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自動返信メールを有効に使うためのポイントと注意点

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自動返信メールを有効に使うためのポイントと注意点

ビジネスマンの多くが利用するメールソフトには、自動返信機能が備わっています。何らかの理由でメールの返信ができないとき、あるいは注文や問い合わせを確かに受け取ったことを知らせるときに利用しているという方も多いことでしょう。しかし自動返信機能には、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。また、どのような点に注意して設定すると良いのでしょうか。今回はメールの自動返信機能について、そのメリットと注意点、そして活用事例をいくつかご紹介します。すでに設定して利用しているという方も、今一度見直してみてはいかがでしょうか。

自動返信メールを使うメリット

メールの自動返信機能を設定する前に、まずはどのようなメリットがあるのかを把握しておきましょう。

メール作成や返信の手間が省ける

メールは基本的に用事があって送るものですが、その重要度には差があります。例えば問い合わせや注文を確かに受け取ったという確認メールのために、毎回手作業で文面を入力して送信していては通常の業務に割く時間や労力がなくなってしまいます。業務の効率化や労働生産性の向上に注目が集まっている現在、このようなコア業務以外の作業は極力省きたいものです。しかし、確認メールを送信しないというわけにもいきません。そこで、定型文の返信で十分かつ迅速な返信が望ましい場合には、自動返信機能が最適です。受け手も「相手が確かに受理した」と知ることができれば十分ですので、必要以上に労力を割く必要はありません。

相手の心証を損ねにくい

通常通りに業務を行っていれば、多少の時間はかかったとしてもメールの返信はできるものです。しかし出張でパソコンを触れない、あるいは休暇で業務外にあるという場合には、メールの返信はできずに溜まる一方になってしまいます。

人は、理由も分からずに待たされ続けると不信感を抱いてしまうものです。それが出張や休暇などの正当な理由によるものであっても、相手に伝わっていなければイライラさせてしまいます。次に返信したときには相手が大きなストレスを感じた状態になっているとなれば、今後の仕事にも悪い影響を与えてしまいかねません。

そこで長期的にメールの返信ができないと事前にわかっている場合には、自動返信機能を設定しておくことをおすすめします。返信できないため仕事の話を具体的に進めることができないという状況には変わりがありませんが、相手に自分の状況を伝達することで相手の心証が極端に悪くなることを防ぐことができます。

メールの自動返信機能を使う際の注意点

自動返信機能を設定する際には、いくつか気を付けておくべき点があります。

休暇のため返信できない場合

休暇中は業務時間外ですから、自動返信機能を設定しているという方も多いでしょう。休暇中であるということが先方に伝われば、返信がないことで不安感やストレスを与えてしまいます。より丁寧な対応を心掛けるなら、休暇の期間を返信メールの文面に記載しておくという方法がおすすめです。次に業務が再開される日程が分かっていれば先方も予定を合わせることができますし、与えるストレスもより小さくすることができます。メールの要件が休暇明けの対応で十分な場合はこれで問題ありませんが、緊急である場合には誰かが対応しなければなりません。そのため、自分以外のメンバーに自分宛てのメールが転送されるような設定をしておくと良いでしょう。業務が完全に止まってしまう事態を防ぐことができます。

出張で返信できない場合

出張で返信ができない場合も、休暇のときと同じく次に出勤する日程を相手に知らせるようにすればより丁寧です。出張時は業務時間内ですので、緊急の要件が発生した場合に備えて、緊急連絡先を返信メールに記載しておくことも大切です。実際に連絡が入ることがなかったとしても、万が一に備えているという姿勢を示すことで、相手に大きな安心感を与えることができます。

求人応募に返信する場合

相手は無事に応募できたかを心配に感じているはずなので、確認メールは非常に重要な役割を果たしています。確認できるということが重要なポイントですので、「いつまでに次の連絡をするのか(あるいはしないのか)」という旨を記載しておくとより丁寧です。いつ連絡がくるかもわからずに待ち続ける状態は大きなストレスとなりますので、目安となる期限を伝えるようにしましょう。

自動返信メールのテンプレート

以上に紹介した注意点をふまえて、自動返信メールに登録しておくと便利なテンプレートをいくつかご紹介します。それぞれの状況や内容に合わせて、柔軟にアレンジして登録してみてください。

休暇中を知らせる返信

【例文】
【件名】
◯月◯日~◯日まで休暇のため不在にしております

【本文】
このメールは自動返信によって送信されています。

ご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、◯月◯日~◯日まで夏季休暇をいただいております。
◯日から営業を再開いたしますので、今しばらくお待ちください。

お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、弊社●●まで、ご連絡くださいますようお願い申し上げます。

出張を知らせる返信

【例文】
【件名】
◯月◯日~◯日まで出張のため不在にしております

【本文】
このメールは自動返信によって送信されています。

ご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、◯月◯日~◯日まで出張のため不在にしております。
◯日より出社いたしますので、今しばらくお待ちください。〇日以降に返信させていただきます。

もしお急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、000-000-000(緊急連絡先)までご連絡くださいますようお願い申し上げます。

応募受付を知らせる返信

【例文】
【件名】
【○○(会社名など)】お申し込みありがとうございます

【本文】
〇〇(応募された方の氏名)様

この度は、弊社求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。

ご送付いただきました応募資料をもとに、書類選考をさせていただきます。
選考結果に関わらず〇日以内にご連絡いたしますので、しばらくお待ちくださいませ。

まとめ

すでに利用されていて馴染みがあるという方も、今一度文面などを見直してみると、改善すべきポイントが見つかるかもしれません。自動返信メールの大きな役割のひとつは、相手に不安感やストレスを必要以上に与えないということです。それによって催促や確認のための追加連絡が来ることを防ぐことができ、自分にとっても相手にとっても余計な手間を省くことができるという効果もあります。また自動返信メールの内容ひとつをとっても、休暇の日程や緊急連絡先を記載するなど、より安心感を与えるためのポイントがあります。

大切なのは、そのメールを受け取る相手の立場に立って、自分ならどのように感じるのか、どのような情報が書かれていればより安心して待つことができるのかを考えてみることです。文面が作成できたら、テストとして自分宛てに送ってみるのも良いでしょう。受け取る側の立場に立って、最適な文面を作成しましょう。このような細かな気遣いによって、休暇や出張明けから再開する仕事にも、スムーズに取り掛かることができるようになります。もし現在利用しているメールソフトの自動返信機能では不十分だと感じるようなら、外部のツールを導入してみるのも効果的です。メールに関するさまざま機能を備えたサービスがありますから、検討されてみてはいかがでしょうか。

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