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Gmailの振り分け設定方法とは?効率的に整理する方法をご紹介

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Gmailの振り分け設定方法とは?効率的に整理する方法をご紹介

プライベートだけでなくビジネスシーンでも使われることが多いGmail。特にビジネスで利用している場合、社内での業務連絡やお客様とのやりとりなどで日々大量のメールが飛び交います。そんな中、メールチェックの間が空いてしまうと、いつの間にか恐ろしい量のメールが溜まっていたなんて経験はありませんか。この記事では、大切なメールが大量のメールに埋もれてしまうことを防ぐためにGmailでのメールを効率的に振り分ける方法をご紹介します。ビジネススキルアップのために是非お役立てください。

Gmailとは

まず、Gmailについてご紹介します。GmailGoogleが提供するフリーメーリングサービスです。ユーザー数は2019年現在おおよそ15万人いると言われています。メールの送受信の時、メールや添付ファイルに対して自動でウイルスチェックや駆除も行ってくれます。また、POP接続とIMAP接続に対応しています。また、Googleが提供するサービスのGoogle DriveGoogleフォトと合わせて15GBの大容量なのが魅力的なサービスとなっています。

Gmailの振り分け機能

おそらく、この記事を読んでくださっている方の大半は、Gmail以外のフリーメールを使った経験があると思います。その時にふと疑問に思ったことはありませんか。分類するときにフォルダというものが存在しないのです。Gmailではフォルダという概念がありません。フォルダの代わりとして、受信したメールアドレスにラベルをつけることで分類することができます。メールボックス状でメールを確認した上で、ラベルをその都度つけて分類するということができますが、そうすると何度もラベルをつけなければならず手間がかかります。そんな時は、「このメールアドレスにはこのラベル」といったように自動的にラベルをつけて分類することで便利に使えるようになります。

自動振り分け機能を設定する前に

それでは自動振り分け機能の設定方法をご紹介します。が、その前に準備しておきたいことがあります。それは、ラベルの分類です。なんとなくラベルをつけてしまうと、たくさんのメールを分類していくうちにラベルが増えすぎてしまうなど、整理整頓をするために自動振り分け機能を使っているのにも関わらず余計な分類が増えてしまい、散らかったメールボックスになってしまいます。そんな事態にしないために、まず分類する目的を明確にして、どのようなラベルを作るのかを決めましょう。

自動振り分けを設定する流れ

Step1. メールボックスで振り分けるメールを開封する
Step2.「その他」から「メールの自動振り分け設定」を選択する
Step3.「フィルタを作成」を選択する
Step4. 細かい設定をして「フィルタを作成する」を選択し完了

以上が自動振り分けを設定する大まかな流れです。それではより詳しく見ていきましょう。

Step1.メールボックスで振り分けるメールを開封する

事前にどのようにラベルをつけるか決めておくという前提で自動振り分けの設定の方法をご紹介します。まず、Gmailを開きメールボックスを見える状態にしましょう。
(パソコンでの設定方法で説明しますが、スマートフォンの場合はブラウザの下部にあるUIでデスクトップを選択すると同様に設定できますので是非ご活用ください)メールボックスを表示したら、左側にある新規メール作成ボタンの下にある項目のなかから「もっと見る」を選択するとプルダウンされ、「ラベルの管理」や「新しいラベルの作成」が表示されます。それらを選択するとラベルを作成することが可能です。ラベルは10文字以内で記入するとスッキリと収まります。

その上で自動振り分け設定を行いたいメールを選択し、開封します。

Step2.「その他」から「メールの自動振り分け設定」を選択する

開封すると右上部にお気に入りを登録する星のアイコンの横にたてに3つ丸が並んだアイコンがあります。これが「その他」のボタンです。これを選択しましょう。「その他」を選択すると、いくつか項目が表示されますので「メールの自動振り分け設定」を選択します。

Step3.「フィルタを作成」を選択する

「メールの自動振り分け設定」を選択すると、どのアドレスからか、どのアドレスに向けたものか、件名やメール本文に含まれるキーワード、含まれないキーワードなど様々な条件を設定することができます。通常振り分けるためならば、「From」の項目に振り分けたいメールアドレスが記入されていることを確認したら、「フィルタを作成する」を選択しましょう。

Step4.細かい設定をして「フィルタを作成する」を選択し完了

「フィルタを作成する」を選択すると振り分けるための条件などより細かく設定することが可能になります。その設定をする時にチェックしておきたい項目は以下の通りです。

1.受信トレイをスキップする(アーカイブする)
2.迷惑メールにしない
3.ラベルをつける
4.転送する

まず1つ目の「受信トレイをスキップする(アーカイブする)」についてですが、これを選択することで「受信トレイ」の大量なメールに埋もれることなく受信すると同時に指定するラベルに分類することができます。

2つ目の「迷惑メールにしない」は、なにかGmailのなかで規定している迷惑メールに分類するキーワードなどが含まれていた場合でも迷惑メールに行くことを防ぐことができます。

3つ目の「ラベルをつける」ですが、これを選択しラベルを指定しないとラベルで振り分けることができません。ラベルをつけない場合は「メールの自動振り分け設定」で指定したアドレスごとに自動振り分けされてしまいます。これならばメールアドレスでメールボックス内を調べることができるのであまり意味がない自動振り分けになってしましますので注意しましょう。

4つ目の「転送する」は、必ずしも必要かといえばそうではありませんが、転送設定したい時は、自動振り分け設定をする流れのなかで設定できることを覚えておけばとても便利です。

全ての項目をチェックし終えたら最後に「フィルタを作成する」を選択すれば自動振り分け設定は完了です。

フィルタを整理整頓する

自動振り分け設定をしていくうちにラベルの親と子のように関連づけたい場合は、先程も触れた「ラベルの管理」という項目から設定することができるので、ラベルの数が増えてきた場合、「ラベルの管理」を使い整理整頓を徹底しましょう。

より使いやすくするための設定方法

Gmailの振り分けをさらに使いやすくするためには、他にもいくつかコツがあります。ラベルの設定は後から何度でも編集できるので、より自分にとって使いやすいようにカスタマイズしてみてください。

ラベルを色づけする

ラベルに色つけをしておくと、フォルダを直感的に識別できます。ラベルの右側にある「その他」をクリックすると色の候補が現れるので、つけたい色を選択します。ラベルを増やしすぎた場合は、「仕事関係は赤いラベル」「プライベート関係は青いラベル」といったようにジャンルごとに同じ色を設定しておくと、目的のラベルを直感的に探しやすくなります。

ラベルの名前を工夫して並べ変える

ラベルの並べ替えは自動で行われ、ラベルの並び順のルールを知れば意図的に並べ替えることができます。

ラベルは名前の先頭の文字によって並びが決まり、「記号→数字→アルファベット→日本語」の順で表示されるルールになっています。優先順位を他よりも高くしたい場合は、ラベル名の先頭に記号を入れてみてください。

数字をつける場合、「1→2→3→4→5」と一桁台にしていると9件しかラベルの並び順を整えられません。先頭にゼロを入れて「01→02→03→04→05」とすると、二桁台まで並び順を整えられます。

フィルタ設定時に「スター」や「重要マーク」をつける

仕事のプロジェクトごとにラベルをつけたとしても、そのプロジェクトに関連するメールが増えすぎて自分の担当作業に必要なメールが埋没してしまうこともあります。

そんな場合は自動振り分けの詳細設定の際に「スターをつける」「常に重要マークをつける」を選択し、必要とするメールのフィルタリングを行います。こうしておけば、ラベル振り分けからプロジェクトごとのメールを確認できます。加えて、必要なメールはGmailのメインメニューの中の「スターつき」「重要」から探し出すことが可能になります。

Gmailの自動振り分け機能を使いこなしてスキルアップ

今回は、Gmailの自動振り分け機能と設定の方法をご紹介しました。社会人にとって情報を整理整頓することはとても大切なスキルです。メールは特に、ビジネスにおいて重要な情報をやりとりすることもあります。

その情報をきちんと把握しなければ、情報の誤認識などにより顧客や取引先だけでなく、社内からの信頼を失いかねません。これから仕事でGmailを使おうか検討している方も、現在使ってはいるがラベル機能の存在を知らなかったという方も、Gmailの自動振り分け機能はとてもシンプルで設定がとても簡単です。

この機会に是非、使いこなしてビジネススキルのアップを目指しましょう。

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