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御中はどんなときに使う?シチュエーションや使い方を解説

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御中はどんなときに使う?シチュエーションや使い方を解説

メールや書類の差し出しによく使われる「御中」という言葉は、誰にでも使える表現ではありません。「各位」や「様」という表現もあるので、どのように使い分ければ良いのかわからないという方もいるのではないでしょうか。

御中は間違って使われやすい言葉なので、事前に正しい知識を身につけておくことが大切です。そこで今回は、御中を使えるシチュエーションや具体的な使い方について解説します。

目次

    「御中」が持つ意味とは

    「御中」とは、手紙やメールなどを送付する相手の宛名の後ろに添える、敬称のひとつとして使われている言葉です。「御」は名詞を丁寧に表現するときに利用される言葉で、例えば「御令嬢」「御両親」などのような表現に使われます。「中」は「ある組織などの集団の中にいる人」という意味をもちます。

    御中は「宛」や「行」などを丁寧にした言葉であり、返信用封筒に印字されている「〇〇株式会社 宛」などの表現を「〇〇株式会社 御中」に訂正して返送するケースはよくあります。

    御中をメールに使う場合は、宛先に個人を限定せず「組織の中に属する人であれば誰がみても良い」という意思を示すことになります。

    御中、各位、様の違い

    御中、各位、様の違い

    メールの敬称としてよく使われる「御中」「各位」「様」ですが、どのように使い分ければいいのか疑問に思う方も多いでしょう。それぞれの言葉の違いを詳しくみていきましょう。

    御中

    前述のとおり、御中を使うのは「ある組織の中の誰か」にメールの内容をみてもらいたい場合です。
    「特定の誰かを指定するわけではないが、組織の誰かに読んでもらいたい」という場合に「御中」をつけてメールを送ります。

    各位

    「各位」は御中と似ているようにもみえますが、「組織の全員」に宛ててメールを送信したい場合に使われます。御中は「組織の中の誰か(個人)」に宛ててメールを送信する場合に使用されますが、各位は「その組織に属する全員に読んでもらいたい」場合に利用されるのが一般的です。

    各位は御中と同様に目上の相手であっても使用できますが、より丁寧でへりくだった表現にするのであれば「皆様」と書くと良いでしょう。

    「様」は「特定の個人」に対する敬称です。ここまでご紹介してきた3つの中では最も一般的で、よく使われる言葉のひとつです。組織や団体を問わず、「特定の相手に読んでもらいたい」メールを送信する場合に使われます。相手を明確に指定する形になるため、確実に内容を把握してもらうために有効です。

    メールを作成する際は、「相手の会社名→役職・部署名→宛名(様)」の順に記載するのがマナーです。

    御中を使えるシチュエーション

    御中を使えるシチュエーションは主に次の3つです。複数の人員が在籍している組織であれば基本的には「御中」と表記できる、と考えておくとわかりやすいでしょう。

    取引先や他社

    会社組織には多くの部門が存在しますが、「会社」「部署」「課」のどれであっても御中が使用できます。「該当の部門に向けてメールを送信したいと考えているものの、担当者が誰かわからない」というときや、展示会やセミナーなどで獲得した営業リストをもとに営業メールを送信する場合によく用いられます。

    事務局などの団体

    「事務局」と名のつく団体や、「センター」などにも御中を利用できます。組織や団体であれば広く利用できるので、利便性の高い敬称といえるでしょう。「〇〇事務局 御中」「〇〇センター 御中」のように使用します。

    社内のプロジェクトや部署

    社内のプロジェクトや部署に向けてメールを送信する際も、御中の使用は可能です。しかし部署のメンバー全員に目を通してもらいたい内容を送信するのであれば、「各位」を使った方が伝わりやすいでしょう。

    各位を利用して複数人にメールを一斉に送る場合は一人ずつに送信するのではなく、「CC」や「BCC」の機能を使うとまとめてメールの内容を共有できるためおすすめです。

    しかしこれらの機能には誤送信を起こしやすいという側面もあるので、使用する際は十分に送信先を確認しましょう。万が一機密情報を取引先などに送信してしまうと、重大なセキュリティ事故につながる可能性もあります。

    間違えやすい御中の使い方

    間違えやすい御中の使い方

    「御中」は間違った使い方をされるケースも多いため、ここではよくある3つの失敗例をご紹介します。基本を知っておくだけで相手の印象を損ねることを避けられるため、ぜひ確認しておきましょう。

    御中と各位は同時に使えない

    「御中」と「各位」は1つのメールの中で同時に使えないという点には注意が必要です。「御中」と「各位」はそれぞれ「組織の中の誰か」と「組織の全員」という意味をもっているので、同時に記載すると矛盾した意味をもつメールになってしまいます。

    さらに「様」の失敗例として「部長様」「課長様」など、役職に「様」をつけてしまうケースもよく見受けられます。役職自体が敬称にあたり、二重敬語になってしまうため注意しましょう。

    件名には入れない

    ビジネスメールを作成する際は、見ただけで内容が把握できるわかりやすく簡潔な件名をつけることが望ましいといえます。このことから、件名に「〇〇会社御中」のような表記をしてしまうと内容を判断しづらくなり、相手が開封の判断に困ったり読まずに迷惑メールとして削除したりする危険性があります。御中は件名に入れず、用件のみを簡潔にあらわすようにしましょう。

    「〇〇係」には様を使用する

    「部署」や「課」には御中を使用するとご紹介しましたが、「係」に限ると個人を示すケースが増えるため「様」を使用するのが一般的です。担当者の氏名がわからないのであれば、「〇〇係 御担当者様」などの表現を使えば失礼になりません。

    御中の使い方に困ったときは

    他にも、御中の使い方に悩みやすいケースがいくつかあります。困ったときは、次のような対処法を試してみることをおすすめします。

    送信先の名前がわからない場合

    特定の個人にメールを送信したい場合でも、相手の名前がわからないこともあるでしょう。営業担当や人事担当などとコミュニケーションを取りたいときに、「〇〇株式会社 御中」としても間違いではありませんが、やや丁寧さに欠ける印象もあります。

    そこで、送信先の名前がわからない場合も「御担当者様」という表現を使うことをおすすめします。「〇〇株式会社 第一営業部 御担当者様」などとすれば、名前がわからなくても丁寧さを残しつつ個人に宛ててメールを送信できます。

    自己紹介や退職の挨拶

    取引先に担当が変わったことを報告したり、退職の挨拶をしたりする場合は「皆様」や「各位」を使う方が適しているといえます。「御中」は個人を指定せずに「組織全体の中の誰か」を表現することから、挨拶の場面であればそれぞれに向けてメールを送信する意味合いの「各位」を使いましょう。

    複数名に送信する際は連名にする

    2人以上の複数名にメールを送信する際は、連名で記載しましょう。例えば「鈴木様、伊藤様、斎藤様」のような形で送り先の名前を併記するのが代表的なパターンです。

    連名にする際は、左から役職が高い順に並べることが大切です。くれぐれも低い方から並べないように注意しましょう。複数の企業を宛先に含む場合は、会社ごとに送り先の名前を記すことで対応できます。

    まとめ

    今回は「御中」の使い方についてご紹介しました。誤用されやすい御中という敬称ですが、組織や団体に対して広く利用できるので、宛先が不明な場合に便利な表現です。「担当者がわからないものの相手の団体の誰かに内容を確認してほしい」というシチュエーションで、積極的に利用すると良いでしょう。

    とはいえ、相手やメールの内容によっては「各位」や「様」を使用した方が良いケースもあります。宛先や用件を確認し、どの敬称が最も適しているかを判断した上で上手に使い分けることが大切です。

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