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自動応答(自動返信メール)を有効に使うためのポイントと注意点

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自動応答(自動返信メール)を有効に使うためのポイントと注意点

ビジネスマンの多くが利用するメールソフトには、自動返信機能が備わっています。何らかの理由でメールの返信ができないとき、あるいは注文や問い合わせを確かに受け取ったことを知らせるときに利用しているという方も多いことでしょう。しかし自動返信機能には、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。また、どのような点に注意して設定すると良いのでしょうか。今回はメールの自動返信機能について、そのメリットと注意点、そして活用事例をいくつかご紹介します。すでに設定して利用しているという方も、今一度見直してみてはいかがでしょうか。

自動応答(自動返信メール)とは

自動応答メールとは、あらかじめ設定したテンプレートを使って自動的にメールを返信する機能です。例えば注文が入ったときの受付完了メールや休暇中であることを知らせるメール、商品のレビューがあったときのお礼メールなどが代表的です。一件ずつ対応するのが難しいメールでも、自動応答を設定しておけば迅速に相手にレスポンスできるため、企業ではよく用いられています。

自動返信メールを使うメリット

メールの自動返信機能を設定する前に、まずはどのようなメリットがあるのかを把握しておきましょう。

メール作成や返信の手間が省ける

メールは基本的に用事があって送るものですが、その重要度には差があります。例えば問い合わせや注文を確かに受け取ったという確認メールのために、毎回手作業で文面を入力して送信していては通常の業務に割く時間や労力がなくなってしまいます。業務の効率化や労働生産性の向上に注目が集まっている現在、このようなコア業務以外の作業は極力省きたいものです。しかし、確認メールを送信しないというわけにもいきません。そこで、定型文の返信で十分かつ迅速な返信が望ましい場合には、自動返信機能が最適です。受け手も「相手が確かに受理した」と知ることができれば十分ですので、必要以上に労力を割く必要はありません。

相手の心証を損ねにくい

通常通りに業務を行っていれば、多少の時間はかかったとしてもメールの返信はできるものです。しかし出張でパソコンを触れない、あるいは休暇で業務外にあるという場合には、メールの返信はできずに溜まる一方になってしまいます。

人は、理由もわからずに待たされ続けると不信感を抱いてしまうものです。それが出張や休暇などの正当な理由によるものであっても、相手に伝わっていなければイライラさせてしまいます。次に返信したときには相手が大きなストレスを感じた状態になっているとなれば、今後の仕事にも悪い影響を与えてしまいかねません。

そこで長期的にメールの返信ができないと事前にわかっている場合には、自動返信機能を設定しておくことをおすすめします。返信できないため仕事の話を具体的に進めることができないという状況には変わりがありませんが、相手に自分の状況を伝達することで相手の心証が極端に悪くなることを防ぐことができます。

メールの自動返信機能を使う際の注意点

自動返信機能を設定する際には、いくつか気を付けておくべき点があります。

休暇のため返信できない場合

休暇中は業務時間外ですから、自動返信機能を設定しているという方も多いでしょう。休暇中であるということが先方に伝われば、返信がないことで不安感やストレスを与えてしまいます。
より丁寧な対応を心がけるなら、休暇の期間を返信メールの文面に記載しておくという方法がおすすめです。次に業務が再開される日程がわかっていれば先方も予定を合わせることができますし、与えるストレスもより小さくすることができます。

メールの要件が休暇明けの対応で十分な場合はこれで問題ありませんが、緊急である場合には誰かが対応しなければなりません。そのため、自分以外のメンバーに自分宛てのメールが転送されるような設定をしておくと良いでしょう。業務が完全に止まってしまう事態を防ぐことができます。

出張で返信できない場合

出張で返信ができない場合も、休暇のときと同じく次に出勤する日程を相手に知らせるようにするとより丁寧です。出張時は業務時間内ですので、緊急の要件が発生した場合に備えて、緊急連絡先を返信メールに記載しておくことも大切です。
実際に連絡が入ることがなかったとしても、万が一に備えているという姿勢を示すことで、相手に大きな安心感を与えることができます。

求人応募に返信する場合

相手は無事に応募できたかを心配に感じているはずなので、確認メールは非常に重要な役割を果たしています。確認できるということが重要なポイントですので、「いつまでに次の連絡をするのか(あるいはしないのか)」という旨を記載しておくとより丁寧です。いつ連絡がくるかもわからずに待ち続ける状態は大きなストレスとなりますので、目安となる期限を伝えるようにしましょう。

お問い合わせに返信する場合

お問い合わせメールを確かに受け取ったという要件のメールです。お問い合わせをしたということは、疑問であれ要望であれ自社への何らかの関心がある証拠です。そのような相手に「お問い合わせを受け付けました」というシンプルな返信だけで対応すると、冷たい印象を与えてしまうことになり今後のお取り引きに響きかねません。

丁寧な文章での返信を心がけるだけでなく、お問い合わせフォームに顧客が入力した内容、氏名、連絡先などを、自動返信メールの中に入力することも大切です。顧客自身が入力した連絡先に間違いがないか、どんな文面で問い合わせをしたかなどの確認にもなり、その後のメール返信や電話などの円滑な応対にもつながります。

関連記事はこちらなぜメールの配信でエラーが発生するの?その原因と対処法を紹介!

自動返信メールのテンプレート

以上に紹介した注意点をふまえて、自動返信メールに登録しておくと便利なテンプレートをいくつかご紹介します。それぞれの状況や内容に合わせて、柔軟にアレンジして登録してみてください。

休暇中を知らせる返信

【例文】
【件名】
◯月◯日~◯日まで休暇のため不在にしております

【本文】
このメールは自動返信によって送信されています。

ご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、◯月◯日~◯日まで夏季休暇をいただいております。
◯日から営業を再開いたしますので、今しばらくお待ちください。

お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、弊社●●まで、ご連絡くださいますようお願い申し上げます。

出張を知らせる返信

【例文】
【件名】
◯月◯日~◯日まで出張のため不在にしております

【本文】
このメールは自動返信によって送信されています。

ご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、◯月◯日~◯日まで出張のため不在にしております。
◯日より出社いたしますので、今しばらくお待ちください。〇日以降に返信させていただきます。

もしお急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、000-000-000(緊急連絡先)までご連絡くださいますようお願い申し上げます。

応募受付を知らせる返信

【例文】
【件名】
【○○(会社名など)】お申し込みありがとうございます

【本文】
〇〇(応募された方の氏名)様

この度は、弊社求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。

ご送付いただきました応募資料をもとに、書類選考をさせていただきます。
選考結果に関わらず〇日以内にご連絡いたしますので、しばらくお待ちくださいませ。

お問い合わせ受付を知らせる返信

【例文】
【件名】
【○○(会社名など)】お問い合わせをいただき、ありがとうございます。

【本文】
このメールはお問い合わせフォームよりお問い合わせをいただいた方へ、自動返信によって送信されています。

お急ぎの場合は、お手数ではございますが、弊社コールセンター(00-0000-0000、受付時間/9:00〜20:00)へお問い合わせいただきますようお願い申し上げます。

------------------------------------------------------------------------------------
〇〇 〇〇(問い合わせされた方の氏名)様

以下の内容でお問い合わせをお受けいたしました。
改めて、担当者よりご連絡させていただきますので、今しばらくお待ちください。

<お問い合わせ内容>
お問い合わせ日時 / 20○○年○○月○○日 ○○時○○分
お問い合わせ番号 / ○○○○○○○○○○
お問い合わせ内容 / ○○○○の在庫状況が知りたい
お名前 / 〇〇 〇〇 様
ご連絡先 / 00-0000-0000
------------------------------------------------------------------------------------

※本メールの到着より5営業日をすぎても弊社からのご連絡がない場合は
お手数ではございますが弊社コールセンター(00-0000-0000、受付時間/9:00〜20:00)
にご連絡くださいますようお願い申し上げます。

会員登録完了のお知らせ

【例文】
【件名】
【○○(サイト名など)】会員登録完了のお知らせ

【本文】
このメールは、自動返信によって送信されています。

お急ぎの場合は、お手数ではございますが、弊社サポートセンター(00-0000-0000、受付時間/平日9:00〜21:00)へご連絡いただきますようお願い申し上げます。

------------------------------------------------------------------------------------
〇〇 〇〇(会員登録者の氏名)様

この度は〇〇の会員にご登録いただきありがとうございました。
下記の内容で会員登録が完了いたしましたので、ご案内申し上げます。

■ご登録内容

--------------------------------------

ユーザーID:○○○○
パスワード:xxxxxxxx(個人情報保護のため非表示)
【ログインURL:https://www.△△△△.com】
ユーザーIDとパスワードはマイページにログインする際に必要となりますので、
本メールは忘れずに保管をお願いいたします。

※本メールに覚えのない方は、お手数ですがサポートまでご連絡をお願いたします。
→お問い合わせ 【https://www.△△△△.com】
------------------------------------------------------------------------------------

この度は数あるショップの中から当店をお選びいただきありがとうございました。
ぜひお買い物をお楽しみください。
〇〇様のご利用を心よりお待ちしております。

セミナー申込完了のお知らせ

【例文】
【件名】
【○○運営事務局】セミナーへのお申し込みありがとうございました

【本文】
※このメールは自動返信です。ご返信をいただいても対応できかねますことをご了承ください。

------------------------------------------------------------------------------------

〇〇 〇〇(申込み者氏名)様

お世話になっております。
この度は弊社セミナーへのお申し込みありがとうございました。
下記の内容で参加登録を受け付けましたので、お知らせいたします。

■ご登録内容

--------------------------------------

セミナー名称:
セミナー詳細URL:
【ログインURL:https://www.△△△△.com】
受講料:
開催日時:
会場:
アクセス

------------------------------------------------------------------------------------

ご不明点などありましたらお気軽に弊社〇〇までお問い合わせください。
また、当日にご持参いただく資料のデータを添付してありますので、当日までにご確認いただけますと幸いです。
〇〇様のご来場を心よりお待ちしております。

関連記事はこちらセミナー集客でもう困らない!メールを活用して集客率を上げよう

資料請求完了のお知らせ

【例文】
【件名】
【株式会社○○】資料請求についてのご案内

【本文】
※このメールは自動返信となっております。

------------------------------------------------------------------------------------

〇〇 〇〇(資料請求者の氏名)様

お世話になっております。
この度は資料請求のお申し込みありがとうございました。
資料は本日より〇営業日以内を目安に、下記のご住所宛に送付させていただきます。
少々お時間を頂戴いたしますが、今しばらくお待ちくださいませ。

■資料送付先

--------------------------------------

お名前:
ご住所:

------------------------------------------------------------------------------------

※宛先のご変更やご不明点などがございましたら、下記までお問い合わせください。
メールアドレス:
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

営業時間外のお知らせ

【例文】
【件名】
【有限会社○○】お問い合わせありがとうございます

【本文】
※このメールは自動返信メールです。

〇〇様

いつも大変お世話になっております。
有限会社〇〇の△△です。

お問い合わせを頂戴し、誠にありがとうございます。
恐れ入りますが、本日の営業時間は9:00〜19:00となっております。

お問い合わせについては、翌営業日の回答となりますことをご了承ください。
お時間をいただき恐縮ではございますが、今しばらくお待ちくださいませ。

なお、緊急の場合は下記までご連絡いただけますと幸いです。
緊急連絡先:080-0000-0000

まとめ

すでに利用されていて馴染みがあるという方も、今一度文面などを見直してみると、改善すべきポイントが見つかるかもしれません。自動返信メールの大きな役割のひとつは、相手に不安感やストレスを必要以上に与えないということです。それによって催促や確認のための追加連絡が来ることを防ぐことができ、自分にとっても相手にとっても余計な手間を省くことができるという効果もあります。また自動返信メールの内容ひとつをとっても、休暇の日程や緊急連絡先を記載するなど、より安心感を与えるためのポイントがあります。

大切なのは、そのメールを受け取る相手の立場に立って、自分ならどのように感じるのか、どのような情報が書かれていればより安心して待つことができるのかを考えてみることです。文面が作成できたら、テストとして自分宛てに送ってみるのも良いでしょう。受け取る側の立場に立って、最適な文面を作成しましょう。このような細かな気遣いによって、休暇や出張明けから再開する仕事にも、スムーズに取り掛かることができるようになります。もし現在利用しているメールソフトの自動返信機能では不十分だと感じるようなら、外部のツールを導入してみるのも効果的です。メールに関するさまざま機能を備えたサービスがありますから、検討されてみてはいかがでしょうか。

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