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メルマガはテンプレート化すべき?テンプレート化する際に知っておくべきこと

提案書や報告書、契約書のようにある程度文面が定まっている文書を作成するとき、パソコンの扱いに慣れていてもゼロから打ち込んでいると多くの時間がかかります。そんなときに活用できるのが、テンプレートです。会社で用いられる書類には、多くの場合でテンプレートが用意されています。
テンプレートは、書類にだけでなくメルマガにもあります。そこで今回は、メルマガでテンプレートを活用する際に覚えておきたいメリットや注意点、テンプレートで有効活用できる装飾などについてご紹介します。

テンプレートを利用するメリット

メルマガでテンプレートを活用するメリットとしては、主に以下の3つがあげられます。

情報がどこにあるのか分かりやすくなる

テンプレートを利用すると、毎回決まったレイアウトでメルマガを作成することになります。配信する側がどこに何を書けばよいのか分かりやすいのはもちろん、読者側も毎回同じレイアウトであるためほしい情報がどこに書かれているのか分かりやすくなります。こうした分かりやすさは読みやすさに直結するため、読者の満足度も向上します。

「変化」が分かりやすい

レイアウトが毎回同じということは、いつもと違った箇所があれば目立つということでもあります。特別知らせたい情報の色を変えたり装飾の形を変えたりすると、ひと目で分かりやすくなります。ただし、あまりにも使い過ぎるとその変化もテンプレートになってしまうため注意が必要です。
変化が分かりやすいということは、効果検証がしやすいことにもつながります。テンプレートの一部を変更してユーザーの反応が変わった場合、変更した部分に対する反応であること分かります。こうして反応をみながらマイナーチェンジを繰り返すことで、よりよいメルマガを作り上げることができます。

作業効率の向上

ルマガを配信する側からみたテンプレート化の大きなメリットは、作業効率の向上です。この効果は、テンプレート本来の機能であるといえます。毎回用意されているレイアウトに従って入力するだけでよいので、一から打ち込むのに比べて早くメルマガを作成することができます。

メルマガをテンプレート化する場合の注意点

メルマガのテンプレート化には、配信側・読者側ともにさまざまなメリットがあります。しかし、それと同時に注意点もあり、テンプレートを活用するためにはどちらも理解しておくことが大切です。

テンプレートの注意点としては、レイアウトをある程度定めているがゆえに融通が利きにくいという点があげられます。また、上述したように特別な情報を記載する際などまれに変化をつけるのは効果的ですが、それが何度も続くとテンプレートを使う意味が薄れてしまいます。
さらに、「機械的でつまらない」という印象を与えてしまう可能性もあります。テンプレートのデザインは、メルマガによってさまざまです。自社で作成している場合もあれば、自社以外で作成されたものを流用している場合もあります。そうしたテンプレートのデザインが配信するメルマガに合っていない場合や読みにくい場合、シンプル過ぎる場合などでは、「機械的」「つまらない」という印象になりかねません。

目的によって変わるメルマガの構成

メルマガを配信する目的は、大きく分けてふたつあります。それぞれで構成が異なるため、テンプレート化する際にはどちらのメルマガであるかも考慮しなければなりません。
ひとつは、読者を特定のWebページに誘導するためのメルマガです。例えば、キャンペーンページへの案内や期間限定品の案内などで利用されます。このタイプのメルマガでは、最後に誘導先のURLを掲載し、そこをクリックしてもらうのが目的です。そのため、メルマガを開いた時点で誘導先のURLが見えるくらいの文量が理想的です。
もうひとつは、読んでもらうこと自体が目的となっているメルマガです。自社への理解を深めてもらいたい場合や、テーマに沿って定期的に配信する場合などで利用されます。この構成のメルマガは必然的にコンテンツの数が多くなるため、目次を設置するなど分かりやすくする工夫が必要です。

テンプレートを有効活用するための装飾

特定のページに誘導するためのメルマガも読み物としてのメルマガも、単にレイアウトを一定にするだけでは効果は得られません。それどころか機械的な印象になり、読んでもらえなくなることもあります。しっかりとメルマガの目的を果たすためには、それぞれの目的に合わせた装飾をレイアウトに含めることが大切です。

特定のページに誘導するためのメルマガの場合、最も装飾すべきはURLです。URLをクリックしてもらわなければメルマガの目的を達成できないため、ひと目で分かるように記号で囲むなどの装飾が必要です。また、読みやすさという観点から、リード文とコンテンツ本文を区切るために見出しを装飾するのも効果的です。

読み物としてのメルマガの場合、必然的にコンテンツが長くなります。そのため、ひと目でメルマガ全体の内容を把握することはできません。この問題を解決するために、前項では目次をつけることをおすすめしました。読み物としてのメルマガで最も装飾すべきは、この目次です。目次に注目することで自然にメルマガ全体の内容を把握することができ、最後まで読んでもらいやすくなります。また、コンテンツが多くなるということから、それぞれを区切るために見出しの装飾も重要です。

コンテンツを装飾する際の注意点

コンテンツを適切に装飾すると、メルマガが読みやすくなったり機械的な印象が薄れたり、読者の満足度を向上させることができます。なお、コンテンツを装飾する際には以下の点に注意が必要です。

メールの表示幅と装飾の幅

見出しやURLなどを強調するために、前後や上下に記号を配置するのは基本的な装飾です。しかし、この配置する記号の数が多くなるとメールの表示幅を超えてしまい、デザインが崩れる可能性があります。装飾をする場合には、デザインが崩れない範囲で行う必要があります。

文字化けの可能性

データ化された文字には、文字コードというものがあります。パソコンやスマホなど環境によっては表示できない文字コードがあり、それらをテンプレートの装飾に使用すると表示できない環境には毎回文字化けしたメルマガが送られることになります。読者を不快にさせる大きな要因となるため、文字コードには注意が必要です。

いくつか注意点はありますが、メルマガをテンプレート化するメリットは大きいといえます。これからメルマガの配信を始める、または今あるメルマガを改善したいという場合には、ぜひテンプレートを使用してみてはいかがでしょうか。

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