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ビジネスメールの締めは重要!内容別の例文を詳しく紹介

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ビジネスメールの締めは重要!内容別の例文を詳しく紹介

ビジネスメールの締めの文章は、相手に好印象を与える上で重要な役割を果たします。全体のバランスを整えて丁寧で柔らかい印象に仕上げるためにも、締め・結び言葉はできるだけバリエーションを増やしておくと良いでしょう。

締め・結び言葉は一般的なものから季節によって使えるものまで、さまざまなフレーズが存在します。そこで今回は、ビジネスメールの締めに使える締め・結び言葉を内容別の例文とともに分かりやすく紹介します。

目次

    ビジネスメールに締めの言葉が必要な理由

    メールでは、手紙にある「拝啓」などの挨拶を省略するのが一般的です。冷たい印象を与えてしまうことを避けるためにも締めの言葉は重要な役割を果たします。

    メール全体の内容と締め・結び言葉の雰囲気が合致していると、メール全体が引き締まって見えると同時に、相手に対する敬意や配慮が伝わって良い印象を持ってもらえるでしょう。このことからも、ビジネスメールの締めの言葉は非常に重要であり、必要不可欠なものだといえます。

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    締め・結び言葉の基本的なマナー

    締め・結び言葉の基本的なマナー

    締め・結び言葉を用いる際の基本的なマナーは次のとおりです。文面には十分に注意して、相手に失礼にならないような内容のメールを心がけましょう。

    相手の立場や内容に合わせる

    同じ意味合いの内容であっても、相手の立場や内容によってビジネスメールの文面は変化します。相手や内容に合わせて柔軟に締め・結び言葉を活用しましょう。取引先などの重要な相手にはとりわけ丁寧な文面を意識し、言い換えを駆使した「お願い」のメールを送付することが大切です。

    例えば単に「よろしくお願いします」ではなく「何卒よろしくお願い申し上げます」、「ご検討ください」ではなく「ご検討いただけますと幸いです」など、へりくだった表現で接すると相手に良い印象を与えられます。

    全体のバランスを整える

    ビジネスメールは全体のバランスがいびつになってしまうと稚拙な印象を与えかねません。書き出しの挨拶や本文を十分に読み直した上で、そのメールにふさわしい締め・結びの言葉を配置しましょう。文末の挨拶は非常に種類が多く、相手の印象を大幅に左右する力を持っています。

    クッション言葉を活用する

    クッション言葉を上手く活用することで、伝えにくい言葉でも比較的スムーズに相手に届けることが可能になります。ビジネスメールは分かりやすく簡潔な内容を意識するあまりに冷たく感じられる場面も多いので、柔らかい表現を積極的に利用しましょう。

    クッション言葉の代表例としては、「恐れ入りますが」「お手数ではございますが」などが挙げられます。「本日中にご連絡ください」という文面だけを送るよりも、「恐れ入りますが本日中にご連絡いただけますと幸甚です」のように使用した方が、丁寧で柔らかい印象に仕上がります。

    「取り急ぎ」は使わない

    「急いで用件を伝える」という意味で使われる「取り急ぎ」は、人によっては不愉快に感じられる場合もあるのでなるべく避けることをおすすめします。「ひとまず急いで書きました」という意味合いに受け取られる可能性があるので、本当に急いでいて一言、二言挨拶をする程度のメールを送らざるを得ないシチュエーションのみに留めましょう。

    どうしても使わなければならないときは、「後ほどあらためてご連絡を差し上げます」などを書き添えておくと親切です。

    ビジネスメールを締める際のポイント

    ビジネスメールがいつもワンパターンになってしまうと悩んでいる場合や、できるだけ同じ文面を避けたいと考えている場合は、同じ言葉をさまざまな形で言い換えてみましょう。

    「よろしくお願いします」だけでも「引き続きよろしくお願いいたします」「今後ともよろしくお願いいたします」などのバリエーションがあり、「ご検討をお願いします」には「ご検討いただけますと幸いです」「ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます」などが考えられます。

    少しの変化によって多くの表現が可能になるので、文面が重複しないようにいろいろな言い換えを試してみると良いでしょう。

    ビジネスメールの締め・結び言葉の例文

    ビジネスメールの締め・結び言葉の例文

    ここからは、シチュエーション別のビジネスメールの締め・結び言葉の例文をご紹介します。

    一般的な締め・結び言葉

    「よろしくお願いいたします」には前述のように多くのバリエーションが存在します。ご紹介していないものの中では「どうぞよろしくお願いいたします」なども締め・結び言葉に使いやすいでしょう。

    よく文末に用いられる「何卒」は相手に対して強く主張する言葉なので、多様は避けて本当に重要な場面で使うことをおすすめします。

    依頼の際の締め・結び言葉

    「ご確認のほどよろしくお願いいたします」という表現で十分気持ちは伝わりますが、「ご一考いただけますと幸いです」「ご協力いただけますと幸甚です」などの表現もあります。

    また、書類を送付した際に「ご査収いただきますようお願い申し上げます」、相手に理解してもらいたいときに「ご了承いただければ幸いです」「ご承知おきください」なども活用できます。

    お願いの際の締め・結び言葉

    相手に依頼する場合には「ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです」「ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします」「皆様お誘いあわせの上、ご参加いただけますと幸いです」のような表現があります。自分の無理を聞いてもらっている、という感謝の気持ちを忘れず、丁寧な表現を意識しましょう。

    確認依頼の締め・結び言葉

    相手に確認をする際は、「お忙しい中恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」「ご確認いただけましたら、〇〇までご一報いただけますと幸いです」などの表現が考えられます。

    お詫びの締め・結び言葉

    相手に何らかの謝意を表す際や、お詫びメールを送る際は「心よりお詫び申し上げます」「ご期待に沿えず申し訳ございません」などの締め・結び言葉が有効です。

    感謝の締め・結び言葉

    感謝の気持ちを表す際は、「誠にありがとうございました」「心より厚く御礼申し上げます」「この度はお心遣いを頂戴し誠に感謝いたします」などの締め・結び言葉が使えます。こちらも柔らかい表現を心がけ、相手への感謝が伝わりやすい形にしましょう。

    返信を待つ際の締め・結び言葉

    相手からの返信を待つのであれば、「お手数ではございますが、折り返しご連絡いただければ幸いです」「ご連絡をお待ち申し上げております」「恐れ入りますが、〇月〇日までにご返信いただけますでしょうか」などのクッション言葉を活用した文面に仕上げましょう。

    四季の締め・結び言葉の例文

    四季によっても締め・結び言葉は異なります。通常の締め・結び言葉だけでなく、文末を季節に合わせた文面にすることでまた違った印象のメールに仕上がります。

    「春の足音が聞こえ始めましたが、まだ寒さも残る季節です。どうかお風邪などお召しになりませんようご自愛ください」
    「新緑が鮮やかな季節になりました。充実したお休みをお過ごしください」

    「暑い日が続きますが、体調など崩されませんよう」
    「だんだんと暑さが感じられる季節になって参りました。どうぞご自愛くださいませ」

    「秋を迎えつつありますが、未だ残暑の厳しい毎日が続いております。体調にはくれぐれもお気をつけくださいませ」
    「紅葉が色づく季節ではございますが、早晩は冷え込みます。お風邪など召されませんようご自愛ください」

    「年の瀬も近づき、ご多用の中とは存じますが、どうぞご無理のないようにお過ごしください」
    「新たな年を迎えましても、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます」

    まとめ

    ビジネスメールを送信するにあたって、締めや結びの言葉は相手の印象を大きく左右する要素のひとつです。さまざまなバリエーションを知り、いざという時に使える表現を数多く身につけておくことをおすすめします。

    慣れてきたら、四季に沿った結びの言葉も取り入れると上品な印象に仕上がります。今回ご紹介した内容も参考にしながら、ぜひ自分なりの表現を探してみてください。

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