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【徹底解説】退職メールの目的やマナー、例文を詳しく紹介

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【徹底解説】退職メールの目的やマナー、例文を詳しく紹介

会社を退職することが決まると、退職に向けて業務の整理や引継ぎがはじまります。これまでお世話になった人への感謝を綴る「退職メール」も大切な業務のひとつですが、正しいマナーがよく分からないという方もいるのではないでしょうか。そこで今回は、退職メールの目的やマナーについて具体的な例文も併せてご紹介します。

目次

    退職メールを送る目的

    退職メールは、在職中にお世話になった上司や同僚にこれまでの感謝や御礼の気持ちを伝え、良好な関係性のまま退職するために重要です。

    退職後に新天地で働き始めても、違う形で関わる可能性は十分に考えられます。自分がクライアントになるケースはもちろん、相手が自分に仕事を発注する側に回る場合もあるでしょう。仮に悪印象のまま会社を去ると再び出会った時にスムーズに仕事を進められなくなってしまうため、退職時の印象は重要です。
    文章におかしな点がないかどうか慎重に確認したうえで送信しましょう。

    退職メールを送る時の基本的なマナー

    退職メールを送る時の基本的なマナー

    ここでは、退職メールを送る時の基本的なマナーをご紹介します。

    関連記事はこちらビジネスメールへの基本的な返信マナーや注意点を解説

    一斉送信の際に気をつけること

    お世話になった関係者全員ともなれば、送信先が大人数になることはめずらしくありません。社内の同僚だけでなく、自分を育ててくれた上司や社外のクライアントなど、自分に関わってくれた相手をリストアップしていくとかなりの人数になるでしょう。

    一人ずつ送るのが難しい場合、一斉送信するのも方法のひとつです。これまでの感謝が心から伝わる内容を送れば、同じ文面を送ったからといって失礼にはあたりません。
    しかし送信元(自分)を「TO」、送信先を「BCC」に設定して、お互いの個人情報を伏せる配慮は忘れないように注意が必要です。

    一斉送信についてはこちらの記事もご覧ください。

    関連記事はこちらGmailで一斉送信する方法とは?CCやBCCの使い分け・グループ作成の方法

    退職メールを送るタイミング

    退職日が迫ってくると、どのタイミングで退職メールを送るべきか悩む方も多いでしょう。適切なタイミングは相手が社内か社外かで異なるため、数回に分けて送ることが大切です。

    社内への退職メールは最終出勤日

    社内の同僚や上司に宛てた退職メールは、最後に出勤する日に送るのが一般的です。在職中の感謝を述べる内容なので、まだ社内に自分の仕事が残っている状態で送るのは適切ではありません。
    しかし会社によっては独自の慣習が根付いているケースも存在するため、社内の様子を確認しておくと良いでしょう。

    退職メールを送信する時間帯は、定時の1時間前~退社するまでを目標にすることをおすすめします。もし有給の消化で最終日が手続きのみの出勤になるなどの事情がある場合は、最後の業務に従事する日を選ぶといいでしょう。

    社外への退職メールは退職日の3週間ほど前

    社外のクライアントやパートナーへの退職メールは、スムーズに引継ぎを行うためにも早めに送信することが大切です。タイミングとしては、最終出社日の2~3週間前を目安にすると良いでしょう。余裕をもって連絡すれば、相手に落ち着いて準備を進める時間をもたらすだけでなく、「クライアントに配慮できる丁寧な人だ」という印象をもってもらえます。

    今後思いがけないところで再び関わる機会があるかもしれませんので、いつ再会しても良いように最善の対応を心がけましょう。

    特にお世話になった方には個別メール

    一斉送信でもマナー違反にはなりませんが、自分を成長させてくれた上司や長いお付き合いのあったクライアントなど、特にお世話になった方には一人ひとりに個別に対応すると親切です。
    相手との思い出深いエピソードなどを文面に織り交ぜることで、良い印象をもってもらえます。

    退職メールを作成する際のポイント

    ここでは、退職メールを作成する際の4つのポイントをご紹介します。

    分かりやすい件名を設定する

    退職メールを受け取る相手は、通常業務の中でたくさんのメールを受信しています。そのため、ひと目で退職メールであることを把握してもらえるような、分かりやすい件名を設定することが大切です。

    「〇月〇日に退職します【斎藤太郎】」のように、退職メールであることと、誰から送られてきたメールなのかを入れておくと良いでしょう。すぐに判別できないメールは開封されないまま削除されたり、読まれずに未開封のままになってしまったりする可能性があります。

    退職理由は詳しく書かない

    退職メールには、退職理由を詳しく書く必要はありません。「一身上の都合により」など、退職理由はあいまいな表現で一言だけ書き添えておくと良いでしょう。
    退職メールの目的はあくまでもお世話になった人への挨拶であり、なぜ退職するのかを語ることではないからです。

    必要に応じて退職後の連絡先を記載する

    退職理由を明らかにする必要はありませんが、必要に応じて退職後の連絡先を記載しておくと親切です。お世話になった人と今後も連絡を取りたい場合には、個人的に所有している連絡用のメールアドレスなどを伝えても失礼にはあたりません。「今後ご連絡を頂戴する場合は、下記の連絡先までお願いします」のように一言書き添えて、名前と所属先だけのシンプルな署名を記しておきましょう。

    感謝の気持ちを表現する

    退職メールを書く際は、本文内で感謝の気持ちを表現しましょう。特に上司や仲の良かった同僚などのお世話になった人に対しては、個別のメッセージを添えると喜ばれます。これまで自分に関わってくれたことや、成長させてくれたことへの感謝を込めて、最後の挨拶として相応しい内容に仕上げることが大切です。

    退職メールの例文

    ここでは、すぐに使える退職メールの例文を具体的にご紹介します。

    社内への退職メールの例文

    件名:退職のご挨拶【佐藤 一郎】

    〇〇部△△課各位

    お疲れ様です。佐藤です。

    私事で恐縮ですが、一身上の都合で本日を最後に退社する運びとなりました。

    本来であればお一人ずつにご挨拶させて頂くべきところ、
    メールでのご挨拶にて失礼いたします。

    入社して〇年間、大変お世話になりました。
    至らぬ点は多々あったかと思いますが、日頃の業務を通じて皆様にはさまざまなことを学ばせて頂きました。
    あたたかい眼差しで見守ってくださったこと、心から感謝しております。

    この会社で学んだ経験を活かして、今後も励んでいきたいと思います。

    なお、退職後の連絡先は下記となります。御用の際は、こちらまでご連絡ください。
    メールアドレス:xxx@xxxx
    電話番号:△△△-△△△-△△△△

    末筆になりますが、皆様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
    今まで本当にありがとうございました。

    退職メールであると判別しにくい件名を設定すると、読まれずに削除されてしまう可能性もあるため、件名はひと目で分かりやすいものに設定することが大切です。加えて、退職理由は「一身上の都合により」などシンプルな表現にとどめましょう。

    社外への退職メールの例文

    件名:退職のご挨拶【佐藤 一郎】

    〇〇株式会社 △△課長

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社△△の佐藤です。

    私事ではございますが、一身上の都合により、12月31日をもって株式会社△△を退職することになりました。
    最終出社日は〇月〇日を予定しております。<

    在職中はさまざまな場面でお力添えをいただき、誠にありがとうございました。
    本来であればお伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

    後任は同じ部署の山田という者が務めさせていただきます。
    後日あらためて山田がご挨拶に伺いますので、変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。

    最後になりましたが、皆様のますますのご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。

    社外への退職メールは、業務の引継ぎが関係するため、「誰が後任を担当するのか」を明記します。加えて退職日も併記しておくと親切です。
    時間的余裕がある場合は後任と挨拶に伺うとより丁寧ですが、難しいようなら後任が後日調整する旨を伝えると良いでしょう。

    一斉送信についてはこちらの記事もご覧ください。

    関連記事はこちら【コピペで使える】担当変更メールの例文とマナー|後任者が送る際のポイント

    お客様への退職メールの例文

    件名:退職のご挨拶【佐藤 一郎】

    〇〇株式会社 △△様

    いつも大変お世話になっております。
    株式会社△△の佐藤です。

    私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、12月31日をもって株式会社△△を退職することになりました。

    在職中、〇〇様には大変お世話になりました。

    これまでの経験を踏まえ、今後は新たな分野に挑戦したいと思っております。

    後任は山田が務めさせていただきます。
    後日あらためて山田がご挨拶に伺いますので、お手数をお掛け致しますが、何卒よろしくお願いいたします。

    最後になりましたが、△△様のますますのご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。

    お客様へのメールは、社外宛てと同様に後任者を忘れずに記載しましょう。退職理由は簡潔に記載し、自社の印象を損なう内容は避けることが大切です。

    上司への退職メールの例文

    件名:退職のご挨拶【佐藤 一郎】

    〇〇部〇〇課 △△部長

    お疲れ様です。
    〇〇部〇〇課の佐藤です。

    私事で恐縮ですが、一身上の都合で本日を最後に退社する運びとなりました。

    本来であれば直接ご挨拶させて頂くべきところ、
    メールでのご挨拶にて失礼いたします。

    △△部長には入社時からお世話になりました。

    至らぬ点は多々あったかと思いますが、なかなか成果が上がらない時もいつも気にかけてくださいました。
    優しく、時には厳しく的確なアドバイスをくださったことに心から感謝しています。

    新たな道に進んでも、会社と△△部長から学んだ経験や知識を活かして努力を続けていきたいと思っております。

    なお、退職後の連絡先は下記となります。今後もご連絡いただけると幸いです。
    メールアドレス:xxx@xxxx
    電話番号:△△△-△△△-△△△△

    最後になりましたが、△△部長のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
    今まで本当にありがとうございました。

    上司との具体的なエピソードや印象深い思い出を含めると、より特別感のあるメールになります。一般的には、個別のメールはそれほど形式にこだわりすぎる必要はないでしょう。

    まとめ

    まとめ

    今回は退職メールの目的やマナー、例文などをご紹介しました。退職メールはお世話になった人たちへ御礼を伝えて、良い印象を与えたうえで退社するために重要です。基本的には一斉送信で構いませんが、特に縁の深い相手には個別にメールを送ると喜ばれるでしょう。

    さらに、スムーズな引継ぎのためにも社外に宛てたメールは早めの送信が大切です。必要事項が漏れることのないようにチェックを重ねて、相手に失礼のないメールになっているかどうか慎重に確認してから送信しましょう。

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    記事執筆者紹介

    記事執筆者 大塚 陽生紹介
    大塚 陽生著者大塚 陽生のtwitterへのリンク
    株式会社ラクス 配配メール事業部 企画課
    オンラインマーケティングチーム

    広告代理店の営業&ウェブ広告の運用担当として6年間従事し、2019年4月ラクス入社。オンラインマーケティングチームに所属し広告運用や営業メールの運用を担当。メルラボでは、主に自身のメール配信実績をもとにした記事を作成。

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