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お願いメールを送る際のポイントは?使いやすいフレーズも紹介

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お願いメールを送る際のポイントは?使いやすいフレーズも紹介

相手に自分の要望を聞いてもらいたい時のお願いメールは、分かりやすく簡潔な内容を心がけることが大切です。しかし、お願いメールを送る際に、毎回どのような表現を使えば良いのか悩んでしまうという方もいるのではないでしょうか。今回は、お願いメールを送る際のポイントや使いやすいフレーズ、具体的な例文などについて紹介します。

目次

    お願いメールを送る際のポイント

    お願いメールを送る際のポイント

    お願いメールを送る際は、次の5つのポイントに注意することが大切です。分かりやすく簡潔に、丁寧なメールの内容を心がけましょう。

    分かりやすい件名を設定する

    メールの件名は「分かりやすさ」を意識することが大切です。日付や自分の名前、どのような用件なのかを簡潔に記載することで、受信側は件名を見ただけで速やかに用件を把握することができます。

    社内でのメールのやり取りであれば名前を入れる必要はありませんが、社外の取引先などにメールを送るのであれば名前が入っていると丁寧な印象になります。

    他にも【至急】を件名の最初に入れたり、【~に関する依頼】などを付けたりするのも視覚的に目立たせやすいのでおすすめです。

    本文も簡潔に用件を伝える

    件名と同じように、本文も簡潔に用件を伝える内容にしましょう。遠回しな表現を使うと意図が伝わりにくく、相手に時間を使わせてしまうので、「丁寧かつ簡潔に」を意識します。

    ただし、簡潔に書こうとしすぎて必要な情報が抜けていると二度手間になってしまうので、伝えたい内容が網羅されているかどうかは送信前に十分に確認しましょう。「用件」「お願いする理由」「返答期限」などが必須事項として挙げられます。

    他にも打ち合わせの日程調整などであれば場所や時間の提案も必要になります。あらかじめ複数の候補を提案しておくと、スムーズなやり取りがしやすくなります。

    なぜお願いしたいのかを伝える

    「なぜその内容をお願いしたいのか」をはっきりと記載することが大切です。なぜ依頼されているのかが分からなければ相手は困惑するだけでなく、失礼な印象を抱きます。お願いする以上は理由も忘れずに明記しましょう。

    できるだけ熱意を示すような内容に仕上げると、やる気が伝わって良い返事をもらいやすくなる傾向にあります。

    返答期限を設ける

    相手からの返答次第で次のアクションが変わってくるケースもあるので、通常は送信するお願いメールに返答期限を設けておくのが一般的です。「いつまでに返答してほしいのか」を明確に記入することで、相手にとっても「重要度の高いメール」という認識を持ってもらいやすくなります。

    とはいえ、あまりにも短すぎる期間を設定したり、無理なお願いに対して返答を強要したりするメールを送るのはマナー違反です。

    感謝の気持ちを添える

    相手にお願いメールを送る際は、相手の立場に立った内容を心がけましょう。「依頼に応えてもらえると嬉しい」という気持ちを一つひとつ丁寧な言葉で綴り、相手に対する感謝や敬意が読んでいて伝わるような文面に仕上げることが大切です。

    「恐縮ですが」「何卒よろしくお願い申し上げます」など、貴重な時間を割いてもらっていることへの謝意を示す表現も効果的です。

    関連記事はこちらビジネスメールへの基本的な返信マナーや注意点を解説

    お願いメールに使いやすい表現

    ここでは、お願いメールに使いやすい表現をいくつかご紹介します。

    お願いメールの頻出フレーズ

    お願いメールの本文内では、「~頂けると幸いです」「~頂けると幸甚です」のような表現がよく使われます。また、「お願い申し上げます」や「~頂ければと存じます」「恐れ入りますが」も頻出フレーズです。

    相手へのねぎらいを込めて「お手数をおかけいたしますが」「大変勝手なお願いとは存じますが」「ご多用の中、恐縮ではございますが」といった相手をおもんばかる表現を使うのも有効です。

    メールの締めに使えるフレーズ

    メールの締めに悩んだ場合は、「ご連絡いただけますと幸いです」「引き続きどうぞよろしくお願いいたします」などの表現がおすすめです。

    また、「ご連絡くださいますようお願いいたします」「ご協力いただけますと幸いです」「ご検討下さいますようお願い申し上げます」などもよく使われるフレーズです。特に急いでほしい用件なら「早急にご返答いただけますようお願い申し上げます」などの表現も使いやすいでしょう。

    こんな表現はNG

    相手にお願いするメールにおいて、「お願いします」「依頼します」などの表現はNGです。「お願いいたします」「ご依頼申し上げます」などの表現に言い換えましょう。

    「ご確認ください」は「ご確認いただけますと幸いです」、「~してください」は「~して頂けますと幸いです」などに言い換えられます。また、「締切厳守でお願いします」などの強い表現は使わずに、「〇〇日までにご対応頂けますと幸甚です」などの柔らかい表現を使うと良いでしょう。

    さらに一歩進んだお願いメール

    さらに一歩進んだお願いメール

    取引先などの相手にお願いしにくいシチュエーションで使える、さらに一歩進んだお願いメールのフレーズもいくつかあります。例えば相手から意見をもらいたい時に「ご相談させて頂ければと存じます」「ご教示願えますと幸いです」などの表現が使えます。

    また、相手の意見を聞きたい時は「〇〇様のご意見をお聞かせいただけますと幸いです」「〇〇様のお知恵を拝借できますと幸甚です」など、相手の名前を呼びかける表現を使うことで好感を持ってもらいやすいメールに仕上げられます。

    お願いメールの例文

    最後に、お願いメールにすぐ使える3つの具体的な例文をご紹介します。

    書類送付依頼

    件名:請求書送付依頼の件

    株式会社〇〇
    〇〇様

    いつも大変お世話になっております。
    〇〇株式会社の斎藤です。

    先日の打ち合わせでは、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

    弊社にて請求書の到着が確認できておりませんので、
    念のため確認の連絡をさせていただきました。

    お手数をおかけして恐縮ではございますが、弊社の処理の関係で
    〇月〇日(〇曜日)までに該当の請求書をご送付いただけますでしょうか。

    なお、既にお送り頂いておりましたら、何卒ご容赦くださいますと幸いです。

    お忙しい中恐れ入りますが、ご対応いただけますようお願い申し上げます。

    講演依頼

    件名:【お願い】講演のご依頼について 株式会社〇〇

    〇〇様

    この度はお世話になります。
    株式会社〇〇の斎藤と申します。

    先日、〇〇というWebメディアにて〇〇様の記事を拝見しました。
    弊社の商品と〇〇様の研究テーマに近く、興味深く拝見いたしました。

    そこで、ぜひ×月×日の講演会に講師としてご登壇いただきたくご連絡いたしました。

    本講演会は年に1回開催しており、今回で30回目の記念すべき回となります。
    そこでぜひ〇〇様のお話をお聞かせ願えないかと思い、連絡を差し上げた次第です。

    【詳細】
    第30回 〇〇講演会
    日時:〜
    場所:〜
    謝礼:¥〜

    以上が詳細になります。

    ご不明な点がございましたら、何卒お気軽にお問い合わせください。
    お忙しい中恐れ入りますが、〇〇様のお知恵を拝借できますと幸甚です。

    どうぞよろしくお願いいたします。

    客先への訪問依頼

    件名:打ち合わせのお願い 〇〇株式会社 斎藤

    株式会社〇〇
    〇〇様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社〇〇の斎藤です。

    本日は、打ち合わせのお願いがありご連絡させていただきました。

    先日お電話でお伝えした製品について直接ご説明させていただきたいのですが、
    下記日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか。

    【日時】
    ・〇月〇日(水)10:00〜11:30
    ・〇月〇日(木)13:00〜17:00
    ・〇月〇日(月)15:00〜17:30
    ・〇月〇日(火)14:00〜16:30

    以上の日程でしたら、お伺いすることが可能です。

    〇〇様のご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
    お忙しい中恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。

    関連記事はこちら【コピペで使える】アポを取るためのメール例文7選

    プログラムの修正依頼

    件名:プログラム修正のお願い 〇〇株式会社

    株式会社〇〇
    〇〇様

    お世話になっております。
    株式会社〇〇の斎藤です。

    販売管理システムのプログラム修正変更についてお願いがあり、ご連絡差し上げました。

    今回、〇〇業務の変更につき、下記2点の修正変更が必要になりました。

    【詳細】
    (1)受注確認画面の抽出方法に「希望納期」を追加する
    (2)請求一覧表の帳票を1種新規追加(別添資料参照)

    〇月〇日(〇)までの納品を希望しておりますが、
    貴社のご対応可能な納品日をお知らせください。

    何卒よろしくお願いいたします。

    セミナーキャンセルに伴う返金口座の確認依頼

    件名:返金口座のご確認【〇〇セミナー】

    株式会社〇〇
    〇〇様

    お世話になっております。
    株式会社〇〇の斎藤です。

    本日、お電話にて下記のセミナーのキャンセルを承りました。

    【名称】〇〇セミナー
    【日時】2021年12月17日(金)13:00〜15:00
    【受講料】〇〇円(税込)

    ご指定の口座に受講料を返金いたしますので、
    お手数ですが、下記の必要事項をご入力の上、ご返信いただけますと幸いです。

    【ご返金口座】
    金融機関名:
    支店名:
    口座種目:普通 or 当座
    口座番号:
    口座名義:
    ※お申込者様名義の口座へのご返金となります

    尚、ご返金額は振込手数料を差し引いた金額となりますことご了承ください。
    ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。

    今後とも何卒、よろしくお願いいたします。

    領収書の再送依頼

    件名:領収書再送のお願い【株式会社〇〇 斎藤】

    株式会社〇〇
    〇〇様

    お世話になっております。
    株式会社〇〇の斎藤です。

    先日ご発行いただいた〇〇の領収書について、
    弊社処理の都合上大変恐れ入りますが再発行をお願いできないでしょうか。

    宛名:株式会社〇〇
    金額:xxxx円
    日付:〇月〇日
    但し書き:セミナー受講料

    お忙しいところ恐縮ですが、
    〇月〇日(〇)までに弊社〇〇宛にお送り頂けますと幸いです。

    何卒よろしくお願いいたします。

    まとめ

    相手に具体的なアクションを促すためのお願いのメールは、ひと目で用件が分かるような簡潔で的確な文面を意識して作成しましょう。相手への感謝の気持ちも忘れずに、心遣いが伝わるような表現を織り交ぜることも重要です。

    相手に好印象を持ってもらえるメールを作成できれば、依頼を受けてくれる可能性も高まります。今回ご紹介した文例も参考にしながら、相手に良い印象を与えられるようなメール作成にぜひ取り組んでみてください。

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    記事執筆者紹介

    記事執筆者 山盛 有希子紹介
    山盛 有希子著者山盛 有希子のtwitterへのリンク
    株式会社ラクス 配配メール事業部 企画課 オンラインマーケティングチーム
    メールマーケティングエバンジェリスト

    自動車部品メーカーで広報として3年間従事し、2020年6月にラクス入社。オンラインマーケティングチームに所属し、メルマガ運用やメルラボの企画・コンテンツ作成を担当。社内外向けにセミナーや勉強会を行い、メールマーケティングのナレッジを提供している。

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