メールディーラーとは、クラウド型のメール共有管理システムです。info@やsales@といった代表メールアドレス宛に届くメールや問い合わせをチーム全員で共有・管理することで対応漏れや二重対応などを防ぎ、業務効率化や顧客満足度向上を実現します。
代表メールアドレスに届くメールや問い合わせを複数人で分担して対応する際に、「メールの対応状況がわからない」「対応状況の管理が大変…」といったお困りごとを抱えた企業が数多く導入しています。
この記事では、メールディーラーの機能や使い方、料金、解決できる課題について紹介します。

メールディーラーとは

メールディーラーは、メールマーケティングサービス「配配メール」を提供する株式会社ラクスが開発・販売するクラウド型メール共有管理システムです。

先述の通り、info@やsales@といった代表メールアドレス宛に届くメールや問い合わせを複数人で効率的に対応できるようにするシステムで、利用者全員のメールや問い合わせの対応状況が見える化されます。だれが、いつ、どのように対応したかをリアルタイムに確認できるため、対応状況を口頭やメール、チャットで確認したり、管理シートを作らずとも、対応漏れや遅れ、二重対応を防止することが可能です。

配配メールが、メール配信によって売上をつくる「攻め」のツールとすると、メールディーラーは受信したメールをミスなく対応する「守り」のツールと言えます。

メールでの発信という「攻め」だけに注力するのではなく、メールを受け取り、その対応を行う「守り」の体制も整えることは、企業の生産性を高めるうえで非常に重要です。

メールマーケティングツール「配配メール」の詳細はこちら

メール共有・管理システム「メールディーラー」の詳細はこちら

次章からメールディーラーの提供会社や導入実績について詳しくご紹介していきます。

参考：https://www.maildealer.jp/column/tool/maildealer.php

メールディーラーで出来ること

メール共有・管理システムと言われても、何ができるシステムなのかイメージできる人は少ないでしょう。実際にメールディーラーを利用すると、どのようなことができるようになるのかを解説していきます。

対応漏れ・見落としを防止できる

メールディーラーは、メールや問い合わせの対応漏れや重要メールの見落としを防止できます。

なぜ防止できるのか

• メールごとに担当者を設定することが可能
• 担当者の対応状況の見える化が可能

後段で詳しく解説していきますが、メールディーラーでは、メールや問い合わせの状態に合わせ、自動で対応状況別のタブに振り分けられます。加えて、メールごとに担当者を設定することができるため、未対応のまま忘れられることはなくなります。

誤送信を防止できる

メールディーラーは、人的ミスによる誤送信を防止する機能を多数搭載しています。

防止できる理由

• 宛先や添付ファイルのセルフチェックの義務化が可能
• 宛先と宛名があっていない際、警告を表示し注意喚起することが可能
• 送信内容のダブルチェックを簡単に依頼が可能

標準搭載機能以外にも誤送信防止やセキュリティ対策に特化したオプションがあり、自社の状況にあわせて選択できます。

複数窓口を一元管理

メールディーラーは、メール・電話応対・LINE・チャット・各種モールメッセージを一元管理できます。

解決できる理由

• メール / 電話応対 / LINE / チャット / 各種モールメッセージの対応状況を管理することが可能
• 顧客データと紐づけることでチャネルをまたいだ履歴の確認することが可能
• 受注管理システムやCRMとの連携が可能

複数のチャットツールに別々にログインする手間を省き、業務効率を改善することができます。ツールを一本化することで結果的にミスの防止にもつながるでしょう。

二重対応を防止

メールディーラーは、複数人でメール対応を行うことによって発生する、二重対応を防止できます。

解決できる理由

• メールの対応状況をリアルタイムで共有が可能
• メールごとに担当者を設定が可能
• 対応中のメールはほか担当者が対応できないようロックが可能

リアルタイムで対応状況が共有されるので、口頭での引継ぎやExcelなどで管理をする必要がなくなります。結果として他のリアルタイム反映が難しい管理ツールでは防ぎきれないエラーも予防することが可能です。

属人化を防止

メールディーラーは、複数人での対応状況をリアルタイムで確認することができるため、担当者ベースでの管理状態を脱することができます。

そのため担当者自身が見落としてしまっていたとしても、他のメンバーや上司が気づける状況を実現できるシステムになっています。

解決できる理由

• 担当者・チャネルをまたいだ過去の対応履歴をワンクリックで確認可能
• メールごとにコメントで対応方針を記録可能
• テンプレートや社内Q&Aで担当者全員がノウハウを共有可能

メールディーラーで解決できる課題と解決法は、下記のページでも詳しく解説しています。

メールディーラーで解決できる課題一覧

メールディーラーの基本機能と使い方

ここからはメールディーラーの基本機能と使い方について解説していきます。

対応状況管理

メールディーラーの主要機能に、メールの対応状況を管理できる「対応状況管理」という機能があります。

対応状況管理機能は、メールの返信作業の対応状況（ステータス）を自動的に変更していきます。メールの一覧画面が対応状況ごとのフォルダに分かれており、メールが自動でフォルダを移動します。そのため、新着のフォルダにメールがあると未対応という判断を下せるため、対応漏れを予防できます。

・ステータス

新着　　　　＝　対応未着手のメール
返信処理中　＝　開封し、返信を作成している受信メール
対応完了　　＝　返信が完了したメール

これらのステータスは、変更可能となっているため、企業毎にカスタマイズが可能です。

担当者振り分け

メールディーラーには、メールごとに担当者を設定できる「担当者振り分け」という機能があります。

担当者があやふやなままメールが埋もれてしまうのを防ぐだけでなく、どのメールに誰が対応しているかを利用者全員が確認できるため、対応漏れが発生する可能性が下がります。また、前述の二重対応を防止する機能や、管理者が担当者を一括で設定したり、設定された担当者に通知を飛ばす機能もあるため、部下の業務管理においても非常に有効です。

対応履歴

メールディーラーでは、担当者・チャネルをまたいで過去の「対応履歴」を確認することが可能です。

メールアドレスをワンクリックすると、そのメールアドレスとの対応履歴が時系列で一覧表示されます。アドレスが複数ある場合も、紐づけて管理することが可能です。

これまでの対応履歴を確認できることで、担当者変更の際もスムーズに引継ぎを行うことができるようになります。

申請・承認（ダブルチェック）

メールディーラーには、送信メールの内容を第三者に確認依頼する「申請・承認（ダブルチェック）」機能があります。

承認フローは自由に設定でき、状況に応じて選択することができます。また、新人には承認を必須化するといった権限設定も可能です。承認者に便利な機能も多数搭載しており、修正箇所にコメントを入れて返却したり、修正箇所を確認する機能があります。

誤送信や、誤字脱字、内容の不備を予防することができるため、クレームの予防につながるでしょう。

集計レポート

メールディーラーには、期間、担当者、返信時間、内容などメールをさまざまな指標で集計・分析できる「集計レポート」機能があります。

受付期間、担当者別、問い合わせ内容別、電話での応答時間などさまざまな形で対応状況を細かく集計・分析をすることが可能で、レポート機能で時間をかけずに正確な分析結果を出すことができます。業務の見直しやFAQページの拡充に役立てられるでしょう。

その他の機能

メールディーラーには100種類以上の機能が搭載されています。自社の運用に合わせて機能を追加・削除してカスタマイズ可能です。

• 優先順位を見える化、認識を共有できる「ラベル機能」
• 受信メールにメモを記入、「コメント機能」
• 相手がメールを開封した際に、通知が受け取れる「開封通知機能」
• よく使う返信文をひな形として登録「テンプレート機能」
• よくある疑問と解決方法の共有ができる「社内Q＆A機能」

詳しくは機能紹介ページをご覧ください。。

メールディーラーの導入事例

実際に、導入企業がどのような目的で導入し、どのような成果に繋げているのかを見ていきましょう。

顧客対応でファンを生み出す「感動体験」とは

ヤッホーブルーイング社では、お客様の期待を超えた対応を行い、感動をもたらすことを「感動体験」と呼び、さまざまな取り組みを実施しています。

カスタマーサポート部門（おもいやり隊）では、お客さまからのお問い合わせ時に、単に回答をするのではなく、お客さまに対して「感動体験」をいかに提供できるかを常に意識しているそうです。

誰でもできるような作業はメールディーラーで自動化させ、生まれた時間を本来かけるべき業務に充てる。このように、顧客満足度を高めるための仕組みをしっかりと作ることで、お客さまに寄り添った＋aの対応を実現しているとのこと、顧客志向の素晴らしい取り組みです。

対応漏れに気づくのはお客様…抵抗を乗り越え効率化を実現

リンク社のセールス部隊では、それぞれが個人メールアドレスでお客様とやりとりをしており、案件が増えていくにつれて、メールの見落としの発生頻度が増えていきました。

対応が埋もれてしまったことに気が付くのは、再度そのお客様からの問い合わせがあった時だったそうです。

そんな状況に課題を感じ、共有メールアドレスに抵抗がありつつもメールディーラーを導入し、メールとセールスのタスク状況の見える化を実現しています。

メールディーラーは様々な業界の企業に導入されています。導入事例も数多く掲載されているので、自身に近い業種の導入事例を参考にしてみてはいかがでしょうか

メールディーラーの事例一覧はコチラ

メールディーラーの料金プラン・オプション

メールディーラーのプラン毎の違いと、料金体系を見ていきます。

	スタンダード	プロ
月額費用	35,000円	150,000円
初期費用	50,000円	150,000円
容量	20GB	100GB
ユーザー数	10ユーザー （最大30ユーザー）	30ユーザー
保存通数	約200万通	約1,000万通
メールボックス数	1個 （最大5個）	5個
閲覧制限	△ ※メールボックス追加で可能	〇
提供形態	共用サーバー	専用サーバー

※メールボックスを追加する場合には、メールボックス1個あたり20,000円/月で追加可能です
※ユーザー数を追加する場合は、10ユーザー毎に10,000円/月で追加可能です
※最低利用期間はスタンダードプラン6カ月、プロプラン12カ月です

料金についてのQ&A

メールディーラーの料金についてよくある質問を一部見ていきましょう。

無料トライアルはできますか？

メールディーラーは、無料トライアルが可能です。

無料トライアルは、フォームより申し込みが可能です。無料トライアル期間の終了後に、自動的に課金されることはありません。

支払い方法は何がありますか？

メールディーラーの支払い方法は、口座振替による支払いのみとなっています。

メールディーラー導入の流れ

最後にメールディーラーをどのようにして導入するのか一連の流れを見ていきましょう。

①　お問い合わせ（資料請求）
②　お打ち合わせ
③　トライアル
④　契約・環境発行
⑤　利用開始

① 問い合わせ（資料請求）

まずは問い合わせを行い、製品資料を見ていきましょう。

メールディーラーの製品資料には、機能や特徴、導入によって解決できる課題、サポート体制、詳細な料金プラン、導入実績などがまとまっており、検討に必要な情報を得ることができます。

メールディーラーの詳細資料はコチラ

② 打ち合わせ

問い合わせ後、メールディーラーの営業担当者から連絡が届き、打ち合わせを行います。現在の運用や課題を共有し、メールディーラーでの運用イメージを具体的にしていきましょう。

トライアルを行うためには設定が必要であり、提供期間も決まっています。事前に打ち合わせを行うことで、具体的なイメージをもとにスムーズにトライアルをはじめることができます。

③ トライアル

トライアルでは、契約後も利用できる本番環境を利用可能です。実際にメールの受信設定を行ったり、送受信をしたりなど、実際に導入した時の運用を体験することができます。

本番環境を利用したトライアルは、契約後にそのまま環境を引継いで使うことができるため、導入後のギャップが発生する可能性も抑えることが可能です。

操作感を確認したいという企業さまにはデータがすでに入っている設定不要なデモ環境の提供も可能です。試したい内容によって本番環境か、デモ環境かを選ぶことをおすすめします。

メールディーラーの無料トライアルはコチラ

④ 契約・環境発行

運用面や契約プランについて問題がないようであれば、申込書を記入し、契約完了です。

申込書受領後、最短3営業日でログイン情報が提供されるので、すぐに利用を開始できます。また、利用開始日は調整可能なため、落ち着いた月末から開始したいなどの要望があれば、担当者に伝えましょう。

⑤ 利用開始

ログイン情報が届き次第、初期設定とユーザー登録をしましょう。

導入設定から運用定着まで、電話やメールにて専任スタッフがサポートしてくれます。

課題解決や運用相談、運用事例のご紹介など、自社の運用に合わせて最適な運用方法の提案を受けましょう。

運用開始後も、ご利用者さまであればサポートセンターに連絡することが可能で、契約および運用状況を確認しながらサポートスタッフが案内をしていくため安心して活用ができるでしょう。

まとめ

今回は株式会社ラクスが提供するメール共有・管理システム「メールディーラー」について紹介いたしました。

リリースから20年以上、8,000社以上の企業がリリースしている実績や、豊富な機能が揃っており、自社の運用や成長に合わせてカスタマイズをして継続して利用できるシステムです。

メールの対応漏れ、見落とし、二重対応などでお困りの方やメールの管理方法にお悩みの方はぜひ一度相談してみてはいかがでしょうか。