部分」が間違っている、あるいはアドレス変更などによって既に使われていない可能性があります。対策としては、再度宛先のアドレスを確認しましょう。単純な入力ミスかもしれません。入力が正しい場合は、メール以外の手段によって正しいアドレスを相手に確認する必要があります。

Host unknown

「Host unknown」あるいは「host not found」という言葉がある場合は、宛先のメールアドレスのうち「@より後ろの部分」が間違っている可能性があります。「User unknown」のときと同様、アドレスを確認しなおしましょう。

Message exceeds maximum fixed size

「Message exceeds maximum fixed size」は、送信したメールの容量が大きすぎる可能性があります。多くの場合は、添付したファイルのサイズが大きすぎることが原因でしょう。圧縮などを試みてみましょう。

先ほど紹介した『Curumeru(クルメル)』のようなメール配信サービスでは、送信時のエラーメッセージを日本語で分かりやすく表示してくれるものもあります。これにより、エラーの内容がアドレス間違いや不正などの永続的な問題なのか、それとも容量不足などの宛先側の一時的な問題なのかを簡単に切り分ける事ができます。サーバー上のメッセージを読み解く事が大変な場合には、こういったサービスの力を借りるのも手でしょう。

まとめ

今回は、メールサーバーの仕組みとエラーメッセージの内容をご紹介しました。メールサーバーを構成するそれぞれのサーバーを理解しておくこと、また主なエラーメッセージの内容を把握しておくことで、メール関係のトラブルが発生したときにも、ある程度の原因が推測できるようになります。メールは日々の業務に欠かすことのできないものですから、正確に理解しておきましょう。

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