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メール配信における、TO/CC/BCCの正しい使い分けとは?意外と知らないビジネスマナー

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誰かにメールを送信する場合、宛先には相手のアドレスを入力します。このとき、一般的には宛先の設定は「TO」になっていますが、これ以外にも「CC」「BCC」というふたつの設定があります。これらはそれぞれに意味があり、ひとりだけにメールを送る場合には問題ありませんが、複数人に同時にメールを送信する場合にはしっかり使い分けないとトラブルの原因になります。特にビジネスの場面では、大きな問題に発展することもあるので注意が必要です。
そこで今回は、「TO」「CC」「BCC」のそれぞれの設定の意味や、その使い分けなどについてご紹介します。

「TO」「CC」「BCC」のそれぞれの特徴とは?

「TO」「CC」「BCC」には明確な違いがあるため、複数人に同時にメールを送信する際には間違えないように注意しなければなりません。それぞれの設定の特徴は、以下のとおりです。

TO

「TO」には宛先という意味があり、そのメールのメインの送り先を示しています。TOに指定されている人に向けてのメールであるため、ビジネスメールにおいては指定されている人に返信の義務があります。仮に複数人が指定されていれば、指定されている人すべてに返信の義務があります。
TOに指定されているメールアドレスは、すべての受信者が確認できます。社内に向けてのメールであれば問題ありませんが、社外の複数の人にメールを送る場合にTOに指定すると、知らない人同士でもメールアドレスが表示されるので個人情報が流出する危険性があります。そのため、社外の複数人に対するメールの場合は、TOに指定しないようにしましょう。

CC

「CC」はカーボンコピー(Carbon Copy)の略で、複写という意味があります。あくまでもメインはTOに指定されている人で、CCに指定されている人は「念のために確認してほしい人」という意味合いになります。ビジネスメールの場合は、CCには同時に知らせておきたい上司などを指定することが多くあります。上述したようにあくまでもメインはTOに指定された人なので、CCに指定された人には返信の義務はありません。また、TOに指定されている人がCCに気づかないこともあるため、CCに指定する場合は本文中の宛名に「(CC:◯◯様)」と明記しておくとよいでしょう。
TOと同じくCCに指定したアドレスもTOやCCに指定された人から確認できるので、複数人に同時に送る場合には注意が必要です。

BCC

「BCC」はブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の略で、基本的にはCCと同様に複写の扱いとなります。CCとの大きな違いは、BCCに指定されたメールアドレスはTOやCCに指定された人からは見えないということです。そのため、TOやCCに指定した人に隠したい宛先がある場合や、社外の複数の人に同時にメールを送りたい場合などに利用されます。例えば、取引先へのメールを念のため上司にも送りたい場合などがあてはまります。

BCCで一斉送信する場合の注意点

BCCは他の受信者にメールアドレスが表示されないということから、複数人に一斉送信する場合に便利です。しかし、BCCでの一斉送信にはいくつか注意すべきことがあり、理解せずに利用しているとトラブルを招く恐れがあります。BCCでの一斉送信の注意点としては、以下のようなものがあります。

メールが届かない

BCCで一斉送信する人数が多いと、メールが届かないケースがあります。これには、「IPアドレスの汚れ」が関係しています。
メールサーバーには、それぞれIPアドレスが割り当てられています。同じメールサーバーからメールを送信する場合、IPアドレスは同じものが使われることとなります。この同じIPアドレスから複数のメールが一斉送信されるということ自体が、問題の原因となります。
個人メールなどで数通を同時送信する程度であれば、何も問題はありません。しかし、メールマガジンなどで数十、数百、数千と大量のメールをひとつのIPアドレスから一斉送信すると、受信元のプロバイダやキャリアは迷惑メールだと判断して受信ブロックする可能性があるのです。インターネットやパソコン、携帯電話などが普及した結果、迷惑メールの数が非常に多くなっているためプロバイダ側も対策を施しています。ひとつのIPアドレスからそれだけのメールが送信されることは通常考えにくいため、こうした判断がくだされるのです。
最初はブロックされなくても、大量送信を繰り返しているとプロバイダやキャリア側から迷惑メール業者だというレッテルを貼られてしまうこともあります。こうなるとそのIPアドレスからのメールは一斉送信だけでなく通常のメールもすべてブロックされてしまうことがあるため、注意が必要です。

個人情報が漏洩する可能性

個人情報の漏洩は、昨今ニュースなどでも取り上げられるほど大きな問題となっています。顧客の情報を取り扱う会社にとって、個人情報の漏洩は起こしてはならない問題です。
BCCでの一斉送信の場合、受信者同士でメールアドレスが確認できないため漏洩の心配はないと思われがちです。しかし、BCCの一斉送信でも個人情報漏洩のリスクがあります。この原因は単純で、BCCに入れるべきアドレスをTOやCCに入れてしまうというもの。単純なミスなので「そんなことうちは絶対にしない」と思う方もいるかもしれませんが、実際にこうしたミスによる個人情報の漏洩は多く発生しています。宛先の入力を人間が行っている以上、ヒューマンエラーが発生する可能性は必ずあるので、その点には留意しなければなりません。

メールを送信する際には宛先の設定の使い分けと、リスクの認識が大切

普段何気なく送信しているメールですが、ビジネスの場では「TO」「CC」「BCC」の宛先設定をしっかりと使い分けることが大切です。これができていないと、ビジネスマナーとしては失格といえます。
また、メールを大量に一斉送信する場合には、そのリスクについても理解することが大切です。メールの一斉送信によって思わぬトラブルを招く恐れもあるので、事前にしっかりと可否について検討しておきましょう。メールマガジンなど定期的に大量に一斉送信を行うことがわかっている場合には、メール配信システムなどを利用するとこうしたリスクを回避できます。

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