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メール配信の遅延はなぜ起きる?気になる原因と解決方法をご紹介

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メール配信の遅延はなぜ起きる?気になる原因と解決方法をご紹介

メール配信はタイムリーな情報を届けることができる便利な方法ですが、「メールを送信してからお客様が受信するまでの間に遅延が発生して困った」という経験はありませんか?そこで、メールの遅延が発生する原因や対策方法などをご紹介します。

目次

    メールの配信が遅れる理由とは

    メール配信の遅延とは?

    お客様やメルマガの購読者に向けてメールを配信した際、お客様が受信するまでにタイムラグが生じてしまうことがあります。配信する時間を指定しているのに遅延が発生し、日中に届くはずのメールが深夜に届いてしまうケースも多発しているようです。重要なお知らせをメールで配信した際に遅延すると、「今頃メールが届いても遅い!」とユーザーからのクレームに繋がりかねません。また、ショップのタイムセールの告知などは、時間通りに配信し、無事受信することでうまく機能します。その情報が遅れてしまうことは致命的で、利益を落としてしまう可能性も出てきます。

    無料メルマガ配信サービスは特に遅延しやすい

    自社で作成したメールを便利に配信できるメルマガ配信サービスですが、無料で利用できる配信サービスと有料で利用できる配信サービスがあります。個人的な趣味や小規模で配信する場合は、無料のメルマガ配信サービスを利用している方も多いでしょう。しかし、予定よりも数日遅れで配信されてしまうトラブルも起きているようです。システム改善には時間がかかることもあるため、連続してメルマガの遅延が発生し、購読者が離れてしまう要因となってしまいます。

    メールが届く仕組み

    メール遅延の原因について説明していく前に、まずはメールが届く仕組みについてチェックしておきましょう。

    1. 作成したメールを送信する
    2. メールの送信を行うSMTPサーバーへ転送される
    3. DNSサーバーでIPアドレスの確認や問い合わせを行う
    4. メールを受信するための機能を備えたPOP3サーバーへ転送される
    5. ユーザーのPC・スマートフォンなどでメールを受信する

    このように、メールの送信から受信までには、3つのサーバーを経由していることになります。それが問題なくスムーズに行われることで、ユーザーの元へと無事にメールが届けられます。

    メールが遅延する4つの原因

    1. サーバーによる原因

    転送中の処理の遅れ

    送信したメールが大量だと転送できる量をオーバーしてしまい、サーバーの処理が追いつかなくなります。例えば、道路でスムーズに車が流れる交通量に対して、走る車の量が多すぎると、交通渋滞が起きます。それによって車が目的地までの到着が遅れてしまいますが、メールの場合だと一度に送信するメールの量が多いと遅延が生じてしまうのです。

    サーバーやネットワークの不具合

    メールは3つのサーバーを経由することで、送信から受信までが行われますが、いずれかのサーバーに不具合が出てしまったりネットワークに問題が生じたりすると、それが原因となって遅延が生じてしまいます。

    送信先サーバーの制限

    送信先サーバーが送信元のサーバーからの受信をブロックしていると、そもそもメールが届かない可能性があります。
    メールを一度に大量送信したり大容量のファイルサイズの添付ファイルを送ったりすると、送信がブロックされてメールが届かないといった事象が起こることもあります。そのため受信側に負担がかからないように、大量送信が必要な場合は複数回に分けて送信するか、ファイルサイズを抑えた添付ファイルを送るなどの工夫をすることが大切です。

    2. 送信側の問題

    一度に送る件数が多い

    メールを送信する件数が多くなると、そのメールのコンテンツを件数分生成する必要があります。しかし、使用しているメールソフトの性能が低いとコンテンツの生成にも時間を要するので、遅延を招く一因となります。

    ネット回線・機器の性能不足

    メールを一斉送信する際には、それに見合ったネット回線やサーバーなどの性能が必要となります。しかし、ネット機器やサーバーの性能、ネット回線が不足など、メールを送信するための基盤が十分でない場合に遅延が発生することがあります。

    3.受信側の問題

    容量不足

    受信側のメールボックスが容量不足になっていることで受信に時間がかかる場合や、送信側がメールを送信できない可能性もあります。
    どうしてもメールを送信しなければならないときは、受信者側に不要なメールを削除するなどの方法で容量を確保してもらう必要があり、残念ながら送信側だけで解決することは難しい問題であるといえます。

    通信環境

    送信サーバーや受信サーバーには問題がなく、受信側の通信環境が悪いために受信が遅延する場合もあります。こちらも送信側だけで解決することは難しいので、サーバーに問題が見つからないときは受信側に通信状態を確認してもらうことも検討しましょう。

    4. プロバイダーやキャリアによるブロック

    通信制限によって負荷がかかる

    ISP(プロバイダ)によって通信制限も異なるため、送信したメールが受信できる許容量を超えてしまうと、負荷がかかりブロックされることがあります。

    迷惑メールと判断されている

    メールの件名や本文中に迷惑メールで多用されるワード(「出会い」や「当選」など)が入っていると、迷惑メールだと判断されブロックされてしまいます。また、使用されていないメールアドレスがリストに複数残ったままだと、「届かないメール」を送ることになります。それが一定量を超えていると、ISPによってランダムに迷惑メールを送る行為とみなされ、ブロックを受けるので注意が必要です。また、このようなメールを送信することで迷惑メールだと判断されてしまうと、IPレピュテーション(IPアドレスの評価)を下げてしまいます。評価が下がると、受信制限やブロックされるなどのデメリットがあり、メールの遅延だけでなく、ユーザーに届かない可能性が出てきます。

    メールの遅延対策方法とは?

    送信側に原因がある場合

    大量のメールを配信する場合、文書の生成のスピードやネット回線・機器の性能不足によって遅延が出る場合には、ネットの利用環境や使用しているアプリケーション、PCのハードウェアの性能を上げるとよいでしょう。

    受信側に原因がある場合

    受信側のサーバーにトラブルが起きているなど、ハードウェアが原因でメールが遅延するケースもあります。
    送信側に問題が見つからない場合は、メールを送りたい相手に受信側のサーバーに不具合が起こっている可能性を伝えて、トラブルが起きているようなら解消するように依頼しましょう。

    具体的には「受信したメールをサーバーに置く設定」になっていると、特に遅延が起きやすい傾向にあります。受信済みのメールをサーバーに置いたままにする設定が適用されていると、新たなメールを受信するたびに受信サーバーが処理しなければならないメールの量が増えていき、処理時間が増加し遅延の原因になるためです。「受信したメールはすぐにサーバーから削除する」「受信後1日経ったらサーバーから削除する」などの設定に切り替えると、遅延が解消される可能性があることを伝えるとよいでしょう。

    プロバイダやキャリアによるブロック

    送信したメールがISPの通信制限を超え、ブロックされることを避けるには、ISPごとに送信方法を変える必要があります。ただし、この方法は送信先のISPに適した方法を検証していくので、自社対応は難しくなります。これを解決するなら、メール配信サービスの活用や、スムーズな動作が可能となるシステムを導入することで改善が可能です。また、使用されていないメールアドレスへの配信をストップするなら、配信リストからアドレスを削除しましょう。定期的にリストをチェックし、使われていないメールアドレスは削除することで、不達メールの送信を防ぐことができます。

    配信メールが遅延したか調べる

    配信したメールに遅延が発生したら、「どこに不具合があって遅延してしまったのか」を調べることができます。メルマガなどは、配信したメールごとにヘッダーがついており、それには追跡情報が含まれています。まずは、ヘッダーを取得し、特定のツールを利用することで経由したサーバーや配信、転送に関する情報や経過時間をチェックしましょう。

    メール配信サービスで確実に送信しよう

    メールが遅延する原因や、個人で行える対策方法を紹介してきました。しかし、遅延となった原因を1つ解消できても、次にまた遅延が発生した場合、再び原因を探って改善となると、時間や手間が大幅にかかってしまいます。現在のメール配信サービスに不安があるなら、メール配信サービスを利用することがおすすめです。配配メールなら、配信に関する便利な機能やノウハウを蓄積しているので、メールを受信するISPの環境に最適な方法でメール配信ができます。また、現在は利用されていないアドレスを簡単に特定することができるので、不達メールの送信を防ぐことができ、とても便利です。

    メールの遅延は防ぐことができる!

    情報をスピーディーに届けることができるメールですが、使い慣れた便利さがあるがゆえに、遅延による信頼性が低下や損失に繋がります。遅延の原因は、サーバーの不具合もありますが、送信する側で対策をすることで防げます。特に、確実に情報を必要としているユーザーへメールを配信するなら、個人で行えるメール配信サービスでリスクヘッジをするのがおすすめです。また、既存のシステムとメール配信サービスの機能を連携することも可能なので、メールの遅延を防ぐために利用を検討してみてはいかがでしょうか。

    信頼と実績のメール配信サービス配配メール

    記事執筆者紹介

    記事執筆者 山盛 有希子紹介
    山盛 有希子著者山盛 有希子のtwitterへのリンク
    株式会社ラクス 配配メール事業部 企画課 オンラインマーケティングチーム
    メールマーケティングエバンジェリスト

    自動車部品メーカーで広報として3年間従事し、2020年6月にラクス入社。オンラインマーケティングチームに所属し、メルマガ運用やメルラボの企画・コンテンツ作成を担当。社内外向けにセミナーや勉強会を行い、メールマーケティングのナレッジを提供している。

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