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迷惑メールをブロック!リスト分けなど今すぐできる対処方法をご紹介

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知らないアドレスから届いた迷惑メールによるトラブルを防ぐためには、リスト分けなどの対策をすることをおすすめします。また、意図せずに「配信したメルマガが迷惑メールになっていた!」という事態を避けるためのポイントも紹介します。

迷惑メールの種類と届く理由

迷惑メールとは?

パソコンやスマートフォンでメールを使用していると、不要なメール、受け取りたくないメールが届くことがあります。勝手に届いてしまうこの迷惑メールは「スパムメール」と呼ばれ、サービスの宣伝や勧誘、詐欺を目的とした架空請求、ウイルスに感染するものなど、悪質なものが増えています。また、迷惑メールは社会全体で大きな動きがあった時にも、出回りやすい傾向があります。例えば、テロや地震のような災害発生時やオリンピックなどの大きなイベントがある時など、紛らわしいデマ情報や詐欺行為を目的として迷惑メールが届くこともあります。

なぜ迷惑メールが届くのか

迷惑メールが届く原因ですが、メールアドレスを登録したショッピングサイトなどが情報漏えいをしてしまった場合を思い浮かべる方が多いでしょう。しかし、個人のメールアドレスを収集する業者によって、迷惑メールの送信元へメールアドレスのリストが渡ることがあります。それだけでなく、出会い系サイトや懸賞サイトを利用すると、メールアドレスが流出する可能性が高くなります。メールアドレスがシンプルな場合も、無差別送信の迷惑メールが届きやすい原因のひとつとなるので、注意しましょう。

今すぐできる対策方法

迷惑メールを受け取らない方法

メールアドレスを使い分ける

仕事で取引先や、お客様とやり取りをしているメールアドレスと、会員制サービスの登録をするメールアドレスを区別して使用します。登録に利用するアドレスは、もし迷惑メールが届いた場合でもすぐに利用が停止できるフリーメールを準備しておきましょう。

必要以上にメールを公開しない

会社で利用しているメールアドレスは、自社サイト内やFacebookなどのSNSで公開しているというケースも多いかと思います。これは必要に応じた公開ですが、可能な限り、不用意にメールアドレスを公開することは避けるようにしましょう。

フィルタリングサービスを利用する

フィルタリングサービスでは、プロバイダなどによってサーバーに届いた迷惑メールを自動でブロックし、フォルダへの受信を防ぐことができます。他にも、セキュリティ対策ソフトを利用して迷惑メールを排除する方法などがあります。

迷惑メールを受け取ってしまった時は?

もし迷惑メールを受信してしまった時には、適切に対処することでトラブルを防ぐことができます。その対処方法についてチェックしていきましょう。

開封せずに削除

身に覚えのないアドレスからのメールや怪しい件名の迷惑メールが届いたら、大前提として開けずに削除するのが一番良い対処法です。明らかに迷惑メールと判断できるなら、すぐに削除して開封しないようにしておきましょう。

開封確認メールを送信しない

もし迷惑メールを開いてしまった場合、「開封確認メッセージを送信しますか?」などの文言が表示されるケースがあります。これは、無差別に迷惑メールを送信した際に実在するアドレスかを確認するための手段として使われています。このような文言が表示されても、メッセージを送信しないよう注意しましょう。

添付データ・URLを開かない

迷惑メールの中には、画像など添付データやURLが貼られていることがあります。迷惑メールを開いてしまった時に、そのようなものがあっても、添付データやURLには一切触れず、すぐに削除しましょう。

PC設定で迷惑メール対策をしてブロック

迷惑メール対策機能を活用する

メールソフトに備わっている「迷惑メール対策機能」を利用することで、受信したくない迷惑メールをブロックすることができます。詳細や設定は使用しているメールソフトによって異なりますが、セキュリティレベルを「低・高」から選べる場合、「高」にすることで怪しい迷惑メールの大半を別フォルダへ自動的に振り分けることができます。また、特定のキーワードが含まれるメールが届いた際に、迷惑メールと認識されたら自動的に別フォルダへ振り分ける機能もあります。これは、「出会い」「広告」など、迷惑メールで多用されているキーワードを自分で設定しそれを含むメールは指定したフォルダへ移動させることができるというもので、一般メールと区別することが可能です。

注意したいこと

セキュリティレベルで迷惑メールを振り分ける場合、まれに一般メールも迷惑メールと認識されてしまうケースもあります。そのため、チェックを兼ねて定期的に迷惑メールのフォルダを確認するようにしましょう。

特定のアドレスからのメールをブロック

特定のメールアドレスの受信を拒否したい場合には、受信拒否リストにアドレスを登録することで、完全にブロックすることができます。その他に、ドメイン名(メールアドレスの@以降の文字)を指定することで、同じドメイン名から届いたメールを一括ではじくことができるので便利です。

受信OKのアドレスはセーフリストへ

知人や職場関係者などから届く一般メールですが、確実に受信したいなら「差出人セーフリスト」などに登録しておくことをおすすめします。「迷惑メールと紛れてフォルダ分けされてしまった!」と、メールを見逃してしまうことを防げます。

迷惑メールと勘違いされる!?メルマガを正しく配信しよう

マーケティングなどの目的で、メルマガを配信しているお店や会社は数多くあります。しかし、「メルマガは迷惑メールじゃないから大丈夫!」と思っていても、気づかずに迷惑メールになっていることもあります。そこで、迷惑メールとなってしまう原因や、対策方法をお伝えします。

迷惑メールだと思われてしまうものとは?

メール作成に原因がある

お客様に配信したメールの件名や本文中に、アダルトメールや詐欺メールでよく使われているワードを含んでいると、迷惑メールだと認識されることがあります。また、メール全体の3割以上が画像データの場合や、リンク先が不明な短縮URLを貼りつけなどは、迷惑メールでよくある特徴です。「送信しているメールは大丈夫かな?」と気になるなら、一度チェックしてみるといいでしょう。

送信システムに問題があることも

意図せずに送信したメールが迷惑メールと認識され、迷惑メール相談センターなどに「迷惑メール報告」されるケースもあります。その報告数が増えると、送信サーバーの評価を下げてしまい、メールが届かない・迷惑メールと認識されてしまいます。

迷惑メールにならないための3つの対策

お客様やその情報を必要している人にメールを確実に届けるためには、送信したメールが迷惑メールにならないよう対策をすることが大切です。

1. 受信する側の受信設定

ユーザー側がメールの受信を希望しても、受信設定によっては迷惑メールとしてはじかれてしまうことがあります。メルマガなどを配信する際には、事前にドメイン情報の登録をし、受信できる環境にするよう促しておきましょう。

2. 配信リストをアップデート

メールを送信する対象者を登録している配信リストは、定期的にアップデートを行うことも大切です。リスト内に現在は使われていないメールアドレスがあると、メール送信ごとに配信エラーを繰り返してしまいます。迷惑メールを送信していると評価される可能性もあるので、リストはしっかり管理しましょう。

3. 受信希望者のみに送信する

メルマガや広告目的のメールでも、ユーザーが受信を希望している場合には迷惑メールにはなりません。しかし、以前の知人や職場関係者などに同意を得ないで送信すると、迷惑メールとなってしまいます。ユーザーから、メール受信を認められていない時は、不用意なメール送信を行ってはいけません。

迷惑メールの仕組みを理解して対策をしよう

意図せずに届いてしまう迷惑メールですが、その仕組みや対処・対策方法を知ることで、トラブルを避けてメールを利用することができます。また、メールやメルマガを配信する際には、受け取る側にとって不快な迷惑メールとならないようなメール作成や、配信環境を整えることが求められます。様々な機能によって配信環境の整ったメール配信サービスを利用すれば、「配信メルマガが意図せずに迷惑メールになってしまった!」というケースを防ぐことができます。マーケティングや顧客維持など、メルマガ配信によって成果を出すために、改めてメールの送受信についての認識をチェックしておきましょう。

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