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【ケース別】確認メールへ返信する際のポイントとは?

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【ケース別】確認メールへ返信する際のポイントとは?

ビジネスで確認メールを受信した際は、なるべく速やかに返信することが大切です。特にアポイントなどの用件は、相手を待たせる時間が短い方が良い印象を持ってもらえます。今回は、確認メールに返信する際のポイントについて例文やケース別の注意点を交えながらご紹介します。

目次

    確認メールに返信する際の注意点

    確認メールを受信したら、次の3つのポイントに従ってスムーズに返信しましょう。一般的にはメールを確認したら一言返信するのがマナーです。

    確認したら速やかに返信する

    ビジネスメール全般にいえる内容ではありますが、メールを確認したらできる限り速やかに返信することが重要です。当日中に返信できるとベターですが、難しい場合には24時間以内に返信しましょう。
    メールは時間帯を気にせず送信できるのが長所ですが、深夜に取引先からのメールを確認した際は翌営業日の午前中に返信するのが一般的です。

    件名は変更しない

    メールに返信する際、件名は変更せずにそのままにしておきましょう。どのような用件なのかがひと目で分かるため、変更しない方が親切です。返信時に自動的に追加される「Re:」や引用文も消さずに残しておくことが望ましいです。 ただし、メールが複数回往復して「Re:」で埋まってしまいそうな場合は、1個だけ残して削除すると用件が消えずに済みます。

    相手を思いやる言葉を入れる

    確認メールを送る際は、相手に時間を割いて対応してもらっていることへの感謝を表す言葉を入れましょう。
    「お忙しいところ恐れ入ります」「ご多用の中、ご対応いただきありがとうございます」「〇〇の概要をご案内いただきありがとうございます」など、相手を思いやる言葉を入れると、良い印象につながります。

    関連記事はこちら表現の仕方で変わる!ビジネスに役立つ感謝メールの基本

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    返信した方が良い確認メールとは

    返信した方が良い確認メールとは

    受信した確認メールの内容が次のような条件に当てはまる場合は、なるべく早いタイミングで返信した方が良いといえます。返信を怠るとスムーズに業務を進められない可能性があるので、返信が必要かどうか適切に判断しましょう。

    確認したことを伝えたい場合

    メールを受信した際に、内容を確認したことを伝えたい場合は返信するように心がけましょう。
    相手から「内容に目を通しておいてください」などのように内容確認を指示されているケースでは、文章を確認すれば返信しなくても良いように思えるかもしれません。

    しかし、相手の担当者はメールを読んでくれたかどうか不安に感じるので、メールを確認したことを伝えるために一言返信する習慣を身に付けることが大切です。ビジネスメールだけでなく、就職活動などでも重要なマナーです。

    候補日を提示されている

    アポイントの日程調整などで候補日を提示されているメールを受け取った場合は、必ず返信しなければなりません。相手から提示されている候補日の中でスケジュールに合うものがあればその候補日に設定したいと伝えますが、合わなければ具体的にいつであれば調整可能なのかを回答します。

    具体的な日時が決まらなければ仕事が次に進まないため、候補日が含まれたメールへの返信は必要不可欠といえるでしょう。

    メールの内容に疑問点があるとき

    受け取ったメールの内容に疑問点や不明点がある場合は、返信メールで疑問点について質問し、できるだけ早い段階で解決しておくことが大切です。
    自分で判断すると双方の理解に齟齬が出てしまう場合もあるので、少しでも疑問に思った点は必ず確認しましょう。質問が多くなる場合は箇条書きなどで分かりやすく伝えることも重要です。

    質問だからといって、質問の語尾に「?」の記号を付記するのはビジネスメールにおいてはマナー違反です。疑問への返信を依頼する際は、「お忙しいところ恐縮ですが」のように丁寧なお願いの文面を記述しましょう。

    確認メールへ返信する際の例文

    確認メールへ返信する際の例文

    実際に確認メールへ返信する際に使える、2つの例文をご紹介します。

    「ご確認ください」

    「ご確認ください」と書かれているメールには、できるだけ素早く返信するのがポイントです。返信が遅れるとスケジュール管理ができないビジネスパーソンだと判断されて、信頼低下につながる恐れがあるので注意が必要です。

    内容の確認は長文を返信する必要はなく、宛名などを記載した後に「資料を拝受いたしました」「内容を確認いたしました。お忙しいところご配慮いただきありがとうございます」などの表現で確認したことを伝えるのが一般的です。

    「ご一読ください」

    「ご一読ください」は「本文を読んでおいてほしい」という依頼のメールなので、「内容を確認いたしました」というシンプルな返信で構いせん。丁寧に表現するのであれば、「拝読いたしました」などのように返信するケースもあります。本文を読み、内容を把握したということを伝えられるメールを返信しましょう。

    ケース別の注意点

    ここでは、確認メールに返信する際のケース別の注意点について解説します。

    納期確認

    納期を確認する際は、「納入日のご確認」などのタイトルを設定するケースが多いでしょう。質問事項が1点だけの場合は、納期確認以外でも「〇〇の件についてご確認」などのように記入するのが一般的です。

    納期を過ぎているのに商品が届いていない場合や、あいまいになっている納期を確認せずに放置すると双方の認識が食い違ってトラブルに発展するリスクもあるので、確認メールでトラブルを回避しましょう。

    打ち合わせ

    事前に擦り合わせた打ち合わせの日が近づいたら、確認メールで最終確認を行うのがマナーです。お互いの勘違いなどを防ぎ当日の打ち合わせがスムーズに行われるようにするためにも、確認しておくことが大切です。もし打ち合わせの約束を失念してしまった場合、再度日程を確認しましょう。

    「次回の打ち合わせの件ですが、〇日の〇時に弊社へご来訪いただく予定でお変わりないでしょうか」など、柔らかい印象を与えられる表現を使うと良いでしょう。

    アポイント

    アポイントの確認メールは、訪問日時や打ち合わせ内容などを確認する意味で送信します。時間や場所の認識違いを防ぎ、打ち合わせを滞りなく行うために重要なので、できる限り事前に送っておくのが親切です。訪問日時と商談場所を記載し、お互いの認識に間違いがないかどうか確認することで、スムーズに商談に臨めます。

    予約

    ビジネスに限らず、交通機関や飲食店、宿泊施設など、さまざまな場面で予約が必要になります。
    電話など口頭で予約したときは、確認の意味も込めてメールを送ることが大切です。内容はシンプルに予約名や予約日、時間など、最低限の情報を添えて送信するだけで構いません。

    発送

    商品やビジネスに必要な荷物を発送した際の連絡は、電話だけでなく文章に残る確認メールを残すと安心です。荷物を発送したことと発送内容、到着予定日、到着予定時刻などを記載すると分かりやすく、相手が必要に応じて何度でも確認できます。

    万が一トラブルが起こった際にも確実に発送していることを伝えているので、配送トラブルなど原因を絞り込みやすく、解決までの流れがスムーズです。

    請求

    請求書の発送方法は自社で請求書の内容を確認して発送したり、事前に取引先に内容を確認してもらってから発送したりとさまざまです。事前確認を依頼することで誤りを防ぎ、請求書再発行の手間を削減できます。

    請求書の確認メールは項目や数字の確認が目的なので、請求書の確認依頼であることを書き添えた上で請求書のPDFなどを添付すると良いでしょう。

    まとめ

    メールを受信したら速やかに内容を確認して、できるだけ早急に返信するのがビジネスマンとしてのマナーです。確認を必要とするメールは特に注意を払い、相手に不安を与えないためにもスピード感をもって返信することが大切です。

    どのような確認メールに返信するのかによっても、注意するポイントは少しずつ異なります。用件を明確にした上で、適切な確認メールを送信・返信するように心がけましょう。

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